Die fünf größten Herausforderungen bei der Einführung eines ERP-Systems

ERP (Enterprise Resource Planning) oder ERP und ähnliche Computersoftware werden nun schon seit einer Reihe von Jahren in Unternehmen aller Größen und Arten eingesetzt. Selbst kleine Unternehmen und Familienbetriebe haben sich dem allgemeinen Trend angeschlossen und ERP-Software eingeführt, indem sie von den speziell für kleine Unternehmen entwickelten Lösungen der ERP-Anbieter profitierten.
Der ERP-Trend ist so stark geworden, dass die überwiegende Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) eine ERP-Lösung eingeführt hat (einige von ihnen zwei oder mehr). Aber auch wenn die Nutzung von ERP heutzutage in den meisten Unternehmen normal und weit verbreitet ist, stellt jede neue Implementierung eine Herausforderung dar, da jede Organisation anders ist und auf ihre eigenen Bedürfnisse, Erwartungen und Prozesse reagiert.

TEC hat mit vielen Unternehmen zu tun, die sich für die Einführung von ERP-Lösungen entscheiden. In diesem Artikel befassen wir uns mit den größten Herausforderungen für Organisationen, die sich mit der Einführung eines ERP-Systems beschäftigen.
Obwohl die Probleme bei der Implementierung in Abhängigkeit von einer Reihe von Faktoren variieren, sind die größten Herausforderungen in allen Ländern und für verschiedene Unternehmensgrößen gleich. Ich habe die Problemkategorien in aufsteigender Reihenfolge nach dem Grad der "Verflechtung" geordnet.

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1. Das Problem der Auswahl

Angenommen, ein Unternehmen hat aus verschiedenen Gründen beschlossen, ein Projekt zur Einführung eines Informationssystems zu starten, das dem Management zugeordnet ist. Die ersten Themen, mit denen die Führungskräfte konfrontiert werden, sind Art, Größe und Umfang des benötigten Systems und die Auswahl der am besten geeigneten Lösung aus den Hunderten von Optionen für Unternehmenssoftware, die auf dem Markt erhältlich sind.
Es gibt keine einheitliche Antwort darauf, wie Sie herausfinden können, was Sie brauchen, und es gibt mehrere Faktoren, die neben Größe, Umfang und Typ berücksichtigt werden müssen, wie z. B. der Preis und die spezifischen Funktionen (oft gibt es Hunderte oder sogar Tausende von Funktionen und Merkmalen für jede Software, die man hinsichtlich ihrer Priorität und Nützlichkeit berücksichtigen muss).
Viele Unternehmen können sich vor dieser Herausforderung als sicher betrachten, da sie sich bereits Gedanken über ihre Bedürfnisse gemacht haben und wissen, was sie von einem neuen System erwarten. Achten Sie darauf, dass Sie ohne gute Vorarbeit keine voreiligen Schlüsse ziehen, denn die Auswahl eines neuen Softwaresystems, insbesondere wenn es wie ein ERP-System das gesamte Unternehmen umfasst, ist eine der komplexesten und wichtigsten Entscheidungen, die Ihr Unternehmen treffen wird. Die Auswahl von ERP-Lösungen sollte so ernst wie möglich genommen werden, da die Wahl des ERP-Systems die Strategie eines Unternehmens für mindestens sechs bis zehn Jahre festlegt und zweifellos einen enormen Einfluss auf seinen zukünftigen Erfolg hat. Es gibt einen großen Forschungs- und Beratungssektor für Unternehmenssoftware, der den Bedürfnissen von Unternehmen gerecht wird, die zum ersten Mal (oder zum zweiten oder dritten Mal!) mit dem Problem der Softwareauswahl konfrontiert sind. So bietet beispielsweise TEC, Technology Evaluation Centers, eine ganze Reihe von Programmen zur Softwareauswahl an, die Unternehmen zur Verfügung stehen, die ihren Auswahlprozess für ERP-Lösungen beginnen.

