Verbessern Sie die Verwaltung Ihrer Geschäftsprozesse mit BPM-Software

Das Management von Geschäftsprozessen ist ein Vektor für Effizienz und Qualität innerhalb einer Organisation: Die Unternehmen sind sich dessen immer mehr bewusst. Diese Problematik setzt sich allmählich als neue strategische Priorität der operativen Direktionen und der Generaldirektion durch.

Was ist Business Process Management (BPM)? Wie können Sie es in Ihrem Unternehmen einführen? Mit welchen Werkzeugen? appvizer beantwortet Ihre Fragen zu den Herausforderungen des BPM.

INHALT

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Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess (oder Prozess auf Englisch) bezeichnet eine Kette von Aufgaben oder Aktivitäten, die nacheinander von verschiedenen Beteiligten durchgeführt werden, um ein Ziel zu erreichen und einen Mehrwert für ein Unternehmen zu schaffen.

Er hebt die Interaktionen in Form von Austausch zwischen den Akteuren eines Unternehmens hervor, um eine ganzheitliche Sicht zu erhalten. Dies betrifft verschiedene Arten des Austauschs :

• Austausch zwischen internen und externen Akteuren (Vertriebsmitarbeiter, Techniker, Lieferant...),
• den Austausch mit Anwendungen oder Abteilungen (E-Mail, Rechnungsverwaltung, Kundenverwaltung usw.),
• den Informationsaustausch mit anderen Geschäftsprozessen.

Ein Geschäftsprozess kann organisationsübergreifend sein: Er stützt sich auf mehrere Strukturen und Teams, ohne notwendigerweise auf eine Person, ein Team oder eine Abteilung beschränkt zu sein.

BPM: Definition

Was ist Geschäftsprozessmanagement?

Das Geschäftsprozessmanagement wird oft nach seinem englischen Pendant BPM (Business Process Management) benannt. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Werkzeugen, Methoden und Dienstleistungen, um die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu erstellen, zu analysieren und zu überwachen.

Dies geschieht durch die Modellierung von Prozessen, d. h. eine grafische Darstellung der Aktivitäten des Unternehmens und ihrer Verkettungen in einem bestimmten Kontext.

Es ist eine Kombination aus mehreren Elementen:

• das Informationssystem des Unternehmens,
• die Methoden der Unternehmensführung,
• die Zusammenarbeit zwischen den Akteuren.

Die Automatisierung nicht wertschöpfender Aufgaben spart mehr als 50 % der Zeit für kritische Verfahren.

Zoom auf den BPMN-Standard

Dieser Standard zum Schreiben von Geschäftsprozessen wurde 2011 entwickelt und zielt auf die Zusammenarbeit und Harmonisierung der verschiedenen Abteilungen einer Organisation ab, insbesondere durch die Kombination eines Standards für die Prozessmodellierung und neuer Symbole für Geschäftsprozessdiagramme.

Dieser Schreibstandard umfasst :

• Akteure und Beteiligte,
• die Prozessschritte (Aktivitäten),
• die punktuellen Ereignisse,
• die Verkettung der Aktivitäten oder Sequenzflüsse, die durch einen Pfeil dargestellt werden,
• und logische Gatter, die zum Zusammenführen oder Trennen von Sequenzflüssen verwendet werden.

Die Vorteile von BPM

Wenn Sie noch nicht vom Nutzen und den Vorteilen des BPM für Ihr Unternehmen überzeugt sind, nennen wir Ihnen die drei wichtigsten Vorteile :

• die Organisation : Durch rationalisierte Prozesse sparen Sie Zeit; Ihre Teams erhalten einen besseren Überblick über ihre Rolle; Risiken werden besser kontrolliert; bringt eine globale Sicht auf die Organisation des Unternehmens ;
• Kommunikation: der Austausch wird flüssiger; erleichtert die bereichsübergreifende Kommunikation und hebt den Austausch zwischen den Abteilungen auf; verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Akteuren; formalisiert den Ablauf der Verfahren ;
• Steuerung: Informationen werden zentralisiert; die Entscheidungsfindung wird erleichtert; stellt Leistungsindikatoren in den Vordergrund; verbessert die Überwachung und misst die erreichten Ziele und Verzögerungen.

Wie kann ein BPM-Projekt erfolgreich sein?

BPM-Projekte sind nicht nur großen Unternehmen vorbehalten. Auch kleine und mittelständische Unternehmen finden Gefallen an der Einführung eines BPM-Projekts.

Rechnen Sie mit einigen Wochen bis maximal sechs Monaten, um ein erfolgreiches BPM-Projekt in Ihrem Unternehmen einzusetzen.

Bei jedem BPM-Projekt muss man vor allem in Bezug auf das Projekt und die Unternehmensstrategie denken.

Frédéric Declee - Stellvertretender Leiter des Engineering Pols von CEV.

Hier sind die drei wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, um Ihr BPM-Projekt erfolgreich durchzuführen.

