Dokumente digitalisieren: Alles, was man beachten muss
Dokumente digitalisieren ist mehr als ein Trend. Es ist eine der größten Herausforderungen der digitalen Transformation von Unternehmen und Behörden, alle Sektoren zusammengenommen. Papierloses Büro, Explosion des Informationsvolumens, Mobilität und Telearbeit sind nur einige Aufgaben, mit denen Organisationen heute konfrontiert sind.
Was steckt hinter der Digitalisierung von Dokumenten? Wie werden Dokumente digitalisiert? Welche Vorteile bietet ein Umstieg zu einem totalen papierlosen Büro? Um die Herausforderungen der digitalisierten Dokumente besser zu verstehen, sind folgenden Informationen unerlässlich.
Was versteht man unter Digitalisierung von Dokumente?
Digitalisierung bzw. Dematerialisierung von Dokumenten bezieht sich auf den Prozess des Ersetzens einer physischen Unterlage (Papier, in der Regel) durch ein digitales Format.
Die Digitalisierung von Dokumenten ist der erste Schritt in das papierlose Büro. Ein papierloses oder zumindest papierarmes Büro geht jedoch über das bloße Scannen oder Einscannen von Akten und Dokumente hinaus: Dokumente müssen verwaltet, bearbeitet und gespeichert werden. Der Einsatz von Dokumenten Management Systemen (DMS) und die Implementierung digitaler Prozesse sind also notwendig, um eine Enterprise Content Management (ECM) Strategie aufzubauen.
Diese Umstellung von Material auf digitalisierte Daten nimmt verschiedene Formen an. Ein entmaterialisiertes Dokument kann von einem Papierformat gescannt oder direkt in digitaler Form produziert werden.
Welche Dokumente darf man digitalisieren?
Im Prinzip können alle Papierunterlagen digitalisiert und elektronisch archiviert werden, d.h.:
- Buchhaltungsunterlagen,
- Jahresabschlüsse,
- Kaufbelege,
- Versicherungspolicen,
- Rechnungen,
- Verträge,
- Personalakten,
- Technische Unterlagen, usw.
Vorteile eines papierlosen Büro
Die Digitalisierung von Dokumenten ist ein wesentlicher Weg zum papierlosen Büro und bietet entscheidende Vorteile an.
Mehr Platz und Ordnung
Tausende von Seiten von Verträgen, Rechnungen und Buchhaltungsoperationen werden heute auf einem USB-Stick, einer Festplatte oder einer CD archiviert.
Die Digitalisierung von Dokumenten bietet einen erheblichen logistischen Vorteil. Die elektronische Speicherung und Verwaltung von Dokumenten auf Servern spart nämlich Platz.
Zentralisierung
Jede Unterlage und Information wird an einem gleichen Ort archiviert.
Lösungen wie M-Files harmonisieren Daten aus allen internen Tools: SharePoint, Exchange, OneDrive, OnBase, Dropbox, Google Drive, Salesforce, etc. Alle Daten werden im Tool gespeichert, klassifiziert und archiviert.
Kosteneinsparung und Produktivitätssteigerung
Dank der Digitalisierung können Sie Ihre Dokumente viel schneller und einfacher als gewöhnlich finden, was eine erhebliche Zeitersparnis darstellt. Kosten werden auch eingespart dank einer deutlichen Reduktion des Papier-Vorliegens.
Zeendoc ist eine DMS-Lösung zum Speichern, Abrufen und Bereitstellen aller Unternehmensinformationen: Mit einer leistungsstarken Suchmaschine und ihrer intelligenten Datenanalyse finden Sie im Handumdrehen alle Informationen, die Sie suchen.
Gemeinsame Nutzbarkeit
Innerhalb des Unternehmens können Mitarbeiter gemeinsam auf demselben Dokument arbeiten - wenn sie einen Zugriff haben - was nämlich die Teamarbeit verstärkt.
Mit der Online-Filesharing-Funktion kann ein Arbeitsteam koordinierte Aktivitäten durchführen, auch von Zuhause aus. Da Dokumente überall und jederzeit zugänglich sind, ist der Austausch mit Kunden, Lieferanten, Buchhaltern usw. reibungslos, vermeidet unnötige Fahrten und spart damit verbundene Kosten.
Sicherheit
Ihre gescannten Daten und digitalen Archive werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften und strengen Sicherheitsanforderungen gesichert - von der elektronischen Signatur bis zur digitalen Archivierung.
Ein Dokument digitalisieren: Zwei Methoden
Wie bereits erwähnt, können zwei Arten von Digitalisierungen unterschieden werden:
👉 Die “native Digitalisierung” umfasst Unterlagen, die direkt auf digitalen Medien erstellt werden. Solche elektronischen Dokumente müssen über ein Zertifikat verfügen, um als konform zu gelten (für das Finanzamt z.B.).
👉 Die „a posteriori Digitalisierung“ betrifft insbesondere eingehende Papierdokumente. Solche Dokumente müssen verschiedene Phasen durchlaufen, die im folgenden Teil erläutert werden.
