Ihr Leitfaden für die Einführung und Optimierung des Einkaufsmanagements

Die Verwaltung des Einkaufs und der Beschaffung wurde viel zu lange in den Hintergrund gedrängt, dabei ist sie ein sehr wichtiger Posten für die Rentabilität und Stabilität jedes Unternehmens und ebenso strategisch wie die Verwaltung des Verkaufs.

Tatsächlich kann der Posten Einkauf 60 % des Umsatzes ausmachen, ein nicht zu vernachlässigender Anteil!

Um konkurrenzfähige Preise anbieten zu können, kann eine Optimierung des Einkaufsmanagements einen echten Unterschied bei den erwirtschafteten Margen und damit bei der Steigerung des Gewinns ausmachen.

Lassen Sie sich diesen Wachstumshebel nicht entgehen und entdecken Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Einkäufe gut verwalten können.

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Einkaufsmanagement: Definition

Was ist Einkaufsmanagement?

Das Einkaufsmanagement bezeichnet den gesamten Prozess, der es einem Unternehmen ermöglicht, Produkte oder Dienstleistungen zu erwerben, die für seinen reibungslosen Betrieb nützlich sind, unabhängig davon, ob es sich dabei um :

• direkte Einkäufe, wie z. B. Rohstoffe, die für die Produktion unerlässlich sind,
• indirekte Einkäufe außerhalb der Produktion, wie z. B. Büromaterial.

Was sind die einzelnen Schritte des Einkaufsprozesses?

Der Prozess des Einkaufsmanagements besteht aus verschiedenen Schlüsselschritten:

• die Ermittlung des Bedarfs,
• die Suche nach Lieferanten (Sourcing),
• die Einholung von Angeboten oder die Durchführung von Ausschreibungen,
• die Analyse der Angebote nach verschiedenen Kriterien:
  • Qualität der Produkte,
  • Anschaffungskosten,
  • Lieferfrist,
• die Verhandlungen mit den Lieferanten,
• die vertragliche Festlegung,
• die Rechnungsstellung.

Was sind die Aufgaben und Ziele der Einkaufsabteilung?

Welche Rolle spielt die Einkaufsabteilung?

Die Einkaufsabteilung, die lange Zeit als unterstützende Abteilung in einem Unternehmen galt, wird immer strategischer für die Wettbewerbsfähigkeit und die Entwicklung eines Unternehmens.

Denn die Einkaufsabteilung definiert und überwacht die Einhaltung der Verfahren für das Einkaufsmanagement. Genauer gesagt geht es darum, einen strukturierten Aktionsplan zu erstellen und die mit jeder Aktion verbundenen Akteure und Unterlagen zu erfassen.

Sie leitet sich von der Einkaufspolitik des Unternehmens ab, d. h. von seiner Strategie in Bezug auf Einkauf und Beschaffung.

Was sind ihre Ziele?

Zu den wichtigsten Zielen der Einkaufsabteilung gehören :

• die Kontrolle des Budgets und die Optimierung der mit der Lieferkette verbundenen Kosten über mehrere Hebel :
  • die Beherrschung des Einkaufsportfolios des Unternehmens,
  • die (Neu-)Verhandlung der Einkäufe mit den Lieferanten,
  • ggf. Neubewertung der Margenziele in Zusammenarbeit mit der Vertriebsabteilung ;
• Verwaltung der Lagerbestände und der Risiken im Falle von Fehlmengen ;
• Beteiligung an der Produktentwicklung, auf der Ebene der Qualitäts- und Kostenkontrolle beim Einkauf in der Produktion usw.

Wie kann man den Einkauf effektiv verwalten? Unsere 6 Tipps

Tipp 1: Legen Sie eine Einkaufspolitik fest.

Das Einkaufsmanagement geht Hand in Hand mit der Einkaufspolitik.

Konkreter gesagt, wird diese als die Strategie definiert, die eingesetzt wird :

• um den Zielen des Unternehmens zu dienen (Kostensenkung, Verringerung des CO2-Fußabdrucks usw.) ;
• in Übereinstimmung mit den Besonderheiten der Unternehmensstruktur, des Marktes und der Einkaufstrends.

Die Festlegung dieser Politik bedeutet in der Folge :

• die Erstellung eines Aktionsplans und die Überprüfung der Verfahren, um die vordefinierten Ziele zu erreichen ;
• die Zuweisung der Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Einzelnen in diesem neuen Ökosystem ;
• die Analyse der eingesetzten Strategie durch die Überwachung von Key Performance Indicators (Dauer des Beschaffungszyklus, durchschnittliche Bestellkosten, Ausfallrate des Lieferanten usw.).

☝️ Auch wenn strategische Einkäufe besonders beachtet werden sollten, darf die Überwachung der Beschaffung nicht vernachlässigt werden.Die Überwachung der so genannten "wilden", zweitrangigen Einkäufe, die unter Zeitdruck getätigt werden und zusammengenommen einen sehr großen Ausgabenposten darstellen, sollte nicht vernachlässigt werden.

Tipp 2: Legen Sie ein klares Verfahren fest, um die Verwaltung zu vereinfachen.

Die Schlüsselrolle des Einkaufsmanagements zu verstehen, bedeutet, leistungsorientierte Prozesse zu definieren und zu testen.

Sie sollten einfach sein und so wenige Personen wie möglich einbeziehen, damit sie nicht zu einem Gaswerk werden.

💡 Die gute Nachricht: Sie müssen nicht bei null anfangen, sondern können sich auf bereits erprobte Verfahren in Ihrer Organisation und auf die verschiedenen Daten stützen, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Und natürlich sollten Sie diese Prozesse allen betroffenen Mitarbeitern mitteilen, um insgesamt an Effizienz zu gewinnen.

