Stärken Sie Ihre Marketingautomatisierung mit effektiven Workflows (+ 3 Beispiele)

Um die vielen sich wiederholenden Aufgaben Ihrer Marketingstrategie effizient zu verwalten, wird ein Werkzeug unumgänglich: der Marketingautomatisierungs-Workflow. Indem sie vordefinierte Aktionsfolgen als Reaktion auf bestimmte Ereignisse liefern, ermöglichen Ihnen diese Workflows, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und gleichzeitig die Kundenerfahrung zu verbessern. Die Erstellung und Optimierung dieser Workflows ist jedoch nicht immer ein Kinderspiel!

Einerseits steigern die Personalisierung und das perfekte Timing der Kommunikation das Engagement der Interessenten. Andererseits kann der kleinste Fehler bei der Automatisierung Ihre Bemühungen gefährden. Die Festlegung klarer Ziele, die Wahl der richtigen Auslöser und die ständige Anpassung Ihrer Szenarien sind entscheidende Schritte, um das Beste aus dieser Technologie herauszuholen.

Tauchen Sie in unseren Leitfaden ein, um zu erfahren, wie Sie jeden Schritt des Prozesses strukturieren und häufige Fallstricke vermeiden können. Außerdem zeigen wir Ihnen verschiedene konkrete Beispiele für effektive Workflows, mit denen Sie die Grenzen Ihrer Marketingstrategie erweitern können. Sind Sie bereit, Ihre Effizienz zu revolutionieren und Ihre Investitionsrendite zu maximieren? Hier geht es los! 👊

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Was ist ein Workflow in der Marketingautomatisierung?

Vor allem: Was ist Marketing Automation und wie wichtig ist sie?

Unter Marketingautomatisierung versteht man alle Tools und Technologien, mit denen sich Marketingaufgaben automatisieren lassen, von der Segmentierung potenzieller Kunden bis hin zum Versand personalisierter E-Mails.

Dieser Prozess steigert die Wirksamkeit von Kampagnen und bietet gleichzeitig ein persönlicheres Kundenerlebnis. Durch den Einsatz dieser Technologien können Sie Ihre manuelle Arbeitsbelastung reduzieren, Ihre Produktivität maximieren und letztendlich Ihre Investitionsrendite verbessern. ✅

Definition eines Workflows in der Marketingautomatisierung

In der Marketingautomatisierung bezeichnet ein Workflow eine Reihe von automatisierten Prozessen, die die Verwaltung wiederkehrender Aufgaben optimieren. Indem sie diese Workflows in ihre Strategie integrieren, wollen Marketingteams :

• ihre Abläufe flüssiger zu gestalten,
• die Kundenerfahrung zu verbessern,
• und die Wirksamkeit ihrer Kampagnen zu maximieren.

Diese Workflows bestehen aus Aktionssequenzen, die durch bestimmte Ereignisse oder vordefinierte Bedingungen ausgelöst werden.

👉 Beispiel: Dazu kann das Versenden einer Begrüßungs-E-Mail an einen neuen Abonnenten gehören oder das Einrichten einer personalisierten Nachbereitung nach dem Herunterladen von Inhalten. Durch diese Art der Automatisierung können Sie Ihre Beziehungen zu Interessenten und Kunden während des gesamten Kaufprozesses besser verwalten, indem Sie ihnen relevante Interaktionen zum richtigen Zeitpunkt anbieten.

Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, erfahren Sie, wie Sie mithilfe der E-Mail-Automatisierung Ihre E-Mail-Kampagnen noch effizienter automatisieren und die Kundenbindung maximieren können.

Workflows können verschiedene Szenarien erzeugen, die jeweils auf die Erfüllung strategischer Marketingziele ausgelegt sind. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Schritte dieser Prozesse klar zu definieren, damit sie reibungslos funktionieren und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

Bildbeispiel im Fall des Besuchs einer Demo-Seite :

Warum sollten Sie Workflows in Ihrer Marketingstrategie einsetzen? 4 Vorteile.

Vorteil 1: Zeitersparnis

Zunächst einmal sparen Workflows wertvolle Zeit, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren. So können Sie sich von zeitraubenden Aufgaben befreien und sich auf strategischere Projekte konzentrieren, z. B. auf die Erstellung neuer Kampagnen oder die Analyse der Leistung.

