DMAIC-Methode: Steigern Sie Ihre Leistung in 5 Schritten

DMAIC. Wenn Sie diese fünf Buchstaben getippt haben, sind Sie wahrscheinlich ein Betriebsmanager und suchen nach der perfekten Gleichung zwischen der Führung Ihres Teams und dem Erreichen der Ziele Ihres Unternehmens durch die Optimierung der bestehenden Prozesse.

Haben Sie in der Familie des Lean Management schon einmal versucht, die DMAIC-Methode anzuwenden?

In diesem Artikel erfahren Sie, was sie beinhaltet und wie sie unter anderem Ihre wichtigsten Anliegen erfüllen kann:
► Verbesserung von Qualität und Leistung (Kapazität, Reaktionsfähigkeit, Pünktlichkeit, Produktivität, Arbeitsbedingungen),
► Antizipation, Erkennung, Lösung von Problemen,
► Kundenzufriedenheit,
► a giles Projektmanagement, etc.

Aus dem Inhalt :

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Was ist die DMAIC-Methode? Definition

DMAIC ist eine agile Managementmethode, die auf die Verbesserung der Qualität und Effizienz von industriellen Produktionsprozessen (Lean Manufacturing) abzielt, aber auch auf Prozesse anwendbar ist, die im Dienstleistungssektor, in der Logistik, im Handel und in der Verwaltung eingesetzt werden.

Die DMAIC-Methode leitet sich von der Six-Sigma-Methode ab, die Ende der 80er Jahre von Motorola zur Lösung komplexer Probleme entwickelt und zum Patent angemeldet wurde.

Dieses Video erklärt die Vorgehensweise, indem es sie mit der Praxis eines Arztes vergleicht, der eine Konsultation durchführt, eine Diagnose stellt und dann ein Rezept ausstellt:

Durch die strukturierte Analyse und Lösung von Problemen, die in häufig wiederkehrenden Aufgaben entdeckt werden, teilt DMAIC die Ziele von Lean Six Sigma:

• Steigerung der Produktivität und der Rentabilität,
• Zufriedenheit der Kunden,
• Einsparung von Ressourcen und Verringerung der Verschwendung,
• Lebensqualität am Arbeitsplatz und Sicherheit der Mitarbeiter usw.

Die Zielsetzung des DMAIC erinnert an die Kaizen-Methode, die ebenfalls das Prozessmanagement und die kontinuierliche Verbesserung propagiert, jedoch auf eine progressivere Art und Weise.

DMAIC-Methode: Eine Anleitung in 5 Schritten.

Schritt Definition von DMAIC - Beispiel.

🎯 Ziel : Das Problem, die Risiken und die potenziellen Hemmnisse identifizieren.

Dies ist auch der Schritt, in dem die Bedürfnisse des Kunden und die Ziele im Allgemeinen sowie die Ressourcen und Fristen im Projektmanagement festgelegt werden.

🤔 Frage: Was ist das festgestellte Problem? Was ist das Ziel des Projekts?

🚀 Maßnahme: Kartieren Sie den (bestehenden oder geplanten) Prozess, um blockierende Punkte oder Risiken zu identifizieren.

Eine Karte bzw. Prozesskartierung hilft Ihnen zu verstehen und zu visualisieren, wie Ihr Team arbeitet, wie mögliche externe Eingriffe (Subunternehmer, Partner) aussehen und wie Sie Probleme leichter lokalisieren können.

💡 Tipps:

• Sie sollten die Probleme nach ihrer Dringlichkeit priorisieren, je nachdem, wie wichtig sie sind und wie sie sich auf andere Prozesse auswirken.
• Mithilfe der 5-M-Methode (oder des Ishikawa-Diagramms) können Sie bei einem Brainstorming die Ursache-Wirkungs-Beziehungen in Form von Fischgräten schematisch darstellen.

🤓 Antwort: Die Zeit zwischen der Bestellung des Kunden und der endgültigen Lieferung ist sehr lang. Sie muss verkürzt werden.

Schritt DMAIC-Messung - Beispiel

🎯 Ziel : Das Problem, das Leistungsziel oder die aktuelle Produktivität mithilfe von Indikatoren, auch Metriken genannt, konkret beziffern, quantifizieren.
Dieser Schritt dient u. a. dazu, den Spielraum für Fortschritte und Zyklusschwankungen zu ermitteln.

