Revolutionieren Sie die Verwaltung Ihrer digitalen Assets mit einer DAM-Lösung!
Wenn ein Unternehmen viele Marketing- oder Kommunikationsinhalte produziert und/oder häufig mit Externen zusammenarbeitet, kann der Umgang mit seinen Medien schnell zu einer echten Herausforderung werden.
Wie lassen sie sich einfach speichern, organisieren und weitergeben? Wie kann man ein starkes Markenimage aufrechterhalten, wenn die Medien, die die Marke repräsentieren, immer zahlreicher und komplexer werden?
Indem man eine DAM-Lösung verwendet.
Diese Art von Tool ist für Organisationen, die mit großen Herausforderungen bei der Verwaltung ihrer digitalen Assets konfrontiert sind, unumgänglich geworden. Und wenn Sie auf diesen Artikel stoßen, wetten wir, dass Sie mehr über das Thema erfahren möchten 😉.
Was ist eine Software für Digital Asset Management und welche Funktionen beinhaltet sie ? Welche Vorteile ergeben sich aus ihrer Nutzung? Wie wählt man eine DAM-Lösung aus?
Folgen Sie dem Leitfaden 👉.
Was ist ein DAM?
Das Akronym DAM steht für Digital Asset Management (Verwaltung digitaler Vermögenswerte) und definiert eine Kategorie von Software, die dazu dient, :
- speichern;
- zu verwalten;
- teilen;
- alle digitalen Ressourcen eines Unternehmens zu verbreiten.
Es gibt verschiedene Arten von Assets, die von DAM-Lösungen unterstützt werden, darunter :
- Bilder, seien es Fotos, Illustrationen, Logos usw. ;
- Videos ;
- Audiodateien ;
- Drucksachen/PDFs ;
- Werbebanner ;
- Vorlagen und Schablonen ;
- 3D-Dateien usw.
💡 Wissenswert: Manchmal findet man DAM auch unter anderen Bezeichnungen, wie Fotothekensoftware oder Media Center.
Diese Werkzeuge, die ursprünglich einfache Speicher waren, haben sich als Antwort auf die Herausforderungen, die mit der Vervielfältigung digitaler Inhalte in Unternehmen verbunden sind, weiterentwickelt und bereichert. Heute beinhalten sie erweiterte Funktionen wie die Bearbeitung von Medien (z. B. Zuschneiden) oder die Integration mit anderen Branchenlösungen wie dem PIM.
Für wen ist eine DAM-Lösung geeignet?
Eine DAM-Lösung ist in erster Linie für Marketing- und Kommunikationsabteilungen gedacht, die normalerweise im Rahmen ihrer Kampagnen mit digitalen Assets umgehen müssen.
Die Rentabilität des Tools hängt jedoch von der Produktion einer großen Menge an Inhalten, der regelmäßigen Zusammenarbeit mit Externen oder der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Einheiten innerhalb einer Gruppe ab.
💡 Wissenswertes: Software für Digital Asset Management ist besonders nützlich für international tätige Organisationen, da sie die Arbeit zwischen geografisch verteilten Teams erleichtert. Darüber hinaus enthält sie oft Funktionen, die das lokale Marketing unterstützen, d. h. die Umsetzung von Maßnahmen, die auf die Besonderheiten jedes Landes zugeschnitten sind.
Was bewirkt DAM-Software im Hinblick auf die geschäftlichen Herausforderungen?
DAMs dienen Marketing- und Kommunikationsabteilungen, die mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert sind, die sich aus den neuen Marktrealitäten ergeben:
- Die Zunahme des Informationsvolumens und der Anzahl der Verbreitungskanäle: Das DAM zentralisiert alle digitalen Assets an einem Ort;
- Die Notwendigkeit einer stärkeren Personalisierung von Kampagnen: Das DAM bietet einen organisierten Zugang zu Inhalten, die für verschiedene Zielgruppen geeignet sind, und erleichtert so die Erstellung zielgerichteter Botschaften;
- die Notwendigkeit, an seinem Markenimage zu arbeiten und es aufzuwerten: Das DAM hält die Konsistenz und Qualität der Branding-Materialien aufrecht ;
- Optimierung der Arbeitszeiten zur Steigerung der Produktivität: DAM verhindert, dass Zeit für die Suche nach Inhalten oder das Teilen von Informationen verloren geht;
- Sicherheitsanforderungen und Rechtemanagement: Das DAM schützt sensible Dateien und kontrolliert den Zugriff auf Daten.