2. Technische Probleme

Die erfolgreiche Auswahl eines Softwarepakets ist wichtig, aber es ist nicht das letzte Hindernis, das auf dem dornigen Weg auftaucht, das gesamte System (Software und Hardware, Server und Benutzer) so zu betreiben, dass es einen Wert für Ihr Unternehmen schafft. Ein weiterer Teil des Implementierungsproblems ist mit dem technischen Aspekt des Projekts verbunden.
Es ist mehr als wahrscheinlich, dass Server und Workstations überarbeitet werden müssen, um dem neuen System gerecht zu werden, und moderne müssen bestellt, gekauft und ausgetauscht werden. Auch das interne Netzwerk muss analysiert und ggf. modernisiert werden, wobei die Geschwindigkeit und Bandbreite des bestehenden Internetzugangs sowie mögliche Probleme mit den verwendeten mobilen Geräten berücksichtigt werden müssen.
Werden diese Anforderungen unterschätzt, können sie das gesamte Projektergebnis erheblich beeinflussen (und die Freude darüber, dass das neue System endlich steht und wie geplant funktioniert, verzögern) oder die ersten Wochen (oder sogar Monate), in denen das neue System genutzt wird, mit einer reduzierten Leistung vergiften, was zu einer Verlangsamung des Geschäftstempos führt.
Die Veränderung der Liefermodelle in den letzten Jahren hat jedoch zu einer Veränderung der Art und Weise geführt, wie ERP und andere Arten von Organisationssoftware den Nutzern zur Verfügung gestellt werden.
Es wurde eine Vielzahl von "as a Service"- und Cloud-Optionen bereitgestellt, die eine gehostete Infrastruktur, Datenspeicherung und Softwaredienste bieten und so die Kosten und Kopfschmerzen minimieren, die mit Anwendungen, Hardware, Netzwerk und Speicherproblemen verbunden sind. Zu diesen Optionen gehören Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS).
Bei einer technischen Umgebung vor Ort wird alles in den Räumlichkeiten des Unternehmens untergebracht - Anwendungen, Server, Netzwerke und Softwarelösungen. Bei der Option "as a Service" oder der Cloud-Option können Daten, Middleware, Netzwerke, Hardware und Anwendungen je nach gewähltem Servicemodell auf dem Gelände oder außerhalb des Geländes gehostet werden.
Bei SaaS können Unternehmen beispielsweise eine gehostete Softwareanwendung offsite ausführen, in der Regel über eine Netzwerkschnittstelle wie einen Webbrowser, aber sie können entscheiden, ob sie ihre Daten mit der Softwareanwendung offsite verknüpfen wollen oder nicht. Für weitere Informationen zu den Optionen "as a Service" oder Cloud bitte ich Sie, Zurück zu den Grundlagen: Cloud Computing 101 zu lesen.
Kurz gesagt: Cloud- oder gehostete Liefermodelle können die Umsetzung wesentlich einfacher und kostengünstiger machen als eine Lösung vor Ort, aber die Nutzung von Software "as a Service" erfordert äußerste Sorgfalt, was u. a. die Datensicherheit und die Anpassung der Software an die eigenen Bedürfnisse betrifft. Die Risiken müssen gründlich untersucht werden, bevor eine Entscheidung über das Liefermodell getroffen wird.
Es gibt heute viel mehr Optionen als früher, und kluge Organisationen werden alle Optionen prüfen und die technischen Anforderungen im Vorfeld festlegen, damit es unterwegs keine bösen Überraschungen gibt. Einen Überblick über die aktuelle Marktlandschaft der Cloud-ERP-Optionen finden Sie im TEC 2016 Cloud ERP Buyer's Guide for Manufacturing.

