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Dienstplan erstellen und Urlaube verwalten - Welche Software ist am besten? [+ Dienstplan-Vorlage]

Dienstplan erstellen und Urlaube verwalten - Welche Software ist am besten? [+ Dienstplan-Vorlage]

Von Dominika Niewiadomska

Am 5. Januar 2022 aktualisiert, ursprünglich im 14. August 2019 veröffentlicht

Wie kann man auf einfacher und schneller Weise einen Dienstplan erstellen? Die Arbeitsplanung eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter kann manchmal sehr schwierig sein.

Wir präsentieren Ihnen verschiedene Werkzeuge, mit denen Sie in aller Ruhe den Dienstplan erstellen, Urlaube verwalten, Abwesenheiten validieren - kurz gesagt - die Personaleinsatzplanung in Ihrem Unternehmen organisieren können. 

Sie können dafür A) Ihren eigenen Excel-Zeitplan aus der kostenlos herunterladbaren Dienstplan Vorlage erstellen oder B) unseren Vergleich der Online-Arbeitsplanungssoftware entdecken und das für Sie perfekte Tool wählen!

Zeit- und Dienstplan mit Excel erstellen

Dienstplan Excel Vorlage zum kostenlosen Download

Eine Dienstplan Vorlage kann mit Excel in verschiedenen Formen und Ausführungen erstellt werden. Ihre Mitarbeiter können beispielsweise untereinander aufgelistet (ein Mitarbeiter entspricht einer Zeile) und Ihre jeweiligen Dienste, Urlaube und Abwesenheiten entlang eines Zeitstrahls (ein Tag entspricht einer Spalte) visualisiert werden. Eine andere mögliche Darstellung ist die Kalenderansicht, in der pro Zelle jeweils das Datum und die arbeitenden Mitarbeiter dargestellt werden. Die für Ihr Unternehmen passende Form hängt von der Anzahl Ihrer Mitarbeiter, der zu vergebenden Schichten und Dienste sowie der Organisationsform Ihrer Firma ab.

Wenn Sie gerne mit einer Excel-Datei arbeiten und auch in Zukunft auf diesen Allrounder bauen möchten, stellt Ihnen Appvizer hier eine kostenlose und fertige Dienstplan Vorlage zum Download zur Verfügung. Sie gibt Ihnen einen Überblick über den Terminplaner und die Verfügbarkeit Ihres Teams:

Dienstplan- und Urlaubsplanervorlage Excel-Vorlage zum kostenlosen Download

Herunterladen

Risiken von Excel

Die langfristige Anwendung von Excel für die Verwaltung von Dienstplänen, Urlauben und Abwesenheiten kommt jedoch leider nicht ganz ohne Risiko einher.

  • Excel ist relativ schwierig instand zu halten.

  • Es bedarf vieler manueller Einträge und erhöht damit das Risiko von Fehlern.

  • Im Falle eines Schichttauschs oder einer Änderung eines Urlaubsantrags muss ein neuer Antrag gestellt und entsprechende Korrekturen im Zeitplan vorgenommen werden.

  • Die Lösung ist nicht sehr kollaborativ.

Vorteile von Online-Software

Die Grenzen von Excel können oft sehr einfach durch die Funktionen von Online-Tools überwunden werden. Webbasierte Software für das An- und Abwesenheitsmanagement ist ein nützliches Werkzeug für das gesamte Unternehmen:

  • für das Personalwesen, das die Einhaltung der Regelungen des Unternehmens in Bezug auf Arbeitsstunden und Urlaube schneller und einfacher verwalten kann;

  • für die Mitarbeiter, in dem ihre jeweiligen Schichten erstellt werden können;

  • für die Manager, die Zeit bei der Bearbeitung von Anfragen sparen und einen Überblick über die Verfügbarkeit ihrer Teams gewinnen.

