Event-Organisator: Wer ist dieses Schweizer Taschenmesser der Veranstaltungsbranche wirklich?

Der Beruf des Veranstaltungsorganisators wird zwar unter verschiedenen Bezeichnungen geführt (Eventmanager, Partyorganisator, Wedding Planner, Veranstaltungsleiter, Event Planner, Event Manager etc.), bleiben die Aufgaben und vor allem die erforderlichen strategischen und operativen Qualitäten dieselben.

Als echter "Orchesterchef" entwirft, steuert und wertet der Eventorganisator das Eventprojekt im Auftrag eines Kunden bei einem Zielpublikum auf.

Diese vielfältigen Aufgaben machen den Beruf des Eventmanagers für viele Studenten und Berufstätige, die sich umorientieren oder weiterentwickeln wollen, immer attraktiver.

Sind Sie an dem Beruf des Eventmanagers interessiert? Entdecken Sie anhand eines umfassenden Berufsbildes, welche Ausbildungen Sie für diesen Beruf absolvieren können und welche Kompetenzen Sie benötigen.

Alle Projektmanagement Software ansehen

Das Berufsbild des Eventmanagers

Welche Aufgaben hat ein Veranstaltungsorganisator?

Die Aufgaben eines Event-Organisators sind vielfältig, wobei es je nach Fachgebiet auch Besonderheiten gibt.

Ein Wedding Planner wird z. B. nicht mit denselben Einschränkungen konfrontiert wie ein Organisator von Sportveranstaltungen oder Firmenevents.

Nichtsdestotrotz dreht sich der Kern der Funktion des Eventplaners um die folgenden Aufgaben:

☑️ Beantworten von Ausschreibungen im Veranstaltungsbereich und Verfassen von Geschäftsvorschlägen.

☑️ Überlegen Sie sich das Konzept der Veranstaltung (Gala, Fachmesse, Konzert, Teambuilding usw.) und berücksichtigen Sie dabei die Ziele, das Budget und die Einschränkungen des Kunden.

☑️ Eine ständige Kommunikation mit dem Kunden aufrechterhalten, um stets auf seine Erwartungen und Bedenken einzugehen.

☑️ Die gesamte logistische Organisation der Veranstaltung steuern:

• Suche nach dem Veranstaltungsort,
• Einrichtung eines Cateringservices,
• Ausarbeitung der verschiedenen Animationen und Interventionen usw.

☑️ Auswahl der auf der Veranstaltung anwesenden Dienstleister, Lieferanten und Referenten.

☑️ Auf die Einhaltung der Vorschriften der verschiedenen Verträge und Vorrichtungen achten.

☑️ Die Budgetüberwachung und die administrative Verwaltung der Veranstaltung sicherstellen.

☑️ Die Gesamtheit der Akteure der Veranstaltung koordinieren, d. h. :

• Ihr Team,
• die externen Dienstleister (Caterer, Fotografen, Musiker, Verantwortliche für die Beschallung, Gastgeber und Hostessen usw.),
• die verschiedenen Referenten und Redner.

☑️ Führen Sie vor, während und nach der Veranstaltung eine Kommunikations- und Werbestrategie ein, um die Veranstaltung für das Publikum aufzuwerten.

☑️ Die technologischen Werkzeuge und die sozialen Netzwerke nutzen, um die oben genannte Kommunikationsstrategie aufzuwerten.

☑️ Den Erfolg ihrer Ziele und die Kundenzufriedenheit messen und ihre Strategie und Arbeitsmethoden bei Bedarf neu ausrichten.

☑️ Ständige Beobachtung der Veranstaltungsbranche, um über die neuesten Innovationen und Trends auf dem Laufenden zu bleiben.

© Pixabay/rcokting

Wie werde ich Event-Organisator?

Die am häufigsten empfohlenen Ausbildungen zum Event-Organisator sind die folgenden:

• ein BTS oder DUT (bac + 2) in Kommunikation oder sogar in Handel,
• eine Licence professionnelle oder einen Bachelor (bac + 3) in Eventkommunikation,
• einen Master (bac + 5) in Kommunikation. Letzterer bietet den Vorteil, dass Sie leichter in die Position des Event-Projektleiters aufsteigen können, ohne den Weg über den Assistenten gehen zu müssen.

Einige Beispiele für Schulen, die eine Ausbildung zum Event-Organisator anbieten, finden Sie hier:

• Die École internationale de Tunon und ihr Bachelor PR & Eventmanagement,
• LéCOLE und ihre Ausbildung zum Event Manager,
• ISEFAC und ihr Bachelor Event-Projektleiter.

Beachten Sie schließlich, dass einige Organisationen, wie z. B. CNFDI, die Ausbildung zum Eventmanager als Fernstudium anbieten.

☝️ Wie bei vielen Berufen ist auch hier die Erfahrung vor Ort entscheidend. So haben sich einige Menschen als Event-Organisatoren etabliert, ohne die oben genannten Qualifikationen zu besitzen.

In welchem Rahmen arbeitet ein Event-Organisator?

