Definieren Sie Geschäftsregeln für reibungslosere Prozesse
Es ist schwierig, eine Geschäftsregel einfach zu definieren. Wir versuchen es in diesem Artikel! Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Geschäftsregel oder Managementregel dazu dient, Entscheidungszyklen zu verkürzen. Sie ist die Vorstufe zur Einrichtung von Prozessen, um die Organisation und Verwaltung Ihres Unternehmens reibungsloser zu gestalten.
Definition, Beispiele und bewährte Praktiken, um sie zu verwalten, ohne sich die Haare zu raufen :
Definition von Geschäftsregeln: Was ist das?
Geschäftsregeln oder Regeln für die Verwaltung eines Unternehmens sind die Gesamtheit der Grundsätze, die, wenn sie einmal angewendet werden, keine Entscheidung für ihre Umsetzung erfordern. Die Entscheidung wurde bereits im Vorfeld getroffen: Sie muss nicht bei jedem auftretenden ähnlichen Fall erneut bestätigt werden.
Testbar und messbar, dient das Geschäftsregelwerk also dazu, die von den Geschäftsteams getroffenen Maßnahmen zu rahmen und einzuschränken, damit sie der Unternehmensstrategie folgen.
👉 Die Folge: Die Prozesse sind flüssiger, da automatisiert, und sie sparen den Fachteams Zeit.
Wenn Ihnen dieser Begriff noch unklar erscheint, stellen wir weiter unten in diesem Artikel einige Beispiele vor.
Geschäftsregeln werden im Englischen als business rules bezeichnet.
Warum sollte man Geschäftsregeln beschreiben und verwenden? 5 Vorteile
Zeitersparnis und Leistungssteigerung
Mit Geschäftsregeln, die im Vorfeld von Projekten definiert werden, müssen während eines Projekts keine Entscheidungen getroffen werden: Die Zeit für den Austausch und die Freigabe entfällt und spart dem gesamten Team Zeit. Einfach ausgedrückt: Es wird keine Zeit mehr mit "Fragen stellen" verschwendet, da die Antworten bereits festgelegt wurden.
Für die Fachteams bedeutet dies auch :
- ein Gewinn an Klarheit über den Fortschritt und den zu verfolgenden Kurs,
- ein Gewinn an Leistung bei der Anwendung von Geschäftsregeln dank der Automatisierung.
Im Rahmen eines IT-Projekts zum Beispiel sind diese Gewinne für die Entwicklung nicht zu vernachlässigen!
Verringerung der Projektrisiken
Ein Geschäftsprinzip, das in Aktionen übersetzt wird, wird in der Computerprogrammierung zwangsläufig besser befolgt, da die menschliche Intelligenz der künstlichen Intelligenz Platz macht, um die Aktion auszuführen. Die Automatisierung stellt sicher, dass die Regel eingehalten wird.
Geringere Kosten für die Bauherrenschaft.
Zeitersparnis + weniger Risiken = weniger Kosten! Die Bauherrenschaft profitiert von einer effizienteren Zielerreichung durch die Anwendung von Managementregeln.
Außerdem hilft das Festlegen von Überwachungsregeln bei der Ermittlung von Warnschwellen (z. B. Überschreitung der Fristen für bestimmte Aufgaben, überfällige unbezahlte Rechnungen). So gewinnen Sie mehr Spielraum, um den Schaden zu begrenzen... und die Endkosten zu senken.
Entkoppelung von Geschäft und Technik
Geschäftslogik und IT sind nicht unbedingt undurchdringlich, aber sie zu trennen hat den Vorteil, dass Geschäftsentscheidungen getrennt vom Anwendungscode weiterentwickelt und gepflegt werden können.
Außerdem können die Experten für die Funktion bzw. das Geschäft die Verwaltung der anzuwendenden Prinzipien in ihren Händen behalten, was zu einer besseren Verteilung der Verantwortlichkeiten in einem Projekt führt.
Es besteht weniger die Gefahr, dass ein Mitglied des technischen Teams eine falsche Entscheidung trifft, weil es z. B. bei einer Änderung der Geschäftspolitik nicht genügend genaue Spezifikationen erhalten hat. Die funktionalen Experten sind die Garanten dafür.
Bessere Überwachung der Prozesse
Wenn die Geschäftsregeln gut definiert sind, kann man die Prozesse effektiver überwachen. Aber auch das Erkennen eines schwergängigen Rädchens in der Geschäftsregel hilft, die Prozesse schneller zu aktualisieren.
