E-Procurement: Wie und warum online beschaffen?

Die Online-Beschaffung, auch oft als E-Procurement bezeichnet, ist eine der größten Herausforderungen im Internet. Im Gegensatz zu den traditionelleren Arten der Beschaffung, die natürlich viele Jahre lang "elektronisch" waren, bezieht sich E-Procurement speziell auf die Beschaffung, die ganz oder teilweise auf der Nutzung der Internet- oder Intranet-Technologie beruht. Letztendlich wird die endgültige Ausrichtung alle Akteure (Nutzer, Tester, Anbieter), die vernetzt arbeiten, verpflichten, aber nicht alle Anbieter haben Produkte, die spezielle Bürosoftware erfordern, aufgegeben.

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E-Procurement: Definition

E-Procurement, auch Online-Beschaffung genannt, ist eine Methode zur Beschaffung von Rohstoffen, Waren und Fertigprodukten, die auf einem mit dem Internet verbundenen Informationssystem basiert. E-Procurement bringt Käufer und Verkäufer über das Internet zusammen und vereinfacht die Transaktionen zwischen diesen beiden Akteuren.

Warum ist E-Procurement wichtig?

Die Gründe für die Existenz von E-Procurement liegen auf der Hand. Organisationen wenden sich der Online-Beschaffung zu, um ihre Verwaltungskosten zu senken, ihre Produktion zu verbessern und ihnen zu helfen, Kontrolle über ihre Bestände und Ausgaben auszuüben. E-Procurement-Systeme bieten auch neue Beschaffungskanäle und können niedrigere Preise für die eingekaufte Ware ermöglichen. Es ist nicht überraschend, dass laut einer Umfrage des Purchasing Magazine 95% der Einkaufsexperten den Online-Einkauf zu einem unverzichtbaren Kanal machen. Der Markt für E-Procurement-Tools soll von weniger als 200 Millionen US-Dollar im Jahr 1998 bis 2020 auf 20 Milliarden US-Dollar wachsen.

Wie kann man seine Waren im Internet beziehen?

Im Gegensatz dazu sind die Quellen des E-Procurement nicht so offensichtlich, da die Online-Beschaffung auf eine Weise angegangen werden muss, die sich von den meisten anderen Anwendungen deutlich unterscheidet. Bei den meisten Anwendungen kann es zwar zu Interaktionen zwischen außerhalb und innerhalb des Unternehmens kommen (Empfang von Inputs und Senden von Daten), aber der Kern der Anwendung - im Sinne ihres Standorts - liegt sehr wohl innerhalb des Unternehmens selbst. Bei der Online-Beschaffung konzentriert sich alles auf die Transaktion - die Transaktion, die zwei verschiedene Organisationen miteinander verbindet.

Wenn die Online-Beschaffung nur um zwei verschiedene Akteure - einen Käufer und einen Verkäufer - herum organisiert wäre, wäre sie nicht so interessant oder schwierig. Aber jeder Akteur ist wirklich das Zentrum eines Sterns: Der Käufer hat mit vielen Verkäufern zu tun und umgekehrt kümmert sich der Verkäufer um viele Käufer (siehe Abbildung 1). Daher ist die Frage, wo E-Procurement stattfindet, weder eine Trivialität noch eine Selbstverständlichkeit :

Systeme für die Online-Beschaffung

Ein Online-Beschaffungssystem kann beim Verkäufer, beim Käufer oder in der Mitte zwischen beiden angesiedelt sein. Abbildung 2 zeigt den ersten Fall. In diesem Sell-Side-Modell (verkaufsorientiertes Modell) ist der Käufer wie ein Chaland, der auf der Main Street, der größten Einkaufsstraße New Yorks, spazieren geht und verschiedene Geschäfte seines Interesses besucht, um sich über deren Angebote und Preise zu informieren. Der Verkäufer installiert eine Software, die es jedem Käufer ermöglicht, zu stöbern und zu kaufen. Es handelt sich hierbei eindeutig um ein Sell-Side-Modell, das verkaufsorientiert ist.

Der umgekehrte Fall ist in Abbildung 3 dargestellt. In dieser Situation müssen die Verkäufer ihre Waren zu den Käufern bringen, wie es die Straßenverkäufer zu Beginn des 20. Jahrhunderts taten. Es handelt sich um ein Buy-Side-Modell (kauforientiertes Modell).

Im letzten Szenario (Abbildung 4) richten Dritte große Geschäfte ein, um Käufer und Verkäufer zusammenzubringen. Dies wird als Marketplace-Modell (Marktplatz-Modell) oder Portal-Modell (Portal-Modell) bezeichnet, oder, im konkreten Fall, wenn es einen vertikalen Markt bedient, als Vortal-Modell (vertikales Portal).

