Die Wahl des ERP-Systems: ein Kopfzerbrechen? Nicht so sicher, wenn man die guten aktuellen Grundlagen berücksichtigt!
Erinnerung an die Herausforderungen :
Die Entscheidung für ein ERP-System ist für viele kleine und mittelständische Unternehmen ein sehr stressiges Thema. Es steht immer viel auf dem Spiel, sowohl kurzfristig als auch langfristig. Eine schlechte Wahl kann das Unternehmen sogar in große Schwierigkeiten bringen. Das Angebot an ERP-Lösungen ist heute in Bezug auf Anzahl und Vielfalt überreichlich.
Soll man sich für eine allgemeine oder eine spezialisierte ERP-Lösung entscheiden? Soll es lokal installiert oder in der Cloud betrieben werden? Soll man sich für einen "großen", alteingesessenen Anbieter oder eher für einen agileren Neueinsteiger entscheiden? Soll man sich direkt an den Anbieter der Lösung wenden oder einen Integrator beauftragen? Soll man eine monolithische ERP-Komplettlösung wählen oder eher eine modularere Lösung? Was ist das richtige Budget?
Dies sind alles Fragen, die man sich zu Recht stellen kann. Um zu versuchen, diese Fragen zu beantworten, werden im Folgenden einige grundlegende Überlegungen angestellt, die Sie während der gesamten Auswahlphase im Auge behalten sollten.
Wie viel Geld sollte man für das Projekt ausgeben?
Hier gibt es keine Regeln, sondern es kommt darauf an, ob die Investition kurz- oder langfristig ist. Eine entwicklungsfähige und zukunftssichere Lösung ist oft teurer als eine starre Lösung.
Die Wahl einer Lösung auf der Grundlage eines absoluten Budgets ist oft ein Fehler, da dies eine kurzfristige Sichtweise ist. Man muss in Bezug auf den ROI denken, der einerseits mit einem Produktivitätsgewinn verbunden ist, und andererseits auf die Fähigkeit der Lösung, das Unternehmen bei seiner Entwicklung zu anderen Berufen und bei seinem Wachstum zu begleiten. Man kann dies unter dem Begriff "AGILITÄT" zusammenfassen, der angesichts der immer schnelleren Veränderungen des Geschäftsmodells zu einem wesentlichen Grundprinzip geworden ist.
Es ist auch nicht überflüssig, daran zu erinnern, dass eine falsche Entscheidung für das billigste Angebot (25 % der Fälle) eine dreifache Strafe nach sich zieht:
Kauf der ersten Lösung, Kauf der zweiten Lösung, Verdreifachung der für das Projekt aufgewendeten Zeit (man verbringt doppelt so viel Zeit mit der ersten Lösung, um zu versuchen, sie zu behalten und eine Feststellung des Scheiterns zu vermeiden!)
Mit dem Aufkommen des wirtschaftlichen und technologischen Saas-Modells (Miete der Software) müssen zwei verschiedene Budgets berücksichtigt werden: das Budget für die Parametrierung der Lösung und das Jahresbudget, das der Nutzung der Software und ihrer Weiterentwicklung (Updates) entspricht. Sehr häufig wird der Auftraggeber sehr genau auf die wiederkehrende Miete achten und den günstigsten Anbieter auswählen. In der sehr konservativen französischen Kultur wird IT noch immer als abschreibbare Investition (Capex) und nicht als Aufwand (Opex) gesehen... Dies mag vor zehn Jahren noch verständlich gewesen sein, ist aber heute angesichts der ständigen und sehr schnellen Entwicklung der neuen Technologien überhaupt nicht mehr der Fall. Das wiederkehrende Budget dient dazu und muss dazu dienen, diese ständigen Entwicklungen abzudecken.
Saas-Lösung oder vor Ort installiert (on premise), für manche immer noch ein Dilemma?
Im Jahr 2020 sind mehr als 80 % der neuen ERP-Projekte für das Saas-Modell offen, während 10 Jahre zuvor dieses Modell in weniger als 20 % der Fälle gefordert wurde!
In Anbetracht der sich immer schneller verändernden Märkte im Zuge der Globalisierung, des Aufkommens neuer Märkte und der zunehmenden Bedeutung von SaaS für die Wirtschaft, ist es wichtig, dass die Unternehmen die Möglichkeit haben, die Vorteile von SaaS zu nutzen.Das On-Premise-Modell hat einen großen Rückschlag erlitten, denn es ist nicht mehr zeitgemäß: Es ist statisch, wenig agil, hat viele spezifische Funktionen, die schwer zu pflegen sind, und altert schlecht, da Updates zu selten durchgeführt werden. Häufig sieht man On-Premise-Lösungen, die seit mehr als 10 oder sogar 15 Jahren laufen und keine Updates mehr erhalten haben. Die Folgen sind eindeutig: Die Produktivität des Unternehmens sinkt und ist nicht mehr an die heutigen Anforderungen angepasst. Die Mitarbeiter verbringen viel Zeit mit Aufgaben, die mit den neuen Lösungen leicht automatisiert werden könnten (mehrfache Eingaben, Informationssuche, mühsame Konsolidierung von Zahlen usw.).
Diese Aktualisierungsproblematik wird insgesamt aus folgenden Gründen viel besser in einem Saas-Modell behandelt:
- Der Kern der Software ist zentral auf einem Server gespeichert,
- Die Aktualisierungen auf den Rechnern der Nutzer werden im Falle einer nativ in Webtechnologien entwickelten Lösung automatisch von den Browserherstellern (Chrome, IE...) verarbeitet.
