Wer sollte in Ihrem Unternehmen an der Auswahl von Software beteiligt sein?

Die Auswahl von Unternehmenssoftware ist eine wichtige Maßnahme. Es ist auch eine kostspielige Maßnahme, die Sie für die Zukunft bindet und die für den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend sein kann. Keine Organisation trifft eine solche Entscheidung leichtfertig. Diese Checkliste zeigt, welche Personen Sie bei diesem kritischen Vorhaben umgeben sollten und welche Sie vermeiden sollten.

Alle Enterprise Resource Planning (ERP) Software ansehen

Inhaltsverzeichnis

• Nehmen Sie sich Zeit und bleiben Sie unter allen Umständen objektiv.
• Wen sollten Sie nicht in den Prozess der Softwareauswahl einbeziehen?
• Ernennen Sie einen Projektleiter und einen Ansprechpartner, der das Projekt betreut.
• Finden Sie unter Ihren Führungskräften einen Sponsor, der den Wandel vorantreibt.
• Identifizieren und laden Sie die Vertreter der zukünftigen Nutzer ein.
• Andere Personen, die Sie in bestimmte Phasen einbeziehen sollten
• Fazit: Gut anfangen, um gut abzuschließen

Nehmen Sie sich Zeit und bleiben Sie unter allen Umständen objektiv.

Da Software eine wesentliche Anschaffung ist, die viele Aspekte Ihres Geschäfts beeinflusst, muss die Wahl der richtigen Software für Ihr Unternehmen eine objektive, auf Fakten basierende Entscheidung sein. Es geht nicht einfach darum, die beliebteste Marke zu wählen, die für Sie Sicherheit bedeutet, oder die billigste Lösung in ihrer Kategorie oder diejenige, von der Ihr IT-Experte letzte Woche gehört hat.

Mit einer Unternehmenssoftware investieren Sie einen großen Teil Ihres Kapitals in ein System, das von Natur aus mit einer Vielzahl von Geschäftsprozessen verbunden ist und täglich von den Mitarbeitern der verschiedenen Abteilungen Ihrer Organisation genutzt wird. Sie müssen unbedingt untersuchen, wie sich die Software auf die Nutzer innerhalb Ihres Unternehmens auswirken wird, aber auch auf Außenstehende (Kunden, Partner, Lieferanten), die möglicherweise indirekte Auswirkungen haben.

Nehmen Sie sich Zeit, gehen Sie die Dinge richtig an.

Wen sollten Sie nicht zum Softwareauswahlprozess einladen?

Es kann hilfreich sein, die Personen zu identifizieren, die nicht am Prozess teilnehmen sollten. Dabei handelt es sich um Personen, die ein Interesse daran haben, die Ergebnisse Ihrer Bewertung zu beeinflussen:

• Softwarehersteller. Wenn Sie von Beginn Ihres Auswahlprozesses an mit einem Softwareanbieter im Gespräch oder in Verhandlungen sind oder wenn ein Anbieter Ihnen im Laufe Ihres Projekts kostenlose Unterstützung anbietet, glauben Sie dann wirklich, dass dieser Anbieter Ihnen eine konkurrierende Lösung empfehlen wird, die besser zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt? Wenn Sie mit "Nein" geantwortet haben, liegen Sie richtig.
• Integratoren. Diese Beratungsunternehmen sind Experten für die Installation von neu erworbener Unternehmenssoftware. Die meisten von ihnen haben enge Beziehungen zu einem bestimmten Softwarehersteller oder zu einer kleinen Gruppe von Herstellern aufgebaut. Da dieser Hersteller, nachdem er ausgewählt wurde, sie zu Installationsspezialisten ernennt, haben sie ein starkes Interesse daran, Ihnen diesen Hersteller als "die beste Option für Ihr Unternehmen" zu empfehlen. Außerdem kann diese gut etablierte Beziehung von Anfang an schwierig zu handhaben sein. Ihre Expertise bezieht sich auf die Installation von Software, nicht auf deren Auswahl.
• Persönliche Empfehlungen. Ein ehemaliger Kollege oder eine angesehene Führungskraft aus einem anderen Unternehmen mag Ihnen auf einer Konferenz oder auf dem Golfplatz seine Ratschläge oder Meinungen anbieten, aber er kennt Ihr Unternehmen nicht so gut wie Sie. Auch wenn Sie Ähnlichkeiten in Bezug auf Größe, Wettbewerbsraum und andere Merkmale aufweisen, können die Bedürfnisse seines und Ihres Unternehmens dennoch unterschiedlich sein. Diese Person könnte z. B. versuchen, in andere Märkte vorzudringen, während Sie sich auf Ihr geografisches Gebiet konzentrieren. Sie setzen vielleicht eine große Zahl von Außendienstmitarbeitern und traditionellen Vertriebsmitarbeitern ein, während sein Unternehmen Kundendienstleistungen anbietet und bei fast allen Verkäufen den E-Commerce nutzt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es eine große Anzahl signifikanter Unterschiede geben kann, was bedeutet, dass das perfekte System für eine Organisation für eine andere eine schlechte Wahl sein kann.

