Software-Auswahl: 5 Tipps, die Sie beachten sollten, um die richtige Wahl zu treffen

In der Regel ist es besser, mehr als weniger Auswahl zu haben. Dies gilt insbesondere für die Unternehmenswelt im Rahmen einer Ausschreibung oder eines Vergleichs vor dem Kauf. Unternehmenssoftware ist eine teure Anschaffung über mehrere Jahre hinweg, und die richtige Lösung für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu haben, ist von entscheidender Bedeutung. Ihre Optionen von Anfang an einzuschränken, ist aus geschäftlicher Sicht einfach nicht sinnvoll.

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Inhaltsverzeichnis

1. Fordern Sie mehr Auswahl an Lösungen.
2. Seien Sie misstrauisch gegenüber Software-Empfehlungen.
3. Überlegen Sie genau, wen Sie für die Beaufsichtigung des Auswahlprojekts auswählen.
4. Konzentrieren Sie sich nicht auf das Markenimage des Anbieters.
5. Wenn es zu kompliziert erscheint, übernehmen Sie die Aufgabe nicht allein.

1. Fordern Sie mehr Lösungsauswahl.

Bei der Auswahl von Software sollte das Ziel in den ersten Phasen darin bestehen, Ihre Suche so breit wie möglich zu halten, um die Optionen Ihres Unternehmens nicht einzuschränken. Besser ist es, mit einer klaren Vorstellung von den Bedürfnissen des Unternehmens zu beginnen. Dies schließt alle Arten von Endnutzern ein (denken Sie über Ihre Abteilung hinaus). Die meisten Arten von Unternehmenssoftware betreffen und werden von Personen aus verschiedenen Teilen einer Organisation genutzt, manchmal sogar außerhalb (denken Sie z. B. an Auftragnehmer/Lieferanten, die auf ein System zur Verwaltung der Lieferkette zugreifen).

Anstatt sich in den frühen Phasen Ihrer Suche nach einem neuen Softwareprodukt nur an einen oder zwei Softwarehersteller zu wenden, sollten Sie zunächst überlegen, welche Art von Softwarelösung Ihre Organisation benötigt. Benötigen Sie beispielsweise eine Software für die Personalbeschaffung oder wäre ein umfassendes System für das Human Capital Management (HCM) besser für Sie geeignet? Berücksichtigen Sie, wie die Software von den einzelnen Interessengruppen genutzt werden wird.

Manchmal kann eine wichtige Wahl überwältigend sein. Zwar stimmt es, dass mehr Optionen zu haben eine gewisse Verwirrung verursachen kann, aber es bedeutet auch, dass Ihr Unternehmen unter Berücksichtigung einer angemessenen Bewertung viel eher eine Lösung wählen wird, die für alle Beteiligten sehr gut funktioniert. Keine Sorge: Sobald Sie beginnen, detaillierte Informationen darüber zu sammeln, was wirklich benötigt wird, wird sich die Auswahl sofort verringern.

2. Seien Sie misstrauisch gegenüber Software-Empfehlungen.

Ein häufiges Szenario, das auch eine häufige Falle darstellt, ist die Empfehlung durch Einzelpersonen. Eine Person aus Ihrer Organisation oder sogar ein vertrauenswürdiger Dritter empfiehlt ein bestimmtes Produkt. In diesem Fall hängen die möglichen Stolpersteine mit der Person zusammen, die die Empfehlung ausspricht. Hier sind einige Warnzeichen, die Sie im Auge behalten sollten:

