Die Digitalisierung von Prozessen im Dienste der Unternehmensleistung
Die Digitalisierung von Prozessen ist im Laufe der Jahre zu einer wichtigen Herausforderung für Unternehmen geworden. Sie ist untrennbar mit den Erfordernissen der digitalen Transformation verbunden und wird zu einem Trumpf für Leistung und Rentabilität.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht jedoch entgegen der landläufigen Meinung über die bloße Nutzung neuer Technologien für das reibungslose Funktionieren der täglichen Abläufe hinaus. Sie setzt in Wirklichkeit eine neue interne Organisation voraus, eine Organisation, die manchmal auf den Widerstand der Teams gegen Veränderungen stößt.
Wie können wir also den Begriff der Digitalisierung von Prozessen genau definieren? Welche Herausforderungen sind damit verbunden? Welche Schritte müssen Sie unternehmen, um sie in Ihrem Unternehmen umzusetzen?
Wir sagen Ihnen alles.
Was ist die Digitalisierung von Prozessen?
Digitalisierung von Prozessen: Definition
Die Digitalisierung von Prozessen ist definiert als die Mechanismen, die eingesetzt werden, um alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu digitalisieren.
Sie ist somit Teil der allgemeinen digitalen Transformation von Organisationen.
Denn auch wenn diese bereits neue Technologien nutzen, um ihre Geschäftsleistung zu steigern und ihr Wachstum zu beschleunigen (Erstellung einer Website, Nutzung eines CRM etc.), so müssen doch sämtliche Arbeitsprozesse überdacht werden, um noch mehr Wettbewerbsfähigkeit zu erlangen.
Die Digitalisierung der Prozesse führt also zu einer tiefgreifenden Neuorganisation der Arbeitsabläufe und einer Optimierung der Abfolge wiederkehrender Aufgaben dank :
- durch vordefinierte Workflows,
- durch den Einsatz digitaler Technologien,
- durch die Automatisierung.
☝️ Die Digitalisierung von Prozessen betrifft alle Abteilungen. Deshalb hören wir oft von :
- Digitalisierung von HR-Prozessen,
- der Buchhaltungsprozesse,
- von Verkaufsprozessen usw.
Auch von der Digitalisierung von Dokumentenprozessen ist oft die Rede.
Digitalisierung von Prozessen und Workflows
Diese Digitalisierung der Prozesse geht mit dem Begriff des Workflows einher, den wir mit Arbeitsablauf übersetzen können.
Ein Workflow besteht aus aufeinanderfolgenden Schritten und bedeutet, dass nach der Durchführung einer bestimmten Aktion eine andere Aktion durchgeführt werden muss, und zwar alles innerhalb eines vordefinierten Zeitrahmens. Der Arbeitsablauf rahmt also die Aktivitäten der Mitarbeiter ein, jeder weiß genau, was er wann zu tun hat.
Aber dank der Digitalisierung von Prozessen und der Modellierung von Geschäftsprozessen werden einige Aufgaben des Workflows mithilfe von Software automatisiert.
Beispiel für einen operativen Workflow zur Auftragsabwicklung :
Die Herausforderungen der Digitalisierung von Prozessen
Die Strategie der digitalen Transformation begleiten
Unternehmen aller Größenordnungen haben erkannt, dass die digitale Transformation unumgänglich ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Es reicht jedoch nicht aus, Blätter und Stifte gegen eine Software einzutauschen, um den digitalen Wandel einzuleiten. Die Organisationen müssen ihre Denkweise ändern und die neue Dynamik auf allen Ebenen einführen. Das gilt auch für die Geschäftsprozesse, die noch zu oft auf "altmodische" Weise abgewickelt werden.
👉 Der Erfolg einer Strategie der digitalen Transformation betrifft also alle Komponenten des Unternehmens, die alle dazu beitragen, die Leistung und Qualität zu steigern.
Anpassung an neue Arbeitsweisen
Die Digitalisierung von Prozessen erscheint in einem Kontext, in dem sich neue Arbeitsorganisationen entwickeln, angefangen bei der Telearbeit, um nur ein Beispiel zu nennen, unerlässlich.
Durch die Digitalisierung von Prozessen wird die Durchführung von Routinearbeiten, die Zusammenarbeit und die Kommunikation vereinfacht, auch wenn die Teams an einem anderen Ort arbeiten.
Gewinnen Sie Zeit
Die Digitalisierung von Prozessen führt auch zu einer Produktivitätssteigerung, da wiederkehrende Aufgaben so weit wie möglich automatisiert werden. Die Mitarbeiter können sich dann auf Aufgaben konzentrieren, die für das Unternehmen einen höheren Mehrwert darstellen...
... und für die Geschäftsbeziehung! Wenn Organisationen z. B. die Bearbeitungszeiten für Kundenanfragen verkürzen, tun sie etwas für die Verbesserung der Kundenzufriedenheit und des Kundenerlebnisses.
