Unified Communications - das Geheimnis für eine bessere Zusammenarbeit und Informationsverbreitung?

Unified Communication ist die Antwort auf das wachsende Bedürfnis, innerhalb eines Unternehmens effizient und schnell zu kommunizieren, manchmal in Echtzeit und über große Entfernungen hinweg.

Unternehmer/in, Manager/in, Mitarbeiter/in: Unabhängig von Ihrer Position oder Hierarchieebene kann Ihnen diese Dimension Ihrer Arbeit nicht entgehen. Ohne effiziente Kommunikation ist weder Zusammenarbeit noch Produktivität möglich!

Durch die Zentralisierung aller Kommunikationsmittel eines Unternehmens auf einer einzigen Plattform mit einer einzigen Schnittstelle (danke, Internet!) wird die Kommunikation flüssiger und die Anzahl der verwendeten Tools begrenzt.

Sind Sie es leid, zwischen Chat, E-Mail, Telefon und Videokonferenzen zu jonglieren? Ihr Unternehmen hat mehrere Standorte, Ihre Mitarbeiter sind mobil? Sie suchen nach dem Schweizer Taschenmesser für die interne Kommunikation?

Wir zeigen Ihnen, was Unified Communications ist, was es bedeutet und eine Auswahl an Lösungen, die für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet sind.

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Unified Communication: Definition

Unified Communication bezieht sich auf die Gesamtheit der Werkzeuge eines Unternehmens, die es den Mitarbeitern ermöglichen, einfacher zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Man hört übrigens oft von diesem Konzept in einer Version im Plural, die vom englischen Unified Communications (UC) abgeleitet ist: Unified Communications.

Der Begriff Unified Communications geht jedoch über die einfache Tatsache hinaus, dass Mitarbeiter über spezielle Lösungen miteinander kommunizieren. Er beinhaltet nämlich auch :

• einen einfachen Zugang zu den verschiedenen Kommunikationskanälen, unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter befindet (z. B. bei der Telearbeit zu Hause) und welches Medium er verwendet (Computer, Tablet, Smartphone),
• die Vernetzung der verschiedenen genutzten Kanäle, um alle notwendigen Kommunikationsmittel zur Verfügung zu haben, ohne die Werkzeuge zu vervielfältigen,
• die Vereinheitlichung von synchroner (Echtzeit, z. B. Telefonanruf) und asynchroner Kommunikation (unterschiedliche Zeitpunkte, z. B. E-Mail).

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Die verschiedenen Kanäle der einheitlichen Kommunikation

Mehrere Kommunikationskanäle können also mithilfe einer webbasierten Lösung unter einer gemeinsamen Oberfläche zusammengefasst und von verschiedenen Endgeräten (Arbeitsplatz, Smartphone, Tablet) aus zugänglich gemacht werden:

• Sprach- und Videokommunikationsmittel (synchron) :
  • IP-Telefonie,
  • Videokonferenzen,
  • Audiokonferenzen, etc.
    
    
• Schriftliche Kommunikationsmittel (oft asynchron) :
  • E-Mail,
  • SMS,
  • Instant Messaging oder Chat usw.
    
    
• Die Mittel für die Zusammenarbeit :
  • Software für das Projektmanagement,
  • Lösungen für die Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten,
  • gemeinsamer Kalender usw.
    
    
• Soziale Netzwerke, seien sie :
  • öffentlich (Facebook, LinkedIn, etc.)
  • oder intern (soziales Unternehmensnetzwerk).
    
    
• Die Überwachung der Anwesenheit und Belegung in Echtzeit (Status, der anzeigt, ob der Mitarbeiter verfügbar, beschäftigt oder abwesend ist).

Man stellt dann fest, dass auf diese Weise 4 Hauptdimensionen berücksichtigt werden:

• die Stimme,
• die Nachrichtenübermittlung,
• die Konferenz,
• Video.

Wie Sie sehen, können Unified-Communications- und Collaborative-Work-Tools gemeinsame Merkmale aufweisen. So kann eine Plattform für elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) oder ein soziales Netzwerk für Unternehmen (ESN) zum Beispiel eine Chat-Funktion enthalten.

In ähnlicher Weise kann Unified Communications auch in Callcenter-Technologien zu finden sein, über den Versand von automatischen Nachrichten per SMS oder E-Mail oder über interaktive Sprachserver.