• Ein bestimmter Softwarehersteller hat die Lösung empfohlen. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass er das Produkt einer anderen Person empfiehlt, und er wird natürlich behaupten, dass seine Lösung für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens "perfekt" ist. Eine echte Überraschung wäre es, wenn er das Gegenteil behaupten und das Produkt eines seiner Konkurrenten empfehlen würde. Dabei handelt es sich nicht unbedingt um einen Mangel an allgemeiner Ehrlichkeit seinerseits. Es ist logisch, dass er sein Produkt sehr gut kennt, und diese Perspektive wird durch seine umfassenden Kenntnisse und Erfahrungen mit seinem Produkt beeinflusst. Allerdings ist seine Perspektive eingeschränkt. Behalten Sie ihn im Hinterkopf.
• Ihr vertrauenswürdiger Kollege arbeitet in einem anderen Unternehmen. Fragen Sie sich, ob sein Unternehmen genau dasselbe ist wie Ihres, und zwar nicht nur in Bezug auf Branche und Größe: Steht es vor denselben Herausforderungen, hat es dieselben Konkurrenten und verfügt es über die gleiche Art von Mitarbeitern? Je mehr Ähnlichkeiten es gibt, desto logischer ist es, den Vorschlag dieser Person bei Ihrer Auswahl zu berücksichtigen, aber beschränken Sie sich nicht nur auf diese eine Wahl. Denken Sie daran, dass es aller Wahrscheinlichkeit nach erhebliche Unterschiede zwischen diesem und Ihrem Unternehmen gibt. Sie sollten die Software für Ihre Organisation auf der Grundlage ihrer einzigartigen Bedürfnisse auswählen.
• Die Empfehlung stützt sich auf Informationen, die veraltet sein können, auch wenn sie erst ein oder zwei Jahre alt sind. Unternehmenssoftware entwickelt sich schnell weiter. Die einzigartige Lösung von gestern kann bereits mehrere brauchbare Konkurrenten haben, und eines dieser konkurrierenden Systeme ist vielleicht besser für Ihr Unternehmen geeignet oder bietet das, was Sie brauchen, zu einem niedrigeren Preis. Sich über die neuesten Entwicklungen im Bereich der Unternehmenssoftware auf dem Laufenden zu halten, ist keine schlechte Idee, aber denken Sie daran, dass die neuesten Nachrichten vielleicht nicht sehr lange die aktuellsten sind.
• Hüten Sie sich vor dem Kollegen in Ihrem Unternehmen, der vielleicht nicht über alle Informationen verfügt. Auch hier ist es gut, seinen Vorschlag ernsthaft in Betracht zu ziehen, aber machen Sie ihn nicht von Anfang an zu Ihrer einzigen Option. Denken Sie daran, dass diese Person vielleicht nur einen der Beteiligten repräsentiert, während Sie die Meinung aller von der neuen Software Betroffenen einholen müssen. Ein Vorbehalt ist angebracht, wenn Ihr Vorgesetzter der betreffende Kollege ist. Dieser Artikel enthält hilfreiche Tipps für die beste Vorgehensweise.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Empfehlungen wichtig sein können, aber oft auf eher emotionalen Faktoren beruhen, insbesondere dem Wunsch, sich auf Vertrautes zu beschränken. Entscheidungen über die Auswahl von Software sollten auf Fakten beruhen und nicht auf emotionalen Erwägungen oder dem früheren traditionellen Ansatz. Beziehen Sie natürlich die Empfehlung einer Vertrauensperson in Ihre Auswahl mit ein, aber beschränken Sie Ihre Wahl nicht auf diesen einen Vorschlag, auch wenn Sie eher davon überzeugt sind, dass diese spezielle Lösung geeignet sein könnte. Vielleicht finden Sie eine noch bessere Option, eine andere Lösung, die billiger ist oder die Implementierung und Schulung aller Ihrer Nutzer vereinfacht. Der einzige Weg, um sicherzugehen, ist, sich zu informieren.

3. Überlegen Sie genau, wen Sie für die Beaufsichtigung des Auswahlprojekts auswählen.

