Worauf muss man bei personalisierten E-Mails achten?

E-Mails sind als Kommunikationsmittel aus unserem privaten und professionellen Alltag nicht mehr wegzudenken. Schnelle Informationsübermittlung, Kundenbindung und Austausch über Neuigkeiten, Angebote und relevante Themen. E-Mails sind ein wichtiger Teil einer erfolgreichen Kommunikationsstrategie. Durch richtig platzierte Personalisierung in den E-Mails kann die Relevanz für den Empfänger noch weiter gesteigert werden.

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Was ist eine personalisierte E-Mail?

Bei einer personalisierten E-Mail handelt es sich um eine E-Mail, die auf den Empfänger individuell zugeschnitten ist, ihn persönlich anspricht und deutlich macht, dass diese E-Mail ganz eindeutig für ihn bestimmt ist. Die Charakteristiken der E-Mail und die übermittelten Informationen sind exakt an die Interessen des Empfängers angepasst.

Vorteile der E-Mail-Personalisierung

Durch die Personalisierung der E-Mail steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger die E-Mail auch wirklich öffnet. Die Klickrate erhöht sich, da das Interesse des Empfängers da ist und sich seine Neugierde weckt. Zudem spricht jeder auf Persönlichkeit und Exklusivität an, wenn sich die E-Mail klar von einer Massenmail abhebt, ist dies für den Empfänger interessant und einen Blick wert.

Eine kundenspezifische Anrede erhöht die Relevanz Ihrer E-Mail und die Vermittlung Ihrer Inhalte kommt wie gewünscht an und landet nicht im Papierkorb. Das Verfassen von E-Mails erfordert Zeit und bedarf einer vorab durchgeführten strukturierten Analyse der Zielgruppe. Nur dann können personalisierte E-Mails ihre Wirkungskraft entfalten.

Zudem wirkt der Absender, oft ein Unternehmen, nahbar und menschlich und weniger wie eine distanzierte Maschine. Auch die Empfänger fühlen sich durch personalisierte E-Mails menschlich behandelt und wertgeschätzt und verspüren mehr Lust, interaktiv zu werden.

Was ist bei einer personalisierten E-Mail zu beachten?

Primär geht es darum, die Empfänger individuell anzusprechen und die für jeden einzelnen relevanten Themen hervorzuheben. Das hört sich jetzt nach sehr viel Zusatzarbeit an, aber mit den richtigen Tipps und einer Software, die Prozesse vereinfachen kann, ist es nur ein geringer Mehraufwand mit großem Erfolg.

Die Do‘s der E-Mail-Personalisierung

Wir bieten mit einer Übersicht über die Do‘s eine Hilfestellung, um Ihre E-Mails zu optimieren.

• Auf die richtige Software setzen

  Als ersten Schritt gilt es, die richtige Software für Ihr E-Mail-Marketing auszuwählen. Nehmen Sie sich Zeit und wählen Sie den idealen Partner für Ihre Ideen und Ansprüche im Bereich E-Mailing aus.

• Vorliegende Daten nutzen

  Der Großteil der E-Mailing-Softwares gibt genaue Auskünfte über die Öffnungsraten Ihrer E-Mails, welche Links geklickt wurden, welche Segmentierung erfolgreich war und vieles mehr. Diese Statistiken sollten als Basis für personalisierte E-Mails angesehen und genutzt werden.

  Ebenso werden Daten wie Vor- und Nachname, Geschlecht, Wohnort usw. bei Online-Einkäufen auf der Website gesammelt und können dann mit Softwareprogrammen automatisch in die zu versendenden personalisierten E-Mails integriert werden.

• Augenmerk auf die Betreffzeile
  Die Betreffzeile Ihrer E-Mail ist das Aushängeschild Ihrer Nachricht. Wenn die Benachrichtigung am Computer oder am Smartphone aufscheint, entscheiden die ersten Worte im Betreff, ob die E-Mail direkt geöffnet wird oder nicht. Mit Persönlichkeit, Exklusivität und dem Wecken der Neugierde durch interessante Themen und Informationen individuell abgestimmt, wird die E-Mail zum Erfolg und führt zu einer erhöhten Öffnungsrate sowie Verkaufsrate.

• Machen Sie den Test

  E-Mail-Marketing muss fehlerfrei sein. Insbesondere bei einer personalisierten E-Mail dürfen sich keine Fehler in der Betreffzeile, Anrede, Inhalt sowie der Darstellung von grafischen Elementen und dem E-Mail-Körper an sich einschleichen. Es wirkt unseriös und laienhaft und kann zum Verlust von Kunden führen.

Die Don’ts der E-Mail-Personalisierung

Nehmen Sie sich die folgenden Tipps und Empfehlungen zu Herzen!

• Fehlerhafte Versendung der Information

  Heutzutage sind Kunden immer besser über die Tricks im Marketing informiert. Personalisierte E-Mails sind mittlerweile großflächig bekannt und erzielen ihre Erfolge, schleichen sich jedoch Fehler mit Geschlecht, Namen und Interessengebieten ein, ist der Effekt fatal. Die Empfänger fühlen sich verhöhnt. Es fliegt auf, dass die Personalisierung auch automatisiert ist und dies noch dazu fehlerhaft. Die Folge ist Frustration und Enttäuschung beim Kunden. Soll heißen, eine schlechte Personalisierung hat eine besonders negative Wirkung, die zum Verlust des Kunden führen kann. Machen Sie die nötige Arbeit vorab und sammeln Sie hochwertiges Datenmaterial über Ihre Zielgruppe, andernfalls sollten Sie auf die Personalisierung verzichten.

