Wie können Sie eine effektive HSE-Regulierungsüberwachung durchführen und Ihre Compliance sicherstellen?

Angesichts der Vielzahl an Gesetzestexten und Anforderungen, die in jedem Tätigkeitsbereich gelten, darf der Prozess der Überwachung von SGU-Vorschriften nicht auf die leichte Schulter genommen werden: Strenge, Methode und Fachwissen sind gefragt.

Trotz seiner Unerlässlichkeit wird er in den Organisationen jedoch nicht immer systematisch durchgeführt, weil es an Zeit, Mitteln, Werkzeugen oder Wissen mangelt.

Als Leiter/in eines Standorts, eines Industriekonzerns oder als HSE-Funktion in Ihrem Unternehmen (Gesundheits- und Sicherheitsbeauftragter, Umweltbeauftragter, HSE-Koordinator usw.) wissen Sie, wie wichtig dieser Schritt ist.

Wie können Sie eine Überwachung der HSE-Vorschriften ein richten und wirksame Aktionspläne zur Verwaltung Ihrer Compliance festlegen? Hier finden Sie einen umfassenden Leitfaden zu diesem Thema!

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Was ist das Ziel der regulatorischen Überwachung?

Eine HSE-Regulierungsüberwachung besteht aus einem organisierten und formalisierten Vorgehen innerhalb eines Unternehmens mit dem Ziel, :

• zu erkennen,
• zu analysieren,
• Informationen über die für seine Betriebe geltenden Vorschriften zu nutzen.

Sie ermöglicht es jeder Organisation, sich über ihre Verpflichtungen zu informieren, um die Einhaltung der Vorschriften zu organisieren und zu überwachen:

• ihre Tätigkeiten,
• ihre Ausrüstung,
• ihre Infrastruktur,
• ihre Verfahren.

Sie dient insbesondere dazu, die Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften zu begrenzen, was sich positiv auswirkt, z. B. durch :

• Verringerung bestimmter Kosten (z. B. Bußgelder oder Nichtentschädigung bei Unfällen oder Schadensfällen),
• ein gesundes Management der sozialen Beziehungen,
• die Eindämmung der Arbeitsunfallrate,
• die Aufrechterhaltung der Produktivität usw.

☝️ In allen Unternehmen, die über ein nach ISO 14001, ISO 50001, OHSAS 18001 oder ISO 45001 zertifiziertes Managementsystem verfügen, wird diese Überwachungsaktivität sogar zu einer Notwendigkeit. Sie müssen sich nämlich unbedingt über die regulatorischen Entwicklungen auf dem Laufenden halten.

Wie kann man in 6 Schritten eine effektive Regulierungsüberwachung durchführen?

Schritt 1: Legen Sie die Methodik für die Überwachung fest.

Sie können Ihre Intelligence-Aktivität organisieren, indem Sie den Projektmodus anwenden. Indem Sie dem Prozess Zeit, Ziele, Mittel und verantwortliche Personen zuweisen, stellen Sie seine Wirksamkeit sicher.

Beginnen Sie also damit, Ihrem Projekt einen Rahmen zu geben:

• Identifizieren Sie Ihre Ziele: Was erwarten Sie von dem Überwachungsprozess? Wenn Sie genaue operative Ergebnisse ermitteln, können Sie die Zeit, die Sie dafür aufwenden müssen, optimieren;
  
  
• Stellen Sie Zeit für die Umsetzung zur Verfügung: Um Ihre Überwachungsaktivität zu entfalten und sie als solche zu etablieren, sollten Sie ihr Zeit einräumen, die in den Zeitplänen formalisiert wird;
  
  
• Bestimmen Sie eine/n Projektleiter/in: Grenzen Sie die Rolle des/der Verantwortlichen für die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und die Rolle der anderen an dem Projekt beteiligten internen und externen Akteure (Geschäftsleitung, Personalvertreter, Gebietskörperschaften, Aktionäre usw.) ab;
  
  
• Legen Sie den Umfang Ihrer Überwachung fest:
  • Welche Informationen werden gesucht?
  • In welcher Form oder welchem Format wird sie materialisiert?
  • Nach welchen Kriterien? (Wie oft wird die Datenbank aktualisiert, wie wird sie für die Konformitätsbewertung genutzt usw.) ;
    
    
• bestimmen Sie die einzusetzenden Mittel: Welche Mittel sind neben den personellen und finanziellen Ressourcen erforderlich: Werkzeuge, Schulungen, Budget usw.?

