CRM Excel, ein Trumpf, um Ihre Verkäufe anzukurbeln? (+ Vorlage)

CRM auf Excel oder CRM-Software?

Wenn Sie sich diese Frage stellen, kennen Sie wahrscheinlich bereits die unzähligen Vorteile, die eine gut funktionierende Geschäftsstrategie und im weiteren Sinne auch ein CRM-System für Ihr Unternehmen haben.

Aber das gewünschte Leistungsniveau kann nur durch den Einsatz einer effizienten Lösung erreicht werden, die Ihren Ambitionen entspricht.

Es stellen sich also mehrere Fragen, insbesondere wenn Sie bereits täglich mit Excel arbeiten. Ist eine Kundenbetreuung mit einer Excel-Datei ausreichend? Und wie lässt sich das Akquisitionsmanagement mithilfe der berühmten Tabellenkalkulation ausarbeiten? Oder ist eine CRM-Software besser geeignet?

Entscheiden Sie sich für die richtige Wahl und steigern Sie Ihre Verkaufszahlen, indem Sie das richtige CRM-Tool für sich finden.

Alle CRM Software ansehen

Definition von Excel CRM

Beginnen wir mit der Definition von CRM selbst.

Customer Relationship Management (CRM) ist die Gesamtheit der Techniken zur Umsetzung einer Strategie für die Beziehung zu Kunden oder potenziellen Kunden.

Ein CRM-Tool ist also das IT-Instrument, das die Umsetzung dieser Strategie durch die Rationalisierung der Prozesse ermöglicht.

Um dies zu erreichen, muss das CRM-System mindestens Folgendes können:

• alle Daten im Zusammenhang mit der Kundenakquise und -verwaltung zu speichern;
• Einblick in alle Interaktionen mit Kunden und Interessenten zu gewähren.

In diesem Sinne bezeichnet Excel CRM eines dieser Werkzeuge, das diese Vorgänge ermöglicht und somit einen 360°-Blick ermöglicht, um mehr Geschäftsmöglichkeiten zu erkennen.

Kostenlose Vorlage für ein CRM in Excel

Um Ihnen bei der Erstellung Ihres CRM auf Excel zu helfen, finden Sie hier eine kostenlose Vorlage zum Herunterladen.

Es liegt an Ihnen, es zu vervollständigen und Ihren Bedürfnissen entsprechend weiterzuentwickeln.

Wie kann ich ein CRM in Excel erstellen und verwenden?

☝️ Wir möchten darauf hinweisen, dass das, was wir hier beschreiben, auch für die Verwendung von Google Sheet gilt. Denn das Tool der Google Suite ist zwar nicht so umfassend wie Excel, aber es ist kostenlos und ermöglicht die gleichzeitige Zusammenarbeit.

Legen Sie Ihre Ziele fest.

Es gibt so viele verschiedene Formen von CRM wie Unternehmen.

Deshalb sollten Sie im Vorfeld festlegen, welche Ziele Ihr Excel-CRM verfolgt und welche Daten Sie darin festhalten möchten.

👉 Beispiel: Wenn Sie Kundenbindungsmaßnahmen anstreben, kann es sinnvoll sein, die Geburtsdaten Ihrer Kunden zu erfassen, um ihnen an ihrem Geburtstag einen Rabatt anzubieten.

Bauen Sie Ihre Tabelle auf

Erstellen Sie Ihre Tabelle(n) auf der Grundlage der zuvor ermittelten Elemente.

Die Art der zu erfassenden Informationen bestimmt den Zweck der Spalten in Ihrer Haupttabelle: 1 Spalte = 1 Art von Information.

Planen Sie daher Spalten, die sich auf die Identität Ihrer Kontakte beziehen: Anrede, Kontaktdaten usw.

Außerdem dürfen Sie nicht alle Daten vergessen, die sich auf die durchgeführten Maßnahmen beziehen. Deshalb sollte Ihre Tabelle Ihre Aktivitäten, Geschäftsmöglichkeiten und den Status Ihrer Interessenten und/oder Kunden enthalten:

• Erstkontakt ;
• erste Wiederholung ;
• zweite Mahnung ;
• Kaufbetrag ;
• Abbruch usw.

