Unternehmensführung: Excel und Word sind out, nutzen Sie dedizierte Tools, die mehr leisten!

Wir wissen es (leider) alle: Excel und Word sind in der Verwaltung französischer und internationaler Unternehmen allgegenwärtig! Fast 70 % der Organisationen verwenden diese beiden Softwareprogramme für die Verwaltung, den Vertrieb und die Personalverwaltung ihres Unternehmens. Diese aus den 80er Jahren stammenden Werkzeuge zur Unternehmensführung sind zwar flexibel und in den Unternehmen immer noch stark vertreten, stoßen aber an ihre Grenzen.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Verwendung spezieller Tools Ihr Unternehmen produktiver und leistungsfähiger machen kann.

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Warum Word und Excel nicht mehr geeignet sind :

Die beiden Sätze, die Sie sicher schon gehört oder gesagt haben: "Für meine Zwecke ist es geeignet" oder "Ich bin zu klein". Für viele Unternehmen sind Word und Excel 2 unverzichtbare Werkzeuge.

Und das aus guten Gründen:

• Hohe Flexibilität, die es ermöglicht, sich an viele verschiedene Branchen anzupassen.
• Einfachheit und Schnelligkeit bei bestimmten Aufgaben (Erstellung eines Kostenvoranschlags, einfache Prognosetabelle mit Rechenregeln).
• Die Automatisierung bestimmter zeitaufwändiger Aktionen.

Aber warum sollte man sich die Frage stellen, ob man Excel und Word für die Verwaltung seines Unternehmens abschaffen sollte? Angesichts der oben genannten Punkte ist die Frage berechtigt! Es wird von Ihrer Organisation und Ihrer täglichen Arbeitsweise abhängen, aber die Grenzen werden sich im Laufe Ihres Wachstums herauskristallisieren.

Die Grenzen dieser Werkzeuge

Word, Excel: Wo ist der Mehrwert?

Sprechen wir über Antizipation, das ist die erste Grenze! Sie haben Ihre Excel-Dateien mit Ihren Kunden, Zahlen, Prognosen und schönen Tabellen... Aber was machen Sie damit? Was bringen sie Ihnen im Management und in der Strategie, außer einer Information zu einem bestimmten Zeitpunkt? Der Mehrwert ist gleich null! Nach vielen Stunden des Sortierens, Auswertens und Zusammenführens von Zellen erlauben Ihnen die Dateien nicht, langfristige Entscheidungen zu treffen. Es handelt sich um informative Daten.

Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Ein Vertriebsmitarbeiter ist dabei, seine monatliche Bilanz zu erstellen. Er muss die Unternehmen, mit denen er in Kontakt steht, in eine Excel-Datei übernehmen und sogar die Rechnungen, die er über eine andere Datei und seine Rechnung in Word ausgestellt hat, miteinander verknüpfen. Alles in eine Excel-Datei eingeben, Rechenregeln erstellen, Tabellen erstellen und hoffen, dass er bei der Eingabe keine Fehler gemacht hat...

Man merkt deutlich, dass die meiste Zeit mit der Eingabe, der Verarbeitung der Daten verbracht wird. Danach muss er die gesamte Analyse durchführen. Sie selbst oder Ihre Vertriebsmitarbeiter verbringen mehr Zeit mit diesen Aufgaben als mit Ihrem eigentlichen Beruf: Finden Sie neue Einnahmequellen!

Fehler sind menschlich!

Wir machen mehr Fehler, als wir zuzugeben wagen. Es ist nicht möglich, sie auszumerzen, aber Sie können sie drastisch reduzieren, indem Sie Excel und Word bei der Verwaltung Ihres Unternehmens vermeiden.

Rechen- und Zellfehler sind häufig! Sie können schnell dazu führen, dass Sie Geld verlieren, oder sogar zu einem Bankrott aufgrund von schlechter Verwaltung, Prognose. Wenn Sie eine Prognosetabelle erstellen, passiert schnell ein Fehler. Er kann Ihre Prognosen verfälschen und so dazu führen, dass Sie falsche Entscheidungen treffen.