Saas ist gut, aber Multi-Tenant ist noch besser!
Bevorzugen Sie Multi-Tenant-Lösungen/Anwendungen, wenn es möglich ist!
Eine Anwendung wird als Multi-Tenant bezeichnet, wenn alle Kunden dieser Lösung die gleiche und einzige Version verwenden : die letzte Aktualisierung... Als Beispiel: Die Anwendungen, die Sie auf Ihrem Smartphone verwenden, sind echte Multi-Tenant-Anwendungen: Sie werden regelmäßig aktualisiert und die Funktionen werden für alle Nutzer gleichzeitig ständig weiterentwickelt. Die Nutzergemeinschaft nimmt an diesen Entwicklungen teil.
Multi-Tenant-ERP-Lösungen sind auf dem Markt noch selten, denn sie erfordern von den Anbietern, die dieses Modell in ihre Forschungs- und Entwicklungsstrategie aufnehmen, eine äußerst strenge Disziplin bei der Bearbeitung der spezifischen Anfragen, die von den Unternehmenskunden kommen. Da jedes Unternehmen einzigartig ist, ist es nämlich nicht ungewöhnlich, dass man sich mit Besonderheiten befassen muss. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese zu behandeln: Entweder Sie entwickeln diese neuen Funktionen außerhalb des Softwarekerns (und das ist kurzfristig weniger kostspielig), oder diese Besonderheiten werden "?universell" im Softwarekern behandelt und die betreffenden Besonderheiten werden dann zu spezifischen Einstellungen für diesen Kunden und speisen damit den neuen, sich erweiternden Standard. Dieser letzte Fall ist der der Multi-Tenant-Philosophie: kurzfristig teurer, aber langfristig viel weniger...
Intrinsisch können diese Multi-Tenant-Lösungen nur von Anbietern implementiert werden, die die Lösung bei den Kunden selbst integrieren (oder von Integrationspartnern, deren Zahl sehr begrenzt ist).
Reine Integratoren haben in der Regel keinen Zugang zu den Quellcodes des Herausgebers.
Diese Multi-Tenant-Lösungen haben echte strategische Vorteile für diejenigen, die sie nutzen werden:
- Die F&E des Herausgebers kommt systematisch und regelmäßig allen Kunden zugute.
- Die von einem bestehenden Kunden oder einem ganz neuen Kunden gewünschten Entwicklungen kommen der gesamten Kundengemeinschaft zugute: Es handelt sich um ein Modell auf Gegenseitigkeit.
- Alle durchgeführten Entwicklungen (neue Funktionen) werden zum Nutzen aller Kunden kapitalisiert. Man kann in diesem Fall von programmierter Langlebigkeit sprechen!
- Die Aktualisierungen erfolgen häufig (mindestens 6 Mal/Jahr) und sind für alle Kunden kompatibel.
- Die Updates sind kostenlos (im Abonnement enthalten).
- Die Lösung ist gegenüber Entwicklungen resilient, und zwar kontinuierlich. Es ist nicht mehr notwendig, eine Neugestaltung (alle 7-10 Jahre) des ERP-Systems zu starten und zahlreiche interne Ressourcen zu binden, um diese Übergänge/Migrationen zu bewältigen.
Ist die Nähe zu meinem Lieferanten immer noch zwingend erforderlich?
Um diese Frage zu beantworten, muss man das neue Saas-Modell in die richtige Perspektive rücken.
Denn was im Zeitalter von "on premise" relevant sein konnte, ist es im Zeitalter von Saas nicht mehr wirklich, da die gesamte Infrastruktur aus dem Unternehmen ausgelagert wird.
Sobald es jedoch diese geografische Nähe nicht mehr gibt, muss die sehr gute Verfügbarkeit des Supports oder der Hot-Line bestätigt werden, bevor man die Wahl seines Anbieters trifft. Dies lässt sich leicht überprüfen, indem man die Kunden der Lösung anruft.
Soll ich von einer spezifischen Entwicklung ausgehen oder mich an einem Standard orientieren?
Das Thema ist ziemlich entschieden, wenn man die oben genannten Argumente und insbesondere die Vorzüge des Multi-Tenant-Modells teilt. Natürlich sollte man sich an einer möglichst standardisierten Lösung orientieren. Dafür gibt es viele Gründe:
- Minimierte Implementierungskosten.
- Weniger Fehler beim Start
- Zeitersparnis bei der Einrichtung
- Stabilität der Standardlösung
- Erleichterte Aktualisierung
Zusammenfassend und abschließend
Das Budget für das Informationssystem eines Unternehmens sollte nicht mehr als einmalige Investition gesehen werden, sondern als wiederkehrende Belastung, um die ständige Weiterentwicklung der Technologien zu finanzieren und die traumatischen und zeitraubenden Zyklen der Neugestaltung (5-7 Jahre) des IT-Systems zu stoppen. In absteigender Reihenfolge der Widerstandsfähigkeit und Dauerhaftigkeit der Lösungen gegenüber den sehr schnellen technologischen Entwicklungen zögere ich nicht, das Multi-Tenant-Saas-Modell, das Saas-Modell und als letztes das On-Premise-Modell an die Spitze zu setzen.
Gesponserter Artikel. Die Expertenbeiträge sind Autoren, die von der Redaktion von appvizer unabhängig sind. Ihre Äußerungen und Positionen sind persönlich.
Artikel übersetzt aus dem Französischen