3 Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz Ihres ERP-Systems
Das ERP (Enterprise Resource Planning) ist das Herzstück Ihres Unternehmens. Es ist bereichsübergreifend und vereint alle Informationen, die für Ihr Geschäft relevant sind. Ihre verschiedenen Abteilungen nutzen es als Arbeitsinstrument. Wenn es gut eingeführt ist, kann es Ihnen viel Zeit und Energie sparen. Aber Sie haben Angst, ein Gaswerk in Gang zu setzen. Wie sollen Sie vorgehen? Entdecken Sie alle unsere Tipps, Tricks und bewährten Verfahren zum Thema ERP.
1. Schlüssel: Die zu beachtenden Schritte
Ernennen Sie die Referenten.
Sie haben im Rahmen eines ERP-Einführungsprojekts einen dedizierten Ansprechpartner beim Anbieter der Lösung. Sein Profil ist das des Integrators. Seine Aufgabe ist es, die Einführung des neuen Tools in Ihrer Struktur zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Die Einführung einer ERP-Lösung betrifft das gesamte Unternehmen. Um den Bedürfnissen und Erwartungen jeder Abteilung gerecht zu werden, muss der Projektleiter, der von seinem Team umgeben ist, eine bereichsübergreifende Sichtweise einnehmen. Idealerweise wird für jede Abteilung ein Fachreferent ernannt. Jeder formuliert seine Erwartungen und Bedürfnisse. Und auf der Grundlage dieser Rückmeldungen wird das ERP-System ko-konstruiert.
Das Projekt richtig definieren
Die Vorbereitung zu Beginn des Projekts ist von entscheidender Bedeutung. Sie entscheidet über die Qualität der Lösung. Es geht darum, eine rigorose und umfassende Diagnose der verschiedenen Funktionen durchzuführen, die das ERP-System ermöglichen soll. Das Projektteam mobilisiert sich, um die Informationen der verschiedenen Abteilungen zu sammeln und abzugleichen. Ein kritischer Blick ist in dieser Phase von unschätzbarem Wert, denn dieser Abgleich kann Doppelarbeit oder ineffiziente Abläufe aufdecken. Wer diese erkennt und in Frage stellt, schafft einen echten Mehrwert für das Projekt.
Wählen Sie die richtige technische Lösung, die sicher, einfach und schnell ist.
SaaS oder On-Premise? SaaS (Software As A Service) ist eine Cloud-Lösung. Bei einer On-Premise-Lösung wird die Software lokal auf den Servern des Unternehmens installiert. Lange Zeit wurde die Cloud wegen der Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten herausgefordert. Das ist heute überholt. Software, die zu 100 % webbasiert ist, steht den lokalen Versionen in nichts nach. Ihre Zugriffskontroll- und Zertifikatsvorrichtungen bieten alle Garantien. Vor allem ist die Installation von SaaS-Versionen viel einfacher. Die Installation ist schneller und weniger aufwändig als bei einer On-Premise-Version.
Parametrierung und abschließender Test der Lösung
Bevor Sie die ERP-Lösung im gesamten Unternehmen einsetzen, sollten Sie alle Funktionen testen. Diese Tests sind eine große Zeitersparnis für die weitere Entwicklung. Sie entschärfen bei dieser Gelegenheit mögliche Fehlfunktionen und scannen die gesamte Aktivität über das Tool. Es ist die Aufgabe des Integrators, für Sie alle Stolpersteine zu überprüfen, um Ihnen eine schlüsselfertige Lösung zu liefern, die sofort funktioniert.
2 . Schlüssel: Den menschlichen Faktor einbeziehen
Der Widerstand gegen Veränderungen: eine zu berücksichtigende Variable.
Nachdem Sie die verschiedenen Schritte in der richtigen Reihenfolge durchgeführt haben, ist Ihr ERP-System fertiggestellt und einsatzbereit. Ihre Abteilungen müssen es nur noch annehmen. Nur, dass sie ihre Arbeitsweise komplett ändern müssen. Da Sie ihr tägliches Werkzeug durch ein anderes ersetzen. Hier wird ein heikles Thema angesprochen: die Akzeptanz von Veränderungen. Sie können noch so viel technische Intelligenz in Bezug auf das Informationssystem (IS) einsetzen, um Ihr ERP-System aufzubauen, wenn der menschliche Faktor blockiert, wird es scheitern.
Frühzeitig einbeziehen, um die kollektive Akzeptanz zu fördern
Einige Softwarehersteller sind sich dieses entscheidenden Aspekts bewusst und integrieren die menschliche Variable bereits im Vorfeld in das Projekt. Dies ist der Fall bei der Softwarelösung IOvision, die von Anfang an Akzeptanz für das ERP-System schafft. Der Pool von Personen, der die Software nutzen wird, bildet von Anfang an die Stakeholder. Der Softwarehersteller begleitet das Unternehmen auch bei der internen Kommunikation rund um das Projekt. Dann folgen die Schulungen, die, wenn sie gut durchgeführt werden, dazu führen, dass das Tool von allen Teams angenommen wird.
3. Schlüssel: Anpassungsfähigkeit des Tools
SaaS: ein Vorteil, um ein aktuelles und entwicklungsfähiges ERP zu haben.
Wenn Sie Ihr ERP-System einmal installiert haben, wird es zu Ihrem besten Verbündeten. Es ist das Herzstück all Ihrer Aktionen und entwickelt sich mit Ihnen... oder auch nicht. Wenn es starr ist und bei jeder Gelegenheit mühsame Aktualisierungen oder spezielle Eingriffe erfordert, bremst es Ihre Entwicklung. Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die über diese flüssige Anpassungsfähigkeit verfügt. SaaS-Lösungen haben in dieser Hinsicht einen enormen Vorteil. Da das Tool aus der Ferne verwaltet werden kann, ist der Anbieter in der Lage, es für Sie zu aktualisieren, ohne sich vor Ort zu begeben. Der Herausgeber IOcéan der Lösung IOvision bietet diese Betreuung kostenlos an. So können Sie sicher sein, dass Sie ein aktualisiertes Tool haben, mit dem bei Bedarf auch der zugehörige Support verbunden ist.
Die Akteure von SSII: Zusätzliches Fachwissen zu Ihren Diensten.
Wenn Sie sich für einen bestimmten Anbieter entscheiden, ist es interessant, sich die jeweiligen Fachkenntnisse anzuschauen. Alle ERP-Anbieter stellen ein ERP-System bereit. Aber nicht alle sind analytisch gleich relevant. Die analytischen Fähigkeiten des Integrators, der Ihr Projekt betreut, spielen in der frühen Phase eine wichtige Rolle. Wenn Sie sich für einen IT-Dienstleister entscheiden, können Sie sicher sein, dass Sie von dessen Erfahrung beim Aufbau von Informationssystemen profitieren. Dies gilt auch für den Herausgeber von IOvision, dessen persönliche Note in jeder seiner ERP-Implementierungen erkennbar ist.
Ein ERP-System zu implementieren ist letztlich keine Hexerei. Die Kunst besteht darin, :
- die Dinge in der richtigen Reihenfolge zu tun,
- daran denken, dass die zukünftigen Nutzer des Tools die ersten Betroffenen sind,
- sich für skalierbare Lösungen von kompetenten Anbietern entscheiden.
Also, beruhigt?!
Artikel übersetzt aus dem Französischen