Ein angemessenes Software-Auswahlprojekt beginnt mit einer umfassenden Bewertung der Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Es ist wichtig, dass eine Person bestimmt wird, die den gesamten Prozess von Anfang bis Ende beaufsichtigt. Die Bewertung sollte die Bedürfnisse aller Beteiligten umfassen, nicht nur die der Kerngruppe. Eine Möglichkeit, einen übermäßig restriktiven Ansatz auf nur einen oder zwei Anbieter zu vermeiden, besteht darin, sicherzustellen, dass die Bedürfnisse aller Interessengruppen berücksichtigt wurden.

Hüten Sie sich vor dem "Experten", der sich auf seinem Gebiet sehr gut auskennt, sich aber vielleicht nicht über die Bedürfnisse und Anliegen der Nutzer in Ihrem Unternehmen im Klaren ist. Diese Person kann sehr kompetent sein, wenn es darum geht, die grundlegenden Anforderungen zu ermitteln, aber es ist von entscheidender Bedeutung, den Input von jedem Bereich des Unternehmens zu erhalten, der die neue Software nutzen wird oder direkt davon betroffen ist.

Manchmal ist dieser interne Experte ein IT-Fachmann. Diese Person kann über gute Kenntnisse des Marktes für Unternehmenssoftware verfügen und sich als kompetent erweisen, wenn es um Themen wie technischen Support, Einsatzplattform, kompatible Betriebssysteme usw. geht. Es besteht die Gefahr, dass sie nicht so gut über die Bedürfnisse der verschiedenen Stakeholdergruppen informiert ist.

Nehmen wir als Beispiel eine Software für HCM (Human Capital Management). Ihre Personalabteilung wird höchstwahrscheinlich die Haupttriebfeder für den Kauf dieser Software sein. Sie kann sich auch vorstellen, den Benutzern im Unternehmen mit dem neuen HCM-System mehr Selbstbedienungsoptionen anzubieten. Diese Fragen und Anforderungen müssen also Teil des Auswahlprozesses sein und dürfen sich nicht auf technische Details beschränken, auf die sich ein Mitarbeiter der IT-Abteilung konzentrieren kann. Das bedeutet nicht, dass ein Mitarbeiter der IT-Abteilung nicht ein hervorragender Koordinator sein kann: Er kann durchaus die beste Wahl sein, um Ihren Auswahlprozess zu leiten. Es muss lediglich sichergestellt werden, dass er über seinen eigenen Standpunkt hinausgeht und auch andere Interessengruppen berücksichtigt.

Wie sieht es mit externen Beratern aus? Es kann durchaus sinnvoll sein, einen externen Berater mit der Leitung Ihres Softwareauswahlprojekts zu beauftragen, aber achten Sie darauf, dass er unparteiisch ist. Denken Sie daran, dass das Ziel darin besteht, alle gültigen Möglichkeiten unter den verschiedenen Anbietern in Betracht zu ziehen, damit Ihre Optionen nicht eingeschränkt werden, auch nicht in den frühen Phasen.

Wenn der externe Berater, mit dem Sie zusammenarbeiten, einen oder mehrere Anbieter vertritt, ist es unwahrscheinlich, dass er Optionen außerhalb der Liste der Anbieter, mit denen er zusammenarbeitet, in Betracht zieht. Stellen Sie sicher, dass die Person, die Sie für Ihre Unterstützung auswählen, unparteiisch ist und nicht auf Marken achtet.

4. Konzentrieren Sie sich nicht auf das Markenimage des Publishers.

Der vielversprechende Verleger von heute ist vielleicht die Lokomotive von morgen. Einige Faktoren sind wichtig, wie z. B. der technische Support. Im Gegensatz dazu ist der Bekanntheitsgrad eines Anbieters wenig bis gar nicht von Bedeutung.