Mit Apps ein Dienstplan erstellen

Sind Sie auf der Suche nach einer Dienstplan-Software, um Ihr Unternehmen optimal zu steuern? Suchen Sie nicht weiter: Wir stellen Ihnen fünf professionelle Softwarelösungen für die Erstellung von Zeit-, Urlaubs- und Dienstplänen vor.

Papershift

Papershift ist eine Personalmanagement-Software, die ebenso multifunktional wie intuitiv bedienbar ist. Sie erlaubt es Ihnen, Dienst- und Schichtpläne unter der Berücksichtigung der Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter automatisch zu generieren. Erstellen Sie gerade einen Dienstplan, so können Sie Ihre Mitarbeiter nach Arbeitsbereichen gruppieren (z.B. Rezeption, Bar, Küche, Security) und werden bei eventuellen Überschneidungen oder Planungsfehlern umgehend benachrichtigt. So bleibt alles übersichtlich und korrekt.

PayFit

PayFit ist kein typisches Werkzeug für Dienstpläne und Arbeitsorganisation, sondern in erster Linie ein Tool für das unkomplizierte Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, welches ebenfalls die Personalabrechnung in seinen Funktionsumfang integriert. 

In einem globalen Überblick sehen Sie und Ihre Mitarbeiter, wann welcher Kollege im Unternehmen an- oder abwesend sein wird. So wird Ihre Arbeitsplanung erleichtert. Jeder Mitarbeiter hat zudem einen persönlichen Bereich, in welchem er seine Abwesenheits- und Urlaubsanträge online stellen, einsehen und bei Bedarf ändern kann. Daneben erlaubt PayFit es, die Arbeitszeiten Ihrer Belegschaft zu erfassen und deren Zusammenfassungen pro Monat, Woche oder Tag zu exportieren.

schichtplaner-online.de

Die Anwendung schichtplaner-online.de ist so simpel und intuitiv wie ihr Name: Mit dieser App können Sie Schicht- und Dienstpläne online erstellen. Daneben ist auch die Urlaubsplanung mit schichtplaner-online.de kein Problem.

Mit diesem Planer hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Zugang zum Portal und kann dort bequem Anträge auf Urlaub sowie Schichtwünsche stellen, die dann vom Administrator bestätigt werden. Zudem können Ihre Angestellten Ihre persönlichen Daten direkt selbst bearbeiten. So bleibt alles auf dem neuesten Stand.

ShiftJuggler

ShiftJuggler ermöglicht eine rundum transparente Personalverwaltung und Arbeitsplanung. Die Dienstplangestaltung geschieht schnell und seine Verwaltung wird durch unterschiedliche Ansichten - z.B. nach Abteilung, Arbeitsbereich oder Mitarbeiter, als Kalender oder Liste - sowie anpassbare Schichtarten und Abwesenheitsarten individualisierbar und übersichtlich.

Durch das direkte Anzeigen von Überschneidungen und Kollisionen stellt ShiftJuggler sicher, dass die Personaleinsatzplanung reibungslos vonstatten geht. Mit nur einem Mausklick sind fehlerfreiere, übersichtlichere Dienstpläne erstellt!

Eine effiziente Dienstplanung als Schlüssel zum Erfolg

Wenn dieser Artikel Sie noch nicht von den Vorteilen der online verfügbaren Dienstplaner oder einer Anwendung für die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit überzeugt hat, denken Sie an die Zeit, die jeden Monat für die Bearbeitung von Urlaubsanträgen aufgewendet wird, an die mühsame Übertragung von Veränderungen im Dienstplan, an den Stapel von Dokumenten an der Ecke eines Schreibtisches, der einsam darauf wartet, unterschrieben zu werden...

Die Dienstplanung in Unternehmen sollte nie vernachlässigt werden, denn Sie ist der Schlüssel zu Effizienz und Produktivitätssteigerung. Und wie steuern Sie die Planung Ihres Teams oder Unternehmens? Wie gestalten Sie Ihren Dienstplan? Teilen Sie Ihre Best Practices gerne mit uns.