Interne Kommunikation: Alternativen zu Slack
Instant Messaging, Dokumentenaustausch... es ist möglich, Mitarbeiter miteinander zu verbinden, um ihren Austausch flüssiger zu gestalten. Doch wie soll man sich unter den vorhandenen Tools entscheiden? Um noch weiter zu gehen, finden Sie alle unsere Tipps und Best Practices zu Instant Messaging (Chat).
Die interne Kommunikation entwickelt sich weiter
Die E-Mail: zu formell
In der Berufswelt werden viele E-Mails verschickt. Sie sind zwar das klassischste Medium, weisen jedoch einige Einschränkungen auf:
- Ihr Empfang erfolgt in chronologischer Reihenfolge und nicht nach Themen oder Personengruppen. Man verarbeitet die Informationen so, wie sie kommen, im Laufe der Zeit. Man reagiert auf das, was am dringendsten ist, aber die inhaltlichen Elemente, der Inhalt, ob im Anhang oder im Textkörper, gehen in der Masse unter. Um sie bei Bedarf zu finden, ist die Suchfunktion schnell eingeschränkt, oder es fehlen Schlüsselwörter.
- ihre Bearbeitung ist schnell zeitraubend. Um eine systematische Überfüllung des E-Mail-Postfachs zu vermeiden, sortiert, löscht, archiviert, speichert man lokal... Andernfalls kommen die E-Mails nicht mehr an, weil der verfügbare Speicherplatz nicht ausreicht.
Platz für Synthetisches und Instant.
Die Dinge müssen schnell gehen. In angelsächsischen Arbeitsumgebungen beruht die Geschäftskommunikation auf sogenannten Memos: Notizen zwischen Mitarbeitern. Der Ansatz ist direkt, der Ton einfach, und Höflichkeitsfloskeln sind Abkürzungen.
Wie kommuniziert man intern?
Der Chat für Echtzeit
Messenger war ein Pionier des IRC: Internet Relay Chat, ein Internet-Kommunikationsprotokoll. Das ist das Prinzip des Chats: Man kommuniziert schriftlich in Echtzeit. Seine Verwendung in Unternehmen hat echte Vorteile. Es ist weniger formell als eine E-Mail und der Austausch ist prägnanter. Man bespricht einen bestimmten Punkt, eine aktuelle Problematik und erhält schnell die gewünschte Information.
Das DMS, um gemeinsam zu arbeiten
Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten geht in die gleiche Richtung. Die Mitarbeiter arbeiten im Team an gemeinsamen Medien. Sie müssen auf eine synchronisierte Version zugreifen können, die mit Änderungen angereichert ist, die von ihren Kollegen im Vorfeld oder gleichzeitig vorgenommen wurden. Andernfalls werden sich widersprechende Versionen dupliziert, was dazu führt, dass Dokumente abgeglichen und Informationen konsolidiert werden müssen, damit keine Informationen verloren gehen. Tools wie Google Drive ermöglichen die Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Personen.
ChatOps mit Slack: die bereichsübergreifende Lösung.
Aus dem Rahmen fallen.
Einige Lösungen für die Zusammenarbeit wollen umfassend sein. Sie umfassen Chat und DMS. Einige dieser Lösungen sind jedoch nicht so erfolgreich wie erhofft. Vor allem, wenn der Rahmen zu institutionell ist: Die Mitarbeiter der verschiedenen Ebenen des Unternehmens trauen sich nicht, sich dort auszudrücken. Die Bottom-up-Mechanik muss angewendet werden, um die Begeisterung zu wecken. Ein Beispiel dafür sind ChatOps.
Friendly einführen
Slack wurde 2013 vom Gründer von Flickr ins Leben gerufen und hat sich als Marktführer in diesem Bereich etabliert. Die Benutzeroberfläche ähnelt den sozialen Netzwerken vom Typ Facebook. Man verwendet Emoticons, Hashtags, kann Leute taggen und online chatten. Diese privat vertraute Umgebung fördert die Akzeptanz im beruflichen Umfeld.
Video für mehr Interaktivität
Der Chat kann durch Audio- und Videofunktionen ergänzt werden. Mit VolP - Voice over IP - können die Nutzer per Videokonferenz miteinander sprechen. Wenn Slack dies bisher nicht angeboten hat, wird es bald möglich sein. Auf Audio, das sich in der Betaversion befindet, wird Video folgen. Auch Unterhaltungen mit mehreren Personen sind möglich, um die Interaktion innerhalb von Arbeitsteams zu fördern. Skype for Business (ehemals Lync) ermöglicht die Einrichtung von Chatrooms.
Die Bedeutung von APIs
Bei der Auswahl eines ChatOps sollten Sie auf dessen APIs achten - Applications Programming Interface. Das ist das, was das Tool mit dem Rest Ihrer IT-Umgebung kompatibel macht. HipChat, eine Vorgängerlösung von Slack, die in Australien veröffentlicht wurde, bietet Schnittstellen zu Marketinganwendungen von Drittanbietern wie MailChimp oder Saleforces und verfügt auch über APIs, um sich an intern entwickelte Tools von Unternehmen anzuschließen.
Erweiterte Funktionalität
Ihr ChatOps kann entweder mit Ihren anderen Tools wie Terminkalender usw. verbunden werden, oder er bietet Ihnen selbst welche an. Dies ist der Fall bei Bitrix24, das auf einen Projektmanagement-Ansatz ausgerichtet ist. Es deckt Anwendungen bis hin zum CRM (Customer Relationship Management) ab. Laut Bastien Le Lann, Berater bei Lecko, ist es diese Fähigkeit, zusätzliche Informationen zu aggregieren, die ChatOps voneinander unterscheidet. "Es bringt soziale und konvertierende Geschäftsprozesse mit sich [und] erhöht die Produktivität der Teams, die sich nicht auf verschiedene Anwendungen verteilen müssen": ein echter Gewinn aus operativer Sicht.
Mit einem anderen Ansatz versteht sich TalkSpirit als Plattform für die Zusammenarbeit. Hier können Sie Ihr Wissen und Ihre Inhalte zentral teilen, kommunizieren und von einem einzigen Ort aus mit all Ihren Gesprächspartnern zusammenarbeiten: Teammitglieder, Kunden, Partner. Professionelle Funktionen für die Zusammenarbeit, wie die Synchronisierung mit Ihrem CRM und Ihrer Projektmanagementlösung, fördern die Produktivität in Ihrem Unternehmen.
ChatOps, als Modul oder als flächendeckende Lösung, sind das Herzstück des Austauschs in Unternehmen. Ob Slack, der Marktführer, oder seine Alternativen HipChat, Skype, Bitrix24 oder auch TalkSpirit, jeder hat seine Stärken. Ihre Wahl hängt von Ihrem Arbeitsumfeld und Ihren spezifischen Erwartungen ab.
Artikel übersetzt aus dem Französischen