Wie man in 10 Schritten eine unvergessliche Geschäftsveranstaltung organisiert

Wie organisieren Sie eine öffentliche oder private Veranstaltung im Auftrag Ihres Unternehmens?

Indem Sie sich auf die besten Gepflogenheiten stützen.

Denn obwohl es eine Vielzahl von professionellen Veranstaltungen gibt (Messen, Kongresse, Tag der offenen Tür, Seminare, Teambuilding, Betriebsfeiern, Konferenzen, Schulungen, Cocktailpartys usw.), lassen sich die verschiedenen Phasen ihrer Entstehung identifizieren.

Wenn Sie sich an diese Phasen halten, haben Sie eine klare Vorstellung von der Organisation Ihrer geschäftlichen Veranstaltung und können sich entspannt zurücklehnen. Ein guter Organisator weiß: Eine schlecht geplante Veranstaltung kann zu einem steinigen Weg werden.

Um Sie vor einigen Stolpersteinen zu bewahren, lesen Sie unsere Checkliste mit bewährten Methoden für die Organisation von Veranstaltungen!

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Schritt 1: Legen Sie die Ziele und das Format Ihrer Veranstaltung fest.

Die Fragen, die Sie sich stellen sollten

Die allererste Frage, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie eine geschäftliche Veranstaltung organisieren: Warum tun Sie das?

• Den Bekanntheitsgrad Ihrer Marke steigern?
• Ihr Fachwissen mit Gleichgesinnten teilen?
• Eine Produkteinführung kommunizieren?
• Potenzielle Investoren überzeugen?
• Wollen Sie Ihre Arbeitgebermarke und die Bindung von Talenten verbessern?

Die Festlegung Ihrer Ziele bestimmt weitgehend das Format der Veranstaltung und die Gesamtstrategie. Ein Kongress ist eine gute Gelegenheit, sich mit Fachleuten aus Ihrer Branche auszutauschen, während eine Gala oder ein festlicher Abend den Kontakt zu Ihren Kunden herstellt.

Was ist mit Online-Veranstaltungen?

Immer mehr Veranstaltungen werden auch online organisiert. Diese Option bietet eine Reihe von Vorteilen:

• Aufrechterhaltung der Treffen, wenn es nicht möglich ist, sich zu versammeln, wie z. B. bei der Einschließung aufgrund der Covid-19,
• Reduzierung der Kosten für die Organisation,
• Erhöhung des Bekanntheitsgrades der Veranstaltung usw.

Darüber hinaus wird die Zunahme von Online-Events durch die Entwicklung zahlreicher spezieller Tools ermöglicht, deren Ziel es ist, die gleichen Bedingungen wie bei einer realen Veranstaltung zu schaffen. Zu diesen Tools gehören u. a. :

• Hivebrite 👉 Diese Community-Management-Plattform bietet Funktionen, um die Organisation von Veranstaltungen zu vereinfachen (Online-Ticketing, Kalender usw.), aber auch um das Online-Event abzuhalten und zu moderieren. Mit Videokonferenzen oder dem direkten Zugang über die Veranstaltungsseite können Sie jederzeit mit Ihrer Community in Verbindung bleiben.
• idloom.events 👉Diese benutzerfreundlicheund extrem einfach zu bedienendeLösung für das Veranstaltungsmanagement begleitet Sie von der Erstellung Ihrer Website bis zur Registrierung Ihrer Teilnehmer. Profitieren Sie von einer modernen, intuitiven Benutzeroberflächeund innovativen Funktionen, um Ihre Online-, Hybrid- oder Präsenzveranstaltungen zu erstellen, zu verwalten und zu moderieren.
• Sofa collaboration 👉 diese Software für die Zusammenarbeit ermöglicht die Virtualisierung von Treffen, indem sie die Veranstaltungsräume online nachbildet, aber auch die Interaktionsmöglichkeiten zwischen den Teilnehmern. Schließlich finden Sie in Sofa collaboration verschiedene Tools, um Ihre Veranstaltungen zu moderieren (Whiteboard, Dokumentenverwaltung usw.).