🤔 Fragen: Wie messen Sie das Problem konkret? Welche Indikatoren sind für Sie von Interesse?

🚀 Maßnahme: Bestimmen Sie die Metriken und Messpunkte, die Ihnen wichtig sind, und grenzen Sie sie ein, um sie leicht verfolgen zu können (maximal 10).

💡 Tipp: Die Metriken sollten Ihren Zielen und den erwarteten Ergebnissen entsprechen. Dies im Hinterkopf zu behalten, wird Ihnen helfen, sie sinnvoll auszuwählen.

Die Prozessfähigkeit eines bestehenden Prozesses ist ein Maß für die Fähigkeit des Prozesses, Ergebnisse über einen längeren Zeitraum gemäß den Vorgaben (Spezifikationen) zu liefern.

piloter.org

Six-Sigma-Experten empfehlen Metriken, die vier Kriterien erfüllen:

• Genauigkeit,
• Wiederholbarkeit,
• Reproduzierbarkeit,
• Stabilität.

Sie können diese Experten um Rat fragen oder an einer Six-Sigma-Lean-Schulung teilnehmen (verschiedene Zertifizierungsstufen für Projektleitung und Projektteammanagement: Green Belt, Black Belt u. a.).

🤓 Einige Ansätze für mögliche Messungen :

• Anzahl der Bestellungen und ihre Entwicklung im Vergleich zu N-1,
• die durchschnittliche Bearbeitungszeit an jeder strategischen Position (Auftragseingang, Fertigung, Vorbereitung der Bestellung, Versand),
• die Einstellungsrate für jede Stelle im Vergleich zur Auftragskurve.

Parallel dazu können Sie auch die Beschwerderate beim Kundenservice sowie die Wiederkaufsrate messen, um zu sehen, ob sich dies wirklich auf Ihr Geschäft auswirkt.

Schritt DMAIC-Analyse - Beispiel

🎯 Ziel : Suche nach den Ursachen des Problems oder potenzieller Risiken durch Analyse der Prozesse und der im vorherigen Schritt gesammelten Daten.
Der Schritt der Analyse dieser Daten geht einen Schritt weiter, um das Problem zu verstehen und die Abweichung zwischen der aktuellen Situation und den festgelegten Zielen (Ist vs. Soll) zu bewerten.

🤔 Frage: Zu welchem Zeitpunkt, auf welcher Ebene und in welcher Weise tritt das Problem auf?

🚀 Aktionen:

• die gesammelten Zahlen mithilfe eines Dashboards zusammenfassen ;
• Ihre Entwicklungen sowie die Abweichungen zwischen erwarteten und tatsächlichen Ergebnissen analysieren.

💡 Tipps:

• Natürlich müssen Sie die Variabilität der Daten berücksichtigen, z. B. wenn Ihr Geschäft saisonalen Schwankungen unterliegt.
• Um die Kausalkette zu beobachten, kann die QQOQCP-Methode mit den verschiedenen Beteiligten angewandt werden, um alle Parameter zu berücksichtigen (Management und Feld), um Verbesserungsmöglichkeiten vorzuschlagen oder zu verwerfen, die ausprobiert werden sollen.

🤓 Elemente der Antwort :

• Track nach der Befragung der betroffenen Mitarbeiter: Es gibt einen Kommunikationsmangel zwischen den Teams, die die Bestellungen vorbereiten, und den Teams, die sie versenden, die nicht in Echtzeit über ihre Verfügbarkeit informiert werden.
• Zahlen: Die größten Verzögerungen gibt es in der Versandstation der Lagerhäuser, die allein 20 % der durchschnittlichen Auftragsbearbeitungszeit ausmacht, wo es offenbar an Arbeitskräften und Ausrüstung mangelt.
• Die Beschwerden über Lieferverzögerungen stiegen um 15 % im Vergleich zum selben Monat im Jahr N-1, als 20 % weniger Aufträge bei gleicher Anzahl von Mitarbeitern zu bearbeiten waren.

DMAIC-Schritt Verbessern (Improve) - Beispiel

🎯 Ziel : Die Lösung ermitteln und umsetzen, die die Ursache des Problems beseitigen kann.

Es können mehrere Verbesserungsrichtungen gleichzeitig oder abwechselnd getestet werden.

