Mehr Rentabilität und Qualität: die erfolgreiche Wette auf ein effizientes Interventionsmanagement!
Zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein, mit den richtigen Hilfsmitteln - das ist die perfekte Gleichung für ein erfolgreiches Einsatzmanagement!
Es ist jedoch keine leichte Aufgabe, dieses Ziel zu erreichen, da diese Operationen eine genaue Planung der Einsätze, eine perfekte Koordination der Teams vor Ort und die Bewältigung von unvorhergesehenen Ereignissen voraussetzen. Und das alles mit dem Ziel, Ihre Kunden zufrieden zu stellen!
Da ein gutes Einsatzmanagement jedoch ein Leistungshebel und vor allem ein Unterscheidungsmerkmal ist, sollten Sie es nicht auf die leichte Schulter nehmen.
Deshalb verrät Ihnen dieser Artikel die besten Praktiken und Software, um effizienter zu werden 💪.
Definition von Interventionsmanagement
Einsatzmanagement bezeichnet den Prozess der Planung und Koordination der Einsatzaktivitäten eines Technikers, unabhängig davon, ob es sich um :
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Wartung ;
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Reparaturen ;
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Dienstleistungen vor Ort.
Die Maßnahmen können sowohl im Auftrag eines Unternehmens als auch im Auftrag einer Organisation oder einer Privatperson durchgeführt werden.
Mit einem qualitativ hochwertigen Servicemanagement stellen Sie sicher, dass Ihre Teams zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und die richtigen Ressourcen einsetzen. Der reibungslose Ablauf des oftmals komplexen Prozesses erfordert jedoch den Einsatz digitaler Hilfsmittel, wie :
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Software für computergestütztes Wartungsmanagement (CMMS) ;
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Software für FSM (Field Service Management).
💡 Wissenswertes: Man unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Interventionen:
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Präventivmaßnahmen, die geplant werden, um künftige Pannen oder Fehlfunktionen zu vermeiden;
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kurative Intervention, bei der eine Reparatur durchgeführt wird, nachdem ein Problem aufgetreten ist ;
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Konformitätsintervention, um ein System an neue Normen anzupassen.
Die wichtigsten Herausforderungen für das Interventionsmanagement im Jahr 2024
Wie andere Sektoren bleibt auch das Field Service Management und insbesondere das Interventionsmanagement nicht von gesellschaftlichen und technologischen Entwicklungen verschont.
Daraus ergeben sich vielfältige Herausforderungen 👉.
Kunden, die nach Zufriedenheit streben
Im Zeitalter der Hypervernetzung sind Kunden weniger geneigt, Fehler und andere Verzögerungen zu tolerieren. Gleichzeitig ist ihre Zufriedenheit zu einem Schlüsselfaktor für die Differenzierung geworden.
Die Folge: Unternehmen müssen auf hervorragende Leistungen achten, da die Verbraucher ansonsten nicht zögern werden, bei der Konkurrenz nachzusehen, ob das Gras grüner ist.
☝️ Einer Ihrer wichtigsten Hebel ist die Reaktionsfähigkeit. Die Kunden erwarten schnelle und gut koordinierte Reaktionen, vor allem bei Problemen. Natürlich spielt auch die Qualität der geleisteten Arbeit an sich eine Rolle.
Entmaterialisierung der Prozesse
Auch das Field Service Management folgt der Dematerialisierung, die mittlerweile in allen Branchen Einzug gehalten hat. Das Ergebnis ist ein echter Zeit- und Produktivitätsgewinn, vor allem durch den Einsatz von Tools, die viele Aufgaben automatisieren können.
Darüber hinaus ist die Entmaterialisierung Teil eines umweltfreundlicheren papierlosen Ansatzes, der von einem Engagement für eine nachhaltige Wirtschaft zeugt.
Effizienteres Management von Teams
Eine weitere große Herausforderung, die auf Organisationen zukommt, ist die gute Koordination von Teams.
Dies ist eine schwierige Aufgabe, vor allem, wenn man mit einer Vielzahl von Akteuren zu tun hat, von Kunden über Techniker bis hin zu Managern.
