Ihre Personalabteilung hat ein unglaubliches Talent: Nutzen Sie es mithilfe von Prozessen optimal aus!

Die Personalabteilung hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen, und ihre Aufgaben sind komplexer und strategischer geworden.

Umso wichtiger ist es, dass Sie nicht in dieser Flut von Verantwortlichkeiten ertrinken, sondern METHO-DI-QUE-MENT vorgehen. Was ist Ihr oberstes Ziel? Das Beste aus Ihrem Geschäft herauszuholen und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter zu verwöhnen. Und das alles natürlich im Einklang mit den Unternehmenszielen.

Um dies zu erreichen, gibt es nur eine Lösung: Sie müssen Ihre gesamten Personalprozesse formalisieren und strukturieren.

Wie können Sie also dafür sorgen, dass diese Prozesse zu einem Wertschöpfungsvektor für Ihre Organisation werden? Focus on the definition, the method to follow and a example of a HR process scheme.

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Aber was sind eigentlich HR-Prozesse?

HR-Prozesse: Definition

HR-Prozesse werden definiert als :

• die HR-Strategie,
• sowie die Gesamtheit der Aktionen und deren Interaktion untereinander,
  die von der Personalabteilung benötigt werden, um ihre Ziele zu erreichen.

Die Ziele :

• Die Ambitionen und die Entwicklung des Unternehmens unterstützen,
• sein Humankapital aufwerten, indem es den Beschäftigten zuhört.

☝️ In diesem Sinne spiegeln die HR-Prozesse die verschiedenen Etappen der Mitarbeiterlaufbahn wider, die jeweils eine eigene Vorgehensweise erfordern:

• die Einstellung,
• das Onboarding,
• die Entwicklung,
• die Bindung an das Unternehmen,
• Offboarding.

Welche verschiedenen HR-Prozesse gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von HR-Prozessen, die alle mit bestimmten Aufgaben verbunden sind. Natürlich finden sich die großen Themen im Zusammenhang mit der oben erwähnten Reise des Mitarbeiters wieder (Einstellung, Onboarding, Offboarding usw.).

Angesichts der Komplexität der Aufgaben, die mit der Personalabteilung verbunden sind, muss man jedoch auf eine gewisse Detailebene gehen, um jeder Herausforderung perfekt gerecht zu werden.

Für die Entwicklungsphase sind z. B. die Prozesse :

• Urlaubsanträge,
• der Verwaltung von Spesenabrechnungen,
• der Beantragung von Telearbeit,
• der Verwaltung von Mitarbeiterakten,
• der Beantragung von Geschäftsreisen,
• der Meldung von Arbeitszeiten usw.

☝️ Natürlich muss jedes Unternehmen mit seinen eigenen Besonderheiten zurechtkommen. Während einige Prozesse allen gemeinsam sind (z. B. bei der Einstellung von Mitarbeitern), hängen andere von der Organisation ab, die sie eingerichtet haben. Ein Unternehmen, das im Flex-Office-System arbeitet, muss z. B. Regeln aufstellen, wie die Schichtarbeit in den Räumlichkeiten abläuft, ob jeder Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch hat usw.

Fokus auf kritische Prozesse

Einige HR-Prozesse werden angesichts der damit verbundenen Herausforderungen als kritischer angesehen als andere. Die Personalabteilung sollte daher besonders darauf achten, dass sie reibungslos funktionieren:

💡 Hier einige Beispiele:

• Kompetenzentwicklung: Da man sich immer mehr der Stärke des Humankapitals für ein Unternehmen bewusst wird, ist das Kompetenzmanagement zu einer wichtigen Herausforderung geworden. Ihre Mitarbeiter zu begleiten und ihnen zuzuhören, fördert ihr Engagement und gleicht gleichzeitig den Mangel an bestimmten internen Kenntnissen aus. Praktisch in einer angespannten Einstellungssituation!
  