☝️ Der Beschaffungsprozess muss :

• in das Einkaufsinformationssystem des Unternehmens integriert werden, ebenso wie die Daten zu Lieferanten, Preisen und Beständen ;
• in die Allgemeinen Geschäftsbedingungen integriert und den Anbietern erläutert werden, um Unternehmenszufriedenheit, Transparenz und die bestmögliche Lieferantenbeziehung zu gewährleisten ;
• eventuell in der CSR-Politik erwähnt, um verantwortungsbewusste Beschaffung und nachhaltige Entwicklung intern zu fördern.

Tipp 3: Den Einkauf von der Bestellung bis zur Lagerung effizient verwalten.

Es ist möglich, jeden Schritt des Einkaufsmanagements zu optimieren.

Vergessen Sie zum Beispiel nicht die Lagerverwaltung.

Ein gutes Beschaffungsmanagement beschränkt sich nämlich nicht auf den Einkauf von Waren und Dienstleistungen. Sie beinhaltet auch die Lagerung der Produkte, die mit Kosten verbunden ist, insbesondere für Lagerraum.

Es geht auch darum, die Risiken von Veralterung und Verschwendung zu beherrschen, die für das Unternehmen einen echten finanziellen Verlust darstellen.

👉 Erfahren Sie in unserem speziellen Artikel, wie Sie Ihre Lagerverwaltung verbessern können.

Tipp 4: Fassen Sie Bestellungen zusammen.

Wenn Sie Ihre Einkäufe zusammenfassen, haben Sie eine bessere Verhandlungsposition bei den Großhändlern und können Geld sparen, vor allem bei den Versandkosten.

Außerdem können Sie so die Anzahl der zeitraubenden Bestellungen reduzieren und die Zeit für das Benchmarking von Lieferanten nutzen.

Tipp 5: Kategorisieren Sie Einkäufe, um sie zu verfolgen.

Natürlich ist es auch notwendig, die verschiedenen Arten von Einkäufenzu identifizieren, um :

• sie zu kategorisieren,
• die Lieferantenkonten zu segmentieren,
• Einkaufsdaten zu verfolgen und zu analysieren.

Zunächst geht es darum, die Einkäufe nach Wichtigkeit und Wiederholung in drei Klassen zu kategorisieren:

• Klasse A für strategische Einkäufe für die Produktion,
• Klasse B für wiederkehrende und strategische Einkäufe außerhalb der Produktion,
• Klasse C für nicht wiederkehrende und nicht strategische Einkäufe.

In einem zweiten Schritt wird die Definition der Nomenklatur nach Einkaufsfamilien und -unterfamilien (Produkte oder Leistungen mit ähnlicher Funktionalität und zur Deckung eines ähnlichen Bedarfs) verfeinert, denen Schlüsselkäufer und -lieferanten zugeordnet werden.

Tipp 6: Wählen Sie eine Software für das Einkaufs- und Beschaffungsmanagement.

Mehrere Tools können die Leistung der Einkaufsabteilung deutlich verbessern, insbesondere :

• die Verwaltung von Bestellungen,
• die Bearbeitung von Rechnungen,
• die Verfolgung der Ausgaben in Echtzeit,
• die automatische Kategorisierung von Einkäufen,
• die Identifizierung von Lieferanten,
• die Erstellung von Ausschreibungen.

Dazu gehören:

• eine Einkaufssoftware, wie ein E-Procurement-System (Beschaffung, Online-Kauf) für die Bereitstellung von Dienstleistungen, verhandelten Produkten und die Referenzierung von Partnerlieferanten für den E-Commerce ;
  
  
• eine Lösung, die Procure-to-Pay integriert, um Ihre Einkaufsanfragen zu zentralisieren und zu validieren, Lieferantenkataloge zu konsultieren und den Beschaffungszyklus von der Bestellung bis zur Bearbeitung der Lieferantenrechnungen zu verwalten ;
  
  
• eine Lagerverwaltungssoftware, um die Beschaffung zu rationalisieren, Bestände und Referenzen zu reduzieren und die Einkaufsprozesse zu automatisieren;
  
  
• ein ERP-System, das Module für die Einkaufs- und Lagerverwaltung enthält, um die kaufmännische Verwaltung zu steuern und einen Gesamtüberblick über das Gleichgewicht zwischen Verkäufen und Einkäufen zu erhalten.

🛠️ Beispiel für Software :

Quadient Kreditorenbuchhaltung ist eine Plattform für die globale Bearbeitung Ihrer Lieferantenrechnungen und -bestellungen. Erstellen Sie Ihre Bestellanforderungen direkt in der Software. Die Software rationalisiert dann den Genehmigungsprozess, um Verzögerungen, Fehler und damit das Risiko von Forderungen zu reduzieren. Quadient Kreditorenbuchhaltung enthält auch Funktionen zur automatischen Datenerkennung, um die manuelle Verwaltung von Rechnungen zu minimieren. So können Sie spürbare Einsparungen bei Ihren Verwaltungskosten erzielen!

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Einkaufsmanagement in Kürze

Angesichts des Wettbewerbsdrucks wird das Einkaufsmanagement zu einem zunehmend strategischen Posten für ein Unternehmen. Sie müssen eine klare und solide Strategie und Prozesse festlegen und dürfen nicht einfach nach dem Gießkannenprinzip vorgehen. Aus diesem Grund gehen viele Unternehmen dazu über, alle damit verbundenen Tätigkeiten auszulagern.

Mit der richtigen Software müssen Sie jedoch nicht auf einen externen Dienstleister zurückgreifen. Mit diesen Tools können Sie Ihre Produktivität erheblich steigern und viel Geld sparen.