Vorteil 2: Engagiertere Interessenten.

Zweitens verbessern Workflows das Engagement von potenziellen Kunden. Indem Sie personalisierte und relevante Mitteilungen zum richtigen Zeitpunkt versenden, stärken Sie die Beziehung zu den Kunden und erhöhen so die Wahrscheinlichkeit einer Konversion.

👉 Beispiel: Ein automatisierter Workflow kann Folge-E-Mails versenden, nachdem ein Interessent mit einem Inhalt interagiert hat, und so einen effektiven Lead-Nurturing-Prozess erleichtern.

Vorteil 3: Bessere Ergebnisse.

Darüber hinaus reduzieren Workflows menschliche Fehler. Durch die Automatisierung von Prozessen wird das Risiko von Fehlern durch manuelle Eingaben verringert, was eine bessere Konsistenz in der Markenkommunikation gewährleistet und für ein hochwertiges Kundenerlebnis sorgt.

Vorteil 4: Eine bessere Überwachung der Leistung.

Schließlich erleichtern sie die Sammlung und Analyse von Daten, sodass die Leistung von Marketingkampagnen anhand von KPIs besser bewertet werden kann.

Alles in allem steigert die Integration von Workflows in Ihre Marketingstrategie die Effizienz, personalisiert das Kundenerlebnis und fördert einen analytischen Ansatz, um die Ergebnisse zu optimieren.

Wie können Sie Workflows in 4 Schritten in Ihre Marketingautomatisierungsstrategie einbauen?

1. Legen Sie klare Ziele für Ihre Workflows fest.

Der erste Schritt zur Optimierung Ihrer Marketing-Workflows besteht darin, klare und eindeutige Ziele zu definieren. So können Sie Ihren Automatisierungsbemühungen eine Richtung geben und alle Ihre Aktionen an den gewünschten Ergebnissen ausrichten. 🎯

Bestimmen Sie zunächst das Problem, das Sie mit Ihren Workflows lösen möchten.

• Möchten Sie die Reaktionsfähigkeit Ihrer Teams auf Kundenanfragen verbessern?
• Möchten Sie das Volumen Ihrer Leads oder die Konversionsrate erhöhen?

📏 Wenn Sie Ihr Hauptziel ermittelt haben, formulieren Sie es in messbaren Größen, z . B. die Öffnungsrate von E-Mails in den nächsten drei Monaten um 20 % zu erhöhen.

Überlegen Sie sich dann, wie die einzelnen Schritte der Kundenreise aussehen sollen. Die Workflows müssen Interessenten und Kunden bei jedem Schritt begleiten und auf ihre spezifischen Bedürfnisse eingehen. Dies erfordert ein tiefgreifendes Verständnis der Kundenpersonas und ihres Verhaltens.

Bewerten Sie diese Ziele schließlich regelmäßig anhand der Leistung Ihrer Kampagnen und des Feedbacks neu. Anpassungsfähigkeit ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sich Ihre Workflows mit Ihrem Unternehmen und den Bedürfnissen Ihrer Kunden weiterentwickeln!

2. Erstellen Sie verschiedene Workflow-Szenarien.

Das Erstellen verschiedener Workflow-Szenarien ist entscheidend, um Ihre Prozesse an die Interaktionen anzupassen, die Ihre Interessenten und Kunden mit Ihrer Marke haben können.

☝️ Jedes Szenario muss auf bestimmte Situationen reagieren und bestimmte Ziele erreichen.

Suchen Sie nach Szenarien, die Sie umsetzen können? Hier ist eine nicht erschöpfende Liste gängiger Szenarien :