3. Probleme mit der Datenqualität.

Dieses Problem ist besonders symptomatisch für Unternehmen, die zum ersten Mal eine ERP-Lösung implementieren und ihre herkömmlichen Daten aus Excel-Tabellen, manuellen Aufzeichnungen oder disparaten Altanwendungen in das neue System übertragen. Grundsätzlich besteht das Problem darin, dass die alten Daten, die jahrelang verwendet und gespeichert wurden, aus vielen Gründen in der neuen ERP-Realität annähernd oder sogar falsch erscheinen können. Unserer Forschung zufolge sind die Ablösung eines traditionellen Systems und die Konsolidierung disparater Lösungen sogar die beiden größten Herausforderungen, denen sich Unternehmen gegenübersehen.
Nehmen wir zum Beispiel diese Situation aus meiner früheren Berufserfahrung (während eines ERP-Implementierungsprojekts für einen mittelgroßen Metallhersteller): In der Mitte des Projekts konvertierten wir die bestehenden Stücklisten (BOM), Arbeitspläne und Stundensätze in das neue System und stellten fest, dass die neuen Produktfertigungszeiten die tatsächlichen um den Faktor zwei oder mehr überschritten.
Da wir während der Projektplanung ausreichend Zeit für die Umstellungsphase zugewiesen bekamen, hatten wir eine gewisse Zeit, um die Daten zu reparieren, indem wir einige Monate lang Ingenieure und Analysten in Vollzeit mit dieser Aufgabe betrauten und den Umsetzungsplan änderten. Aber selbst in diesem Fall wurde das Projekt um zwei Monate verzögert. Seien Sie also vorsichtig mit Ihren alten Informationen, da sie möglicherweise nicht die aktuelle Realität widerspiegeln, und führen Sie immer "Pilot"-Tests für neue Systemausgaben mithilfe der vorhandenen Daten durch, bevor Sie diese konvertieren oder auf das neue System übertragen.

4. Änderungen der Unternehmensphilosophie

Die Einführung eines ERP-Systems führt zu erheblichen Veränderungen des herkömmlichen Geschäftsmodells eines Unternehmens und der täglichen Praktiken, die es seit Jahren oder sogar Jahrzehnten anwendet. Schauen Sie sich diese Beispiele für wahrscheinliche Veränderungen an, die sich auf den Betriebsablauf mit einem neuen ERP-System beziehen:

• Das Verantwortungsniveau einiger Mitarbeiter steigt dramatisch an, da es mit dem neuen System schwieriger (manchmal unmöglich) ist, falsche Daten oder Tippfehler zu korrigieren ;
• Es müssen neue Ansätze für die Meldung und das Mining von Daten und damit neue Managementprinzipien und -praktiken etabliert werden ;
• Geschäftsmodelle und operative Prozesse müssen aufgrund der neuen Echtzeitmöglichkeiten und der Verfügbarkeit von Daten möglicherweise massiv geändert werden.

Dies sind nur einige Beispiele, die zeigen, wie ernsthaft und signifikant sich Unternehmen verändern können, nachdem sie ein ERP-System eingeführt haben. Wenn man bei der Einführung eines ERP-Systems klugen und zukunftsweisenden Ideen und Entwürfen folgt, ist es sicherlich möglich, ein weitaus wertvolleres Feedback zu erhalten als nur eine Änderung des Datenformats oder eine aktualisierte Benutzeroberfläche. Das ist eine echte Herausforderung, aber gleichzeitig auch eine hervorragende Gelegenheit, das Unternehmen zu erneuern und neue Ideen einzubringen, indem Sie die strategischen Konturen für die Zukunft Ihrer Organisation entwerfen.