Auch hier hängt alles von Ihren Zielen ab.

Kurz gesagt: Lassen Sie keine Informationen aus, die für das Kundenbeziehungsmanagement relevant sind.

👉 Beispiel für eine Excel CRM-Vorlage:

Füllen Sie Ihr CRM aus.

Wenn Sie Ihre Felder definiert und Ihre Tabelle aufgebaut haben, ist es an der Zeit, sie auszufüllen.

Bei einer Tabellenkalkulation haben Sie jedoch nicht viele Möglichkeiten: Sie gehen "von Hand" vor. Dies ist übrigens einer der größten Nachteile von Tabellenkalkulationen, aber dazu später mehr.

Das Ausfüllen Ihrer Tabelle bleibt eine ständige Aufgabe: Die Effizienz Ihres Excel-CRM hängt davon ab, dass Sie Ihre Daten regelmäßig aktualisieren und Spalten hinzufügen, sobald Sie nützliche Informationen erkennen, die Sie nutzen können, um zusätzliche Geschäftschancen zu eröffnen.

Nutzen Sie Ihre Daten

Schließlich sollten Sie Ihre Daten sinnvoll nutzen.

Mithilfe der Sortierfunktionen von Excel können Sie z. B. auf einen Blick erkennen, welche Informationen für Ihre Kundenbeziehungsstrategie relevant sind. Alter, Standort, Geschlecht, Akquisitionskanal, Kaufverhalten usw. sind allesamt Segmentierungskriterien, die Sie berücksichtigen sollten, um zu verhindern, dass Ihre Verkaufsaktionen verwässert und ihre Wirkung geschmälert wird.

Was ist das Ziel? Immer die richtige Botschaft an die richtige Zielgruppe zu richten.

Wenn der Kunde das Gefühl hat, im Mittelpunkt Ihrer Aktionen zu stehen, und wenn er Ihre Bemühungen um Personalisierung spürt, wird er für Ihre Angebote empfänglicher sein. Darin liegt der Nutzen einer Strategie und damit eines CRM-Tools.

Vorteile und Grenzen eines CRM auf Excel-Basis

Welche Vorteile bietet die Erstellung eines CRM auf Excel?

Excel ist ein wichtiger Verbündeter beim Aufbau Ihres Tools, insbesondere wenn Sie gerade erst mit Ihrem Geschäft beginnen.

Hier eine Zusammenfassung seiner wichtigsten Vorzüge :

• die Software ist allgemein bekannt und in den meisten Strukturen vorhanden ;
• Sie ist recht einfach zu bedienen und es gibt zahlreiche Tutorials, wenn Sie sie benötigen;
• sie ermöglicht es, Informationen auf personalisierte und einheitliche Weise zusammenzufassen und zu protokollieren ;
• es wird oft als "kostenloses" CRM-Tool angesehen, da Sie bereits eine Tabellenkalkulation verwenden (oder auf Google Sheet ausweichen können, wenn Sie dies nicht tun).

Was ist mit den Nachteilen?

Vorteile ja, aber auch Nachteile!

Hier sind die wichtigsten Einschränkungen, die Ihnen begegnen werden, wenn Sie eine Tabellenkalkulation wie Excel als CRM verwenden:

• die mangelnde Zusammenarbeit, da es unmöglich ist, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten ;
• die geringe Automatisierung der CRM-Prozesse (z. B. bei der Protokollierung von Daten), was die Arbeit sehr zeitaufwendig macht und die Fehleranfälligkeit erhöht ;
• das Fehlen einiger Funktionen, die traditionell in CRM-Software zu finden sind, wie die Möglichkeit, Anhänge hinzuzufügen, Marketingautomatisierung, vertiefte Analysen usw. ;
• eine geringere Sicherheit, da die Sicherung Ihrer Arbeit lokal erfolgt.

