Wie wählt man seine Mailbox aus? Auswahl der besten Business-Mailboxen
Die E-Mail ist das Herzstück eines Unternehmens, egal ob es sich um externe oder interne E-Mails oder Instant Messages handelt. Da sie als das einfachste und schnellste Mittel zur Kommunikation gilt, hat sie sich in unserem Alltag durchgesetzt. Es gibt kostenlose und kostenpflichtige E-Mail-Postfächer. Welche Lösung sollten Sie für Ihr Unternehmen eher wählen? Hier finden Sie alle unsere Artikel über die Nutzung von professionellen E-Mail-Programmen.
Die Pro-Mailbox: ein Status und Werkzeuge mit mehr Expertenwissen.
Erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Adresse, die auf den Namen des Unternehmens lautet: ein Sesam-öffne-dich für Profis.
Bei einem kostenlosen E-Mail-Postfach können Sie keine Pro-Mail-Adresse mit dem Namen Ihres Unternehmens einrichten: z. B. x@entreprise.com. Ansonsten entscheiden sich manche für eine Variante wie entreprise@yahoo.fr oder gmail.com, hotmail.fr usw., je nach E-Mail-Programm.
Diese Art von E-Mail schadet nicht nur Ihrem Image, sondern entzieht Ihnen auch einige Dienste. In beruflichen sozialen Netzwerken wie Linkedin können Sie beispielsweise keine Unternehmensseite einrichten. Zwei Punkte, die von vornherein für ein professionelles E-Mail-Postfach sprechen.
Zertifizierte E-Mails ersetzen die Einschreiben der Post.
Die Funktionen Empfangsbestätigung (z. B. Hotmail) und Lesebestätigung sind in kostenlosen Mailboxen nicht verfügbar. Bei den besten Profi-Mailboxen sind sie es. Sie sind eine Spur, um bei Bedarf zu beweisen:
- dass die Mail tatsächlich gesendet wurde,
- dass die Mail tatsächlich als zugestellt gemeldet wurde.
Bisher war der rechtliche Wert von E-Mails unklar. Doch der rechtliche Rahmen ändert sich. Die besten E-Mail-Programme wie Legalbox bieten die Möglichkeit, sogenannte zertifizierte E-Mails zu versenden. Für 0,32c pro Sendung ist ihre Bestätigung so gut wie die Empfangsbestätigung für Einschreiben der Post. Das ist sowohl :
- schneller: da die E-Mail sofort versendet wird, im Gegensatz zu einer Versanddauer von 1 bis 2 Tagen auf der Postseite,
- weniger störend: da Sie Ihre zertifizierte E-Mail von Ihrem Computer aus versenden. Es ist nicht mehr nötig, sich auf den Weg zu machen, indem man die Abholzeit anvisiert,
- billiger: da eine Empfangsbestätigung der Post mindestens 1,15 € wert ist.
Das bedeutet, dass Sie nicht mehr zögern müssen, sowohl für :
- einfache Buchhaltungssendungen wie Mahnungen, Rechnungen oder Kostenvoranschläge,
- Ihre strittigeren Sendungen wie Anwaltsschreiben oder Mahnungen,
- Ihre grundlegenden HR-Sendungen wie Verträge, Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen.
Die Empfangsbestätigung: ein Instrument, das auch die operative Arbeit erleichtert
Wenn Sie im Nachhinein feststellen, dass Ihre E-Mail nicht zugestellt wurde, kann dies zu Verzögerungen führen. Wenn Ihre Mailbox Sie sofort darauf aufmerksam macht, wird dies vermieden. Was für die klassische E-Mail gilt, gilt auch für andere Formen der schriftlichen Mitteilung (Sofortnachrichten, SMS). Es gibt Feldberufe, in denen sich die Mitarbeiter schnell und einfach austauschen können müssen. Die mobile Kommunikation ist zu einer starken Herausforderung geworden, auf die Team on the run reagiert. Die Nutzer wissen, ob ihre Nachricht empfangen und gelesen wurde. Sie können einander Internetlinks, Dateien, die auf ihrem Telefon oder in der Cloud gespeichert sind, wenn sie z. B. Drive oder Dropbox verwenden, senden. Jeder hat Zugriff auf seine Kontakte und Daten und die Geolokalisierungsfunktion ermöglicht eine schnelle und sinnvollere Verteilung von Aufgaben.
Es wird oft angenommen, dass das Internet überall verfügbar sein wird. Dennoch gibt es immer noch Gebiete, in denen die Verbindung und die Netzabdeckung unzureichend sind. In manchen Berufen ist es jedoch unerlässlich, dass die Einsatzkräfte erreichbar sind. Team on the run ermöglicht die Mobilisierung anderer Kanäle. Die Voice-over-IP-Funktion kann über Kabel oder ein IP-kompatibles Netzwerk genutzt werden. Sein Walkie-Talkie ist ideal, sobald die Reichweite es zulässt. Auf einer gemeinsamen Frequenz können mehrere Personen einfach miteinander kommunizieren.
Die Pro-Mailbox: Die sichersten und praktischsten Mailboxen für Ihre Mitarbeiter.
Mehr Schutz vor Viren für Firmen-Mailboxen
E-Mails, Chats und SMS stellen ein Risiko für Unternehmen dar: Werden sie gehackt, sind genauso viele Informationen in der Luft. Software wie BitDefender sichert Ihre Sendungen. Sobald sie verschlüsselt sind, können sie nicht mehr von Bots gescannt werden. Das Antivirenprogramm scannt Ihre Anhänge. Malware und Phishing-Versuche werden im Vorfeld erkannt. Der Schutz umfasst sowohl Ihre Cloud als auch Ihre lokalen Server und damit auch die Desktops und Telefone Ihrer Mitarbeiter.
Spam: der tägliche Kampf im Posteingang
Obwohl der Großteil der Spam-Mails bereits im Vorfeld gefiltert wird, gibt es immer noch einen Rest, der durch die Maschen des Netzes fällt. Es sind 12 Spam-Mails, die jeden Tag die Mailboxen Ihrer Mitarbeiter verschmutzen. Das Sortieren dieser E-Mails ist zeitaufwendig und es besteht die Gefahr, dass wichtige E-Mails in der Masse untergehen. Professionelle E-Mail-Programme bemühen sich, Sie davor zu bewahren.
Weniger überfüllte Messenger mit mehr Speicherplatz
Mit einem kostenlosen Messenger (wie hotmail.de, einer kostenlosen Mailbox) erreichen Sie schnell die Grenze der Übersättigung. Für ein bisschen haben Sie E-Mails mit schweren Anhängen aufbewahrt, und Ihr Messenger ist auf Stand-by. Sie werden nichts mehr darauf empfangen, bis Sie es wieder leeren. Heutzutage ist es mehr als ein Viertel des Tages, den Arbeitnehmer mit dem Sortieren ihrer Mailbox verbringen. Eine enorme Zeit für eine Aufgabe, die alles andere als produktiv ist.
Wenn Sie sich heute mit einem kostenlosen E-Mail-Postfach für Ihr Unternehmen zufrieden geben können, berauben Sie sich damit einer ganzen Reihe von Funktionen, die für Ihr Geschäft nützlich sind. Ob aus Imagegründen, aus rechtlichen oder betrieblichen Gründen - Pro-Webmail bietet echte Vorteile. Es liegt an Ihnen, Ihre Prioritäten zu bestimmen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen