Warum arbeitet man mit einem gemeinschaftlich genutzten E-Mail-System effizienter?
Das gemeinschaftliche E-Mail-System ist ein unverzichtbares Element eines Unternehmens, einer Körperschaft oder jeder Organisation, da es sich um die bei weitem am häufigsten genutzte Anwendung im Alltag handelt. Heutzutage geht die Nutzung einer geschäftlichen Mailbox über den klassischen Austausch von E-Mails hinaus.
Während E-Mail zum universellen Kommunikationsmittel zwischen Unternehmen geworden ist (Versand von Dokumenten, Rechnungen, Terminvereinbarungen usw.), benötigen kleine und mittlere Unternehmen einen E-Mail-Dienst, der es ihren Teams wirklich ermöglicht , effizient zusammenzuarbeiten: kollaborative E-Mail. Wenn man mit koordinierten Kräften arbeitet, ist man sofort produktiver, denn man spart das Wertvollste, was man hat: Zeit. Was sind also diese zusätzlichen Funktionen und welche Vorteile bringen sie Ihrem Unternehmen? Kommen wir zu einer besseren Nutzung von E-Mail!
Was sind die Herausforderungen einer geschäftlichen E-Mail?
Die klassische E-Mail ist ein Mittel zum nahezu sofortigen Austausch, das eine einfache Kommunikation über große Entfernungen hinweg ermöglicht, ohne sich Gedanken über die Ausstattung der Empfänger machen zu müssen. Auf beruflicher Ebene benötigen Arbeitsteams jedoch ein vielseitiges Werkzeug, das geeignet ist, die Teilnahme an einem gemeinsamen Projekt zu erleichtern. Aus diesem Grund hat sich die geschäftliche E-Mail in ein echtes Schweizer Taschenmesser verwandelt, das im Dienste der Unternehmensorganisation steht: die kollaborative E-Mail.
Es gibt zahlreiche Mailserver, Open Source oder nicht, intern installiert oder als SaaS, aber nicht alle bieten die gleichen Funktionen. Dabei sind es gerade diese Funktionen, die den Unterschied ausmachen. Ein kollaborativer E-Mail-Server ist eine Groupware, die den Mitarbeitern eines Unternehmens mehrere Kommunikationslösungen bietet. Dabei kann es sich um eine Gemeinde handeln, in der verschiedene Akteure zusammenkommen, um Coworking oder sogar um einen großen Konzern, der international tätig ist. Vor allem aber ist dieses gemeinsame Messaging auch ein Mittel, um möglichst viele Daten gemeinsam zu nutzen: Kontakte, Kalender, Informationen, Dateien.
Wie ermöglicht ein kollaboratives Messaging ein effizienteres Arbeiten?
Die Migration zu einer kollaborativen E-Mail-Lösung in Ihrem Unternehmen ist ein Produktivitätsbooster. Dank der gemeinsamen Nutzung von Daten ist jeder besser informiert. Ihre Teams werden schnell effizienter und reaktionsfähiger. Diese Zusammenführung von Informationen ist dank dieser fünf praktischen und wesentlichen Tools möglich, die Ihre Bedürfnisse erfüllen können:
#1 Diese Funktionen, die Kommunikation ermöglichen.
Kommunikation ist ein lebenswichtiges Element in einem Unternehmen. Deshalb sollte sie so weit wie möglich gefördert werden, indem man die Möglichkeiten des Austauschs zwischen den Partnern vervielfacht.
Mit einem kollaborativen Messaging-Dienst wird das Versenden von E-Mails vereinfacht und sofort möglich. Die meisten Angebote sind mit einem Instant-Chat-Kanal ausgestattet, um in Echtzeit zu diskutieren. Diese Art von Mailbox ermöglicht auch die Delegierung von E-Mail-Konten, z. B. während des Urlaubs eines Kollegen.
#2 Eine E-Mail-Lösung zur besseren Planung
Zusammenzuarbeiten bedeutet, dass man ständig alles koordinieren muss: eine Besprechung, einen Anruf, den Einsatz eines Projekts...
Dank des integrierten gemeinsamen Terminkalenders spart Ihnen Ihre kollaborative Messaging-Anwendung wertvolle Zeit bei der Planung von Aufgaben. Sie können die Termine Ihrer Kollegen direkt auf Ihrem PC, Tablet oder Smartphone einsehen und wissen, wann sie frei sind, ohne sie zu stören. Nutzen Sie auch einen Kalender für gemeinsam genutzte Ressourcen, um z. B. mit einem Klick einen Raum oder ein Fahrzeug zu buchen.
#3 Greifen Sie über Ihre gemeinsam genutzte E-Mail auf nützliche Kontakte zu.
Kunden und andere externe Beteiligte kommunizieren mit verschiedenen Einheiten des Unternehmens, die manchmal nur lose miteinander verbunden sind.
Durch die Nutzung eines gemeinschaftlich genutzten E-Mail-Systems können Sie die Verwaltung von Kontakten rationalisieren, indem Sie verschiedene Adressbücher zusammenführen. Es sind keine langwierigen Verfahren mehr erforderlich, z. B. zwischen Ihren Vertriebsmitarbeitern und dem Kundenservice.