😀 Alles in allem ermöglicht eine Digital Asset Management-Lösung ein effizienteres Arbeiten, sei es in Bezug auf die Produktivität oder die Relevanz der eingeleiteten Marketingmaßnahmen.
5 Vorteile einer DAM-Lösung unter der Lupe
#1 Eine bessere Verwaltung der digitalen Assets
Eine bessere Verwaltung der digitalen Assets ist zweifellos der größte Vorteil einer DAM-Lösung.
Wir haben gerade gesehen, dass sich die Menge der zu verarbeitenden Informationen, aber auch die Kanäle, über die sie laufen, in den letzten Jahren vervielfacht haben: soziale Netzwerke, Print- oder Onlinemedien, Website, Plakate, E-Mailing..... Kurzum, es werden nun Werkzeuge benötigt, die sie effizient verarbeiten und organisieren und gleichzeitig den Verlust oder die Beschädigung von Dateien verhindern können.
Gleichzeitig ist mit einem DAM die Zeit vorbei, die man mit der stundenlangen Suche nach bestimmten Medien verschwendet, denn es ermöglicht :
- die Medien nach Ihrer eigenen Logik zu ordnen, indem Sie sie z. B. mit Schlagwörtern kategorisieren ;
- die benötigten Assets mithilfe von erweiterten Suchfunktionen, die verschiedene Kriterien berücksichtigen, schnell zu finden.
Das Ergebnis ist eine schnellere Produktion von Marketingkampagnen oder Produktdatenblättern, die Ihre Rentabilität steigert.
#2 Reibungslosere Zusammenarbeit
Mit einer DAM-Lösung wird das Teilen von Dateien (auch von großen Dateien ) einfacher, da alles zentral in einem einzigen Raum gespeichert wird.
👉 Dies ist ein wichtiges Argument, wenn Sie externe Dienstleister beauftragen, mit denen Sie den Informationsaustausch so reibungslos wie möglich gestalten möchten, ohne dabei die Sicherheit Ihrer Daten zu gefährden.
Darüber hinaus ermöglicht das DAM die Einrichtung automatisierter Workflows, sodass Sie keine Zeit mit der Überprüfung und Freigabe von Dokumenten verlieren.
#3 Mehr Sicherheit und Compliance
Keine geeignete Software zu verwenden, bedeutet auch, das Risiko einzugehen, dass Unternehmensinhalte unsicher gespeichert werden. Und das ist angesichts der zunehmenden Gefahr von Cyberangriffen ein echtes Problem 🏴☠️!
Glücklicherweise können Sie sich auf DAM-Software verlassen, die an Sicherheitsprotokollen nicht spart und Ihre Daten in einer geschützten Infrastruktur unterbringt. Darüber hinaus enthalten sie in der Regel Funktionen wie :
- Rechte- und Zugriffsverwaltung, um sicherzustellen, dass eine bestimmte Person nur autorisierte Dokumente aufruft und/oder bearbeitet - nicht mehr, aber auch nicht weniger;
- Rückverfolgbarkeit, um zu wissen, wer was wann geändert hat, und um bei Bedarf auf frühere Versionen zurückgreifen zu können.
Schließlich bieten Digital Asset Management-Plattformen die Möglichkeit, einer Datei bestimmte Nutzungsbedingungen zuzuordnen. Damit soll sichergestellt werden, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit dem geistigen Eigentum (Bildrechte, Urheberrechte usw.) eingehalten werden.
#4 Eine starke und kohärente Marke
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen groß oder klein ist, ob es mehrere Marken oder Tochtergesellschaften hat, stellt sich oft die Frage, wie Sie Ihr Marketing stets einheitlich gestalten können.
Es ist möglich, mit einer DAM-Lösung ein einheitliches Datenrepository zu erstellen. Auf diese Weise stellen Sie bei allen Beteiligten denselben Informationsstand bereit und sorgen so dafür, dass die Assets an die Unternehmensrichtlinien angepasst werden.
