Ihre Verträge sind wertvoll, verpassen Sie nicht ein gutes Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement, übersetzt als Vertragsmanagement oder Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen, ist eine von den Unternehmen noch vernachlässigte Aktivität...
... aber nicht mehr lange, denn sein strategisches Interesse scheint immer mehr in den Vordergrund zu rücken.
In der Tat verspricht die Praxis des Vertragsmanagements zahlreiche Vorteile: Zeit- und Geldersparnis, Schutz vor finanziellen und rechtlichen Risiken etc.
Aber was ist eigentlich ein gutes Vertragsdokumentenmanagement? Welche Maßnahmen beinhaltet sie? Welche genaue Rolle nimmt in diesem Zusammenhang der Vertragsmanager ein?
Lesen Sie unseren Artikel und erfahren Sie, wie Sie mit Ihren Verträgen einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen können.
Was ist Vertragsmanagement oder Contract Management?
Contract Management Definition
Vertragsmanagement bezeichnet die Tätigkeit :
- die darauf abzielt, den gesamten Lebenszyklus von Verträgen (von der Erstellung bis zum Abschluss) zu rationalisieren ;
- bei gleichzeitiger Einbeziehung eines guten Risiko- und Chancenmanagements.
Sie umfasst daher mehrere Vorgänge, darunter :
- die administrative Verwaltung des Vertrags und aller dazugehörigen Dokumente,
- Verhandlungen und generell die Beziehungspflege zwischen den verschiedenen Parteien,
- Die Sicherstellung der Leistung und der ordnungsgemäßen Erfüllung der Vertragsbedingungen,
- die Verwaltung von Abweichungen und Beschwerden sowie die Vermeidung von Streitigkeiten.
Es geht also darum, den gesamten Vertragszyklus zu optimieren und nicht nur einen einzelnen Aspekt wie z. B. die Verwaltung oder das Streitmanagement.
💡 Der mit diesen Aufgaben betraute Fachmann ist der Vertragsmanager. Er kann jeweils nur mit einem einzigen Vertrag (in der Regel von erheblicher Größe und Komplexität) oder mit einem Portfolio von Verträgen arbeiten.
Entstehung und Herausforderungen des Vertragsmanagements
Die Arbeit des Vertragsmanagements entstand im Zusammenhang mit großen Projekten, bei denen viel auf dem Spiel stand, wie z. B. in der Baubranche.
Das Vertragsmanagement hat sich dann weiterentwickelt, insbesondere seit den 2000er Jahren, als das Risikomanagement aufgrund strengerer Berufsregeln und rechtlicher Rahmenbedingungen einen Aufschwung erlebte.
Heute gibt es in Frankreich mehr Stellenangebote für Vertragsmanagement, auch außerhalb des Kontexts von Großprojekten. Der Beruf erobert zunehmend auch kleinere Organisationen, die sich des Wertes eines strategischeren Vertragsmanagements bewusst sind.
Warum Vertragsmanagement? Die Vorteile
Das Vertragsmanagement hat für Unternehmen mehrere Vorteile:
- Eine perfekte Übersicht über die Gesamtheit der Verträge. Laut einer Deloitte-Studie wissen beispielsweise 52 % der Unternehmen nicht, wann ihre verschiedenen Verträge auslaufen, was zu unerwünschten Verlängerungen oder auch zu Rechtsstreitigkeiten führen kann.
- Kontrolle der finanziellen und rechtlichen Risiken. Dieser Trumpf erweist sich vor dem Hintergrund einer wachsenden Regulierungsinflation als besonders wichtig. Aus diesem Grund integrieren einige Branchen, wie z. B. der Bankensektor, das Vertragsmanagement zunehmend in ihre Aktivitäten.
- Eine Verbesserung der Beziehungen zwischen den verschiedenen Parteien. Durch ein gutes Vertragsmanagement werden die Erwartungen aller Beteiligten geklärt. Gleichzeitig wird das Risiko von Fehlern, die das gute geschäftliche Einvernehmen beeinträchtigen könnten, verringert.
- Ein besseres Bewusstsein für die Chancen. Ein klares und solides Vertragsmanagement erleichtert es, potenzielle Kosteneinsparungen oder Möglichkeiten zur Verbesserung des Verkaufszyklus zu erkennen.
- Eine Erhöhung der Gewinnspannen. Das Vertragsmanagement hilft, mögliche Geldverluste (Verzugszinsen, Rechtsstreitigkeiten usw.) zu vermeiden.