Vor- und Nachteile der verschiedenen Beschaffungsmodelle

Jedes Modell hat Vor- und Nachteile für den Käufer (und natürlich auch für den Verkäufer). Wichtige Fragen drehen sich darum, wer die Kataloge erstellt und pflegt, aus denen die Verfügbarkeit der Produkte hervorgeht, wie gut sich die Beschaffungsfunktionen in die Unternehmensabläufe und Backend-Systeme integrieren lassen und wie nützlich das Ergebnis für die Mitarbeiter des Käufers ist.

Das Main Street-Modell

Beim Main-Street-Modell richtet jeder Lieferant seinen eigenen Katalog ein, möglicherweise über ein Extranet. Ein Unternehmen, das mit einem solchen Anbieter zusammenarbeitet, kann seine Mitarbeiter bitten, mit ihren Internetbrowsern auf die Website des Anbieters zu gehen und dort einzukaufen. Eine Wartung des Katalogs durch das Einkaufsunternehmen ist nicht erforderlich, was die Einführung eines solchen Systems kostengünstig und einfach macht. Allerdings wird die Integration mit den Backend-Finanzsystemen nicht einfach sein. Derzeit werden Standards entwickelt, hauptsächlich neue Generationen von EDI auf XML-Basis, was theoretisch die Eliminierung aller aus einem Einkauf resultierenden Dokumente durch bestehende oder ERP-Systeme erleichtern würde. Der Erfolg dieses Ansatzes bleibt abzuwarten, da die verschiedenen vorgeschlagenen Standards noch geprüft werden, um festzustellen, welche sich durchsetzen werden. Einige der großen Anbieter, wie Ariba und Commerce One, haben ihre eigenen Standards, ebenso wie Microsoft. Das Main-Street-Modell leidet auch unter Problemen im Zusammenhang mit dem Vergleichskauf und der Kontrolle. Um Geschäfte zu vergleichen, muss ein Einkaufsagent mehrere Anbieter-Websites durchsuchen, die jeweils eine eigene Benutzeroberfläche, Verpackung, Versandmodalitäten und Rabatte haben. Die Kontrolle von außervertraglichen Einkäufen ist fast unmöglich. Der Main-Street-Ansatz wird am besten bei kleinen Einkaufsorganisationen und in Fällen funktionieren, in denen das Produkt des Lieferanten ziemlich spezialisiert ist. Ein Beispiel für dieses Modell ist eine neue Initiative der Firma Eastman Chemical. Eastman stellt kostengünstige Computer von Dell und einen Internetzugang über UUNET zur Verfügung, damit die Kunden auf der Eastman-Website einkaufen können.

Das Modell des reisenden Verkäufers

Am anderen Ende steht das Traveling Salesman-Modell (Modell des reisenden Verkäufers). In diesem Szenario erreichen die Anbieter den Käufer über Daten, die sie ihm bringen und mit denen das einkaufende Unternehmen seinen eigenen Katalog erstellt und pflegt. Und das hat für das einkaufende Unternehmen viele Vorteile. Denn da es den Katalog kontrolliert, kann es die Produkte, die in den Katalog aufgenommen werden, streng auswählen und sogar bestimmten Mitarbeitern einige ausgewählte Produkte in begrenzten Mengen anbieten. Auf diese Weise kann die Einkaufskapazität auf dem Schreibtisch jeder einzelnen Person präsent sein, und die Mitarbeiter haben nur eine einzige Schnittstelle zur Verfügung. Andererseits kann die Erstellung und Aktualisierung von Katalogen einen erheblichen redaktionellen Aufwand bedeuten. Einer der auf diesem Markt tätigen Anbieter, PurchasePro, installiert seine Software an den Standorten der Einkäufer. Durch die Verwendung der PurchasePro-Software kann der Kunde auf den Websites der Verkäufer und auf Marktplätzen einkaufen. Einer der Kunden von PurchasePro ist die Hotelbetriebskette Meristar.

Das Marketplace-Modell

Im Zentrum stehen die Marktplätze, Websites von Drittanbietern, die Käufer und Verkäufer auf ihrem Marktplatz zusammenbringen. Marktplatz-Websites bieten einen einzigen Katalog, sind aber weniger stark in die Backend-Systeme und die spezifischen Richtlinien des einkaufenden Unternehmens integriert. Natürlich unternehmen viele Anbieter in diesem Bereich große Anstrengungen, um ihre Lösungen möglichst als Buy-Side-Lösungen zu gestalten.

In Wirklichkeit gibt es zwei Varianten von Marktplätzen. Die eine ist der Vortal, der vertikale Marktplatz. Ein Beispiel ist ChemConnect, der Käufer und Verkäufer in der chemischen Industrie zusammenbringt. Eine Schätzung geht davon aus, dass in den nächsten drei bis fünf Jahren 15 % dieser 1,6 Milliarden US-Dollar schweren Branche über das Internet abgewickelt werden.