#4 Welche Funktionalität, um sich besser zu organisieren?
Um ihre Zeit optimal zu nutzen, benötigen die Mitarbeiter eines Unternehmens oft eine einfache Planung ihrer Aufgaben.
Entscheiden Sie sich für einen gepoolten Messenger mit einem direkt integrierten Aufgabenmanager. So kann jeder Mitarbeiter seine Zeit besser einteilen und leichter in Gruppen arbeiten, da die Aufgaben im gemeinsamen Kalender sichtbar sind und mithilfe von Tags mit den betreffenden Kontakten zusammengeführt werden.
#5 Der Vorteil einer Gruppensoftware, um gemeinsam zu arbeiten.
Mitarbeiter, die an ein und demselben Projekt beteiligt sind, müssen ständig große Dateien austauschen, die manchmal zu groß für eine herkömmliche E-Mail sind.
Funktionen wie die von BlueMind erleichtern Ihnen diese Aufgabe. Sie können ein Dokument an eine Nachricht anhängen, ohne sich über dessen Gewicht Gedanken machen zu müssen: Wenn es zu schwer ist, wird es automatisch gehostet und der Link dazu in die E-Mail integriert. Ein Klick genügt, um anschließend auf die Datei zuzugreifen.
3 unverzichtbare Kriterien, die Ihnen bei der Auswahl Ihrer Groupware helfen können
1. Kriterium: Der Vorteil der Kompatibilität mit Microsoft Outlook.
Vielleicht nutzen Sie bereits den Exchange-Mailserver und suchen nach einer alternativen Lösung für Ihr Unternehmen? Damit sind Sie nicht allein: Etwa 80 % der Geschäftsleute verwenden den E-Mail-Client Outlook. Und nur wenige möchten den Client wechseln, um die Benutzer nicht zu verwirren. Allerdings bietet keine andere E-Mail-Lösung als Exchange die Möglichkeit, Outlook in seiner erweiterten nativen Funktionsweise (Exchange über MAPI) oder ohne Plugin zu verwenden?
Eine Lösung taucht schließlich auf: Das kollaborative Messaging-Unternehmen BlueMind hat in der Tat ein revolutionäres Tool entwickelt, das den Austausch des Exchange-Servers erleichtert und gleichzeitig Outlook beibehält, ohne dass diesem etwas hinzugefügt werden muss. So werden Ihre Teams nicht durch den Wechsel der Benutzeroberfläche gestört. Wenn Sie mit der Migration gewartet haben, bis Ihr Unternehmen gewachsen ist, sollten Sie wissen, dass es ratsam ist, den Transfer so früh wie möglich durchzuführen. Das Tool wird im Laufe des Jahres 2018 verfügbar sein.
2. Kriterium: Die Möglichkeit einer E-Mail-Lösung im SaaS-Modus.
Sie stellen sich wahrscheinlich die Frage: SaaS oder On Premise? Software as a Service ist zunehmend die bevorzugte Lösung für Unternehmen. Die Kosten für Installation und Wartung sind in der Regel geringer und Sie können sicher sein, dass Updates für Ihr gesamtes IT-Personal bereitgestellt werden.
Stellen Sie in jedem Fall die Zugänglichkeit und Mobilität in den Mittelpunkt Ihrer Überlegungen. Alle Ihre Mitarbeiter sollten von überall und mit jedem Endgerät auf Ihre E-Mail-Lösung zugreifen können.
3. Kriterium: Der Vorteil einer flexiblen, API-basierten Open-Source-Anwendung.
Die Wahl einer etablierten Open-Source-Software ist ein Kriterium, das für ein dynamisches und reaktionsschnelles Ökosystem bürgt. Die Offenheit einer Messaging-Software, die ein zentraler Baustein der Kommunikation ist, ermöglicht eine hohe Flexibilität bei der Integration in ein vollständiges Informationssystem.
Heute sind APIs (oftmals Web-Services) genauso wichtig wie die Software selbst. Ein Open-Source-Messenger wie BlueMind ist um APIs herum aufgebaut, um mehr Flexibilität zu bieten. Sie können ihn leicht mit anderen verwendeten Lösungen wie Ihrer üblichen CRM- und ERP-Software verbinden. Außerdem können Sie seine Funktionen mit Hilfe von Plugins nach Bedarf erweitern.
Nutzen Sie einen Kommunikationskanal, der Ihre Produktivität steigert.
Bei der Einführung einer neuen kollaborativen Messaging-Lösung für Ihr Unternehmen ist der Schlüsselbegriff, der Ihre Wahl bestimmen sollte, die Synchronisierung. Die sofortige gemeinsame Nutzung von Daten, Kontakten, Terminkalendern und E-Mails überbrückt die Kommunikationslücken zwischen Kollegen und dient dem Team.
Wenn Sie durch die Funktionen Ihres E-Mail-Systems mehr Zeit und Effizienz gewinnen, steigern Sie Ihre Produktivität. Mit einem kollaborativen E-Mail-Dienst, dessen Webinterface leicht zu erlernen ist, wie BlueMind, der aber auch von jedem Endgerät aus zugänglich ist, wird Ihr Team funktionstüchtig und kennt keine Mobilitätshemmnisse mehr.
Artikel übersetzt aus dem Französischen