Qualität und Sicherheit steigern
Neue Technologien sowie ein optimiertes Framing von Arbeitsabläufen verringern das Fehlerrisiko. Die Daten, die zwischen den einzelnen Schritten eines Prozesses fließen, werden zuverlässiger und in Echtzeit aktualisiert. Fehleranfällige, sich wiederholende Aufgaben wie das Eingeben und erneute Eingeben von Daten werden weitestgehend vermieden.
Die Fortschritte in der Informatik und der Grad der Automatisierung, den sie ermöglichen, sichern die Unternehmen auch auf anderen Ebenen ab:
- Einhaltung der gesetzlichen Auflagen,
- Erkennung von Risiken,
- Verwaltung von Zugängen usw.
Kosten senken und mehr Umsatz generieren
Letztendlich durch :
- der eingesparten Bandbreite,
- der Reduzierung von teuren Fehlern,
- der Erhöhung des Wertes der von den Mitarbeitern ausgeführten Aufgaben,
- und der Verbesserung der Kundenbeziehung,
trägt die Digitalisierung von Prozessen zur Steigerung der Rentabilität von Unternehmen bei.
Wie digitalisiert man einen Prozess? Beispiel für ein Digitalisierungsprojekt in 6 Schritten.
1 - Definieren Sie Ihre Ziele.
Der erste Schritt bei der Digitalisierung von Prozessen besteht darin, die vom Unternehmen angestrebten Ziele zu bestimmen. Dabei kann es sich z. B. um Folgendes handeln:
- die Produktivität zu steigern,
- Das Verkaufsvolumen und die Geschäftsbeziehung zu verbessern,
- die interne Kommunikation zu vereinfachen usw.
💡 In diesem Stadium ist es interessant, das Feedback der verschiedenen Mitarbeiter einzuholen. Da sie täglich mit dem operativen Geschäft konfrontiert werden, sind sie die ersten, die von dieser Digitalisierung betroffen sind. Außerdem liefern sie konstruktives Feedback!
2 - Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme der Situation des Unternehmens.
Sobald die Ziele festgelegt sind, erstellt das Unternehmen eine Bestandsaufnahme seiner Situation. Auf diese Weise :
- identifiziert die Geschäftsprozesse, die in der Organisation bereits vorhanden sind,
- beurteilt, inwieweit sie digitalisiert werden können,
- beurteilt, ob sich diese Digitalisierung lohnt, um ihre Leistung zu steigern.
Dieser Schritt beinhaltet auch die Frage nach dem Reifegrad des Unternehmens in Bezug auf die digitale Transformation, um festzustellen, in welchen Bereichen die Anstrengungen verdoppelt werden müssen, um die Digitalisierung zu beschleunigen.
☝️ Die bereits intern eingesetzten Tools sind von dieser Bewertungsarbeit nicht ausgenommen. Stellen Sie sich die richtigen Fragen:
- Sind sie ausreichend, um die Ziele zu erreichen?
- Wird ihr volles Potenzial ausgeschöpft?
- Muss in neue Software investiert werden?
3 - Planen Sie das Projekt zur Digitalisierung von Prozessen.
Ein Projekt zur Digitalisierung von Prozessen ist ein eigenständiges Projekt.
Es erfordert daher die Ernennung eines Verantwortlichen, eines Projektleiters. Dieser ist insbesondere dafür verantwortlich, einen Fahrplan zu erstellen, um :
- die vorrangigen Maßnahmen, die durchgeführt werden müssen, um die vordefinierten Ziele zu erreichen (z. B. Suche nach neuer Software),
- die Fristen für die Durchführung dieser Maßnahmen.
4 - Wählen Sie die richtigen Werkzeuge, um den Wandel zu begleiten.
Im Rahmen eines Projekts zur Digitalisierung von Prozessen hängt die Anschaffung und Einführung neuer Software von der Art der bereits im Unternehmen eingesetzten Lösungen ab, aber auch von den Zielen des Unternehmens :
- ein CRM zur Verbesserung der Geschäftsbeziehungen und -leistung?
- eine Projektmanagementsoftware, um alle mit den Projekten des Unternehmens verbundenen Prozesse zuverlässig zu gestalten?
- ein HRIS zur Digitalisierung der Personalarbeit?
- eine BPM-Software (Business Process Management Software) zur Digitalisierung von Workflows und zur Optimierung von Geschäftsprozessen?
💡Das ermöglicht Ihnen Iterop, ein sehr benutzerfreundliches BPM, das entwickelt wurde, um Ihre Prozesse mit wenigen Klicks und ohne Schulung dank Low-Code zu zeichnen, zu konfigurieren, zu automatisieren, einzusetzen und zu verbessern. Sie erstellen maßgeschneiderte Workflows unter Einbeziehung aller Ihrer Interessengruppen und verbinden die Software mit Ihrem bestehenden Informationssystem, um eine vollständige Zentralisierung zu erreichen.