Die andere Variante eines Marktplatzes deckt eine Vielzahl von Produkttypen ab. Führend ist hier die Beschaffung von MRO - Maintenance, Repair and Operating supplies -, die bis zu 35 % der Gesamtausgaben eines Unternehmens ausmachen kann. Darüber hinaus ist die MRO-Beschaffung ein häufiger Grund für "wilde Käufe", d. h. für Käufe, die nicht bei den üblichen Lieferanten getätigt werden. Es wird geschätzt, dass bis zu 40 % der MRO-Käufe Impulskäufe sind, was für ein typisches Unternehmen, das eine Milliarde Dollar in Rechnung stellt, bis zu 10 Millionen Dollar pro Jahr an entgangenen Einnahmen bedeuten könnte. Es gibt eine Reihe von Akteuren in dieser Welt. Führend sind Ariba und Commerce One, die aktiv um Anbieter werben und ihre Lösungen an einkaufende Organisationen verkaufen. Andere umfassen Concur Technologies, Intelsys und viele kleinere Akteure. Es gibt in diesem Bereich auch einen Wettbewerb zwischen großen ERP-Anbietern wie SAP und Baan, Oracle, IBM, HP und anderen.

Um ein Marktplatzmodell umzusetzen, besteht ein möglicher Weg darin, sich vollständig auf das Internet zu verlassen, insbesondere auf der Käuferseite. Das bedeutet, dass auf den Computern des Käufers keine Software installiert wird und alle Transaktionen mithilfe von Browsern durchgeführt werden. Ein zweiter Ansatz besteht darin, dass auf den Bürocomputern der Mitarbeiter des einkaufenden Unternehmens spezielle Software installiert wird, aber im Internet wird das Netzwerk der Lieferanten zentral gehostet.

Vergleich der Beschaffungsmodelle

Die folgende Abbildung zeigt einen anschaulichen Vergleich dieser drei Ansätze. Es zeigt grafisch, wie sich die verschiedenen Modelle in Bezug auf einige wichtige Kriterien verhalten. Doch wie immer liegt das Problem in den Details, die sich in diesem Produktraum täglich ändern. Beispielsweise sollte die Integration in Backend-Systeme beim Marktplatzmodell theoretisch schwieriger sein als bei der Main-Street-Lösung, da diese auf der Website des Käufers installiert und angepasst wird. Es gibt jedoch keinen Grund, warum ein bestimmter Anbieter nicht genügend Investitionen tätigen sollte, damit sein Marktplatzmodell problemlos in Ihre Backend-Systeme integriert werden kann. Tatsächlich versprechen die führenden Marktplatzanbieter eine solche Fähigkeit.

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Schlussfolgerung

Angesichts des großen Einsparungspotenzials ist die Online-Beschaffung kurzfristig der kritischste Anwendungsbereich für Organisationen. Die Nutzung von E-Procurement zur Bestellung von MRO-Produkten kann zu Einsparungen von 5 bis 20 % führen. Die gleiche Studie ergab, dass die Kosten für die Auftragsabwicklung um bis zu 70 % sinken könnten.

Wir glauben, dass aufgrund der Kosten für die Katalogpflege reine Buy-Side-Lösungen, bei denen die einkaufende Organisation ihre eigenen Kataloge erstellt, kurzfristig eine Seltenheit sein werden und nicht mehr als 15 % des gesamten Einkaufsmarktes und nur wenige Prozent der MRO-Beschaffungen ausmachen werden. Dies wird für die meisten Unternehmen keinen Sinn ergeben. Sobald es jedoch mehr Standardisierung in Bezug auf das für Lieferantenkataloge verwendete XML-Formular gibt, könnte dies wieder zu einer praktikablen Option werden, vielleicht in drei bis fünf Jahren. Wir glauben, dass die meisten Beschaffungsorganisationen um ein Marktplatzmodell kreisen werden, zumindest in dem Sinne, dass sie zentralisierte Netzwerke von Verkäufern mit zentralisierten Katalogen nutzen werden. Die Anbieter dieser Produkte sind bestrebt, sowohl ihre Anbieternetzwerke als auch ihre Technologie aufzubauen, um sie zu einer attraktiven Option zu machen. Wir gehen davon aus, dass mehr als die Hälfte der Nutzer über das Internet einkaufen wird, dass aber auf mindestens 30 % der Computer Installationen für spezielle Einkaufssoftware vorhanden sein werden. Potenzielle Nutzer sollten die Funktionen und insbesondere den Grad der Integration, die sie mit ihren Backend-Systemen benötigen, sorgfältig analysieren.