Firmenseminar: Definition, Rolle und 8 Schlüsselschritte für eine gute Organisation

Bei der Organisation eines Firmenseminars geht es nicht nur darum, eine bewährte Teambuilding-Aktivität oder eine Incentive-Party zu finden. Um sinnvoll zu sein, muss Ihr Seminar bestimmte Ziele erfüllen und auf die entsprechenden Mitarbeiter ausgerichtet sein.

Beginnen wir damit, zu definieren, was ein Firmenseminar ist und welche Rolle es spielen kann. Dann können Sie Ihre Ziele festlegen und Aktivitäten auswählen. Als Bonus weisen wir Sie auf nützliche Tools hin, mit denen Sie Ihr Seminar einfach organisieren können.

Sie möchten Ihre Veranstaltung so organisieren, dass Sie alle Herausforderungen verstehen? Das kommt gerade recht, denn wir zeigen Ihnen auch alle wichtigen Schritte:

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Seminar: Definition

Ein Seminar ist ein Managementinstrument, das die folgenden Merkmale vereint:

• es geht darum, eine Veranstaltung zu organisieren und die Mitarbeiter des Unternehmens außerhalb der Räumlichkeiten, in denen sie normalerweise arbeiten, zusammenzubringen ;
• die Dauer kann von einem zweitägigen Seminar bis zu einer Woche oder länger oder einfach nur einem Tag reichen, je nach den von der Geschäftsleitung festgelegten Zielen ;
• die Ziele eines Seminars variieren: in der Regel geht es darum, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu fördern, um den Zusammenhalt, den Teamgeist zu verbessern ;
• die Art eines Seminars besteht in der Regel aus einer spielerischen Aktivität, um die Mitarbeiter einander näher zu bringen, und kann mit Arbeitssitzungen angereichert werden ;
• ein Seminar kann auch Gegenstand einer Reise zu einem Ziel in Frankreich oder im Ausland sein.

Organisation eines Firmenseminars in 8 wichtigen Schritten.

Wie organisiert man ein Seminar? Folgen Sie den hier beschriebenen Schritten, um Ihr Firmenseminar zu organisieren und erfolgreich durchzuführen :

Schritt 1: Definieren Sie die Ziele Ihres Seminars.

Ein Firmenseminar kann je nach den Zielen und Bedürfnissen der Organisation eine andere Rolle übernehmen. In der folgenden Tabelle sind die verschiedenen Möglichkeiten zusammengestellt. Es ist möglich, die verschiedenen Arten von Seminaren zu mischen, um z. B. ein Seminar zu organisieren, das Arbeitssitzungen mit Aktivitäten zur Entspannung oder zum Gruppenzusammenhalt mischt.

Schritt 2: Wählen Sie geeignete Aktivitäten aus.

Je nach Zielen und Zielgruppe sollten Sie sich ein Thema für Ihr Seminar ausdenken. Sie können es sogar zu einer Veranstaltung machen, die einen positiven Eindruck hinterlässt.

• Incentive-Aktivitäten: Sie belohnen Ihr Team für die unternommenen Anstrengungen und die erreichten Ziele. Die Motivation ist die Belohnung, eine Gratifikation, die verschiedene Formen annehmen kann.

• Teambuilding-Aktivitäten: Sie fördern den Zusammenhalt zwischen den Mitarbeitern. Motivation ist das Versprechen einer lustigen, unterhaltsamen Zeit.

• Seminare an einem ungewöhnlichen Ort oder in einer ungewöhnlichen Umgebung: Die Umgebung kann für ein befremdliches Gefühl sorgen und das Eis brechen.
• Der Firmenabend: ideal für eine große Ankündigung, gefolgt von einer originellen Show, unterhaltsamen Animationen und einem Tanzabend.
• Originelle Sportaktivitäten: Bubble Football, Baumklettern, Rafting, Fallschirmspringen usw.