Die Wahl einer Unternehmenssoftware ist selten eine Frage des Prestiges: Eine prestigeträchtige Geschäftsadresse, ein beeindruckender Empfang und Konferenzräume oder gar eine attraktive Handelsmarke sollten wenig Einfluss auf den Kauf haben. Es handelt sich um eine praktische Entscheidung - oder sollte es zumindest sein. Erfüllt die Software alle von Ihrem Unternehmen benötigten Funktionen? Wird sie von den Nutzern leicht angenommen? Ist sie zuverlässig? Bietet sie einen guten Mehrwert in Bezug auf die Investitionsrendite (ROI)? Dies sind die wichtigsten Faktoren.

Das Tempo, in dem sich Unternehmenssoftware verändert, ist extrem hoch. Ebenso wird es in der Regel von aufkommenden Technologien und sich ständig ändernden Geschäftsanforderungen seitens der Kunden beeinflusst und nicht von den Softwareentwicklern. Die Lösung, die vor fünf Jahren oder sogar erst im letzten Jahr von allen eingeführt wurde, ist vielleicht nicht mehr für Ihr Unternehmen geeignet, vorausgesetzt, sie war es früher. Denken Sie daran, dass es im Grunde darum geht, die beste Antwort auf die Anforderungen Ihrer Organisation zu finden.

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5. Wenn es zu kompliziert erscheint, übernehmen Sie die Aufgabe nicht allein.

Je nach der Kultur Ihres Unternehmens, Ihrem eigenen Niveau an Fachwissen und Vertrautheit mit der Softwareauswahl und nicht zuletzt vielen anderen Faktoren kann eine gewisse Form der Hilfe von außen äußerst vorteilhaft sein.

Wie bereits erwähnt, sollten Sie, wenn Sie einen externen Berater zur Anleitung Ihres Softwareauswahlprojekts in Betracht ziehen, darauf achten, dass Sie Unparteilichkeit und Erfahrung finden. Achten Sie darauf, einen Berater zu beauftragen, der nicht von einigen wenigen Softwareanbietern abhängig ist.

Es stimmt, dass die Beauftragung eines Beraters Kosten verursacht, aber der ROI ist enorm, wenn diese Person den Unterschied zwischen der Wahl eines schlecht angepassten Systems mit einer problematischen Implementierung und dem Kauf eines Systems, das einfach funktioniert, sobald es eingeführt wird, erkennen kann. Die typische Lösung für eine Unternehmenssoftware kostet zwischen mehreren Hunderttausend und einigen Millionen Euro. Dabei handelt es sich zweifellos um eine sehr bedeutende Kapitalinvestition. Es wird auch erwartet, dass sie Bestand hat, indem sie viele Ihrer kritischen Geschäftsprozesse über mehrere Jahre hinweg unterstützt. Im Vergleich zum Preis des Systems sind die Kosten für einen fachkundigen Berater minimal.

Am Beispiel von TEC ist anzumerken, dass TEC als unparteiisches Beratungsunternehmen nicht mit bestimmten Softwareanbietern oder -kategorien involviert ist. Das Team der Auswahldienste von TEC verfügt außerdem über umfangreiche und tiefgehende Erfahrungen, da es seit über 20 Jahren mehrere hundert Unternehmen betreut hat.

Darüber hinaus kann ein Software-Auswahlteam während der Verhandlungen mit dem Anbieter, den Sie schließlich ausgewählt haben, als Vertreter Ihres Unternehmens fungieren. Allein diese Leistung erweist sich in Bezug auf den ROI oft als sehr rentabel.

Wenn Ihr Budget begrenzt ist und eine externe Beratung nicht möglich ist, stehen Ihnen dennoch zahlreiche Servicelevels zur Verfügung. Selbst eine so einfache Maßnahme wie eine kurze telefonische Beratung oder die Nutzung von TEC Advisor, dem Online-Tool von TEC zur Auswahl von Software, kann den Unterschied ausmachen. Darüber hinaus bietet TEC auch vollständige Vorlagen für Ausschreibungen an, die während eines Softwareauswahlprojekts sehr hilfreich sein können.