Wie erstellt man einen Serienbrief? In 5 Schritten

Durch die Digitalisierung sind einige Schritte in der Online-Kommunikation vereinfacht worden. Der Serienbrief in Outlook ist ein gutes Beispiel, der durch Automatisierungsprozesse mit weniger Aufwand effektive Wirkung zeigen kann. Wenn Sie an mehrere Empfänger die gleiche E-Mail schicken möchten, können Sie mit dem Serienbrief die Anrede automatisch personalisieren, der Inhalt bleibt für jeden gleich. Es ist ein Kommunikationsmittel, um Informationen zu versenden und Produkte und Dienstleistungen zu bewerben.

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Struktur und Aufbau für einen Serienbrief

1: Vorbereitung Ihrer Adressliste

Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Serienbriefes loslegen, müssen Sie Ihre Adressliste der Empfänger entsprechend aufbereiten. Die Adressliste dient als Datenquelle. Damit Outlook den Befehl eines Serienbriefs entsprechend ausführen kann und Ihre Empfänger wie gewollt persönlich angesprochen werden sollen, müssen alle Informationen korrekt im System eingegeben sein. Wenn Sie eine persönliche Anrede mit „Sehr geehrte Frau“ und „Sehr geehrter Herr“ für Ihren Serienbrief möchten, müssen Sie das Wort „Frau“ oder „Herr“ in das Namensfeld des Empfängers schreiben. Outlook kann selbst nicht das Geschlecht des Empfängers identifizieren und braucht diesbezüglich genaue Angaben. Dieser Zusatz muss händisch bei jedem Kontakt hinzugefügt werden. Er ist aber unabdingbar, da Outlook mithilfe dieser Information die richtige Anrede steuert.

Sie können dann Ihre Kontakte segmentieren und in verschiedene Gruppen einteilen, damit das Versenden der Serienbriefe schneller geht. Sobald Sie einen Serienbrief starten, können Sie dann entweder aus den vorgefertigten, gefilterten Gruppen auswählen oder einzelne Kontakte markieren.

2: Vorbereitung Ihres Hauptdokuments

Sobald die Vorbereitung der Datenquelle abgeschlossen ist, geht es mit der Erstellung des Dokuments weiter. Bedenken Sie, dass Outlook für diesen Schritt Zugriff auf Microsoft Word braucht, normalerweise sind aber beide Programme im Office Paket von Microsoft enthalten.

3: Starten Sie den Seriendruck

Nun klicken Sie auf Start und wählen die Aktion Serien-E-Mails aus. Im sich öffnenden Fenster können Sie die gewünschten Kontakte für den Serienbrief auswählen, Sie können ein neues Dokument erstellen oder das vorbereitete Hauptdokument auswählen, den Dokumenttyp einstellen und die Betreffzeile formulieren. Wenn Sie den zu verschickenden Text an dieser Stelle aufbereiten möchten, wird sich mit Abschluss dieser Etappe Word öffnen.

4: Personalisierte Anrede

Im Word-Dokument sollten Sie den Text ohne Grußformel formulieren, hier kommt die Schlüsselfunktion bei Serienbriefen zum Einsatz. In Microsoft Word müssen Sie nun in der Registerkarte auf „Sendungen“ klicken und dort „Regeln“ auswählen. Im Dropdown-Menü klicken Sie dann auf „Wenn…Dann…Sonst“.

Das Bedingungsfeld öffnet sich und Sie können für den Feldnamen “Anrede” die gewünschten Informationen einfügen, damit am Ende „Sehr geehrte Frau“ oder „Sehr geehrter Herr“ in Ihrer E-Mail-Grußformel steht.

5: Serienmail in Outlook mit individueller Ansprache: Name und Vorname

Für eine wirkungsvolle Personalisierung Ihrer E-Mails braucht es auch den Vornamen und Nachnamen (abhängig von Ihrem Level an Formalität in Ihrer Unternehmenskommunikation). Mit ein paar Klicks ist das schnell erledigt. Im Word-Dokument gibt es den Befehl „Seriendruckfeld einfügen“. Im sich öffnenden Fenster wählen Sie dann die Felder „Vorname“ und „Nachname“ aus. Für eine ansprechende Optik müssen Sie dann noch ein Leerzeichen zwischen „Vorname“ und „Nachname“ setzen und ein Komma am Schluss einfügen.