• Kulturelle Aktivitäten: Improvisationskurse, Kurse zur künstlerischen Gestaltung (Einführung in Malerei, Bildhauerei) usw.
• Ausflüge ins Freie: malerische oder historische Orte, Ton- und Lichtprojektionen in Steinbrüchen oder auf Denkmälern, Schatzsuche, Orientierungslauf usw.
• Kulinarische Veranstaltungen: Weinentdeckungen im Schloss, exotische Kochkurse, Cocktailworkshops usw.
• Rollenspiele: Murder Party, Escape Game, Flüsterkneipe, Paintball, Lasergame und Virtual Reality usw.

Schritt 3: Ein Budget festlegen

Alles hat seinen Preis: Sie müssen das Budget festlegen, das Sie für Ihr Seminar benötigen. Sie können Anbieter wie Caterer, Hotels, Reiseveranstalter, Animateure, Räume, Shows usw. gegeneinander antreten lassen, um das Preis-Leistungs-Verhältnis der angebotenen Leistungen zu beurteilen.

Behalten Sie ein unverzichtbares Element im Hinterkopf: Die Augen Ihrer Mitarbeiter müssen prickeln. Seifenblasen gibt es selten zu Low-Cost-Preisen...

Befragen Sie Ihr berufliches Umfeld: Fragen Sie Ihre Kontakte, was sie bei den Seminaren, an denen sie teilgenommen haben, beeindruckt hat.

Schritt 4: Finden Sie den idealen Ort.

Der Ort muss attraktiv genug sein, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren: Er muss ihre Teilnahme ebenso motivieren wie die angebotenen Aktivitäten.

Der Ort kann ein ungewöhnliches Reiseziel sein, eine paradiesische Landschaft, eine Insel für eine Schatzsuche ... oder einfach ein Konferenzraum, wenn das Ziel darin besteht, auf studentische Weise zu arbeiten und dabei das sehr gut bewertete Restaurant zu genießen.

Der Ort sollte ausreichend Platz für die Anzahl der eingeladenen Mitarbeiter bieten. Die Nähe zu Restaurants, Annehmlichkeiten und freien Ausflügen ist ebenfalls ein Element, das zum Erfolg Ihres Seminars beiträgt, wenn es sich beispielsweise über eine Woche erstreckt.

Schritt 5: Verwalten Sie die Personalplanung und die Einladungen.

Planen Sie die Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter, die zu Ihrem Seminar eingeladen werden: Sie müssen diese Abwesenheit vom Arbeitsplatz einplanen und sich entsprechend der laufenden Projekte organisieren und die Kunden benachrichtigen.

Ihrerseits müssen Sie kommunizieren:

• Einladungen und Mahnungen,
• die Reisepläne,
• das detaillierte Programm des Seminars einschließlich der Daten, Orte und Aktivitäten,
• die praktischen Informationen.

Schritt 6: Beherrschen Sie die Logistik.

Manchmal muss man sich mit gewissen Unwägbarkeiten auseinandersetzen, die man nicht beeinflussen kann: ein Zimmerproblem, ein verspätetes Flugzeug, ein kranker Mitarbeiter, ein Moderator, der absagt?

Was auch immer geschieht, bleiben Sie ruhig und behalten Sie das Ziel Ihres Seminars im Auge: Nichts darf diesen Moment verderben, der in Erinnerung bleiben soll.

Planen Sie Pläne B für Notfälle und sogar einfach umzusetzende spielerische Aktivitäten, die Sie selbst leiten können. Appellieren Sie auch an den guten Willen innerhalb des Unternehmens!

Wenn Ihr Seminar technische Interventionen von Dienstleistern vorsieht, gehen Sie deren Verpflichtungen durch und zögern Sie nicht, ihnen eine Erinnerungs-E-Mail zu schicken: Es ist auch ihre Aufgabe, Ihnen zu versichern, dass von ihrer Seite aus alles in die Wege geleitet wurde.

Schritt 7: Genießen Sie es in vollen Zügen

Machen Sie es sich gemütlich und schalten Sie in den Entspannungsmodus. Schalten Sie die Smartphones aus, schalten Sie ab!