  
• Personalbeschaffung : Hier kommen wir zum Thema Personalbeschaffung. Wie Sie wissen, ist die Berufswelt heute mit einem Mangel an Talenten in verschiedenen Bereichen konfrontiert. Wenn Sie an Ihrem Einstellungsverfahren arbeiten, haben Sie alle Chancen auf Ihrer Seite, um nicht als Letzter im Rennen zu enden.
  
  
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist mit einer Vielzahl von Auflagen verbunden: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Datensicherheit etc. Gleichzeitig erweist sie sich manchmal als kritisch für die Aufwertung der Arbeitgebermarke: eine schlechte Verwaltung, verspätete Zahlungen... und der Ruf des Unternehmens wird geschädigt.

Warum sind HR-Prozesse wichtig?

Die Chancen, die sich aus gut definierten HR-Prozessen ergeben, sind zahlreich.

Denn mit der Zeit haben Organisationen erkannt, welche entscheidende Rolle die Humanressourcen spielen. In einer Zeit, in der man sich bewusst wird, wie sehr der Mangel an Talenten oder die sinkende Motivation der Mitarbeiter die Gesamtleistung und Produktivität beeinträchtigen, arbeitet die Personalabteilung daran, :

• die besten Profile anzuziehen, insbesondere durch die Schaffung eines optimalen und wettbewerbsfähigen Arbeitsumfelds,
• sie zu entwickeln,
• sie langfristig an das Unternehmen zu binden.

Gleichzeitig muss die Personalabteilung die Ambitionen des Unternehmens widerspiegeln und denselben Kurs verfolgen. Mit anderen Worten: Er befindet sich an einem entscheidenden Scheideweg:

• Sie muss die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen,
• und gleichzeitig die Unternehmenskultur und die Geschäftsziele, die von der Geschäftsleitung vorgegeben werden, ehren.

Daher ist es wichtig, Prozesse zu formalisieren, die dazu dienen, all diese Herausforderungen zu meistern 💪.

So gehen Sie vor, um leistungsfähige HR-Prozesse einzuführen.

Schritt 1: Listen Sie alle Ihre HR-Aktivitäten auf.

Um Ihre Abläufe bestmöglich zu organisieren, sollten Sie zunächst alle von Ihnen abhängigen Maßnahmen nach großen Themenbereichen auflisten, ohne sich um ihre Beziehungen untereinander und die Zuständigkeiten zu kümmern.

Für den Einstellungsprozess gibt es zum Beispiel :

• die Ermittlung des Einstellungsbedarfs,
• das Verfassen der Stellenausschreibung,
• deren Verbreitung über die verschiedenen Kanäle, die Ihnen zur Verfügung stehen (Jobbörsen, Website, LinkedIn usw.),
• den Empfang und die Bearbeitung von Bewerbungen,
• die Durchführung von Vorstellungsgesprächen,
• die Kommunikation mit den Bewerbern,
• die Auswahl des neuen Mitarbeiters.

Schritt 2: Beraten Sie sich mit Ihren Mitarbeitern.

Die Beschäftigten sind nach wie vor am besten in der Lage, den Finger auf die Probleme zu legen, die ihnen im Alltag begegnen.

Deshalb empfehlen wir Ihnen, Ihre Personalprozesse in Zusammenarbeit mit der Praxis zu gestalten. Auf diese Weise gewährleisten Sie nicht nur die Relevanz Ihrer Strategie, sondern auch eine bessere Annahme und Aneignung der Regeln durch alle Teams.

Wie wäre es zum Beispiel mit der Einrichtung von Fokusgruppen oder dem Versand von Fragebögen, die das Feedback der Mitarbeiter einholen sollen?

💡 Kennen Sie die Methode des Design Thinking? Dabei handelt es sich um ein innovatives Verfahren, das es ermöglicht, Projekte ausgehend von den tatsächlichen Bedürfnissen einer Persona zu entfalten, in diesem Fall von den verschiedenen Profilen, die in Ihrem Unternehmen anzutreffen sind: Manager, Junior-Mitarbeiter, Senior-Mitarbeiter etc.

