Warum sollte man sich für ein ERP-System entscheiden?
Es wird viel über ERP (Enterprise Ressource Planning) gesprochen. Aber was genau ist das eigentlich? Wann sollten Sie es für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen? Und wie können Sie herausfinden, was Sie brauchen?
Wozu dient eine ERP-Software?
ERP ist eine Verwaltungssoftware, die alle Betriebsabläufe in einem Unternehmen zentralisiert: Buchhaltung, Vertrieb, Personalwesen usw. Die ERP-Software wird von den meisten Unternehmen genutzt.
Die Funktionsweise eines jungen Unternehmens
In der Anfangsphase ist die Entscheidung für eine ERP-Software eher selten. Der Unternehmer beginnt in der Regel damit, seine Datenbank (BDD) in Excel zu organisieren. Bei Bedarf entwickelt er eventuell ein fachspezifisches Tool: eine CRM-Software (Customer Relationship Management) für die Verwaltung des Vertriebs oder eine Buchhaltungssoftware für die Führung seiner Buchungen. Bisher ist kein ERP am Horizont zu sehen, und auf den ersten Blick besteht auch kein Bedarf daran. Was wäre also der Auslöser? Ab wann kann oder sollte ein Unternehmen ERP-Software in Betracht ziehen?
Der wachsende Bedarf
Der Bedarf an einem ERP-Tool entsteht, wenn :
- sich interne Funktionsstörungen häufen,
- Prozesse redundant oder mühsam werden.
Angenommen, einer Ihrer Vertriebsmitarbeiter erfährt, dass ein Kunde umgezogen ist. Er schreibt es sich selbst auf. Wenn er aber nicht daran denkt und die Information nicht an die Buchhaltung weiterleitet, gehen Rechnungen und Briefe weiterhin an die alte Adresse. Um den internen Austausch zu fördern, können Dienstbesprechungen dazu dienen, all diese Punkte zu besprechen. Es besteht jedoch die Gefahr, dass etwas übersehen wird. Mit dem Kopf in der Schlinge ist es leicht, wenn nicht sogar üblich, zu vergessen, welche Informationen an die Kollegen weitergegeben werden müssen.
Die Notwendigkeit eines gemeinsamen Instruments
Es ist nicht so sehr die Größe Ihres Unternehmens als vielmehr das Volumen der verarbeiteten Datenströme, das Sie die Schwelle erreichen lässt, die die Einführung einer ERP-Software impliziert. Da die von einer Person im Unternehmen eingegebenen Informationen für alle Abteilungen zugänglich sind, werden Probleme bei der Informationsweitergabe sofort beseitigt. Jeder hat Zugang zu den Daten, die ihn interessieren, und kann bei Bedarf tiefer gehen. Aus struktureller Sicht wird das ERP-System zum Rückgrat der Organisation. Da es allen Mitarbeitern gemeinsam ist, steht es im Mittelpunkt der Aufgaben und Fortschritte jedes Einzelnen. Es ist kollaborativ und sorgt für mehr Transparenz. Und für die Geschäftsleitung und die verschiedenen Abteilungsleiter erleichtert es die Steuerung der Aktivitäten. Zahlen, die an einem Ort verfügbar sind, können miteinander verknüpft werden, um einen konkreten Überblick über die Situation des Unternehmens zu geben, sowohl aus finanzieller Sicht als auch aus Sicht der Konkurrenz oder der Mitarbeiter.
Wie wählt man seine ERP-Software aus?
Abhängig von Ihrer Branche / Ihrem Beruf.
Unternehmen haben im Großen und Ganzen ähnliche Prozesse: Akquise, Verkauf, Fakturierung, interne Verwaltung... Die Funktionsweise jedes Unternehmens unterscheidet sich jedoch mehr oder weniger stark. Ein Beratungsunternehmen wird z. B. anders vorgehen als ein Bauunternehmen: Akquise-Szenarien, Angebotsabgabe, Projektausschreibungen, Abrechnung auf Auftragsbasis oder nach Stunden... Daher gibt es ERP-Software, die sich auf eine oder mehrere bestimmte Branchen spezialisiert. So richtet sich IOvision eher an Dienstleistungsunternehmen wie Agenturen und Kanzleien, während Archipelia eher auf den Einzelhandel, den Handel und die Produktion ausgerichtet ist.
Die Besonderheiten
Diese ERP-Software, eine Art branchenspezifisches Toolkit, ist schlüsselfertig. Wenn Sie in einem bestimmten Tätigkeitsbereich tätig sind, ist das Tool a priori für Sie gemacht. Ja, aber ... es kann sein, dass Sie zwar in einem bestimmten Bereich tätig sind, aber ein eigenes Geschäftsmodell oder eine eigene Arbeitsweise haben, die Sie von Ihren Kollegen unterscheidet. In diesem Fall kann es sein, dass eine Software von der Stange nicht zu Ihnen passt. Sie haben dann zwei Alternativen:
- Sie können sich für ein ERP-System entscheiden, das auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist . Wenn Sie zum Beispiel festgestellt haben, dass die Personalverwaltung ein Schlüsselfaktor für den Erfolg Ihres Unternehmens ist. Dann ist es sinnvoll, sich für ein Tool zu entscheiden, das in diesem Bereich besonders spezialisiert ist, wie zum Beispiel Zéphir.
- Entscheiden Sie sich für ein modulares System. Es kann sein, dass sich Ihre Vertriebsmitarbeiter an die Arbeit mit einem bestimmten Tool gewöhnt haben oder dass Ihre Buchhaltung seit einiger Zeit mit einem anderen Tool verwaltet wird. Wenn Sie sich für ein bereichsübergreifendes ERP-System entscheiden, müssen Sie Ihre Teams bitten, ihre Gewohnheiten und ihr Arbeitsumfeld zu ändern. Das ist heikel ... Und es kann sein, dass einige das neue Tool als weniger leistungsfähig empfinden. Glücklicherweise werden immer mehr ERP-Systeme mit APIs ausgestattet, um Schnittstellen zu Drittanbieterlösungen herstellen zu können. Diese Toolkompatibilität ermöglicht es Ihnen, die von jeder Ihrer Abteilungen gewünschte Lösung zu wählen oder beizubehalten und gleichzeitig das Informationssystem der Struktur zu vereinheitlichen.
Auch wenn ein Unternehmen auf ERP verzichten kann, wird es immer einen Zeitpunkt geben, an dem es notwendig wird. ERP-Software macht die internen Arbeitsabläufe im Unternehmen flüssiger und trägt zur Steigerung der Produktivität bei, vorausgesetzt, sie entspricht dem Geschäft oder den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens.
Artikel übersetzt aus dem Französischen