Die Studien der IACCM zeigen, dass Unternehmen jedes Jahr durchschnittlich 9,2 % ihrer Einnahmen durch schlechtes Vertragsmanagement verlieren.
Source : leeway. Blog
Kurz gesagt: Der ganze Wert des Vertragsmanagements liegt darin, die (insbesondere finanziellen) Interessen des Unternehmens bei der Erstellung von Verträgen so weit wie möglich zu wahren.
Wie werden Verträge verwaltet? Der Vertragsmanagementprozess
Der Prozess des Vertragsmanagements stützt sich auf die verschiedenen Schritte des Vertragslebenszyklus.
Schritt 1: Die Vertragserstellung
Die Phase der Vertragserstellung erstreckt sich von der Formulierung des Bedarfs bis zur Übergabe des Unternehmensvorschlags an den Kunden.
Sie beinhaltet :
- die Gesamtheit der Anforderungen und Verpflichtungen der verschiedenen Beteiligten zu berücksichtigen (Welche Dienstleistungsniveaus? Welche Zahlungsbedingungen? Welche Fristen für die Ausführung? Etc.) ;
- sie zu dokumentieren ;
- mögliche Risiken und rechtliche Aspekte zu identifizieren.
Schritt 2: Aushandlung des Vertrags
Vor allem bei großen Verträgen kann es zu zahlreichen Verhandlungen kommen.
Dabei geht es nicht nur um den Preis, sondern auch um verschiedene andere Komponenten, wie z. B. :
- die allgemeinen Geschäftsbedingungen,
- Besondere Bedingungen,
- Dienstleistungsniveaus,
- Vertraulichkeitsvereinbarungen,
- des geistigen Eigentums usw.
Das Ziel? Sicherstellen, dass die ausgehandelten Klauseln für das Unternehmen so vorteilhaft wie möglich sind und gleichzeitig für den Kunden akzeptabel bleiben.
Schritt 3: Genehmigung und Unterzeichnung des Vertrags.
Die Genehmigung wird wirksam, wenn der Vertrag von allen beteiligten Parteien unterzeichnet wird. Dies ist die Voraussetzung dafür, dass das Projekt zu den Bedingungen gestartet werden kann, die sowohl vom Unternehmen als auch vom Kunden genehmigt wurden.
Das Vertragsdokument wird nach dem von der Organisation eingerichteten Archivierungssystem (z. B. papierloses System) gespeichert.
Schritt 4: Überwachung des Projekts
In diesem längsten Schritt wird die Durchführung des Projekts überwacht, um sicherzustellen, dass es mit den Vertragsbedingungen übereinstimmt, bis es ausläuft, gekündigt oder verlängert wird.
Zu diesem Zeitpunkt werden also die Leistungen erbracht. Der Vertragsmanager stellt sicher, dass sie den vertraglichen Anforderungen entsprechen, insbesondere in Bezug auf :
- Fristen,
- der Qualität,
- der Konformität mit den Vorschriften des Sektors und gegebenenfalls deren Weiterentwicklung.
Parallel dazu muss der Kunde die ersten Zahlungen leisten, sofern dies im Vertrag vereinbart wurde.
Schritt 5: Abschluss des Vertrags und der vertraglichen Beziehungen.
Mit diesem Schritt sollen alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem betreffenden Vertrag abgeschlossen werden, z. B. die Verwaltung und Überprüfung der letzten Rechnungen.
Bei einer Verlängerung hingegen beginnt der Lebenszyklus des Vertrags von neuem. In diesem Fall sind einige Phasen, wie z. B. die Verhandlungen, schneller (da sie auf dem beruhen, was bereits zuvor festgelegt wurde). Sie erfordern lediglich einige Nachjustierungen.
Schritt 6: Prüfungen und Analysen
Idealerweise führt der Vertragsmanager am Ende des Lebenszyklus eines jeden Vertrags Analysen durch, um mögliche Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Dies ist auch eine Gelegenheit, Kundenfeedback zu sammeln.
Was ist ein Vertragsmanager?
Vertragsmanager werden immer gefragter, da das Vertragsmanagement immer mehr an Bedeutung gewinnt.
Als bereichsübergreifendes Profil steht der Contract Manager im Zentrum des Projektmanagements und übernimmt gleichzeitig eher kaufmännische, rechtliche und beziehungsorientierte Aufgaben (Kunden- und Lieferantenbeziehungen). Daher ist er häufig in verschiedenen Abteilungen desselben Unternehmens tätig.
