Die 6 Schritte zur Erstellung einer Antwort auf eine Ausschreibung

Viele Unternehmen fragen sich, wie sie am besten eine Antwort auf eine Ausschreibung erstellen, um zusätzliche Aufträge zu gewinnen und damit ihren Umsatz zu steigern.

Aber Vorsicht: Dieses Verfahren erfordert besondere Sorgfalt und die Einhaltung bestimmter gesetzlicher Vorgaben. Seit dem 1. Oktober 2018 ist nämlich die Entmaterialisierung der öffentlichen Aufträge in den meisten Fällen verpflichtend geworden und bedeutet häufig, dass man auf die elektronische Signatur zurückgreifen muss.

Andererseits handelt es sich um eine Übung, die eine gewisse Geschicklichkeit erfordert, damit es gelingt, eine vollständige und zugleich verkaufsfördernde Bewerbungs- und Angebotsmappe zu erstellen.

Wie kann man sich also effektiv auf eine private oder öffentliche Ausschreibung bewerben? Welche Schritte müssen Sie unternehmen, um richtig vorzugehen?

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Schritt 1: Finden Sie die Ausschreibungen.

In diesem ersten Schritt geht es darum, die Ausschreibungen oder genauer gesagt die Bekanntmachungen über die Ausschreibung ( Avis d'Appel à la Concurrence , AAC) zu finden, die von öffentlichen oder privaten Auftraggebern veröffentlicht werden.

Um die richtigen Anzeigen aufzuspüren, empfehlen wir Ihnen, sich auf spezialisierten Websites anzumelden. Für die öffentliche Auftragsvergabe finden wir Plattformen wie :

• das BOAMP, oder bulletin officiel des marchés publics (Amtsblatt für öffentliche Aufträge),
• das JOUE, oder Amtsblatt der Europäischen Union,
• die PLACE, oder Plattform für staatliche Beschaffungen.

Es gibt auch Fachzeitschriften (journal d'annonces légales, oder JAL).

💡 Tipp: Verfeinern Sie Ihre Suche, um die öffentliche Ausschreibung zu finden, die zu Ihnen passt! Auf dem BOAMP können Sie beispielsweise bestimmte Kriterien auswählen und ein entsprechendes Alarmsystem einrichten, um die Ausschreibungen zu erhalten, die für Ihre Kompetenzen und Fähigkeiten am relevantesten sind:

• Wörter, die in der Bekanntmachung vorkommen,
• beschreibende Wörter,
• geografisches Gebiet,
• Schwellenwerte des Marktes usw.

Andererseits gibt es auch Online-Plattformen für private Ausschreibungen. Ein Beispiel ist die Website MarchésOnline.com, die über ein Sortiersystem verfügt, mit dem private Bauprojekte gezielt ausgewählt werden können.

💡 Gut zu wissen: Verhandelte öffentliche Aufträge unter 25.000 € erfordern nicht zwingend eine Bekanntmachung oder Ausschreibung. Wenn Sie keine Gelegenheit verpassen wollen, empfehlen wir Ihnen, sich bei den entscheidenden Stellen wie Rathäusern oder Gemeindeverbänden zu melden. Auf diese Weise können sie gegebenenfalls an Ihr Unternehmen denken.

Schritt 2: Laden Sie die Unterlagen für die Ausschreibung der Unternehmen herunter.

Die Unterlagen für die Konsultation der Unternehmen (oder DCE), die im Rahmen öffentlicher Aufträge gelten, werden den Wirtschaftsteilnehmern vom öffentlichen Auftraggeber oder der Vergabestelle zur Verfügung gestellt.

Sie sind in der Regel über die Ausschreibung einsehbar und enthalten alle Elemente, die für das Verständnis dessen, was vom Auftraggeber erwartet wird, nützlich sind, sowohl in administrativer als auch in technischer Hinsicht.

Es enthält auch mehrere Dokumente zum Herunterladen. Auch wenn sie von einer Akte abweichen können, finden wir in den meisten Fällen :

• die Ausschreibungsbedingungen (RC): Sie ergänzen den AAC und legen die Regeln der Ausschreibung für die Bewerber fest ;
  
  
• die Verpflichtungserklärung (Æ): Sie ist eine vom Wirtschaftsteilnehmer zu unterzeichnende Urkunde, die beweist, dass er den Klauseln der Dokumente oder Unterlagen des öffentlichen Auftrags zustimmt;
  
  
• das Heft mit den besonderen Verwaltungsbestimmungen (CCAP): Es enthält die verschiedenen Verwaltungsbestimmungen, die für den öffentlichen Auftrag spezifisch sind, und setzt sich aus verschiedenen Klauseln zusammen, wie z. B. :
  • die Liste der Vertragsunterlagen,
  • die Allozierung,
  • die Umweltklauseln,
  • Fristen und Modalitäten für die Zahlung usw. ;
    