Es wird weniger darüber gesprochen, aber auch Betrug und Fehlverhalten von Personen können Ihre Unterlagen verfälschen. Dies ist in Unternehmen bereits vorgekommen. Böswillige Mitarbeiter haben absichtlich Dateien verändert oder, noch schlimmer, gelöscht. Ohne Rückverfolgbarkeit ist es unmöglich zu wissen, wer dahinter steckt. Und vor allem keine Datensicherung möglich, außer der letzten Sicherung Ihrer Datei.

Die Zentralisierung und der Austausch von Informationen: ein wesentlicher Hebel für die Entwicklung Ihres Unternehmens.

Ihr Unternehmen anhand von Excel- und Word-Dokumenten zu verwalten ist äußerst riskant, zeitraubend und langwierig! Außerdem: Wie können Sie die Entwicklung Ihrer Kundenbeziehung verfolgen?

Wo befinden sich heute die Informationen über Ihr Kundenportfolio? Einer der häufigsten Managementfehler ist, dass jeder die Informationen seiner Kunden aufbewahrt, dass jeder für seine Daten verantwortlich ist. Diese Organisation entsteht oft auf natürliche Weise, insbesondere wenn jeder einen bestimmten Bereich (geografisch oder geschäftlich) betreut.

Aber was passiert, wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist? Wenn er sich in einer anderen Position innerhalb oder außerhalb des Unternehmens weiterentwickelt? Wenn jeder seine Daten behält, werden diese nicht geteilt und haben unterschiedliche Organisationen und Ordnungen.

Daher wird jede Entwicklung der Organisation des Unternehmens extrem behindert, da jeder "seine" Art zu arbeiten und sich zu organisieren hat. Wenn eine Vertretung - punktuell oder langfristig - erforderlich ist, sollte der "Ersetzte" besser da sein, um die Akten weiterzuleiten.

Außerdem ist es ein Kunststück, an einem gemeinsamen Dossier zu arbeiten, ohne Fehler zu machen: Man leitet E-Mails weiter, aber es genügt, eine zu verpassen, um nicht mehr "synchron" mit dem Kunden zu sein.

Und hier geht es nur um die Verkaufsabteilung, aber was ist mit dem Rest: Hat der Kunde einen offenen Fall beim Kundendienst? Schuldet er uns Geld oder hat er eine ausstehende Gutschrift?

Und im Falle einer böswilligen Handlung kann ein ganzes Stück der Firmengeschichte verloren gehen. Zwar bleiben die Rechnungen übrig, aber das, worauf die Kundenbeziehung aufgebaut wurde, geht einfach verloren.

Ganz zu schweigen von einem möglichen Verkauf des Unternehmens, bei dem die Strukturierung der Kundeninformationen eine nicht zu vernachlässigende Rolle bei der Bewertung spielen wird...

Migration zu einem einfachen & französischen Tool?

Wir wollen uns nicht belügen. Zu Beginn des unternehmerischen Abenteuers sind wir auch durch "Word, Excel" gegangen.

Wie wir oben gesehen haben, sind dies 2 Tools, die Ihnen in bestimmten Punkten dienen können. Aber nicht für die tägliche Verwaltung Ihres Unternehmens. Die geplante Obsoleszenz dieser Methode wird sich schnell bemerkbar machen.

Die Verwendung eines französischen & online CRM + ERP-Tools ermöglicht es Ihnen , das Wachstum Ihres Unternehmens auf zuverlässige, sichere und skalierbare Weise zu begleiten. Sie haben sicherlich Ihre Gewohnheiten, aber die Zeit und Energie, die Sie mit der Nutzung von Excel und Word zur Verwaltung Ihres Unternehmens verschwenden, ist schädlich.

Aus diesem Grund haben wir Axonaut entwickelt! Verbinden Sie die Leistungsfähigkeit eines CRM + ERP mit moderner, skalierbarer Technologie. Jeder Unternehmer muss jederzeit auf alle Daten seines Unternehmens zugreifen können.

Die Vorteile eines CRM + ERP SaaS.