🤔 Frage: Welche Verbesserungsachsen sollten zuerst getestet werden?

🚀 Maßnahmen :

• Legen Sie einen Aktionsplan unter Einbeziehung aller Beteiligten fest, um sicherzustellen, dass sie sich engagieren und dass er wirksam ist.
• Planen Sie alle Aufgaben nach dem Aufteilen und Anordnen entsprechend ihrer gegenseitigen Abhängigkeit.

💡 Tipps:

• Legen Sie eine akzeptable Toleranzschwelle und Erfolgskriterien (hier in Bezug auf die Lieferzeit) fest, um zu beurteilen, ob eine Verbesserung im Hinblick auf die Ziele ausreichend ist.
• Lassen Sie den Ergebnissen Zeit, sich zu zeigen.

🤓 Elemente der Antwort :

• Einführung von Neueinstellungen, vorrangig am Arbeitsplatz "Versand",
• schrittweise Erneuerung der Ausrüstung,
• Suche nach einem kollaborativen Tool, mit dem die Teams in Echtzeit kommunizieren und ihren Fortschritt in jeder Phase der Produktionskette mitteilen können.

Schritt 5: Steuerung (Control) des DMAIC - ein Beispiel.

🎯 Ziel : Überprüfen, ob die Lösung langfristig zufriedenstellend funktioniert.
Auch hier geht es wieder darum, zu beobachten, mithilfe von KPIs (Key Performance Indicators) zu messen und die neu eingeführten Prozesse zu analysieren, Fortschritte zu beobachten und die Maßnahmen je nach den festgestellten Ergebnissen anzupassen.

🤔 Frage: Wie lassen sich die Maßnahmen unter Berücksichtigung der festgelegten Metriken und Variablen steuern?

🚀 Maßnahmen :

• Sicherstellen, dass die definierten Maßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt werden ;
• Risiken antizipieren und sich mit Tools zur Zusammenarbeit und Entscheidungshilfe ausstatten ;
• Prozesse dokumentieren, aktualisieren ;
• Empfehlungen für nachhaltige Ergebnisse aussprechen.

💡 Beratung: Ob es um die Veränderung von Prozessen, Werkzeugen oder des Managements geht, zögern Sie nicht, sich von Spezialisten begleiten zu lassen und vor allem mit Ihren Teams zu kommunizieren.

🤓 Lösungsansätze: Sie rüsten sich mit Software aus wie z. B. :

• EMAsphere: Software zur Entscheidungssteuerung mit Dashboards, zur Überwachung der wichtigsten finanziellen und betrieblichen Leistungsindikatoren, insbesondere durch die Automatisierung der Erfassung und Analyse all Ihrer Unternehmensdaten, die in Ihren verschiedenen Managementinstrumenten gesammelt wurden;
  
• Iterop: Software für das Business Process Management (BPM) zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse und zur Steuerung Ihrer Arbeitsabläufe, indem Sie diese kartografieren, aber auch die KPIs und den Fortschritt der Aufgaben Ihrer Teams in Echtzeit über ein intuitives Dashboard verfolgen;
  
• Quality SaaS: Software zur Steuerung und zum Management von QHSE, mit vollständigem Dokumentenmanagement der Qualitätsprozesse, Planung und Verfolgung von Audits, Verfolgung von Aktionsplänen, Management von beruflichen und betrieblichen Risiken und Berücksichtigung von Normen und branchenspezifischen Anforderungen.

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Qualitätsmanagement: Methoden und Werkzeuge

In einem Prozess der kontinuierlichen Verbesserung und der Qualitätssicherung ist eine Kultur des Messens angebracht. Messen allein reicht jedoch nicht aus, Sie müssen Ihre Ziele und das Kundenfeedback berücksichtigen und Ihre Arbeitsprozesse verstehen, um sie in Frage zu stellen und weiterzuentwickeln.

Nicht nur die Rentabilität, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens hängt davon ab.

Aber wie können Sie operative Exzellenz erreichen und all diese Informationsflüsse bewältigen?

Angesichts des zu berücksichtigenden Datenvolumens und der ständig steigenden Kundenanforderungen wird die Ausstattung mit einer effizienten Software Ihre Reaktionsfähigkeit und Qualität steigern. Eine notwendige Investition neben der Anwendung relevanter Methoden, wie z. B. DMAIC.