    
• das Heft mit den besonderen technischen Klauseln (cahier des clauses techniques particulières, CCTP): Dieses Heft enthält die detaillierten Vorschriften für die Ausführung der Leistung. Es kann in Lose unterteilt werden, wenn die Ausschreibung der Allotmentpflicht unterliegt ;
  
  
• die Aufschlüsselung des Gesamt- und Pauschalpreises (DPGF): Dieses Dokument enthält Einzelheiten zur Aufschlüsselung des Preises im Rahmen eines Auftrags, der Pauschalpreisen unterliegt ;
  
  
• die Aufstellung der Einheitspreise (BPU): Dieses Dokument ist im Fall eines öffentlichen Auftrags vorhanden, der mit Einheitspreisen funktioniert. Man findet hier also die Produkte oder Bauwerksteile mit der Angabe des Einheitspreises für jedes dieser Produkte.
  
  
• das geschätzte Mengendetail (DQE): Ebenfalls im Kontext eines öffentlichen Auftrags mit Einheitspreisen kann dieses Dokument als Simulation (unter Berücksichtigung der Summe der geschätzten Mengen durch die Einheitspreise) definiert werden, um die Preise zu vergleichen.

Schritt 3: Analysieren Sie die Ausschreibungsunterlagen (Dossier de Consultation des Entreprises).

Wenn Sie alle diese Unterlagen beisammen haben, sollten Sie die Ausschreibungsunterlagen sorgfältig analysieren.

Dieser Schritt ist von grundlegender Bedeutung. Mithilfe dieser Übung können Sie beurteilen, ob es für Sie sinnvoll ist, sich an der Ausschreibung zu beteiligen.

Es wäre also schade, Ressourcen und Energie zu verschwenden, wenn sich das Vorhaben für Ihr Unternehmen nicht lohnt (z. B. weil der Markt nicht teuer genug ist und Sie viel reisen müssen).

Andererseits dient diese Analyse dazu, das Lastenheft sowie alle Elemente zu untersuchen, die geliefert werden müssen, um korrekt auf die Ausschreibung zu antworten und nicht Gefahr zu laufen, dass Ihre Bewerbung abgelehnt wird.

Dies geschieht insbesondere durch die Untersuchung der erforderlichen Kapazitäten (Anzahl der Mitarbeiter, Umsatz, Qualifikationen usw.) und der Auswahlkriterien.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, auf die Bewerbungsfrist zu achten, um sicherzustellen, dass Sie sich genügend Zeit für die Zusammenstellung einer soliden, konformen und verkaufsfähigen Bewerbung nehmen.

Schritt 4: Verfassen Sie Ihre Antwort auf die Ausschreibung - Bewerbungsunterlagen und Angebotsunterlagen.

Nachdem Sie nun alle Informationen und Einschränkungen, die Sie kennen müssen, im Kopf haben, ist es an der Zeit, Ihre Antwort auf die Ausschreibung zu verfassen.

Sie besteht aus zwei Teilen: den Bewerbungsunterlagen und den Angebotsunterlagen.

Die Bewerbungsunterlagen für die Ausschreibung

Mit diesen Unterlagen garantieren Sie dem Auftraggeber, dass Sie alle erwarteten Kriterien erfüllen, und zwar sowohl in finanzieller, wirtschaftlicher, technischer als auch in fachlicher Hinsicht.

Zunächst enthält die Akte eine ehrenwörtliche Erklärung des Bewerbers (Artikel R2143-1 bis R2143-4 des CCP), die belegt, dass er nicht unter einen der Fälle fällt, die ihm die Vergabe öffentlicher Aufträge verbieten.

Diese Akte enthält dann alle weiteren Unterlagen, anhand derer die finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit des Wirtschaftsteilnehmers beurteilt werden kann. Die einzureichenden Unterlagen müssen in einer gesetzlich festgelegten Liste enthalten sein. Dabei handelt es sich zum Beispiel um :

• Für die Bewertung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit:
  • Bilanzen oder Bilanzauszüge der letzten drei Jahre,
  • des Umsatzes in den letzten drei Geschäftsjahren,
  • Erklärungen der Banken usw.
    
    
• Für die Bewertung der technischen und beruflichen Fähigkeiten:
  • Referenzen über die in den letzten fünf Jahren durchgeführten Arbeiten,
  • Studiennachweise oder berufliche Befähigungsnachweise,
  • Einzelheiten zu den Werkzeugen, die für die Ausführung des Auftrags verwendet werden sollen, usw.

Die Angebotsunterlagen

Die Angebotsunterlagen sind das Dokument, an dem der Käufer am meisten interessiert ist. Sie muss daher sorgfältig verfasst und auf die Informationen im CCTP zugeschnitten sein.