Das häufigste Problem bei der Entwicklung automatisierter Prozesse ist die Frage, wie man Geschäftsregeln so in die Prozesse einbauen kann, dass sie zu den auszuführenden Aufgaben passen.
Wenn man also Regeln im Vorfeld entwirft, kann man sie intelligent in die Prozesse integrieren und sich von verstopften Prozessen mit überflüssigen oder irrelevanten Schritten befreien oder einfach nur von Prozessen, die nicht den Bedürfnissen der Geschäftsteams entsprechen.
Geschäftsregel: 2 Beispiele zum Verständnis
Beispiel 1: Preiskalkulation und Rechnungsstellung.
Nehmen wir ein einfaches Beispiel. Angenommen, Sie betreiben einen Lebensmittelladen, in dem Sie sowohl Lebensmittel als auch Non-Food-Produkte verkaufen. Sie beschließen, allen Ihren Studentenkunden bei Vorlage eines Studentenausweises einen automatischen Rabatt von 10 % zu gewähren.
✅ Ihre Geschäftsregel lautet: Wenn mein Kunde ein Student ist, dann müssen Sie -10 % auf die Gesamtrechnung anwenden.
Dann müssen Sie aus technischer Sicht nur noch Ihre Kassensoftware so einstellen, dass sie den Prozess der Preisberechnung automatisiert. So wird bei der Rechnungsstellung an einen Kunden durch Angabe seines Profils der Prozess gestartet, die Geschäftsregel angewendet und der Rabatt verbucht.
Beispiel 2: Angebotener Vorteil
Sie verkaufen Computerausrüstung an Gewerbetreibende. Um auf Ihrem Markt wettbewerbsfähig zu sein, beschließen Sie, Ihren Kunden ab einem bestimmten Gesamtrechnungsbetrag einen Vorteil anzubieten.
✅ Ihre Geschäftsregel lautet: Wenn der Gesamtbetrag über 1 500 € liegt, dann wird die Installation der Hardware geschenkt.
Ähnlich wie im vorherigen Beispiel schließt der Rechnungsstellungsprozess, sobald Sie Ihr Rechnungsstellungstool eingerichtet haben, diese Geschäftsregel ein und wendet den Vorteil automatisch auf die Rechnung an.
Um zu verstehen, wie Sie einen Workflow für die Rechnungsverwaltung einrichten können, sehen Sie sich in diesem speziellen Artikel ein Tutorial an.
5 bewährte Verfahren zur Vereinfachung der Verwaltung von Geschäftsregeln
- Geschäftsregeln müssen den Bedürfnissen der betroffenen Interessengruppen und Geschäftsteams entsprechen: Auch wenn diese bewährte Praxis offensichtlich erscheint, ist es immer gut, sie im Hinterkopf zu behalten, wenn Sie Ihre eigenen Geschäftsregeln festlegen!
- Ihre Geschäftsregeln müssen den geltenden Vorschriften entsprechen: Bleiben Sie bei neuen gesetzlichen oder buchhalterischen Anforderungen, z. B. bei der Überwachung, auf dem Laufenden, damit Ihre Prozesse Ihnen später nicht zum Nachteil gereichen.
- Integrieren Sie Ihre Geschäftsregeln in Ihre Prozesse, indem Sie sich auf den Standard BPMN 2.0 stützen, um ein gemeinsames, automatisierbares Repository zu verwenden, das leicht zwischen Geschäftsteams kommuniziert werden kann.
- Entwerfen Sie Geschäftsregeln bereits in der strategischen Definitionsphase eines Projekts oder Programms, zu Beginn des Prozesses und vor den fachlichen Spezifikationen: Sie eliminieren einen zukünftigen Bedarf, einen Prozess rückgängig zu machen, um ihn zu korrigieren.
- Verwenden Sie ein BPM-Tool wie Iterop, um Ihre Prozesse zu modellieren und dabei Ihre Geschäftsregeln zu integrieren: Nicht nur die Gestaltung der Prozesse, sondern auch ihre Ausführung wird durch eine Workflow-Engine vereinfacht.
Was sind Ihre Best Practices für die optimale Verwaltung und Nutzung der Geschäftsregeln in Ihrem Unternehmen?
Artikel übersetzt aus dem Französischen