💡 Unabhängig davon, ob Sie sich dafür entscheiden, Ihr Monitoring-Projekt intern durchzuführen oder es auszulagern, können Sie alle mit dem Projekt verbundenen Erwartungen in einem präzisen und klaren Lastenheft detailliert aufführen. Auf diese Weise wird der Prozess den Bedürfnissen der Organisation entsprechen und jeder der Beteiligten kann sich darauf beziehen.

Schritt 2: Identifizieren Sie zuverlässige und relevante Quellen.

Sortieren Sie je nach Branche oder Tätigkeitsbereich alle vorhandenen Informationsquellen, um nur die relevantesten auszuwählen.

Listen Sie dazu alle Vorschriften und Texte auf, die für die Aktivitäten Ihres Standorts oder Industriekonzerns in Bezug auf die Einhaltung der SGU-Vorschriften gelten.

Geben Sie bei Ihrer Auswahl den regulatorischen Quellen (Gesetzestexte, Ministerialerlasse usw.) den Vorzug vor populärwissenschaftlichen Inhalten, die leichter zugänglich, aber oft vereinfacht sind. Diese Art von Quellen kann das Verständnis und die Zusammenfassung der Anforderungen erleichtern, aber der offizielle Text sollte Vorrang haben.

Konzentrieren Sie sich schließlich bei Ihrer Überwachung auf die gesetzlichen Anforderungen, die für die Tätigkeit Ihres Unternehmens gelten.

Schritt 3: Erstellen Sie Ihr regulatorisches Referenzsystem.

Sobald Sie die Quellen identifiziert haben, können Sie Ihr regulatorisches Referenzsystem aufbauen, um Ihre Informationssammlung zu strukturieren. Dabei handelt es sich um ein Register oder einen Dokumentenbestand, der alle für Ihre Organisation und ihre Besonderheiten geltenden rechtlichen Verpflichtungen enthält:

• Branche,
• Anzahl der Beschäftigten,
• Rechtsstatus,
• ICPE-Klassifizierung usw.

Um Ihre Sucharbeit zu markieren und die Informationen zu klassifizieren, können Sie eine logische Baumstruktur erstellen, indem Sie Themen verwenden, die für Ihre Organisation typisch sind, und diese dann in Unterverzeichnisse unterteilen.

Listen Sie alle anwendbaren Texte auf und stellen Sie sicher, dass Sie sie mit Schlüsselinformationen verknüpfen, wie z. B. :

• ihre Art,
• ihren Titel,
• ihr Erstellungs-/Aktualisierungsdatum,
• der Quelle, aus der sie stammen, usw.

💡 Es wird auch wichtig sein, zu ermitteln, welches Medium (Tabelle, Projekt-/Aufgabenmanagement-Software usw.) für ein praktisches, für alle nützliches und leicht zu aktualisierendes Repositorium verwendet werden soll.

Schritt 4: Verarbeiten und analysieren Sie die SGU-Informationen.

Sobald alle Informationen gesammelt, zentralisiert und klassifiziert sind, besteht das Ziel darin, sie so zu verarbeiten, dass sie für die Bedürfnisse des Unternehmens nutzbar sind.

Dies erfordert eine gründliche Analyse der Gesetzestexte, die sich manchmal auf juristische oder technische Kompetenzen stützen muss, die nicht immer in der SGU-Funktion des Unternehmens vorhanden sind.

Dann müssen Sie Experten identifizieren, die in der Lage sind, jedes Dokument gewissenhaft zu analysieren, Informationen miteinander zu verknüpfen und sie für alle Beteiligten im Unternehmen verständlich zu machen.

💡 Sie können auch in Erwägung ziehen, für diesen mühsamen und komplexen Schritt auf ein spezielles Tool zurückzugreifen, insbesondere wenn Sie nicht über alle besonderen Fähigkeiten in einem technischen Bereich oder über einen ausreichenden juristischen Hintergrund verfügen. Auf die Frage nach spezieller Software kommen wir weiter unten im Artikel zurück.

Schritt 5: Teilen Sie die Inhalte der Intelligence.

Die Ergebnisse und Liefergegenstände Ihrer regulatorischen Überwachung müssen an alle relevanten Personen im Unternehmen weitergegeben werden, deren Aktivitäten direkt betroffen sind:

• richten Sie eine Strategie und Kommunikationsmittel ein, um diese Weitergabe zu bewerkstelligen (E-Mail, Themenfeed im Intranet, Projektmanagementsoftware oder Kollaborationsplattform usw.) ;
  
  
• Legen Sie alle relevanten Informationen offen: Referenztexte, aber auch deren Elemente der Interpretation durch Experten, Empfehlungen sowie den erwarteten Zeitrahmen ;
  
  
• sehen Sie Referenten oder zusätzliche Dokumentation vor, um die Umsetzung der regulatorischen Neuerungen zu begleiten.