Schritt 2: Identifizieren Sie Ihr Publikum.

Wer ist Ihr Publikum?

Die Definition der Zielgruppe ist bei der Organisation einer Veranstaltung sehr wichtig. Wenn Ihre Veranstaltung hauptsächlich auf ein BtoB -Publikum abzielt , wird sie anders aussehen als eine Veranstaltung, die sich an ein BtoC -Publikum richtet. Das Verständnis Ihrer Zielgruppe ist entscheidend für die Erreichung Ihrer Ziele.

Es ist entscheidend, die folgenden Fragen zu beantworten:

• Welche Zielgruppe passt am besten zu den gesetzten Zielen? Es ist wichtig, realistisch zu bleiben und sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung für die Zielgruppe, die Sie erreichen möchten, attraktiv ist.
• Was wird Ihre Veranstaltung dem Publikum bringen? Es ist notwendig, die konkreten Vorteile zu bestimmen, die die Teilnehmer dazu bringen werden, sich zu engagieren und an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen.
• Wie viele Personen können oder möchten Sie einladen? Die Anzahl der Teilnehmer hängt von Ihrem Budget und Ihren logistischen Möglichkeiten ab. Es ist wichtig, die Größe der Veranstaltung im Hinblick auf diese Einschränkungen zu bewerten.
• Welche Zielgruppe wäre bereit, für eine nicht kostenlose Veranstaltung zu zahlen, wenn dies Ihr Plan ist? Wenn Ihre Veranstaltung eine kostenpflichtige Teilnahme erfordert, ist es entscheidend zu verstehen, welcher Teil Ihrer Zielgruppe bereit wäre, für die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung zu zahlen.

Wenn Sie Ihr Zielpublikum klar definieren, können Sie die Art Ihrer Veranstaltung anpassen, die richtigen Themen und Referenten auswählen und ein relevantes Erlebnis für Ihr Publikum schaffen.

Bei B2B-Veranstaltungen erfordert die Organisation von Events einen speziellen Ansatz. Sie können verschiedene Formen annehmen (Konferenzen, Fachmessen, Webinare, Workshops...). Um Ihre Veranstaltung effizient und optimal anzupassen, ist es sehr empfehlenswert, sich mit einer Software auszustatten, die für das Management von BtoB-Veranstaltungen geeignet ist.

Eventdrive zum Beispiel ist eine Referenzsoftware für die Organisation von BtoB-Veranstaltungen.Es handelt sich um eine zu 100 % in Frankreich hergestellte, innovative All-in-One-Plattform , die speziell für das Management von Geschäftsevents entwickelt wurde und Ihnen die notwendigen Werkzeuge zur Verfügung stellt, um Ihre Veranstaltung effizient zu erstellen, zu bewerben und zu verwalten . Die Lösung ist DSGVO-zertifiziert und ermöglicht es Ihnen, den gesamten Lebenszyklus Ihrer Veranstaltung mithilfe fortschrittlicher Funktionen zu verwalten : Verwaltung von Einladungen, Anmeldungen und Teilnehmern, Erstellung von Webseiten und mobilen Apps speziell für Ihre Veranstaltung, Live- oder asynchrone Übertragung, detaillierte Analysen nach der Veranstaltung und vieles mehr!

Schritt 3: Berechnen Sie Ihr Budget.

Haben Sie das Ziel und die Zielgruppe Ihrer Firmenveranstaltung ermittelt? Dann wird die Festlegung Ihres Budgets zur wichtigsten Sache... und vielleicht zur schwierigsten, wenn Sie keine Erfahrung haben oder nicht von einer Eventagentur unterstützt werden.

Und das aus gutem Grund, denn es gibt viele Ausgabenposten, die Sie einplanen müssen:

• Miete des Veranstaltungsortes,
• Hosts und Hostessen,
• Catering, wenn Sie ein Catering planen,
• Tonanlagen und -geräte,
• Mobiliar,
• Versicherungen usw.