#1 Die Kommunikation

Sie ist der Schlüssel zum Erfolg eines Projekts. Ohne Kommunikation, hauptsächlich zwischen der IT-Abteilung und den operativen Abteilungen, kann das Projekt nicht erfolgreich sein. Die BPM-Software kommt als Werkzeug zum Einsatz, um den Austausch zu formalisieren und zu strukturieren und eine Sprache zu verflüssigen, die zwischen den Beteiligten gemeinsam sein muss.

#2 Ein BPM-Ansatz in Ihrem Maßstab.

Versuchen Sie nicht, zu schnell voranzukommen: Denken Sie groß, aber fangen Sie klein an. Den Pflug vor die Ochsen zu spannen, kann Sie nur Zeit kosten. Stattdessen ist es umsichtiger, mit einem kleinen BPM-Projekt zu beginnen, dessen signifikante Ergebnisse Sie sehen können. Sie schaffen eine solide Grundlage, um das Projekt später wachsen zu lassen, z. B. durch bereichsübergreifende Kommunikation, ein besseres Risiko- und Fehlermanagement, die Einführung von Indikatoren und die Analyse von Berichten.

#3 Auf Bestehendem aufbauen

Bevor Sie Ihr BPM-Projekt umsetzen, kann es sinnvoll sein, ein Audit Ihrer derzeitigen Arbeitsweise durchzuführen. Wie werden Informationen weitergegeben? Welche Punkte sind verbesserungswürdig? Welche Tools sind bereits im Einsatz? All das gibt Ihnen eine Grundlage, auf der Sie Ihr Projekt starten können, indem Sie zunächst die bestehenden Prozesse optimieren.

Überdenken Sie die Prozesse Ihres Unternehmens im digitalen Zeitalter.

Unternehmen sind sich zunehmend bewusst, wie wichtig präzise und strukturierte Prozesse sind, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Sie möchten Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung ihrer Prozesse einführen oder haben bereits mit der Einführung eines BPM-Projekts begonnen.

Die digitale Transformation der Unternehmen liefert den Entscheidungsträgern neue Elemente, um die internen Abläufe der Organisationen neu zu erfinden. Neben den Werkzeugen werden die Projekte agil und zunehmend kollaborativ; die kollektive Intelligenz hat Vorrang vor der Individualität; Design Thinking ermöglicht es, Innovationen in das Unternehmen einzuführen und gleichzeitig den Aspekt der Kollaboration beizubehalten, etc.

All diese Elemente beschleunigen die Strukturierung der internen Prozesse der Unternehmen und ihren Bedarf an Modellierung. Sie ermöglichen es auch, Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, um sich noch stärker von der Masse abzuheben.

Nur ⅓ der französischen Unternehmen und Organisationen verwenden BPM-Software für das Management von Geschäftsprozessen, obwohl sie von der Notwendigkeit überzeugt sind, ihre Prozesse zu verbessern.

Quelle: CXP

Vergleich von vier BPM-Softwarepaketen zur Rationalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Vergleichstabelle für Prozessmanagement-Software

Agilium

Agilium ist eine zu 100 % französische BPM-Software, mit der Sie Ihre Geschäftsprozesse dank ihres Low-Code-Ansatzes einfach und schnell automatisieren können . Nutzen Sie die Dutzenden im Tool verfügbaren Vorlagen und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an oder erstellen Sie Ihre eigenen Geschäftsanwendungen - Sie haben die Wahl, beide Optionen sind möglich.

Das Tool ermöglicht Ihnen unter anderem :

• Ihre Anwendungen miteinander zu verbinden,
• Automatisierungen und Workflows zu erstellen,
• Ihre gesamten laufenden Prozesse mithilfe eines Prozessüberwachungstools (BAM) zu verfolgen,
• effizient aus der Ferne zusammenzuarbeiten, indem Sie über das Web auf Ihre Dokumente, Informationen und Indikatoren zugreifen.

Agilium bietet einen auf Prozessmanagementbasierenden Ansatz, der in der Industrie besonders effektiv ist und es Ihnen ermöglicht, maßgeschneiderte Prozesse zu erstellen und Ihre eigenen Geschäftsregeln zu integrieren.

Beispiele für behandelte Bedürfnisse : Nachverfolgung von Geschäften, Verwaltung von Wareneingängen, Produktionsfortschritt, Produktionsplanung, elektronische Dokumentenverwaltung oder auch die Verwaltung von Nichtkonformitäten.

Agilium ist eine sehr gute Ergänzung zu einem ERP-System, um unternehmensweite Prozesse zu verwalten und die Daten in einer kollaborativen Plattform zu zentralisieren, die über das Web zugänglich ist.

Bonus: Profitieren Sie von einer Schulung, die in Ihrem Paket enthalten ist, und das alles mit oder ohneVerpflichtung!