Schritt 3: Formalisieren Sie jeden Prozess.

Sie haben nun eine bessere Vorstellung von allen Aktivitäten, die zu Ihrer Funktion gehören.

Ordnen Sie sie nun so an, dass sie :

• für einen absolut reibungslosen Ablauf sorgen (Ihre Zeit ist kostbar und Ihre Prozesse dürfen nicht zu einem Gaswerk werden!) ;
• die Vision des Unternehmens zu erfüllen (Top-down-Ansatz) ;
• das zuvor gesammelte Feedback der Mitarbeiter berücksichtigen (Bottom-up-Ansatz).

Schritt 4: Weisen Sie den einzelnen Mitarbeitern Verantwortlichkeiten zu.

An den Personalprozessen sind mehrere Akteure beteiligt, angefangen bei den Mitarbeitern selbst. Mithilfe einer guten Organisation ist jeder in der Lage zu erkennen, inwieweit er für eine bestimmte Aktion verantwortlich ist.

👉Beispielsweise können Sie im Rahmen eines Antragsprozesses für Telearbeit beschließen, dass jeder Mitarbeiter mithilfe einer speziellen Software selbstständig vorgeht. Die Validierung erfolgt dann durch seine/ihre N+1. In diesem Fall ist es nicht notwendig, die Geschäftsleitung einzuschalten, da diese offensichtlich andere Sorgen hat. Stattdessen wird das Management mit den Managern die Regeln festlegen, die eingehalten werden müssen (wie viele Tage pro Woche erlaubt sind usw.).

💡Natürlich ist diese Rollenverteilung eng mit der eingerichteten Unternehmens- und Führungskultur verbunden. So wird ein Unternehmen, das nach einem horizontalen Modell funktioniert, den Mitarbeitern mehr Verantwortung überlassen als ein Unternehmen, das sich auf eine eher pyramidale Struktur stützt.

Schritt 5: Nehmen Sie Ihre Prozesse unter die Lupe.

Sobald Ihre HR-Prozesse fest etabliert sind, endet Ihre Arbeit nicht hier.

Sie sollten sie ständig bewerten, um mögliche Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Sie müssen Ihre Prozesse ständig weiterentwickeln, um sie an die Gegebenheiten vor Ort und an die Wechselfälle des Unternehmens anzupassen.

Was ist mit der Abbildung von HR-Prozessen?

Wenn es um Prozesse geht, egal welcher Art, kommt schnell die Frage nach der Kartierung auf.

Prozesse abbilden bedeutet, sie mit Hilfe von klaren und visuellen Schemata zu formalisieren, um :

• alle Informationen in einem einzigen Dokument zu zentralisieren ;
• die Kommunikation über diese Prozesse zu verbessern ;
• die einzelnen Schritte und Wechselwirkungen zwischen den Prozessen deutlich zu machen;
• das Verständnis der Prozesse zu erleichtern, insbesondere für neue Mitarbeiter, die gerade erst in das Unternehmen eingetreten sind;
• Blockierende Punkte auf einen Blick zu erkennen.

💡 Um Ihnen bei dieser Aufgabe zu helfen, empfehlen wir Ihnen, Mind-Mapping-Tools oder Mind-Maps zu verwenden.

Beispiel für einen HR-Prozess

Zur besseren Veranschaulichung hier ein Beispiel für einen kartografierten HR-Prozess, genauer gesagt für einen Prozess zur Besetzung einer vakanten Stelle:

👉 Anhand dieses Beispiels werden Sie sehr gut verstehen, warum es sinnvoll ist, Ihre Prozesse schematisch darzustellen, um sie klarer und lesbarer zu machen.