• Es mit der Personalisierung übertreiben
  Wie mit allem im Leben geht es um die richtige Dosis. Personalisierte E-Mails sind sehr wirkungsvoll, sollten aber in Maßen eingesetzt werden. Zuviel wirkt aufgesetzt und verliert den persönlichen Aspekt, ein Gefühl von Automatisierung und Distanz macht sich breit. Die Wortwahl und die Menge an personalisierten Aspekten in der E-Mail sollten moderat angewendet werden und dadurch zu richtigen Wow-Momenten für den Empfänger werden.

• Datenschutz und rechtliche Grundlagen ignorieren

  Greifen Sie auf die vorliegenden Daten zurück und verschicken Sie personalisierte E-Mails, die beim Empfänger genau ins Schwarze treffen. Respektieren Sie allerdings den Datenschutz und die rechtlichen Grundlagen, Ihre Kunden und Empfänger fühlen sich hintergangen, wenn Sie nicht Ihre Zustimmung zur Nutzung Ihrer Daten gegeben haben, aber diese trotzdem verwendet werden.

• E-Mails von einer noreply-Adresse versenden
  Kreieren Sie eine funktionierende E-Mail-Adresse als Absender für Ihre E-Mails. Geben Sie Ihrer Zielgruppe bei Bedarf die Möglichkeit, mit Ihnen in Kontakt zu treten und positive sowie negative Rückmeldungen an Sie senden zu können. Eine noreply-Adresse wirkt unseriös und wirft Fragen über Ihre Absichten auf. Für eine langfristig funktionierende Kundenbindung braucht auch der Absender ein Gesicht, denn eine persönliche Ebene wird nur erreicht, wenn beide Seiten ehrlich sind.

So könnte eine personalisierte E-Mail mit Platzhaltern aussehen. Die E-Mailing-Software fügt dann die entsprechenden Informationen mithilfe der Datenbank ein und die E-Mail ist dann perfekt auf seine Empfänger abgestimmt.

Betreffzeile: [Vorname] hier ist dein Weihnachtsgeschenk!

Inhalt: Hallo [Vorname], wir haben in der Weihnachtszeit für unsere Kunden in [Wohnort] eine besondere Überraschung, um dich in Weihnachtsstimmung zu bringen. Nutze unseren Rabattcode „Weihnachten“ und spare 15 % auf deinen nächsten Einkauf. Genieße die Feiertage, [Vorname]! Dein Team von XX

Beim Empfänger kommt eine personalisierte E-Mail wie folgt an:

Betreffzeile: Stefan, dein neuer Lieblingspulli ist verfügbar

Inhalt: Lieber Stefan, wir schicken dir kurz vor dem Wochenende einen Überblick über unsere neuen Pullis im Sortiment. Mach es dir gemütlich und durchstöbere unsere Auswahl. Bis bald dein Team XX

Betreffzeile: Lisa, wir haben deine Tickets

Inhalt: Liebe Lisa, das Warten hat ein Ende! Deine Tickets für das Rolling Stones‘ Konzert in München sind abholbereit. Frisch gedruckt warten sie auf dich!

Keep on rockin‘!

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Kurz zusammengefasst

Personalisierte E-Mails haben eine große Wirkung und können ein zentraler Faktor für die Performance eines Unternehmens sein. Mit einer exakt abgestimmten Kommunikation für die jeweils entsprechende Zielgruppe kann sich die Benutzererfahrung gravierend verbessern und die Kunden haben Lust, die E-Mails zu lesen und folglich (Kauf-)Handlungen zu tätigen.

Abgestimmte Inhalte und direkte Ansprachen erlauben die Entwicklung einer persönlichen Kundenbindung. Ein freundschaftliches Band, das, wenn einmal etabliert, oft für einen sehr langen Zeitraum bestehen bleibt. Hat man erst einmal eine persönliche Bindung etabliert, möchten beide Seiten diese aufrechterhalten. Schafft man die relevanten Inhalte für die Zielgruppe herauszufiltern, werden E-Mails nicht als lästiger Spam angesehen, sondern als Quelle der Inspiration mit einem klaren Mehrwert.

Verschickt man eine E-Mail, ist das Ziel, dass diese E-Mail auch vom Empfänger geöffnet wird. Der Erfolg und die Wirksamkeit eines Kommunikationsmittels werden an der Öffnungsrate festgemacht. Eine Mail, die direkt im Papierkorb landet, ist eine Verschwendung an Zeit, Ressourcen, Geld und Energie. Personalisierte E-Mails haben eine nachgewiesen erhöhte Öffnungs- und Klickrate im Vergleich zu nicht personalisierten E-Mails. Und das hat eine höhere Verkaufsrate zur Folge, da Kunden und Kundinnen persönlich angesprochen werden und dadurch die Kauflust erhöht wird.

Personalisierte E-Mails zählen heutzutage zum Standard-Repertoire in jeder Kommunikationsabteilung. Die Frage ist also nicht, ob E-Mails personalisiert werden sollen, sondern wie man die Personalisierung richtig optimiert und erfolgreich anwendet.