Es liegt an Ihnen, zu quantifizieren, was Sie auf den Tisch bringen können, wobei Sie sich auch hier die richtigen Fragen stellen sollten:

• Haben Sie einen unbegrenzten oder einen vorgeschriebenen Kostenrahmen?
• Welche Möglichkeiten haben Sie, auf externe Finanzierungsquellen zurückzugreifen (Zuschüsse, Sponsoren usw.)?
• Wie hoch sind die durchschnittlichen Gebühren für die verschiedenen zu erwartenden Ausgabenposten?
• Planen Sie einen kostenpflichtigen oder einen kostenlosen Zugang zu Ihrer Veranstaltung?
• Streben Sie ein ausgeglichenes Ergebnis oder einen Gewinn an?
• Ist Ihr Budget fest oder kann es sich ändern?

Führen Sie ein Dokument, z. B. eine Excel-Tabelle, in der Sie Ihre Kostenschätzungen, Geldeinnahmen, Abgänge usw. festhalten.

💡 Wir empfehlen Ihnen, einen Spielraum zu reservieren, der für unvorhergesehene Ausgaben unerlässlich ist. Traditionell sollten Sie bei der Organisation einer Veranstaltung einen Betrag von 15 % des Gesamtbudgets einplanen. Vorbeugen ist besser als heilen!

Schritt 4: Entscheiden Sie sich für das richtige Datum.

Es ist schade, wenn man viel Energie in die Vorbereitung einer geschäftlichen Veranstaltunginvestiert... und dann am Tag X feststellen muss, dass die Besucher ausbleiben, weil das richtige Datum fehlt.

Schenken Sie der Wahl des Datums daher besondere Aufmerksamkeit.

☑️ Vermeiden Sie bestimmte Zeiten, wie z. B. Schulferien, Feiertage, Montagen, Zeiten, die je nach Branche als arbeitsintensiv gelten, usw.

☑️ Achten Sie auf den Veranstaltungskalender Ihrer Konkurrenten, um zu vermeiden, dass Sie Ihre Veranstaltung zur gleichen Zeit wie diese planen.

☑️ Wenn Sie eine Veranstaltung außerhalb der Arbeitszeit, z. B. am Abend, planen, sollten Sie darauf achten, dass es sich um eine gesellige Veranstaltung handelt. Wer will sich schon nach einem Arbeitstag bei einem Treffen konzentrieren, das sich auf das Nachdenken konzentriert?

☑️ Beachten Sie die unterschiedlichen Anforderungen der Beteiligten an Ihrer Veranstaltung, seien es Ihre Dienstleister oder die Teams, die Sie mobilisieren wollen.

☑️ Wählen Sie ein Datum, das weder zu nah (um sowohl den Rednern als auch den Gästen Zeit für die Organisation zu geben) noch zu weit entfernt liegt (um zu vermeiden, dass etwas vergessen wird und es zu No-Shows kommt).

Überlegen Sie sich schließlich, wie lange die Veranstaltung dauern soll. Das hängt davon ab, was Sie zu sagen haben. Wenn es viele Themen zu besprechen gibt, sollten Sie Ihre Veranstaltung ruhig über mehrere Tage planen, damit die Redner unter guten Bedingungen vortragen und diskutieren können.

Schritt 5: Wählen Sie den Veranstaltungsort aus

Der Veranstaltungsort trägt einen großen Teil zum Erfolg einer Veranstaltung bei. Legen Sie daher besonderen Wert auf die Buchung des Veranstaltungsortes.

Art des Ortes

Ein Veranstaltungsraum, ein Messegelände, eine Stadthalle... Wählen Sie einen Ort, der den erwarteten Besucherzahlen entspricht, insbesondere was seine Größe betrifft.

Je nach Art der Veranstaltung spielen auch die verschiedenen Einrichtungen und Annehmlichkeiten des Veranstaltungsortes eine Rolle: Brauchen Sie ein Podium, um Vorträge zu halten? Eine Küche, in der Sie Ihre Gäste verköstigen können? Brauchen Sie einen Platz für einen Imbiss? Einen Parkplatz?