Ernennen Sie einen Projektleiter und einen Ansprechpartner, der das Projekt betreut.

Bei richtiger Durchführung durchläuft ein Softwareauswahlprojekt eine Reihe von Schritten und beginnt mit einer gründlichen Bewertung der Bedürfnisse Ihres Unternehmens auf der Grundlage der Informationen und Meinungen aller verschiedenen Interessengruppen. Es ist wichtig, eine Person zu bestimmen, die den gesamten Prozess von Anfang bis Ende beaufsichtigt.

Die Rolle des Projektleiters ist von entscheidender Bedeutung. Er sollte insbesondere über die erforderlichen organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen im Projektmanagement verfügen und die Fähigkeit besitzen, mit Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen in Kontakt zu treten, um die Meinung aller relevanten Interessengruppen einzuholen. Ein Mitglied der IT-Abteilung, das versteht, was die neue Software leisten soll, ist ein guter Kandidat, vorausgesetzt, er verfügt ebenfalls über die oben beschriebenen Fähigkeiten.

Finden Sie unter Ihren Führungskräften einen Sponsor, der den Wandel vorantreibt.

Veränderungen können für eine große Anzahl von Menschen schwierig sein, selbst für qualifizierte Fachkräfte. Ein völlig anderes System zu übernehmen bedeutet oft, dass Sie auf Widerstand stoßen werden. Ein Sponsor kann dies ändern. Daher ist es klug, jemanden zu bestimmen, der Ihnen die nötige Unterstützung bieten und als "Champion" bei der Auswahl und Installation einer neuen Software fungieren kann.

Die benannte Person sollte eine angesehene Persönlichkeit in Ihrer Organisation sein und mehrere Abteilungen kontrollieren. Ihr Sponsor muss ausreichend qualifiziert sein, um eine Lösung für eventuell auftretende Probleme zu finden.

Identifizieren und laden Sie die Vertreter der zukünftigen Nutzer ein.

Da Unternehmenssoftware mehrere Aspekte Ihres Geschäfts berührt, macht es Sinn, eine Person aus jeder der betroffenen Abteilungen in den Prozess einzubeziehen. Die kompliziertesten Softwareimplementierungen lassen sich in der Regel damit erklären, dass die zukünftigen Nutzer bei der Auswahl nicht konsultiert werden.

Es mag naheliegend erscheinen, den Leiter jeder Abteilung, die die Software nutzen wird, einzubeziehen, aber seien Sie vorsichtig, bevor Sie einen solchen Ansatz wählen. Manchmal ist der Abteilungsleiter vielleicht nicht die geeignetste Wahl, um die Interessengruppen zu vertreten. Zwar kann die Einbeziehung eines Managers eine wertvolle Option sein, doch ist es sinnvoller, einen Mitarbeiter der Abteilung als Vertreter der anderen Interessengruppen einzusetzen, jemanden, der das System im Rahmen seiner täglichen Arbeit nutzen wird. Denken Sie daran, dass die Benutzeroberfläche, die Benutzerfreundlichkeit und Schulungsfragen die Grundlage dafür sind, ob Ihre Mitarbeiter eine neue Software annehmen oder nicht und wie leicht und schnell sie lernen, sie zu benutzen.

Schließlich kann es je nach Art der Software sinnvoll sein, einen externen Stakeholder zu beauftragen. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Software für das Lieferkettenmanagement erwerben möchte, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Lieferanten oder Partner mit der Lösung, die Sie zu kaufen beabsichtigen, interagieren können.

Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass Sie mehrere Gruppen von Beteiligten zufriedenstellen müssen. Die Lösung muss für jede Person funktionieren, die die neue Software nutzen wird.