Die Liste lässt sich noch weiter fortsetzen...
✅ S ich gut auszustatten ist der erste Schritt zur vollständigen Digitalisierung Ihrer Prozesse... vorausgesetzt, Sie bringen sie dazu, richtig miteinander zu kommunizieren ! Und dafür gibt es sehr einfach zu verwendende Software, die als "no code" bezeichnet wird und für die keine besonderen Computerkenntnisse erforderlich sind: EDI-Software (Software für den elektronischen Datenaustausch),die sehr einfach zu bedienen ist, "no code" genannt wird und keine besonderen Computerkenntnisse erfordert.
Lobster_data und Lobster_pro sind perfekte Beispiele dafür. Diese beiden für die Datenintegration und die Digitalisierung von Prozessen entwickelten All-in-One-, Kollaborations- und Sicherheitsprogramme helfen Ihnen , auf einfache Weise Schnittstellen zwischen Ihren Systemen (ERP, CRM...) und Anwendungen zu schaffen, um diese miteinander in Dialog treten zu lassen. Ohne Programmieraufwand und kompatibel mit allen Industriestandards können Sie mit den Lobster-Lösungen Ihre Datenflüsse aufbauen und Ihre Geschäftsprozesse auf einfache Weise per "Drag & Drop" integrieren.
☝️ Halten wir jedoch fest, dass sich das elektronische Dokumentenmanagement (oder EDM) als eine wesentliche Komponente der Digitalisierung von Prozessen erweist. Dank der Entmaterialisierung und Automatisierung, die sich daraus ergeben, :
- optimiert die verschiedenen Vorgänge im Unternehmen (Buchhaltung, Personalwesen usw.),
- vermeidet die Vervielfältigung von Dokumenten und die damit verbundenen manuellen Aufgaben,
- fördert die Informationsübermittlung und damit die Kommunikation sowie die Zusammenarbeit zwischen den Teams.
🛠️ Als Beispiel sei hier das DMS Nexia genannt, das große Unternehmen bei der Entmaterialisierung, Automatisierung und Verwaltung ihrer Prozesse unterstützt. Die SaaS-Lösung ist leicht zu erlernen und ermöglicht die Verwaltung, Verteilung und Archivierung der gesamten Unternehmensdokumentation: Lieferanten- und Kundenrechnungen, Bestellscheine, Spesenabrechnungen, ein- und ausgehende Briefe usw. Die Dokumentensuche wird durch eine leistungsstarke Suchmaschine mit KI erleichtert.
5 - Kommunikation und Begleitung der Teams
Während des gesamten Projekts zur Digitalisierung von Prozessen empfiehlt es sich, so viel wie möglich mit den Teams zu kommunizieren, und zwar bereits bei der Erfassung der Anforderungen.
👉 Zur Erinnerung: Sie sind am stärksten von dieser Transformation betroffen und ihr Feedback kommt dem Unternehmen sehr zugute.
Dasselbe gilt, wenn es darum geht, sich für neue Software zu entscheiden. Lassen Sie sie am besten von den betroffenen Mitarbeitern testen, um Feedback zu erhalten, das auf der konkreten Nutzung bei täglichen Aufgaben beruht.
Sobald die neuen Tools und Prozesse eingeführt sind, sollten Sie die Teams so gut wie möglich unterstützen, um jede Form von Widerstand gegen Veränderungen zu minimieren ("Bisher hat alles perfekt funktioniert, warum sollte man das ändern?").
Dazu gehören Kommunikation, aber auch Schulungen , um zu erklären, wie man das Potenzial der neuen digitalisierten Prozesse voll ausschöpfen kann.
6 - Bewerten und bei Bedarf anpassen
Schließlich darf sich das Unternehmen nicht auf seinen Lorbeeren ausruhen. Es sollte die Indikatoren überwachen, die zuvor eingeführt wurden, um die Effizienz der Prozesse zu messen: z. B. Metriken zur Zeitersparnis , um festzustellen, ob die Teams tatsächlich Bandbreite einsparen.
Durch die Überwachung dieser Indikatoren kann die Organisation Verbesserungsmöglichkeiten ermitteln, um ihre Strategie zur Digitalisierung von Prozessen zu verfeinern und sich so weiter zu verbessern.
Die Digitalisierung von Prozessen ist eine große Aufgabe, die nicht nur über den Rahmen eines IT-Projekts hinausgeht, sondern auch eine starke menschliche Dimension hat. Die gesamte Organisation ist involviert, insbesondere die operativen Teams.
☝️ Die Führungsebene muss den Weg ebnen, indem sie den Wandel begleitet, Hindernisse aus dem Weg räumt und die Vorteile auf verständliche Weise erläutert.
Das Ergebnis ist eine höhere Rentabilität und eine bessere Leistung.
Artikel übersetzt aus dem Französischen