Lage des Veranstaltungsortes

Der Ort sollte einfach zu erreichen sein. Nichts kann Ihre Besucher mehr ärgern oder abschrecken, als Ihre Veranstaltung weitab von jeglicher Verkehrsinfrastruktur zu platzieren. Startups wie Kactus, Bird Office oder Snapevent helfen Ihnen, bei der Suche nach einem Raum effizient zu sein.

💡 Wir empfehlen Ihnen, sich die Zeit zu nehmen, die Location vor dem Tag X zu besichtigen. So vermeiden Sie böse Überraschungen und bekommen einen besseren Eindruck von den Möglichkeiten, die der Ort bietet.

Schritt 6: Erstellen Sie Ihre Rückwärtsplanung.

In diesem Stadium ist es sinnvoll, mit der Erstellung eines Rückwärtsplans zu beginnen, d. h. eines Zeitplans, der von einer bestimmten Frist ausgeht. In diesem Fall ist es das Datum Ihrer Veranstaltung.

Anhand dieses Dokuments können Sie alle Schritte bis zum Tag X planen und verfolgen, um mögliche Verzögerungen zu vermeiden.

Beispiel für einen Rückwärtsplaner für eine Veranstaltung :

© Mayboutik

💡 Während sich eine Excel-Tabelle, wie im obigen Beispiel, für die Planung der verschiedenen Arbeitsschritte im Vorfeld einer Veranstaltung eignen mag, bringt ein Projektmanagement-Tool zusätzliche Vorteile: Verwaltung der Ressourcen, der zeitlichen Beschränkungen, der Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Aufgaben, des Budgets usw. Darüber hinaus erleichtert diese Art von Software, die im SaaS-Modus für jedermann zugänglich ist, die Zusammenarbeit und die Koordination.

Schritt 7: Stellen Sie Ihre Teams zusammen und wählen Sie Ihre Auftragnehmer aus.

Holen Sie sich Verstärkung aus dem Unternehmen ...

Je nachdem, wie groß die geschäftliche Veranstaltung ist, die Sie organisieren möchten, müssen Sie möglicherweise auf Verstärkung aus Ihrem Unternehmen zählen.

Daher empfehlen wir Ihnen, ein Team zusammenzustellen, in dem jeder seine Rolle und die Fristen für seine Aufgaben genau kennt.

💡 Verwenden Sie Ihren Rückwärtsplaner oder Ihre Projektmanagementsoftware, um die Logistik zu organisieren und alle Ressourcen, die Sie für die Entwicklung Ihres Projekts benötigen, im Blick zu haben!

... und nach außen

Freiwillige, Animateure, Caterer, Gastgeber und Hostessen... je nach Art Ihrer Veranstaltung werden Sie auf externe Dienstleister und Beteiligte zurückgreifen.

Definieren Sie mithilfe Ihres Teams im Vorfeld alle Ihre Anforderungen. Sie können sogar ein Lastenheft erstellen.

Sobald Sie Ihre Anforderungen festgelegt haben, können Sie mit der Auswahl beginnen. Dabei sollten Sie auf bestimmte Eigenschaften achten:

• Ihr Lastenheft zu 100 % erfüllen;
• reaktionsschnell sein. Wenn Ihre Gesprächspartner nicht so sind, wenn Sie mit ihnen Kontakt aufnehmen, ist das kein gutes Zeichen für die bevorstehenden intensiveren Momente;
• Anpassungsfähigkeit zeigen, da die Veranstaltungsbranche für ihre vielen Unwägbarkeiten bekannt ist;
• den besten Preis anbieten. Aus diesem Grund sollten Sie sich frühzeitig darum kümmern, möglichst viele Angebote einzuholen und zu vergleichen.

💡 Es gibt Plattformen, die die Suche nach Anbietern erleichtern, z. B. EventAdvisor oder Commeti.

Bei der Rekrutierung von Freiwilligen können Sie sich auch von speziellen Tools unterstützen lassen. Recrewteer ist eine Lösung für das effiziente Management von Freiwilligen: Stellen schaffen, Rekrutierung, Kommunikation, Koordination während der Veranstaltung, Verpflegung und Unterkunft... alle Ihre Prozesse werden vereinfacht und automatisiert. Darüber hinaus können Sie die Software als White-Label-Lösung nutzen, um Ihre Veranstaltung noch individueller zu gestalten.