Schritt 6: Vorbereitung der Bewertung der HSE-Konformität

Die Überwachung der HSE-Vorschriften ist auch ein vorbereitender Schritt für die Konformitätsbewertung. Die kontinuierliche und rigorose Beobachtung der technischen und rechtlichen Normenlandschaft ermöglicht es, die theoretischen Anforderungen mit der praktischen Umsetzung in Ihrer Organisation zu vergleichen.

Die Überwachungsaktivität muss die gesammelten Informationen nutzbar machen, um :

• regulatorische Entwicklungen zu antizipieren, um ggf. die Einhaltung der Vorschriften vorzubereiten ;
  
  
• den Grad der Einhaltung der Vorschriften im Unternehmen zu messen, indem überprüft wird, ob die Verfahren, Infrastrukturen, Ausrüstungen usw. dem Rechtsrahmen entsprechen ;
  
  
• im Falle einer Kontrolle die laufenden Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen und für jede festgestellte Nichtkonformität einen Aktionsplan zu erstellen.

Welche Tools vereinfachen Ihre Überwachung der SGU-Vorschriften?

Wie Sie sicher bemerkt haben, ist die Überwachung der SGU-Vorschriften für jedes Unternehmen, das die Gesetze einhalten und seine Mitarbeiter schützen will, von entscheidender Bedeutung. Allerdings erweist sich diese Arbeit schnell als mühsame und zeitraubende Aufgabe, die eine straffe Organisation erfordert.

In diesem Zusammenhang bieten digitale Technologien, insbesondere spezielle Software, zahlreiche Vorteile.

Bereits die Hersteller dieser Lösungen integrieren diese Beobachtungsarbeit, um sie entsprechend den Änderungen der Vorschriften auf dem neuesten Stand zu halten. Darüber hinaus ermöglichen diese Tools die Zentralisierung von Informationen (Ihre Referenzen, Ihr einziges Dokument usw.), wodurch sie leichter zugänglich und verwaltbar werden. Schließlich enthält eine gute HSE-Software dynamische Dashboards, die aktuelle Daten über die Situation der Organisation und die Maßnahmen, die zur Einhaltung der Vorschriften ergriffen wurden, liefern.

So sparen Sie Zeit und Genauigkeit bei Ihrer HSE-Überwachung!

⚒️ Beispiele für Tools :

• Previsoft ist eine leistungsstarke, kollaborative Online-Software, die dem Management von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz gewidmet ist. Die Previsoft-Berater überwachen ständig die Einhaltung von Vorschriften, um Sie bei Ihrer HSE-Politik bestmöglich zu unterstützen und die Lösung konform zu halten. Die Plattform unterstützt Sie bei der Risikobewertung, der Erstellung Ihres DUERP und der Umsetzung von Maßnahmen zur Risikominimierung in Übereinstimmung mit den Vorschriften Ihres Sektors.

• Red-on-line ist eine umfassende und flexible Lösung mit maßgeschneiderten Inhalten und personalisierten Dienstleistungen, die Ihnen bei der Überwachung von SGU-Vorschriften helfen. Profitieren Sie von umfassenden, auf jeden Ihrer Standorte zugeschnittenen regulatorischen Referenzen, von der Unterstützung durch international tätige SGU-Rechtsexperten und von Tools, die Ihnen helfen, Ihre Compliance-Prozesse besser zu steuern.

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Letzte Tipps für die Einhaltung von SGU-Vorschriften

Zum Schluss noch einige bewährte Verfahren, die Sie anwenden können, um den größten Nutzen aus Ihrer Regulierungsüberwachung zu ziehen:

• Halten Sie die Datenbank auf dem neuesten Stand: Installieren Sie eine Überwachung und richten Sie Warnmeldungen zu den Texten in Ihrem Dokumentenbestand ein, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und Ihre Compliance regelmäßig neu zu bewerten;
  
  
• Legen Sie Indikatoren fest, um sowohl den Stand Ihrer Überwachung als auch den Fortschritt Ihres Aktionsplans zu messen, die Auswirkungen Ihrer Korrekturmaßnahmen zu bewerten und gegebenenfalls anzupassen;
  
  
• Priorisieren Sie die Anforderungen und die damit verbundenen Risiken für jede Nichtkonformität, um Ihre Maßnahmen besser zu priorisieren;
  
  
• Nutzen Sie die Zusammenarbeit: Sammeln Sie Feedback zur Umsetzung des Konzepts, um seine Wirksamkeit und seinen Mehrwert immer wieder neu zu bewerten. Sie sind Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, um den Gesamtprozess zu optimieren, so dass alle Beteiligten gewinnen.