Die Vorteile von Unified Communications

Die Vorteile für das Unternehmen

Die Vorteile der vereinheitlichten Kommunikation sind zahlreich und ermöglichen insbesondere :

• ein einheitliches Werkzeug für die Verwaltung der internen Kommunikation einzuführen,
• die Produktivität zu steigern, da Zeit bei Besprechungen, auf Reisen und bei der Suche nach Dokumenten eingespart wird,
• das mobile Arbeiten, die Telearbeit und den Austausch für Unternehmen mit mehreren Standorten zu fördern,
• den Bedarf an Telefonausrüstung zu beseitigen,
• die Kosten für Telefonie (Verbrauch) und kollaborative Lösungen zu senken,
• Gespräche einfach zu verfolgen oder wiederzufinden,
• Talente anzuziehen und zu halten,
• mit Kunden und externen Dienstleistern zu kommunizieren.
• die Annahme des Tools durch Mitarbeiter und Führungskräfte zu erleichtern (intuitive Nutzung).

Vorteile für den Mitarbeiter

Dank Unified Communications werden das Mitarbeitererlebnis und der Arbeitskomfort verbessert:

• Vereinfachte Verbreitung, Weitergabe von Informationen und Zusammenarbeit,
• Bessere Organisation der Arbeitszeit durch Statusmeldungen, die es ermöglichen, sich je nach Konzentrationsbedarf verfügbar oder nicht verfügbar zu machen,
• Nutzung aller Arten von Computerterminals,
• Telearbeit und Mobilität erleichtert.

Wie stellt man auf Unified Communications um?

Bei der Umstellung auf Unified Communications muss vor allem die Akzeptanz der neuen Lösungen und Prozesse durch die Mitarbeiter berücksichtigt werden. Um dies zu erreichen, muss das Projekt frühzeitig kommuniziert werden, um seine Berechtigung und die verschiedenen Vorteile aufzuzeigen, die sich daraus ergeben.

Außerdem müssen die Endbenutzer geschult werden, damit sie sich die neuen Arbeitsmittel problemlos aneignen können.

Anschließend müssen Sie die Unified-Communications-Software finden, die Ihren Bedürfnissen, Zielen und Ihrer Unternehmensstruktur entspricht. Um Ihnen die Wahl zu erleichtern, finden Sie hier eine Auswahl an Cloud-Lösungen für Unified Communications.

Die Cloud-Lösungen im Bereich Unified Communications

Wir konzentrieren uns hier auf Kommunikationssoftware, die für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet ist, da sie deren Anforderungen an Vernetzung, Agilität und Reaktionsfähigkeit, den Hauptherausforderungen der vereinheitlichten Kommunikation, erfüllt.

Eine Unified-Communications-Plattform kann intern in einem Unternehmen installiert werden oder über einen Webbrowser in der Cloud (Cloud Computing) zugänglich sein. Man spricht dann von UCaaS-Lösungen: Unified Communications as a Service.

Damit Sie vor der Einführung einer Lösung alle Karten in der Hand haben, stellen wir Ihnen die Marktführer im SaaS-Bereich sowie alternative Plattformen vor, die es wert sind, entdeckt zu werden.

Unsere Datenbank enthält viele weitere Kommunikations- und Kollaborationssoftware mit übergreifenden Funktionen. Zögern Sie nicht, sie zu durchsuchen.

Die Giganten aus den USA

Skype for business, Anrufe und Besprechungen online.

Skype for business ist die Unternehmensversion der Software, die in vielen Haushalten verwendet wird, um kostenlos Anrufe zu tätigen. Sie erfordert jedoch den Kauf von Guthaben für Anrufe an Festnetz- oder Mobilfunkanschlüsse.

Das Tool bietet Funktionen wie Videokonferenzen (bis zu 250 Teilnehmer), gemeinsame Nutzung von Dokumenten, VoIP-Anrufe und Instant Messaging.

Hinweis: Amerikanische Lösung, achten Sie auf den Schutz Ihrer Daten. Denn Daten, die von einem amerikanischen Unternehmen gehostet werden, unterliegen dem amerikanischen Cloud Act und nicht der DSGVO.

Slack, der Chat und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.

Der Hauptzweck von Slack besteht darin, die Verwendung von E-Mails abzuschaffen und mehrere Kommunikationswerkzeuge auf einer einzigen Plattform zusammenzuführen, um einen Austausch in Echtzeit zu ermöglichen.