Schritt 8: Kommunizieren Sie über die Veranstaltung.

Um viele Menschen anzuziehen, sollten Sie eine gut geölte Kommunikationsstrategie für Ihr Event planen.

Auch hier hängt alles von Ihrem Budget und Ihrer Zielgruppe ab. Dennoch sollten Sie mehrere Kommunikationsmedien in Betracht ziehen.

☑️ Ihre eigene Website: Verbreiten Sie auf einfache Weise alle Informationen über Ihre Veranstaltung und profitieren Sie von einer guten Sichtbarkeit, insbesondere durch natürliche Suchmaschinenoptimierung.

☑️ E-Mailing: Dies ist der geeignete Kanal für den Versand von Einladungen an ein zuvor ausgewähltes Segment Ihrer Datenbank.

☑️ Ihre sozialen Netzwerke: Sie ermöglichen eine einfache Kommunikation mit Ihrem Publikum, aber auch die Verbreitung von Informationen an Personen mit Interessen, die mit Ihrer Veranstaltung in Verbindung stehen, über bezahlte Werbeanzeigen. Sie brauchen kein großes Budget, einige Dutzend Euro reichen manchmal aus, um mehrere Tausend Internetnutzer zu erreichen. Sie können Ihr Netzwerk entsprechend Ihrer Positionierung und Ihrer Zielgruppe auswählen: Facebook Ads, LinkedIn Ads, Twitter Ads, etc.

☑️ andere Netzwerke, wie meetup.com, gruppieren ihre Mitglieder um bestimmte, oft berufsbezogene Themen. Jedes Mittel ist recht, um Ihren Aktionen Sichtbarkeit zu verleihen.

☑️ Presse und Öffentlichkeitsarbeit: In diesem Fall sollten Sie eine Pressemitteilung verfassen, die alle wichtigen Informationen enthält.

💡 Manche Veranstaltungssoftware unterstützt Sie bei der Verbreitung Ihrer Kommunikation. Dies ist zum Beispiel bei AgoraEvent der Fall. Diese Lösung kümmert sich unter anderem darum, eine responsive Webseite für Ihre Veranstaltung zu erstellen, die an Ihr Image angepasst werden kann. AgoraEvent kümmert sich auch um die Betreuung der Teilnehmer, von der Anmeldung über die Verwaltung der Begleitpersonen bis hin zum Versand von E-Mails.

Schritt 9: Informieren Sie Ihre Teams.

Nehmen Sie sich vor dem großen Tag die Zeit, alle Teams und auch Ihre Dienstleister zu briefen. Jeder sollte seine Rolle genau kennen.

Planen Sie auch, ein Kommunikationssystem einzurichten, um sich während der Veranstaltung problemlos austauschen zu können. Zum Beispiel:

• Walkie-Talkies, die sehr praktisch sind, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert,
• ein kollaboratives Messaging-System, das über eine mobile Anwendung verfügbar ist, z. B. Slack.

Schritt 10: Begrüßen Sie Ihre Gäste und moderieren Sie die Veranstaltung.

Begrüßen Sie Ihre Gäste angemessen.

Ihre Veranstaltung sollte bei Ihren Besuchern einen guten Eindruck hinterlassen - und zwar von Anfang an! Auf keinen Fall sollten Sie unorganisiert und inkompetent wirken.

💡 Ihre Gästelisten mithilfe einer Papierliste zu überprüfen, ist zeitraubend und Sie laufen Gefahr, dass die Schlange am Eingang des Veranstaltungsraums immer länger wird. Deshalb spart der Einsatz von Veranstaltungssoftware wertvolle Zeit. Mit Prezevent erstellen, personalisieren und versenden Sie ganz einfach die Zutrittsausweise für Ihre Gäste. Zweitens erleichtert die intuitive Benutzeroberfläche der Anwendung das Einchecken: Kommt ein Besucher? Scannen Sie sein Namensschild oder geben Sie seinen Namen ein - das ist alles.