☑️ In einer Eventagentur, einer Kommunikationsagentur oder einer Werbeagentur. Dieses Arbeitsumfeld wird besonders von denjenigen geschätzt, die ihre Aufgaben abwechslungsreich gestalten und neue Bereiche kennenlernen möchten. Diese Art von Struktur ermöglicht es beispielsweise, an einem Tag für eine Gemeindegemeinschaft und an einem anderen Tag für eine große Konfektionsmarke zu arbeiten.

☑️ In einem Unternehmen. Einige große Unternehmen oder solche, die einen Teil ihrer Strategie auf Veranstaltungen ausrichten, können einen eigenen Eventplaner beschäftigen, der in die Kommunikationsabteilung integriert ist. In dieser Konstellation hat der Eventplaner die Möglichkeit, sich ein solides Fachwissen in seinem Bereich anzueignen.

☑️ Als Freelancer. Er ist ein "Schweizer Taschenmesser" und hat bereits eine ganze Reihe von Tätigkeitsbereichen oder Positionen in der Welt des Eventmanagements durchlaufen. Auf der Kundenseite bietet ein Freelancer mehr Flexibilität und meist günstigere Preise.

Was sind die Fähigkeiten eines Veranstaltungsorganisators?

• Projektmanagement,
• Verwaltung des Budgets,
• Techniken des Managements,
• Techniken für den Handel,
• Techniken der Verhandlungsführung,
• Beherrschung der neuen Technologien,
• Kommunikation und Marketing,
• Praxis einer Fremdsprache, insbesondere Englisch.

Was sind die Qualitäten eines Veranstaltungsorganisators?

• Verfügbarkeit (der Event-Organisator arbeitet an einem breiten Zeitrahmen und zählt seine Stunden nicht),
• Stressresistenz (der Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen gehört zum Alltag eines Eventplaners),
• Vielseitigkeit,
• Organisation,
• Kreativität,
• Fähigkeit, sich anzupassen,
• Fähigkeit, im Team zu arbeiten,
• diplomatisches Geschick,
• Sinn für zwischenmenschliche Beziehungen,
• Sinn für das Zuhören.

Welche Entwicklungen gibt es in der Position des Veranstaltungsorganisators?

Es gibt keine vorgezeichnete Karriere für Veranstaltungsorganisatoren, da die Bandbreite ihrer Aufgaben und ihres Know-hows so groß ist.

Es ist jedoch möglich, sich in diesem Beruf und in seinen Fähigkeiten weiterzuentwickeln, und zwar auf verschiedene Weise:

• Indem man für immer prestigeträchtigere Veranstaltungen oder im Auftrag von Künstlern oder anerkannten Aufführungen/Festivals arbeitet.
  
• Indem man sich auf bestimmte Arten von Veranstaltungen spezialisiert (Mode- und Luxusmilieu, Hochzeiten, Fachmessen usw.).
  
• Indem Sie Ihre eigene Eventagentur eröffnen.

Wie hoch ist das Gehalt eines Event-Organisators?

Die Gehälter in der Veranstaltungsbranche sind recht unterschiedlich und hängen natürlich stark von der Erfahrung und der Art der Struktur ab, für die der Eventplaner tätig ist.

Hier ist jedoch eine ungefähre Vorstellung davon, wie viel er verdient:

• für ein Juniorprofil 👉 ca. 2.000 € brutto pro Monat,
• für ein Seniorprofil 👉 ca. 3000 € brutto pro Monat.

Der Werkzeugkasten des Event-Organisators

Entdecken Sie eine nicht erschöpfende Liste der Werkzeuge, die den Event-Organisator täglich bei der Ausführung seiner Aufgaben begleiten.

Software für das Projektmanagement.

🛠️ Trello oder Asana zum Beispiel.

Software für Veranstaltungen

🛠️ Prezevent oder LabEvent zum Beispiel.

Software für das E-Mail-Marketing.

🛠️ Mailjet oder MailChimp zum Beispiel.

Software zur Verwaltung von sozialen Netzwerken.

🛠️ Buffer oder HootSuite zum Beispiel.

Alle Projektmanagement Software ansehen

Event-Organisator: ein Job im ständigen Wandel

Sie haben nun die Grundzüge des Berufs des Veranstaltungsorganisatorsverstanden, aber es wäre ein Fehler zu glauben, dass es sich dabei um einen starren Berufhandelt.

Wir dürfen nämlich nicht vergessen, dass es eines der Hauptziele des Berufs ist, ein immer anspruchsvolleres Publikum um jeden Preis zu verführen. Und das ist nur möglich, wenn der Eventplaner immer auf dem Laufenden ist, was Trends und technische Entwicklungen angeht, die bei der Zielgruppe ankommen können. Aus diesem Grund gehört die Beobachtung von Trends zu seinem Arbeitsalltag.

Personalisierung, Immersion (z. B. mithilfe von Augmented Reality), Umweltbewusstsein, Zusammenarbeit usw. sind nur einige der Möglichkeiten, die es zu erforschen gilt und die für die Organisatoren von Veranstaltungen vielversprechend und herausfordernd sind.