Die Anrede sieht dann wie folgt aus:

„Sehr geehrter Herr <> <>,

Wir freuen uns, Sie zu unserem Sommer-Cocktail einladen zu dürfen. …..„

Sie können den Serienbrief direkt nach Fertigstellung Ihrer personalisierten Anrede mit der Option „E-Mail-Nachricht senden“ an Ihren ausgewählten E-Mail-Verteiler verschicken. Um Fehler zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, sich unbedingt die „Vorschau Ergebnisse“ genau anzusehen, um Fehler noch vor dem Senden beheben zu können.

Als weitere Hilfestellung empfehlen wir Ihnen, sich das Video von Microsoft Office anzusehen und der Anleitung im Tutorial zu folgen.

Vor- und Nachteile von Serienbriefen mit Outlook

Wieso ist es sinnvoll, Serienbriefe zu versenden und welche negativen Aspekte gibt es bei diesem Kommunikationsmittel zu beachten?

Die großen Vorteile:

• Kostenloser Zusatznutzen

  Viele nutzen das Angebot von Microsoft Office, das auch Microsoft Outlook und Microsoft Word beinhaltet. Ohne zusätzliche Kosten kann das Potenzial des E-Mail-Versand-Dienstes voll ausgeschöpft werden und die E-Mail-Kommunikation im ersten Schritt etwas personalisieren.

• Wenig Aufwand für Personalisierung
  Mit einigen wenigen Schritten kann die personalisierte Anrede in Ihr E-Mail-Programm integriert werden und dort langfristig gesichert bleiben. Einmal aufgesetzt, können Sie die persönliche Grußformel mit wenigen Klicks für das Versenden von Informationen an gefilterte Gruppen nutzen.

• Bietet sich für kleinere E-Mail-Verteiler an
  Serienbriefe in Outlook werden gerne für die interne Firmenkommunikation verwendet. Hier geht es nicht um Klicks und Öffnungsraten, sondern einen sympathischen Informationsaustausch innerhalb eines Unternehmens. Auch für Vereine, Schulen und Universitäten, die weniger Budget haben, bietet sich diese Funktion an.

Die negativen Punkte:

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• Spam-Risiko

  Outlook ist primär für die Nutzung von Privatpersonen gedacht und hat darum ein Filtersystem für Nachrichten, die dieser Grundlage nicht entsprechen. Serienbriefe können demnach als Spam kategorisiert werden und landen dann im schlimmsten Fall direkt im Papierkorb.

• Darstellungsprobleme
  Da der Serienbrief in Microsoft Word erstellt wird, erhält er einen inkompatiblen HTML-Code, der beim Empfänger mit einer veralteten Outlook-Version den Serienbrief nicht richtig angezeigt bekommt. Das ist eine unerfreuliche Nutzererfahrung.

• Keine Performance-Analysen
  Als Unternehmen möchte man den Erfolg von umgesetzten Initiativen messen und analysieren. Besonders im Marketing und der Kommunikation dreht sich alles um Öffnungs- und Klickraten. Jede E-Mail, die versendet wird, hat ein klares Ziel. Die Initiativen des E-Mail-Marketings setzen auf Kundenbindung und Umsatzsteigerung. Mit Serienbriefen von Outlook hat man keine Auskunft über die Erfolgsquote der versendeten E-Mails. Für die Umsetzung einer strategischen E-Mail-Marketing-Kampagne bietet sich der Serienbrief also ganz klar nicht an. Eine Investition in eine E-Mailing-Software mit Analyse-Funktion der Performance ist unabdingbar.

• Beschränkende Obergrenze
  Mit Microsoft Outlook können Sie Ihre E-Mails nur an eine beschränkte Empfängerliste von 500 Empfängern versenden.

• Keine Empfängerverwaltung
  Die Empfänger haben keine Möglichkeit, sich von dem Newsletter abzumelden beziehungsweise aus dem E-Mail-Verteiler auszutreten. Dieser Faktor wird als unseriös angesehen und widerspricht im E-Mail-Marketing auch der gesetzlichen Rechtslage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), wo jedem Empfänger jederzeit die Möglichkeit gegeben werden muss.

Serienbriefe in Outlook sind eine interessante Funktion, um für kleine Gruppen und Empfängerlisten Informationen, Einladungen und Neuigkeiten mit etwas Persönlichkeit zu teilen. Als Teil einer Marketing-Strategie sollten Serienbriefe in Outlook nicht angewendet werden, da die Möglichkeiten bezüglich Gestaltung und Design sowie die fehlende Evaluation nicht die gewünschten Ziele erbringen werden.