1. Szenario zum Herunterladen von Inhalten: Wenn ein Nutzer ein Whitepaper oder E-Book herunterlädt, kann sich ein Workflow bei ihm bedanken und ihm relevante Zusatzinhalte senden. Dies schafft Vertrauen und fördert das Engagement.
2. Newsletter-Anmelde-Szenario: Wenn sich eine Person für Ihren Newsletter anmeldet, kann ein Workflow eine Begrüßungs-E-Mail senden und sie über die Häufigkeit der Zusendungen informieren, wodurch von Anfang an eine positive Beziehung aufgebaut wird.
3. Szenario zur Reaktivierung von Leads: Wenn sich ein Lead schon länger nicht mehr engagiert hat, kann ein Reaktivierungs-Workflow sein Interesse neu entfachen, indem er exklusive Angebote oder Inhalte anbietet, die auf seine früheren Interessen zugeschnitten sind.
4. Willkommensszenario für neue Kontakte: Ein Willkommensworkflow kann eine Reihe von E-Mails versenden, die Ihr Unternehmen, Ihre Werte und Ihre Angebote vorstellen, um eine angenehme Begrüßungserfahrung zu schaffen.
5. Szenario zur Reifung von Interessenten: Bei Interessenten, die sich für Ihre Produkte interessieren, kann ein Reifungs-Workflow sie durch einen personalisierten Kaufpfad führen, indem er ihnen Inhalte auf der Grundlage ihrer Handlungen anbietet.
6. Warenkorbabbruch-Szenario: Wenn ein Kunde auf Ihrer Website seinen Warenkorb abbricht, kann ein Workflow ihm eine automatische Erinnerung senden, um ihn zum Abschluss seines Kaufs zu bewegen, möglicherweise mit einem Sonderangebot.

💡 Unser Tipp: Passen Sie die Kommunikation und die Angebote an die Interaktionen, Plattformen und das Verhalten der Nutzer an. Die Verwendung von Verhaltensdaten wird die Wirkung Ihrer Marketing-Workflows maximieren.

Wenn Sie beispielsweise regelmäßig Linkedin nutzen, können Sie erforschen, wie die Nutzung von Automatisierung die Verwaltung und Automatisierung Ihrer Kontakte und Akquise auf dieser Plattform vereinfachen kann. Wir haben gerade einen Artikel über Marketingautomatisierung auf Linkedin mit allen dazugehörigen Tools veröffentlicht.

3. Wählen Sie die richtigen Auslöser, um Konflikte zu vermeiden.

Der nächste, nicht zu unterschätzende Schritt: Die Wahl der richtigen Auslöser für Ihre Marketing-Workflows ist entscheidend, um deren Effizienz zu gewährleisten und Konflikte zu vermeiden.

Auslöser, d. h. bestimmte Ereignisse oder Aktionen, die einen Workflow initiieren, müssen sorgfältig ausgewählt werden. Wie wählt man sie aus?

• Stellen Sie sicher, dass jeder Auslöser relevant ist und direkt mit dem Ziel des Workflows zusammenhängt.
• Vermeiden Sie es, ein und denselben Kontakt in mehrere sich überschneidende Workflows einzubeziehen, da dies zu einer Überlastung durch E-Mails oder Interaktionen führen und den Kunden frustrieren könnte. Definieren Sie die Segmente in Ihrer Datenbank oder Ihrem CRM klar. Mit anderen Worten: Vermeiden Sie Redundanzen.
• Bauen Sie Bedingungen und Ausschlüsse in Ihre Workflows ein, um Konflikte zu vermeiden. Wenn ein Nutzer beispielsweise bereits eine Folge-E-Mail erhalten hat, nehmen Sie ihn aus diesem Workflow heraus, um ihm keine wiederholten Informationen zu senden.
• Testen Sie die Auslöser, bevor Sie Ihre Workflows einrichten. Verfolgen Sie die Ergebnisse und passen Sie sie ggf. an, um potenzielle Konflikte zu beheben.

4. Analysieren und aktualisieren Sie Ihre Workflows regelmäßig.

Dieser Schritt ist entscheidend, um ihre Effizienz und Relevanz zu gewährleisten. Hier sind einige wesentliche Schritte:

Schritt	Beispiel
Verfolgen Sie die KPIs	Legen Sie relevante KPIs (Key Performance Indicators) fest, um die Leistung Ihrer Workflows zu bewerten, z. B. die Öffnungs- und Klickrate von E-Mails oder die Konversionsrate von Leads.
Sammeln Sie Feedback.	Holen Sie sich Feedback von Ihren Teams und Kunden ein. Ihre Meinungen können wertvolle Informationen über die Relevanz und das Timing Ihrer Kommunikation liefern.
Testen und anpassen	Richten Sie A/B-Tests ein, um mit verschiedenen Varianten Ihrer Workflows zu experimentieren. So können Sie verschiedene Elemente testen und die Ergebnisse analysieren, um Ihre Workflows zu verfeinern.
An Marktveränderungen anpassen	Passen Sie Ihre Workflows regelmäßig an Veränderungen des Verbraucherverhaltens und der Markttrends an.
Planen Sie regelmäßige Aktualisierungen.	Erstellen Sie einen Zeitplan, um Ihre Workflows in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und so ihre Relevanz zu gewährleisten.
Achten Sie auf menschliche Fehler.	Auch wenn die Automatisierung darauf abzielt, Fehler zu reduzieren, ist es wichtig, die Prozesse regelmäßig zu überprüfen, um das Risiko von Fehlkonfigurationen zu minimieren.