5. Kulturelle Probleme und Probleme beim Umgang mit Veränderungen.

Hierbei handelt es sich um das am schwierigsten zu lösende Problem. Es wird leicht vergessen, dass der Erfolg eines Softwaresystems hauptsächlich von seinen Benutzern abhängt. Das System selbst ist ein nicht lebendiges, logisches Gebilde, das die Schritte und Prozesse so durchläuft, wie es programmiert wurde, aber die Nutzer des Systems sind Menschen, die an frühere Verfahren gewöhnt sind, mit einer Software, die auf eine bestimmte Art und Weise funktionierte, und denen es schwerer fallen wird, auf eine neue Vorgehensweise umzusteigen, insbesondere wenn der Nutzen der neuen Methoden nicht sofort ersichtlich ist oder unmittelbar bevorsteht. Dies ist der schlimmste Albtraum eines ERP-Projektmanagers und ergibt sich aus den Gewohnheiten der Benutzer und ihrem Verständnis davon, was für das Unternehmen im Allgemeinen und den Benutzer im Besonderen gut ist. "Das war schon immer so, auch lange bevor du kamst", "Ich glaube nicht, dass das funktionieren wird", "Es funktioniert nicht auf meinem PC", "Ich werde mit dem CEO über dieses System sprechen" oder "Sie verstehen nicht, wie es funktionieren sollte" - diese Kommentare sollten jedem bekannt vorkommen, der schon einmal versucht hat, ein neues System einzuführen oder die Bedürfnisse der Benutzer zu ändern. I Es ist wirklich schwierig, die möglichen Probleme zu beschreiben oder zu klassifizieren, die bei der Einführung eines neuen Systems für Unternehmenssoftware auftreten können. Tatsächlich kann fast jedes Problem auftauchen. Leider ist es schwer, eine Veränderung zu akzeptieren, ohne die Vorteile zu sehen, und wenn Sie nicht Maßnahmen ergreifen, um Ihren Mitarbeitern zu helfen, diese vor der Einführung der Software kennenzulernen, werden Sie es später wahrscheinlich bereuen. Ich würde empfehlen, zu versuchen, solche Probleme bereits in der Planungsphase zu antizipieren, um die potenziellen negativen Auswirkungen widerspenstiger Nutzer zu verringern. Außerdem hilft es, das Interesse verschiedener Gruppen und Kategorien von Systembenutzern lange vor dem Projektstart zu wecken und sie bei der Umsetzung einzubeziehen, um das "Umdenken" zu fördern, das bei Ihren Mitarbeitern für eine erfolgreiche Umsetzung erforderlich ist. Erwägen Sie die folgenden Schritte, um Ihre Mitarbeiter vor, während und nach einem großen Softwareeinführungsprojekt zu informieren und einzubinden:

• Informieren Sie alle Mitarbeiter über die Meilensteine des Projekts, wenn es voranschreitet.
• Richten Sie Kommunikationskanäle ein, die für das Feedback der Mitarbeiter reserviert sind.
• Ermutigen Sie die Mitarbeiter, neue Ideen zu generieren und Vorschläge zu machen.
• Organisieren Sie interessante und erfolgversprechende Schulungsveranstaltungen.
• Stellen Sie die besten Leistungen des Nutzers bei der Schulung mit dem neuen Softwaresystem heraus.

Die zugeteilten Mitarbeiter auf allen Ebenen müssen bei jeder neuen Implementierung zu Verbündeten des ERP-Projektteams werden, denn die Erfahrungen und Bedenken der Nutzer zu ignorieren, gefährdet den Erfolg des gesamten Projekts und kann jede wichtige Beteiligung zunichte machen.

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Planen für eine erfolgreiche ERP-Integration... Schwierig, aber es lohnt sich!

Wie alle Projekte, die das gesamte Unternehmen betreffen, erfordert auch die Implementierung von Software einen hohen Aufwand an Planung und Überwachung, um den Erfolg zu sichern und Probleme zu minimieren. Das Lösen der fünf oben genannten Herausforderungen kann dabei helfen, die einzelnen Schritte zu planen und sicherzustellen, dass alle potenziellen Probleme angegangen werden, bevor die Software eingeführt wird. Wenn Sie sich den Herausforderungen stellen und sicherstellen, dass Sie die Due-Diligence-Prüfungen durchgeführt haben, werden Sie sich bei der Einführung Ihrer Unternehmenssoftware zuversichtlich fühlen und die Kosten und den Zeitaufwand so gering wie möglich halten.

Wenn es das erste Mal ist, dass Ihr Unternehmen ein ERP-System einführt, macht die Konsultation eines spezialisierten Unternehmens den Prozess umso einfacher und unkomplizierter. TEC bietet Implementierungsüberwachungssysteme und ein Akkreditierungsprogramm (Berichte auf der Grundlage von Referenzprüfungen des Kunden), die Unternehmen bei der Auswahl eines Software-Implementierungspartners oder Dienstleisters entsprechend ihren Bedürfnissen helfen. TEC kann auch Vorlagen und Best Practices auf der Grundlage eines bewährten Ansatzes bereitstellen, damit das Änderungsmanagement den täglichen Betrieb der Unternehmen nicht stört.