Lassen Sie uns zunächst einige Grundlagen schaffen:

• Ein CRM (Customer Relationship Management) oder Kundenbeziehungsmanagement hat das Ziel, die Beziehung zwischen Ihrer Einheit und Ihren Interessenten/Kunden besser zu zentralisieren und zu verwalten. In der Regel handelt es sich dabei um eine Reihe von Tools, die den Austausch, die Erfassung, die Verarbeitung und die Analyse von Kundendaten ermöglichen. Das Ziel ist es, Ihre Kunden besser kennenzulernen, um ein passendes Angebot und passende Dienstleistungen anbieten zu können.
• Ein ERP (Enterprise Ressource Planning) oder eine integrierte Verwaltungssoftware wird eher durch das Back Office definiert. Das heißt, Werkzeuge, die es Ihnen ermöglichen, die Verwaltung Ihres Unternehmens zu verfolgen: Rechnungsstellung, Lagerbestand, Personalwesen, Projektmanagement.

Einfache & schnelle Installation und Einrichtung

Eine der ersten Befürchtungen von Unternehmen, die sich eine Online-Software zulegen möchten, ist die Migration der Daten, die Einrichtung, die Schulung usw. Im Gegensatz zu physischen Tools benötigen Sie keine Berater und keine Server.

Mit einem Klick können Sie eine Lösung kostenlos testen. Es werden also weniger Personalressourcen mobilisiert. Dies ermöglicht Ihnen eine bessere Projektion. Außerdem bieten die meisten von ihnen Schulungen, Webinare und telefonische Unterstützung an.

SaaS-Modell: Freiheit & Sicherheit

Physische Software ermöglicht Ihnen nicht :

• Ihre Software und Ihre Daten überall und jederzeit zu genießen,
• Updates und Weiterentwicklungen zu erhalten.

Im digitalen Zeitalter ist Mobilität von entscheidender Bedeutung. Der Zugriff auf Ihre Daten muss daher einfach und schnell erfolgen. Mit einer CRM- und ERP-Online-Software können Sie alle Informationen über Ihre Interessenten/Kunden abrufen: E-Mail, Telefon, Kontaktdaten usw. Vor einem Termin können Sie auf Ihrem Smartphone/Tablet beispielsweise die letzten Gespräche mit Ihrem Kunden einsehen.

Ein Online-Tool ermöglicht es Ihnen auch, vollständig und sofort von den letzten Neuigkeiten des Kunden zu profitieren. Keine ungewollten und endlosen Updates mehr. Außerdem ist die Sicherheit Ihrer Daten durch mehrfache Backups gewährleistet.

Zentralisierung und Austausch von Informationen

Durch die Nutzung eines SaaS-Tools kann Ihr gesamtes Team auf die gewünschten Informationen zugreifen. Dadurch können Sie die Qualität der internen Kommunikation und des Austauschs erhöhen.

Außerdem wird die doppelte, redundante Dateneingabe der Vergangenheit angehören. Alle täglichen Fehlerquellen zwischen Abteilungen und Personen, die auf falsche und alte Informationen zurückzuführen sind, werden stark reduziert.

Der Austausch von Informationen wird erleichtert. Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Benutzerbereich (Sie können sogar die Rechte auswählen, auf die er Zugriff hat) und verfügt über die vollständigen und aktuellen Informationen. Sie werden auch die Funktion "Rückverfolgbarkeit" erhalten. Zu jedem Zeitpunkt können Sie sehen, wer was getan hat (Informationen erstellen, ändern, löschen).

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Schlussfolgerung

All diese Einschränkungen bei der Verwendung von Excel und Word begegnen uns täglich bei unseren Kunden. Ihre Rückmeldungen ermöglichen es uns, die Bedürfnisse der Unternehmer zu verstehen, um ein einfaches und vollständiges Tool anbieten zu können.

Wir empfehlen Unternehmen daher, auf Online-CRM- und ERP-Lösungen umzusteigen. Die auf dem Markt erhältlichen Tools ermöglichen es Ihnen, Zeit bei der täglichen Verwaltung Ihres Unternehmens zu sparen.

Das Ziel ist es, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ihr Geschäft, Ihr Business, Ihren Umsatz!