Carpe diem! Denken Sie an den Moment und genießen Sie alle gemeinsam die einzigartige und seltene Erfahrung, die Ihnen geboten wird.

Knüpfen Sie Kontakte, tauschen Sie sich mit Ihren Kollegen aus, genießen Sie informelle Gespräche bei einem Getränk oder einer Aktivität.

Achten Sie auch darauf, dass alles für die nächste Aktivität in Ordnung ist.

Planen Sie auch Überraschungen wie einen Überraschungsgast, ein unvorhergesehenes Geschenk, kleine Aufmerksamkeiten, die Ihr Firmenseminar zu einem unvergesslichen Moment machen.

Schritt 8: Bewerten Sie die langfristigen Vorteile.

Jetzt ist die Zeit für die Bilanz. Vergleichen Sie die ursprünglichen Ziele, lassen Sie die während Ihres Seminars durchgeführten Aktivitäten und ihre langfristigen Auswirkungen Revue passieren.

Bewerten Sie die Verbesserungen:

• ist das Team enger zusammengewachsen als zuvor?
• haben sich neue Mitarbeiter schneller eingelebt?
• was war der Höhepunkt Ihres Seminars?
• was hat besonders gut gefallen?
• was hat nicht so gut funktioniert? Was waren die Gründe dafür?
• usw.

Um Ihnen beim Sammeln der Eindrücke zu helfen, ist es unumgänglich, die zu Ihrem Seminar eingeladenen Mitarbeiter zu befragen: Richten Sie eine anonyme Umfrage ein, mit einer Box für Ideen und freien Feldern, um die Formel zu verbessern.

Hilfsmittel, die Ihnen die Organisation Ihres Firmenseminars erleichtern.

Wenn es sehr auf den Rahmen ankommt, können Ihnen bestimmte Softwareprogramme helfen, bei der Organisation Ihrer Seminare Zeit zu sparen. Wir laden Sie ein, ihre Vorteile kennenzulernen.

Prezevent

Prezevent ist z. B. eine Komplettlösung, die Ihnen bei der Organisation all Ihrer Firmenveranstaltungen hilft.

Seine Stärken:

• anpassbare Anmeldeformulare, die Sie Ihren Gästen mitteilen können,
• die Ausgabe von personalisierten Namensschildern für Ihre Teilnehmer,
• das Einscannen eines QR-Codes auf der Einladung, um das Einchecken der Teilnehmer zu erleichtern,
• das Versenden von Benachrichtigungen per SMS,
• Moderation eines partizipativen Live-Tweets usw.

Billetweb

Billetweb ist eine effiziente Online-Ticketing-Lösung, mit der Sie Ihre kostenpflichtigen oder kostenlosen Veranstaltungen wie Konferenzen, Sportaktivitäten oder Aufführungen organisieren und verwalten können.

Seine Stärken:

• die Verwaltung von Anmeldungen von bis zu 100 000 Teilnehmern,
• die Verwaltung verschiedener Tarife, Termine und Formulare,
• die Konfiguration eines Sitzplans,
• die Ausgabe von Werbecodes,
• ein integriertes CRM zur Verwaltung Ihrer Kontakte usw.

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Ein Firmenseminar in aller Gelassenheit

Sie und Ihr gesamtes Team haben viele Ideen, wie Sie sich in die Natur begeben können. Für welche Art von Veranstaltung entscheiden Sie sich?

• Eine reizvolle Kulturreise ins Ausland?
• Ein sportlicher Ausflug oder eine Rallye?
• Ein von Meetings geprägter Arbeitstag?
• Einen Ausflug in die Natur machen?

Was auch immer Ihre Wünsche und Ihr Budget sind, denken Sie darüber nach, sich mit einem Werkzeug auszustatten, das Ihnen Zeit und Ruhe verschafft: Die Organisation eines Seminars ist oft gleichbedeutend mit Stress! Ein Tool wird Ihnen viele Quellen der Sorge nehmen...

Was war Ihre beste Erfahrung mit einem Seminar?

Teilen Sie Ihre Eindrücke in einem Kommentar mit!