Mit anderen Worten: In dieser Phase werden Sie sich wirklich " verkaufen".

Die Angebotsmappe enthält :

• Ein finanzielles Angebot, das alle preisrelevanten Dokumente (DPGF, BPU, DQE usw.) enthält.
  ☝️ Denken Sie daran, dass der Käufer höchstwahrscheinlich ein wirtschaftlich vorteilhaftes Angebot bevorzugen wird!
  
  
• Ein technisches Angebot. Mit diesem Angebot legen Sie dem Käufer die Mittel und Methoden dar, die Sie einsetzen, um das Ziel Ihres Projekts zu erreichen.
  Aus diesem Grund besteht es hauptsächlich aus einem technischen Bericht.

☝️ Der technische Bericht ist einer der wichtigsten Bestandteile einer Ausschreibungsantwort. Mit diesem Dokument zeigen Sie Ihre Stärken und die Mittel, die Sie eingesetzt haben, um den Käufer zufrieden zu stellen. Wir empfehlen Ihnen daher, es sorgfältig zu verfassen und für jede Bewerbung individuell anzupassen, zumal es Sie von einigen Konkurrenten unterscheiden kann, die preislich attraktiver sind.

💡 Beachten Sie: Um Zeit zu sparen und die Beantwortung von Ausschreibungen zu erleichtern, empfehlen einige Experten die Erstellung einer Standardbewerbungsmappe, die je nach den spezifischen Elementen jedes Angebots abgeändert werden kann (vor allem für den technischen Schriftsatz).

Schritt 5: Übermitteln Sie Ihre Antwort auf die Ausschreibung.

Wenn Ihre Bewerbungsunterlagen vollständig sind, übermitteln Sie sie vor dem in der Ausschreibung angegebenen Abgabetermin an den Auftraggeber.

❗Achtung: Seit dem 1. Oktober 2018 erfolgt der Prozess bei Ausschreibungen mit einem Wert von 25.000 € oder mehr über eine papierlose Antwort. Dieser Schwellenwert wurde im Januar 2020 auf 40 000 € angehoben.

Wie kann ich auf eine papierlose Ausschreibung antworten?

In diesem Rahmen werden die Unterlagen über eine spezialisierte Plattform für die Entmaterialisierung, das sogenannte Käuferprofil, übermittelt. Ihre Adresse wird in der Regel in der Ausschreibung angegeben.

💡 Gut zu wissen: Wir empfehlen Ihnen, parallel dazu eine Sicherheitskopie (auf Papier, USB-Stick etc.) innerhalb der gleichen Fristen wie die papierlose Version zu schicken, um eventuellen Funktionsstörungen (z. B. Computerviren) vorzubeugen, die den Käufer daran hindern könnten, auf Ihre Bewerbung zuzugreifen.

Schließlich sei noch angemerkt, dass in diesem Zusammenhang regelmäßig die Frage der elektronischen Signatur angesprochen wird. Auch wenn es sich nicht um eine gesetzliche Notwendigkeit handelt, wird sie häufig vom Käufer verlangt, um die Dokumente der Antwortunterlagen zu unterzeichnen. Außerdem wird sie ab dem endgültigen Angebot obligatorisch.

Daher ist es sinnvoll, sich mit einer Lösung für die elektronische Signatur auszustatten, wie sie z. B. Lex Persona anbietet. Eine dieser Lösungen ermöglicht es Ihnen, eine Software für elektronische Signaturen auf Ihrem Arbeitsplatz zu installieren, die mit Ihrem Zertifikat als natürliche Person verknüpft wird, und dann Ihre Dokumente einfach und rechtskonform zu unterzeichnen.

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Schritt 6: Lernen Sie aus Ihren Misserfolgen.

Ihre Bewerbungsunterlagen wurden weitergeleitet ... aber Ihr Angebot wurde leider abgelehnt. Ihre Arbeit endet hier jedoch nicht!

Denn wenn der Wirtschaftsteilnehmer dies verlangt, muss der Käufer in der Lage sein, ihm die Gründe für die Ablehnung sowie die Merkmale und Vorteile des ausgewählten Vorschlags mitzuteilen.

Auf diese Weise erkennen Sie Ihre Verbesserungsmöglichkeiten (unangemessene Preise, nicht verkaufsfördernde technische Unterlagen usw.), um Ihre künftigen Ausschreibungsantworten zu perfektionieren. Denn es ist nicht einfach, Aufträge zu gewinnen. Wenn Sie Erfahrung haben, werden Sie die passendsten Angebote herausfiltern, bessere und aussagekräftigere Unterlagen erstellen und Ihr Wachstum ankurbeln können.