Im Alltag sind Sie nämlich immer wieder mit verschiedenen Optionen konfrontiert. In diesem Fall legt Ihnen ein Personalverantwortlicher ein Stellenangebot vor, um eine Lücke in seiner Abteilung zu schließen. Sie haben die Möglichkeit, das Angebot anzunehmen oder abzulehnen. Wenn Sie es annehmen, können Sie die Einstellung selbst vornehmen oder sich für die Dienste eines externen Anbieters entscheiden.

Ist die Automatisierung von Prozessen die Lösung?

Die Automatisierung von Prozessen und die damit einhergehende Digitalisierung werden immer mehr zur Norm.

Und das aus gutem Grund: Da die Personalfunktion immer komplexer wird, werden viele Personalverantwortliche von Verwaltungsaufgaben überschwemmt, was zu Lasten ihrer eigentlichen Aufgabe geht: der Betreuung der Mitarbeiter.

Durch den Einsatz von Software, insbesondere von HRIS, die automatisch von Ihnen vordefinierte Regeln ausführt, sparen Sie wertvolle Zeit, um sich stärker auf Ihr Kerngeschäft und auf Aufgaben mit höherem Mehrwert zu konzentrieren.

🛠️ Hier einige Beispiele:

• Foederis ist eine umfassende Software, die sich sowohl als HRIS als auch als TMS (Talent Management System) präsentiert. Dank ihrer Flexibilität und ihrer Funktionsvielfalt eignet sie sich für alle Arten von Unternehmen und Branchen. Konkret wählen Sie aus den 12 Modulen diejenigen aus, die Sie benötigen, um Ihre verschiedenen Prozesse zu standardisieren: Rekrutierung, Onboarding, Offboarding, Verwaltung von Ausbildung und Kompetenzen usw. Gleichzeitig verfügen Sie aufgrund der Ausrichtung auf das Talentmanagement über Werkzeuge, mit denen Sie den Mitarbeiter in den Mittelpunkt Ihrer Strategie stellen und ihm während seiner gesamten Laufbahn eine optimale Erfahrung bieten können.
  
  
• HRMAPS ist ein sehr funktionsreiches und zu 100 % skalierbares HRIS, das Sie bei der Verwaltung und dem Talentmanagement unterstützt. So deckt es den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters ab, von seiner Einstellung bis zu seinem Ausscheiden aus dem Unternehmen. Mit dieser Software automatisieren Sie alle Ihre Verwaltungsaufgaben und konzentrieren sich auf das Wesentliche: den Mitarbeitern dabei zu helfen, im Unternehmen zu wachsen.
  
  
• Die Lösungen von UKG richten sich an Unternehmen jeder Größe und sollen die HR-Prozesse digitalisieren, von der Zeit- und Personalverwaltung bis hin zur Verwaltung von Verwaltungsaufgaben. Um den Austausch zwischen HR-Teams, operativen Managern und Mitarbeitern zu erleichtern, integriert UKG Tools für HR Service Delivery und Workforce Management in das HR-Informationssystem. So können Arbeitsabläufe automatisiert werden, während die Mitarbeiter Antworten auf ihre Fragen in Selbstbedienung erhalten. Das Ergebnis: Zeitersparnis, insbesondere für die Personalabteilung und den operativen Bereich, sowie eine allgemeine Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses.

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Was ist zu beachten?

HR-Prozesse gewährleisten die Effizienz der Personalabteilung und tragen dazu bei, ihren Wert zu steigern. Sie werden gemeinsam mit den Mitarbeitern, aber auch mit der Geschäftsleitung aufgebaut und spiegeln die Kultur und die Ziele des Unternehmens wider.

Um das Potenzial dieser Prozesse voll auszuschöpfen und sie für die Teams leichter verständlich zu machen, ist es jedoch sinnvoll, sie zu kartografieren. Parallel dazu sollten Sie sich auf Software verlassen, die weniger strategische Aufgaben automatisiert. Auf diese Weise bleiben Sie auf das größte Kapital des Unternehmens fokussiert: das Humankapital.