☝️ Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich Excel in der Anfangsphase Ihres Unternehmens als starker Verbündeter erweist, um sich zunächst mit der CRM-Logik vertraut zu machen. Das Tabellenkalkulationsprogramm ist leicht zugänglich und es gibt zahlreiche Online-Tutorials und Schulungen, die Ihnen helfen, sich mit Excel vertraut zu machen, wenn Sie gerade erst anfangen.

Sobald Ihr Unternehmen jedoch wächst, sollten Sie die Option CRM-Software in Betracht ziehen!

Welche Alternativen zum Excel-CRM gibt es?

Wie Sie sicher bemerkt haben, sollten Sie sich für eine spezielle CRM-Lösung entscheiden, wenn Sie von bestimmten Vorteilen profitieren möchten:

• ein Hosting, das häufig im SaaS-Modus erfolgt, für mehr Zusammenarbeit und die Möglichkeit, mobil zu arbeiten ;
• die Weiterentwicklung des Tools entsprechend dem Wachstum Ihres Unternehmens ;
• Zeitersparnis durch die Automatisierung zahlreicher Aufgaben ;
• eine im Allgemeinen einfache, intuitive und ergonomische Software ;
• zusätzliche Funktionen, die für die Strukturierung Ihrer Aktivitäten und die Nutzung zusätzlicher Geschäftsmöglichkeiten von Vorteil sind (Dashboards, Berichtswesen, Opportunity Management, Projektmanagement usw.).

🛠️ Beispiele für CRM-Software :

• Salesforce Starter ist das All-in-One-Tool, das die wichtigsten Funktionen des Riesen Salesforce vereint und sich an kleine und mittlere Unternehmen sowie Startups richtet, die mit der Digitalisierung ihrer Prozesse beginnen möchten. Es unterstützt Marketing, Vertriebsmanagement, Kundenservice und natürlich CRM. Profitieren Sie u. a. von einer zentralen Verwaltung Ihrer Kontakte und Kunden (Schlüsselinformationen, Austauschverläufe usw.) sowie der Verfolgung von Geschäftschancen über eine übersichtliche Pipeline. Zahlreiche administrative und strategische Aufgaben, wie die Erstellung von Angeboten oder Reportings, werden automatisiert.
  
  
• Sellsy CRM ist umfassend und unterstützt Sie bei der Entwicklung Ihres Umsatzes, da es sehr kommerziell ausgerichtet ist . Sellsy CRM ist in erster Linie für kleine und mittlere Unternehmen gedacht und bietet über eine intuitive Pipeline-Ansicht einen vollständigen Überblick über Ihren Umsatz und Ihre Geschäftsmöglichkeiten . Außerdem stehen Ihnen Tracking- und Scoring-Tools zur Verfügung, mit denen Sie das Verhalten potenzieller Käufer auf Ihrer Website analysieren und bewerten können. Und schließlich bietet Sellsy Aktivitätsberichte, mit denen Sie die Leistung Ihrer Teams bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen können.

Alle CRM Software ansehen

CRM Excel oder CRM Software: Begleiten Sie das Wachstum Ihres Unternehmens!

Excel-CRM oder Software-CRM... Letztendlich hängt alles vom Reifegrad Ihres Unternehmens sowie von Ihren Ambitionen ab.

Eines ist jedoch sicher: Sobald der Kundenstamm wächst, wird es mit Excel schnell zu eng. Daher integrieren immer mehr Unternehmen eine CRM-Lösung in ihre Geschäftsprozesse.

Dennoch kann der Einsatz eines solchen Tools auf den ersten Blick abschreckend wirken: zu teuer, zu komplex, Teams, die sich gegen die Änderung ihrer Gewohnheiten sträuben, etc.

Doch all diese Vorbehalte sind schnell verflogen, denn CRM-Software gibt es für jedes Budget, jedes Projekt und jede Art von Unternehmen oder Branche.

Jetzt müssen Sie nur noch Ihre eigene finden ... und Ihren Umsatz ankurbeln!