Dokumente rechtssicher digitalisieren und archivieren: 3 Phasen
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) gibt an, wie Unternehmen ihre Papierdokumente rechtlich digitalisieren können.
1 - Der Scanvorgang
Der Abschnitt „9.3. Elektronische Erfassung von Papierdokumenten“ detailliert den Scanvorgang. Beim Scanvorgang wird das ursprüngliche Papierdokument (mit Vorder- und Rückseite) gescannt, um seine digitale Kopie zu erhalten und eine verwendbare Datei für die Integration in das System zu erzeugen, was mit einer OCR-Texterkennung möglich wäre.
Laut GoBD müssen Unternehmen den Scanvorgang dokumentieren, d.h. ein Protokoll erstellen, der erklärt, wer scannen darf, wann man scannen kann, in welcher Qualität, usw. Die inhaltliche oder bildliche Übereinstimmung sollte auch für jede gescannte Datei dokumentiert werden.
2 - Die Archivierung
Die gescannten Dokumente müssen danach archiviert werden, d.h. langfristig und möglichst unveränderbar speichern. Die Aufbewahrung wird im Abschnitt 9.2. ausgeführt. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil für elektronische Dokumente.
Für Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform muss das Scanergebnis mit dem Original übereinstimmen, damit es aufbewahrt werden kann. Dies muss natürlich nachgewiesen werden können.
Nach einer individuellen Indexierung können alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort auf diese bestimmten Dateien zugreifen und sie ändern.
3 - Die Unveränderbarkeit
Der Inhalt aufbewahrungspflichtiger digitale Dokumente darf nicht verändert werden. Falls Unternehmen den Inhalt ändern, muss die Änderung protokolliert werden.
Die Verwendung eines Zertifizierungsverfahrens garantiert, dass das digital kopierte Dokument (z.B. PDF-Datei) mit seinem Papieroriginal übereinstimmt. Eine Lösung dafür wäre die elektronische Signatur.
Rechtssichere digitale Archivierung
Um gescannte Dokumente als digitale Dateien aufzubewahren, sind professionelle Werkzeuge erforderlich:
- einen elektronischen Safe, um die Daten zu sichern, indem man ihnen einen rechtlichen Wert verleiht,
- eine Lösung, die eine elektronische Signatur von Dokumenten ermöglicht, wobei die Identität des Unterzeichners authentifiziert wird.
Für einen Geschäftsführer kann der rechtliche Wert einer elektronischen Unterschrift ein Anliegen sein.
Um die Rechtsgültigkeit einer elektronischen Signatur sicherzustellen, verwenden Sie eine vertrauenswürdige Drittpartei! Dabei handelt es sich um eine Zertifizierungsinstanz, die selbst staatlich zertifiziert ist, alle Anforderungen erfüllt und den höchsten europäischen Sicherheitsstandards entspricht.
Mit Hilfe von Lösungen können Sie Ihre digitalen Dokumente unterzeichnen und Ihre Dokumente rechtskonform nachweisen.
Yousign: Unser Favorit
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Vorteile von Yousign:
- eIDAS und ETSI zertifizierte Lösung;
- elektronischer Safe, um eine sichere elektronische Archivierung zu garantieren;
- Daten werden in einem Server in der EU gehostet (DSGVO-konform);
- Yousign passt sich perfekt an Ihre Geschäftsprozesse, Ihre Teams und die Struktur Ihres Unternehmens.
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DocuSign: Der Internationale
DocuSign vereinfacht Signaturprozesse für Unternehmen und Organisationen. Als vertrauenswürdige Drittpartei anerkannt, ist DocuSign autorisiert, digitalen Zertifikate sowie E-Siegel und Zeitstempel auszustellen.
Vorteile von DocuSign:
- eIDAS und ETSI zertifizierte Lösung;
- Digitale Vereinbarungen sind von überall auf der Welt zugänglich, mit mehr als 85 Millionen Benutzern in 188 Ländern und einer in 43 Sprachen verfügbaren Benutzeroberfläche;
- Verschiedene Angebote für elektronische Signaturen, in der Cloud oder On Premise.
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- Made in Germany und TÜV-geprüft;
- Verschiedene Angebote: Lösungen als SaaS, in der Cloud oder On Premise.
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Auf dem Weg zur papierlosen Strategie
Wo fängt man an, um ein Dematerialisierungsprojekt innerhalb einer Organisation zu starten? Der Ausgangspunkt scheint die Digitalisierung der vorhandenen Dokumente zu sein. Dann wird es notwendig sein, die mit diesem Ansatz verbundenen Prozesse zu überdenken: Finanzen, Buchhaltung, Personalverwaltung usw. Alle Workflows müssen noch einmal überprüft werden, bevor sie unter den bestmöglichen Bedingungen automatisiert werden können, insbesondere unter Verwendung professioneller Werkzeuge.
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Education: HEC Liège - Universität Hohenheim. Published works and citations: Un voyage au-delà de la réalité : l'influence de la réalité virtuelle sur les expériences de marque et les intentions de visite dans le tourisme, available on MatheO. Expertise: SEM (SEO, SEA, SMA, SMO), Brand Experience, Traffic Management, Lead Generation, Analytics.