3 Beispiele für effektive Marketingautomatisierungs-Workflows.

Um die Anwendung von Marketingautomatisierungs-Workflows zu veranschaulichen, finden Sie hier 3 Beispiele für effektive Szenarien. Doch zuvor hat Julien Dereumaux von der Agentur Pilot'In im folgenden Webinar die 6 besten HubSpot-Workflows für Ihre digitale Akquise ermittelt :

Beispiel 1: Willkommensworkflow

Ein Willkommensworkflow kann automatisch eine Reihe von E-Mails versenden, bestehend aus :

• Eine E-Mail, die sich für die Anmeldung bedankt und einen Überblick darüber gibt, was der Abonnent erwarten kann.
• Exklusive Inhalte oder einen Rabattcode, um zu einem ersten Kauf anzuregen.
• Informationen über Produkte oder Dienstleistungen oder eine Anleitung zum Erkunden Ihrer Website.

Diese Art von Workflow hilft dabei, einen positiven ersten Eindruck zu vermitteln und ermutigt den neuen Abonnenten, sich weiter zu engagieren.

Beispiel 2: Workflow zur Reaktivierung von Leads.

Nach einer Zeit der Inaktivität könnte ein Reaktivierungs-Workflow :

• Eine gezielte E-Mail versenden, um den Nutzer an die erkundeten Dienste zu erinnern.
• Relevante Inhalte oder Erfahrungsberichte von Kunden anbieten, um Interesse zu wecken.
• Eine Werbeaktion oder ein Webinar anbieten, das sich auf ihre früheren Interaktionen bezieht.

Beispiel 3: Workflow zur Reifung von Kontakten.

Dieser Workflow soll Interessenten auf ihrem Weg zum Kauf begleiten. Er kann Folgendes beinhalten:

• Gezielte E-Mail-Versandaktionen, die auf dem Nutzerverhalten basieren, z. B. auf den besuchten Seiten.
• Einladungen zu Online-Veranstaltungen wie Webinaren, die auf ihren Interessen basieren.
• Personalisierte Nachrichten, die sie dazu anregen, auf ihrer Kaufreise voranzuschreiten.

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Unsere neuesten praktischen Empfehlungen für Ihre Marketing-Workflows.

Einen strategischen und optimierten Ansatz im Rahmen des Marketingautomatisierungs-Workflows zu verfolgen, ist für jedes ambitionierte moderne Unternehmen entscheidend geworden. Mit einer automatisierten und intelligenten Verwaltung von sich wiederholenden Aufgaben setzen Sie wertvolle Zeit frei und steigern gleichzeitig die Relevanz und Personalisierung Ihrer Kampagnen. Die Einführung gut definierter Workflows hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihre Kunden durch ein bereicherndes und konsistentes Erlebnis an sich zu binden, sondern erhöht auch Ihre Investitionsrendite durch ein besseres Lead- und Konversionsmanagement.

Der Erfolg dieser Workflows hängt jedoch davon ab, dass Sie Ihre Ziele, Kundensegmente und Markttrends kontinuierlich und gründlich verstehen. Wenn Sie eine neugierige Haltung bewahren und sich über verwandte Bereiche wie Datenanalyse oder neue Marketingtechnologien informieren, können Sie Ihre Strategien noch weiter verfeinern und verbessern.

Sind Sie also bereit, dem Marketingautomatisierungs-Workflow Ihres Unternehmens neuen Schwung zu verleihen? Der Schlüssel liegt in ständiger Innovation und Anpassungsfähigkeit. Beginnen Sie noch heute damit, Ihre Prozesse neu zu überdenken, um neue Höhen der Effizienz und des Engagements zu erreichen!