Slack ist in erster Linie eine Chat-Lösung, mit der Sie Dokumente austauschen können, wobei die Unterhaltungen in Diskussionssträngen (oder Threads) organisiert sind. Die Software lässt sich in andere Tools wie Twitter, Google Drive, Dropbox, Asana, GitHub, Zendesk, Mailchimp, Trello, Skype, Nagios, Google +, Facebook usw. integrieren und mit ihnen synchronisieren.

Hinweis: Dito, amerikanische Lösung, achten Sie auf den Schutz Ihrer Daten.

Einige Alternativen, die es zu entdecken gilt

FrontApp, das einheitliche Nachrichtensystem.

Der Herausgeber Front ist ein französisches Start-up-Unternehmen mit Sitz in den USA. Diese Unified-Communications-Plattform zielt auf eine erleichterte kollaborative Verwaltung der Nachrichten in Unternehmen ab.

Alle Kommunikationskanäle - E-Mail, Chat, soziale Medien, SMS, Voicemail - werden zentral in einem einzigen Posteingang zusammengefasst. Außerdem ist sie mit Ihren Geschäftsanwendungen (Projektmanagement, CRM) interoperabel. VoIP-Anrufe sind jedoch nicht möglich.

Hinweis: Dito, Lösung mit Sitz in den USA, achten Sie auf den Schutz Ihrer Daten.

Ringover, Telefonie für Unternehmen und mehr.

Ringover ist eine All-in-One-Kommunikationslösung, die sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen richtet. Die Software eignet sich hervorragend für die Unternehmenstelefonie (internationale Nummern, virtuelle Nummern etc.) sowie für die Verwaltung von Callcentern (vorrangige Warteschlangen, Anrufgruppen usw.) eignet, erweist sie sich auch als hervorragendes Instrument für die einheitliche Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Mit Funktionen wie Videokonferenzen, Instant Messaging oder Screen Sharing trägt es zur Zusammenarbeit und Produktivität von Teams bei.

Beachten Sie, dass Ringover sich in zahlreiche Business-Tools integrieren lässt, wie z. B. Ihr CRM oder Ihre Helpdesk-Lösung.

Spoka, die neue französische UC-Plattform

Spoka ist speziell auf kleine Unternehmen, Start-ups und Freiberufler ausgerichtet und wurde von drei Spezialisten für Telekommunikation, IT und Netzwerke entwickelt: Arkadin, NTT und Cisco.

Als gute Alternative zu Skype for Business bietet die Lösung eine neue Art zu arbeiten und zu kommunizieren, dank Spoka Connect, einem Paket, das Cloud-Telefonie (Spoka Talk) mit einem Unified Communications-Tool kombiniert.

Letzteres umfasst Instant Messaging (Chat), Persistent Messaging (Diskussionsfäden, Dokumentenfreigabe usw.) und Tools für die Zusammenarbeit wie Online-Meetings und Bildschirmfreigabe.

Talkspirit, das französische soziale Netzwerk für Unternehmen.

Talkspirit verdient es, hier als Plattform für interne Kommunikation und Zusammenarbeit erwähnt zu werden. Sie bietet zwar keine VoIP-Anrufe an, aber ihre Funktionen können den Bedarf an Unified Communications decken.

Sie bietet nämlich ein soziales Netzwerk als Raum für strukturierten Austausch und kollaboratives Arbeiten, mit Dokumentenaustausch und einem Chat für sofortige Kommunikation und Geselligkeit. Nicht zu vergessen sind Audio- und Videokonferenzen sowie gemeinsame Terminkalender.

Vergleichende Tabelle

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Fließend, effizient, schnell

Wie Sie gesehen haben, ist Unified Communications ein weites Feld und kann alle Arten von Diensten umfassen, die vor allem die interne Kommunikation erleichtern.

Je größer Ihr Unternehmen wird, desto größer wird auch der Bedarf an Lösungen für die Zusammenarbeit, die z. B. Ihre CRM-Tools, ein soziales Netzwerk oder ein erweitertes Dokumentenmanagement umfassen.
Für kleine und mittlere Unternehmen ist Unified Communications zunächst ein echter Trumpf, um sich in einem Teamgeist weiterzuentwickeln.

Wie sieht die Zukunft aus? Laut einer Studie der International Data Corporation (IDC) aus dem Jahr 2017 wird die Nutzung von UC&C-Technologien (Lösungen für Zusammenarbeit und Unified Communications) bis 2019 auf 88 % ansteigen.