Andere Personen, die Sie in bestimmte Schritte einbeziehen sollten

• Computerexperten oder technische Botschafter. Jemand muss in der Lage sein, die Haube der geplanten Lösung zu heben. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich um einen lokalen oder hybriden Einsatz handelt. Verfügt Ihre Organisation über die Werkzeuge und die personellen Ressourcen, um die Software zu unterstützen? Falls nicht, müssen Sie die zusätzlichen Kosten ermitteln, die für die Installation und anschließende Aktualisierung der Software anfallen werden.
• Rechtliche Vertreter. Auch wenn es nicht notwendig ist, einen Rechtsvertreter von Anfang an in das Projekt zur Auswahl einer Software einzubeziehen, kann es sinnvoll sein, ihn in den späteren Phasen - insbesondere bei den Vertragsverhandlungen - hinzuzuziehen. Während der Verhandlungen mit dem Anbieter, den Sie auswählen, muss jemand in der Lage sein, die Aspekte des Vertrags festzuhalten, damit dieser korrekt ausgeführt werden kann.
• Ausbilder. Welche Schulungen sind erforderlich, damit die Endnutzer die Software in die Hand nehmen können? Bietet der Anbieter Materialien an? Kann er rechtzeitig Schulungen für die Nutzer organisieren? Ein Schulungsleiter kann Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen helfen. Ihr Schulungsbedarf kann hoch sein, wenn Sie sich für ein System entscheiden, das sich stark von dem unterscheidet, das Sie bisher verwendet haben.
• Ein unparteiischer externer Experte wie TEC

Je nach Ihrer Unternehmenskultur, Ihrem eigenen Fachwissen, Ihrer Fähigkeit, eine Software auszuwählen, sowie einer Vielzahl anderer Faktoren kann externe Hilfe äußerst vorteilhaft sein. Wenn Sie einen externen Berater in Betracht ziehen, achten Sie nicht nur auf seine Erfahrung, sondern auch auf seine Unparteilichkeit. Seien Sie vorsichtig bei Beratern, die Ihnen nur sehr begrenzte Lösungen anbieten - sie könnten ein Interesse daran haben, dass Sie die Werkzeuge eines bestimmten Anbieters wählen.

Als unparteiische Beratungsfirma ist TEC an keinen bestimmten Anbieter oder Softwaretyp gebunden. Das Dienstleistungsauswahlteam von TEC verfügt über einen großen Erfahrungsschatz und hat in mehr als zwanzig Jahren Hunderten von Unternehmen geholfen. Darüber hinaus kann das Dienstleistungsauswahlteam von TEC bei Verhandlungen mit dem Anbieter Ihrer Wahl als Sprecher Ihrer Organisation fungieren. In Bezug auf die Investitionsrendite kann sich dieser Service als sehr vorteilhaft erweisen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie externe Hilfe benötigen, Ihr Unternehmen aber nicht über die Ressourcen für einen Berater verfügt, sollten Sie sich dennoch an TEC wenden. Wir bieten eine Vielzahl von Selbstbedienungslösungen und verschiedene Optionen, darunter eine Online-Anwendung zur Bewertung von Software (TEC Advisor), und Ressourcen - Vorlagen für Angebotsanfragen und Vergleichsberichte -, die Ihnen helfen können.

Alle Enterprise Resource Planning (ERP) Software ansehen

Fazit: Gut anfangen, um gut abzuschließen

Wie bei den meisten komplexen Projekten kann es den Unterschied zwischen leicht und schwer ausmachen, wenn Sie sich Zeit für die Vorbereitung nehmen, und es kann Sie sogar vor einem herben Rückschlag bewahren.

Schließlich sollten Sie nicht vergessen, dass die Implementierung der Software, für die Sie sich schließlich entscheiden, ein separater Schritt ist. Wenn die Installation nicht reibungslos verläuft, können Sie sich in einer alptraumhaften und sehr teuren Situation wiederfinden. Der wichtigste Erfolgsfaktor bei der Installation ist die Tatsache, ob die gewählte Software für Ihre Organisation geeignet ist oder nicht.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu bewerten und sie mit dem zu vergleichen, was die verschiedenen Anbieter anbieten, und wenn Sie offen sind für Ratschläge von allen Beteiligten, die Ihre Software nutzen werden, dann haben Sie Ihren Weg zum Erfolg bereits eingeleitet.