Eine einfache Geschäftsanwendung auf der Low-Code-Plattform Agilium kostet etwa 2000 Euro. Sie müssen auch ein SaaS-Abonnement für die Nutzung der Plattform einplanen, das Wartung, Support und Hosting ab 150 Euro pro Monat für 5 Nutzer umfasst.

Iterop

Iterop ist eine webbasierte Software, die die Prozesse Ihres Unternehmens über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verwaltet und sich an ihre Veränderungen anpasst. Sie ermöglicht :

• Prozesse mit wenigen Klicks zu modellieren,
• Aufgaben zu definieren,
• Sie Ihren Mitarbeitern oder externen Dienstleistern zuzuweisen,
• Sonderbedingungen, Warnungen, E-Mail-Versand usw. einzurichten.

Für jede Aufgabe kann festgelegt werden, wer oder welche Personengruppe sie ausführen darf. Dies ist eine ideale Lösung, um die internen Workflows Ihres Unternehmens zu formalisieren und die Anwendungen, die Sie verwenden, miteinander zu verbinden.

Die direkte Integration der ausgetauschten Informationen hat mehrere Vorteile: weniger Arten der Informationsverbreitung und damit eine Zentralisierung der Daten sowie weniger Informationsverluste.

Alle an einem Prozess beteiligten Personen werden benachrichtigt, sobald ein Mitarbeiter den Prozess auslöst. Iterop dient somit auch als Monitoring-Tool, um die Aktivitäten der Mitarbeiter zu verfolgen.

Die Lösung ist von überall aus über einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone zugänglich. Sie erfordert dank eines intuitiven Zeichenwerkzeugs keine technischen Kenntnisse. Die Fachteams müssen lediglich dynamische Formulare ausfüllen, damit die Prozesse den Bedürfnissen aller Beteiligten entsprechen.

Iterop ist nach ISO 9001 zertifiziert.

Heflo

Mehr als 70 000 Nutzer vertrauen auf Heflo. Die Software richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen aus allen Branchen. Ihre Nutzer sind vielfältig:

• Berater und Business-Manager,
• Prozessanalytiker,
• Personal-, Vertriebs-, Marketing- und IT-Abteilungen.

Die Lösung bietet ein intuitives Modellierungswerkzeug: Um Ihre Prozesse aufzubauen, ist nur ein einfaches Drag-and-Drop der Elemente erforderlich. Dies garantiert eine sofortige Einarbeitung in das Tool. Das folgende Video (auf Englisch) gibt Ihnen anhand einer kurzen Demonstration einen Einblick in die Benutzeroberfläche :

Dieses kollaborative Tool hält sich an den BPMN 2.0-Standard.

Heflo bietet ein kostenloses Angebot für Unternehmen ohne Budget. Bei diesem Angebot ist der Support jedoch nur 30 Tage lang verfügbar und einige Funktionen sind nicht zugänglich, z. B. die Anpassung Ihres Markenzeichens oder die prozessbasierte Änderungsberechtigung.

Process Studio

Process Studio wird von Avanteam herausgegeben und ermöglicht es Unternehmen, Geschäftsprozesse zu modellieren und zu automatisieren und dabei an Agilität und Nachvollziehbarkeit zu gewinnen.

Dieses kollaborative, anpassbare und kontextabhängige Portal ist mit dem BPMN-Standard kompatibel. Es ist ein Generator für prozessorientierte Anwendungen: Mit einem Klick können Sie die Zielanwendung erstellen.

In Process Studio sind unter anderem verfügbar:

• die Verwaltung von Akteuren, Rollen und Zugriffsrechten,
• eine Werkstatt für die grafische Gestaltung von Formularen und Workflows,
• die Historie und die vollständige Rückverfolgbarkeit von Beteiligten und Änderungen.

Das Tool lässt sich in die Anwendungssuite von Avanteam integrieren, die Dokumentenmanagement, Workflow-Management, elektronische Formulare, Scannen usw. automatisiert. Es lässt sich auch problemlos in Ihre Tools (ERP, Verzeichnisse, Messaging) integrieren.

Mithilfe von Dashboards können Sie den Fortschritt Ihrer Prozesse anhand von Indikatoren, die Sie selbst festlegen, verfolgen.

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Integrieren Sie BPM in Ihre Strategie!

Es ist eine Tatsache: Die Unternehmensleitungen sind sich der Bedeutung des Geschäftsprozessmanagements bewusst geworden. Dennoch sind zwei Drittel der Unternehmen noch nicht auf den Zug aufgesprungen und verfügen nicht über BPM-Software. Dies ist jedoch ein Muss für diejenigen, die schneller einen ROI aus ihrem BPM-Projekt erzielen und gleichzeitig einen Wettbewerbsvorteil erlangen möchten.

Warum ernennen Sie nicht zunächst in Ihrem Unternehmen einen Prozessmanager oder eine Prozessmanagerin für jeden Bereich? Nur 16 % der französischen Unternehmen haben dies bereits getan (Quelle: Solutions numériques).