Beleben Sie die Veranstaltung

Ziehen Sie Animationen in Betracht, um Ihre Veranstaltung attraktiv und interaktiv zu gestalten.

Einige Ideen:

• Spiele (Quiz, Verlosungen usw.), bei denen Ihre Besucher Preise gewinnen können. Wie wäre es zum Beispiel, während einer Messe zum Thema Unternehmensgründung eine Begleitung durch einen der anwesenden Fachleute anzubieten?
• Umfragen, um das Publikum zu Wort kommen zu lassen, aber auch um Feedback zu Ihrer Veranstaltung zu sammeln. Welcher Workshop hat Ihnen am besten gefallen? Welcher Redner hat Sie überzeugt? usw.
• Foto- oder Videostände, die Sie live oder später über Ihre verschiedenen Medien verbreiten können.

Darüber hinaus leben wir im Zeitalter des Internets und der sozialen Netzwerke. Sie müssen also auch während einer Veranstaltung dort präsent sein. Ihre Besucher und diejenigen, die nicht anreisen konnten, erwarten Interaktivität und Informationen. Was wäre da besser geeignet als eine Tweetwall, die auf einem Fernseher oder einer Großleinwand die Live-Nachrichten im Netz zeigt? Indem Sie über den Hashtag der Veranstaltung kommunizieren und ihn verbreiten, fördern Sie seine Verwendung - und damit die Viralität!

Eine berufliche Veranstaltung organisieren: 8 allgemeine Tipps

Sie haben nun den Schlüssel in der Hand, um unvergessliche Geschäftsveranstaltungen zu organisieren.

Bevor Sie loslegen, noch ein paar allgemeine Tipps :

☑️ Behalten Sie Ihr Ziel und die Erwartungen Ihres Zielpublikums immer im Auge, wie einen roten Faden, während Sie Ihre Geschäftsveranstaltung organisieren.

☑️ Setzen Sie alle Mittel ein, um das Interesse und das Engagement Ihrer Gäste zu wecken. Der Inhalt (z. B. durch die sorgfältige Auswahl Ihrer Redner) ist der Form vorzuziehen.

☑️ Greifen Sie voraus und organisieren Sie sich rechtzeitig, damit Sie nicht überfordert werden.

☑️ Halten Sie Ihr Budget und Ihre Deadlines so weit wie möglich ein.

☑️ Denken Sie an die Technologie und die Softwarelösungen, die entwickelt wurden, um Sie bei der gesamten Organisation Ihrer Veranstaltung zu unterstützen und sie unvergesslich zu machen.

☑️ Zögern Sie nie, Ihre Teams um Hilfe zu bitten und sich von externen Dienstleistern begleiten zu lassen.

☑️ Achten Sie während der gesamten Veranstaltung darauf, bei Ihrem Publikum ein positives und professionelles Image zu verbreiten, vom Versand der Einladungen über die Moderation bis hin zur Nachbesprechung.

☑️ Zeigen Sie Originalität und Kreativität.

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Nach der Veranstaltung: Ruhen Sie sich nicht auf Ihren Lorbeeren aus.

Ihre Veranstaltung ist vorbei, ist gut gelaufen ... aber Ihre Arbeit ist damit noch nicht getan.

Zunächst einmal müssen Sie weiterhin über die Veranstaltung kommunizieren, auch im Nachhinein. Bleiben Sie weiterhin in sozialen Netzwerken präsent, teilen Sie Videos und Fotos (bitten Sie die Nutzer, sich zu identifizieren, wenn sie sich wiedererkennen), danken Sie den Teilnehmern und Rednern für ihre Anwesenheit. Und vergessen Sie natürlich nicht, auf alle Kommentare zu antworten.

Ziehen Sie außerdem eine Bilanz Ihrer Veranstaltung. Lassen Sie Ihren Gästen z. B. einen Fragebogen zukommen. Oder nutzen Sie die von Ihren Arbeitsmitteln erstellten Berichte und Statistiken nach der Veranstaltung.

Diese Arbeit ist wichtig, denn nur so können Sie Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen, um Ihre nächste Veranstaltung noch besser vorzubereiten.