Wenn man den Aufgabenbereich des Vertragsmanagers und seine Kompetenzen kennt, versteht man alle Herausforderungen, die mit dem Vertragsmanagement verbunden sind.
Die Aufgaben des Vertragsmanagers
Die Hauptaufgaben des Vertragsmanagers sind :
- Analyse des Projektumfelds, um die Hintergründe des künftigen Vertrags zu verstehen.
- Ausarbeitung und Verhandlung des Vertrags unter Berücksichtigung der Bedürfnisse des Kunden und der funktionalen, ökologischen und technischen Merkmale des zu realisierenden Projekts.
- Verwaltung von Vorschriften und Verträgen. Sie umfasst die Kenntnis aller im Tätigkeitsbereich des Unternehmens geltenden Vorschriften, um :
- Verträge ordnungsgemäß aufsetzen ;
- mögliche Handelsstreitigkeiten wirksam beizulegen.
- Identifizierung von Risiken (rechtlichen, finanziellen, kommerziellen oder auch betrieblichen), ihrer Kritikalität und Vorschlag von Lösungen, um sich in Übereinstimmung mit den vereinbarten Klauseln und den gesetzlichen Verpflichtungen dagegen zu schützen.
- Beratung von Projektteams, insbesondere in Bezug auf Verwaltungs- und Beschaffungsprozesse.
- Beziehungsarbeit, insbesondere um bei Streitigkeiten oder während der Verhandlungsphase zu intervenieren.
- Aufspüren von Chancen, um die bestmögliche Rentabilität zu gewährleisten.
- Haushalts-, Wirtschafts- und Finanzmanagement.
- Beobachtung der Rechtslage.
Die Ausbildung zum Vertragsmanager
Es gibt mehrere Wege, die zu einem Beruf im Bereich Vertragsmanagement führen. Die E2CM (European School of Contract Management) bietet eine spezielle Ausbildung an, die mit einem Zertifikat abgeschlossen werden kann.
Da der Beruf des Vertragsmanagers noch jung ist, sind viele Vertragsmanager Juristen, die sich im Laufe der Jahre und mit zunehmender Erfahrung umorientiert haben.
Wie sieht es mit Software für Vertragsmanagement aus?
Wie bereits erwähnt, ist die Position des Vertragsmanagers immer noch überwiegend in großen Unternehmen zu finden.
Aus diesem Grund gibt es immer mehr Software für das Vertragsmanagement, das sogenannte CLM (Contract Lifecycle Management).
Was sind ihre Ziele?
- Alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus von Verträgen so weit wie möglich zu rationalisieren und zu automatisieren;
- um den Unternehmen möglichst viel Zeit zu sparen;
- und gleichzeitig das Risiko von Fehlern und Geldverlusten zu minimieren.
Um dies zu veranschaulichen, nehmen wir als Beispiel wiederkehrende Verträge ohne besondere Merkmale oder Komplexität. Mithilfe eines speziellen Tools können diese Verträge mithilfe von Vorlagen erstellt werden, um die Produktivität zu steigern.
Welche Vertragsmanagement-Software sollte man wählen?
🛠️ Wir können das Vertragsmanagementmodul der DiliTrust Governance Suite erwähnen, das es ermöglicht, :
- alle Ihre Verträge und Mietverträge für eine bessere Übersicht in einer einzigen sicheren Plattform zentralisieren ;
- die Prozesse zur Verwaltung des Lebenszyklus von Verträgen maximal zu strukturieren und zu automatisieren;
- dank des Warnsystems keine Fristen zu verpassen ;
- eine Rückverfolgbarkeit der Aktionen (Erstellung, Aktualisierung, Konsultation, Änderung usw.) gewährleisten, um Audits zu erleichtern.
Mit DiliTrust Governance verfügt das Unternehmen über mehr Bandbreite, um sich auf die wertschöpfenden Aktivitäten des Vertragsmanagements, wie Verhandlungen, zu konzentrieren.
Das Vertragsmanagement ist nun kein Geheimnis mehr für Sie.
Wie Sie sicher schon bemerkt haben, ist ein Vertrag nicht einfach nur ein Stück Papier, sondern es steht viel auf dem Spiel. Wenn er gut verwaltet wird, kann er zu einer höheren Gewinnspanne führen. Andererseits können Verträge zu zeitraubenden Streitigkeiten führen, die den Ruf des Unternehmens schädigen. Es gibt also viele Gründe, das Vertragsmanagement nicht auf die leichte Schulter zu nehmen...
Artikel übersetzt aus dem Französischen