Letztendlich trägt eine Digital Asset Management-Software positiv zu Ihrem Markenimage bei, indem sie Ihnen die Mittel an die Hand gibt, eine starke und beständige visuelle Identität zu entwickeln.
#5 Eine Berücksichtigung lokaler und individueller Besonderheiten.
Markenkonsistenz bedeutet jedoch nicht, dass die gestiegenen Erwartungen der Verbraucher in Bezug auf die Personalisierung nicht berücksichtigt werden.
Durch die Beschleunigung und Verbesserung der kreativen Prozesse, die sich aus dem Einsatz eines Digital Asset Management-Tools ergeben, verfügen die Teams über mehr Bandbreite und technische Mittel, um gezieltere Inhalte zu erstellen.
Darüber hinaus vereinfacht DAM den Umgang mit lokalen Besonderheiten in Ihrer Marketingstrategie:
- Sie erhalten einen besseren Überblick über die mit jedem Land verbundenen Compliance-Themen;
- Sie profitieren von speziellen Funktionen für die Bearbeitung lokalisierter Versionen von Assets, die kulturelle oder sprachliche Besonderheiten berücksichtigen.
Die wichtigsten Funktionen eines IT-DAM
Die Funktionen eines DAM variieren natürlich von einer Lösung zur anderen. Hier sind dennoch die gängigsten 👉 :
- die Zentralisierung von digitalen Assets innerhalb einer einzigen Schnittstelle, selbst wenn es sich um eine große Anzahl handelt ;
- Metadatenmanagement, bei dem digitale Assets mit beschreibenden Informationen versehen und organisiert werden;
- erweiterte Suche und Suche mit mehreren Kriterien ;
- die Kontrolle des Zugriffs und der Berechtigungen der Nutzer ;
- Versionierung und Änderungshistorie, um eine bessere Nachvollziehbarkeit der Aktionen zu gewährleisten ;
- Einrichtung automatisierter Arbeitsabläufe, um u. a. Genehmigungsprozesse zu beschleunigen ;
- die Konvertierung von Dateiformaten ;
- die Integration des DAM mit Ihren anderen Geschäftslösungen, wie z. B. Ihrem PIM oder Ihrer E-Commerce-Software;
- Werkzeuge zur Medienbearbeitung (Beschneiden, Größenänderung, Bearbeiten usw.) ;
- Optionen für die Zusammenarbeit, z. B. die Möglichkeit, Anmerkungen oder Kommentare hinzuzufügen ;
- Berichterstattung und Analysen ;
- Verwaltung der mit jedem Medium verbundenen Rechte und Lizenzen ;
- die sichere gemeinsame Nutzung selbst großer Dateien ;
- Sicherung und Wiederherstellung von Daten ;
- die Verfügbarkeit einer mobilen Version Ihrer DAM-Lösung.
Was ist der Preis einer DAM-Lösung?
Die Antwort auf diese Frage erscheint komplex, da die Preise je nach den angebotenen Funktionen und Ihren tatsächlichen Bedürfnissen stark variieren.
So können DAM-Lösungen für kleine Unternehmen bereits ab etwa 50 € pro Monat angeboten werden, während robustere Software für große Organisationen mehrere Tausend Euro pro Jahr kosten kann.
Wir empfehlen Ihnen, sich direkt mit den Anbietern dieser Plattformen in Verbindung zu setzen, um ein individuelles Angebot zu erhalten. Sie müssen dann nur noch Ihre Berechnungen anstellen, um die Software zu finden, die die beste Investitionsrendite verspricht.
💡 Beachten Sie : Wenn Sie aus Kostengründen Open-Source-DAMs in Betracht ziehen (deren Lizenzen oft kostenlos sind!), achten Sie auf die Kosten, die mit der Implementierung, der Wartung oder dem technischen Support verbunden sein können.
Wie wählt man eine Software für Digital Asset Management aus?
Um Ihre DAM-Software auszuwählen, sollten Sie sich zunächst mit der Frage der Funktionalität beschäftigen. Wie bereits erwähnt, gibt es eine ganze Reihe von Funktionen. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die Sie für die Bedürfnisse Ihrer Organisation und deren Größe als wesentlich erachten.
Anschließend müssen Sie weitere Kriterien beachten, insbesondere :
- die Art des Hostings 👉 Ihr Herz wird schwanken zwischen :
- einem SaaS-DAM, zu dessen Stärken die Übernahme von Updates durch den Hersteller gehört ;
- einem On-Premise-Hosting auf Ihren Servern, das Ihnen die volle Kontrolle garantiert, aber Ressourcen für die Wartung erfordert;
- die Skalierbarkeit der Software, d. h. ihre Fähigkeit, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen und ein wachsendes Volumen an Vermögenswerten zu verarbeiten ;
- die Möglichkeit, das System an Ihre spezifischen Gegebenheiten anzupassen;
- die Einfachheit der Lösung 👉 achten Sie auf die intuitive Benutzeroberfläche und prüfen Sie die Verfügbarkeit von Schulungsressourcen für die Benutzer ;
- Datenschutz 👉 Bevorzugen Sie ein System, das Ihre Daten auf einem Server in Europa mit hohen Sicherheitsstandards hostet;
- die Qualität des Kundensupports 👉 er sollte bei Problemen verfügbar sein und schnell reagieren.
Vor allem aber sollten Sie während Ihres (oft komplexen!) DAM-Projekts eine echte Begleitung erhalten, sei es bei der Formalisierung Ihrer Anforderungen, der Einführung der Lösung oder auch der Annahme der Software durch die Nutzer.
🛠️ Beispiel einer DAM-Lösung :
Ephoto Dam ist seit über 18 Jahren auf dem Markt und eine robuste Plattform für KMUs, ETIs und Großunternehmen. Sie ist sehr umfassend und zentralisiert alle Schlüsselfunktionen eines guten DAM: Hosting und Suche nach digitalen Inhalten, gemeinsame Nutzung von Assets, Workflows, Rechteverwaltung etc. Das alles über eine dynamische und anpassbare Benutzeroberfläche, die sich Ihren Bedürfnissen anpasst. Darüber hinaus machen die zahlreichen integrierten Plug-ins (Microsoft Office, Adobe Creative Cloud usw.) die Software zu einem ergonomischen Werkzeug, mit dem Sie die Effizienz bei der Verwaltung Ihrer digitalen Assets steigern können.
👉 Entdecken Sie hier unsere Auswahl der besten Software für das Digital Asset Management.
Zum Abschluss: Wie kann Ihr DAM-Projekt erfolgreich sein?
Sind Sie von den Vorteilen einer Digital Asset Management-Lösung überzeugt und bereit, den nächsten Schritt zu wagen?
Zum guten Schluss dieses Artikels 🎉 finden Sie hier 6 Tipps, die Sie befolgen sollten, um Ihr DAM-Projekt erfolgreich abzuschließen, d. h. um sicherzustellen, dass Sie sowohl die richtige Software auswählen als auch die Implementierung in Ihrem Unternehmen erfolgreich durchführen können 👉.
- Bevor Sie loslegen, sollten Sie gemeinsam mit den betroffenen Teams genau ermitteln, was Sie mit Ihrer DAM-Lösung erreichen wollen, um Ihre Entscheidungen zu lenken.
- Beziehen Sie alle Beteiligten, insbesondere die Endnutzer, von Anfang an mit ein. Nur wenn Sie deren Bedürfnisse verstehen, können Sie eine erfolgreiche Einführung gewährleisten.
- Vergleichen Sie die möglichen Optionen gründlich und scheuen Sie sich nicht, Produktdemonstrationen anzufordern oder kostenlose Testversionen auszuprobieren.
- Planen Sie die Implementierung sorgfältig, indem Sie einen detaillierten Zeitplan mit Meilensteinen und zugewiesenen Ressourcen aufstellen.
- Führen Sie Schulungen für die Benutzer durch - ein obligatorischer Schritt, um das DAM in vollem Umfang nutzen zu können.
- Bewerten Sie die Ergebnisse Ihres Projekts, insbesondere die Auswirkungen der Lösung auf die Leistung des Unternehmens.
Mit diesen Empfehlungen sind Sie bereit, Ihre Medien auf die nächste Stufe zu heben und sie nicht mehr als bloße Ressourcen, sondern als starke Säulen Ihrer Marketing- und Kommunikationsstrategien zu betrachten 💪!
Artikel übersetzt aus dem Französischen