Daher ist es wichtig, besonders aufmerksam zu sein auf :
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der Planung, wobei alle organisatorischen Faktoren, aber auch die Anforderungen der Kunden zu berücksichtigen sind;
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die Kommunikation vor Ort;
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die Verwaltung der Ressourcen, um zusätzliche Kosten zu vermeiden, ohne jedoch die Qualität der Leistungen zu beeinträchtigen.
Die ständige Einhaltung von Standards und Sicherheit
Schließlich müssen die Interventionsprozesse immer mit strengen Vorschriften übereinstimmen, insbesondere im Bereich der Sicherheit. Eine Nichteinhaltung kann zu Sanktionen, Rechtsstreitigkeiten oder sogar Unfällen führen.
Im Falle eines Problems müssen Sie daher über alle Informationen zu den Maßnahmen verfügen, um nachweisen zu können, dass die Maßnahmen vorschriftsmäßig durchgeführt wurden.
☝️ Natürlich ist es besser, vorzubeugen als zu heilen. Organisieren Sie daher regelmäßige Schulungen für Ihre Techniker.
Was sind die Vorteile eines optimierten Einsatzmanagements?
Ein gutes Servicemanagement bedeutet, die oben genannten Herausforderungen zu berücksichtigen, um die Prozesse zu verbessern und eine Erfahrung zu bieten, die sowohl für den Kunden zufriedenstellend als auch für das Unternehmen rentabel ist.
Letztendlich profitieren Unternehmen von einer Vielzahl von Vorteilen, die sich in der Regel auf die beiden folgenden Bereiche konzentrieren: höhere Produktivität und höhere Umsätze.
Höhere Produktivität der Teams
Die Optimierung des Einsatzmanagements geht mit dem Einsatz spezieller Software einher. Und Software bedeutet Automatisierung von Prozessen, was wiederum die Produktivität der Teams steigert.
Außerdem haben die Techniker über die mobilen Anwendungen dieser Technologien mit wenigen Klicks Zugriff auf alle Informationen, die sie benötigen:
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Historie der Einsätze ;
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Handbücher ;
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Anweisungen usw.
Und das direkt vom Feld aus. Dadurch werden Ausfallzeiten und Fluktuationen reduziert!
Höhere Umsätze
Ein gutes Interventionsmanagement führt auch zu einer Senkung der Betriebskosten. Der Prozess geht mit einer präziseren Planung einher, die eine kosteneffiziente Steuerung der Ressourcen ermöglicht.
Vor allem aber tun Sie etwas für die Kundenzufriedenheit! Sie sind nicht nur schneller vor Ort, sondern lösen das Problem auch effizienter, ohne mehrmals anreisen zu müssen (die berühmte First Time Fix Rate).
Ein zufriedener Kunde ist ein Kunde, der Ihnen treu bleibt ... und Ihnen mehr Geld einbringt!
Wie können Sie Interventionen effektiv verwalten? Die 5 besten Praktiken, die Sie kennen sollten
#1 Zentralisieren und analysieren Sie Ihre Daten.
In der heutigen Berufswelt dreht sich alles um Daten. Es sind die Daten, die die Handlungen der Unternehmen vorantreiben, auch im Bereich Field Service Management.
Die erste gute Praxis besteht daher darin, alle Informationen zu den Einsätzen in einer einzigen Software zu zentralisieren, um die Situationen besser analysieren und die richtigen Entscheidungen treffen zu können.
💡 Wissenswert: Kluge Manager werden KPIs (durchschnittliche Einsatzzeit, Anzahl der pro Tag durchgeführten Einsätze, Kundenzufriedenheitsrate etc.), die nach Möglichkeit mit in Echtzeit aktualisierten Daten gespeist werden, um Verbesserungsmöglichkeiten feinfühlig zu identifizieren.
#2 Verbessern Sie die Planung und Überwachung Ihrer Einsätze.
Zwischen Zeitersparnis, Ressourcenoptimierung und Kundenzufriedenheit werden Sie verstanden haben, wie wichtig es ist, die Planungsachse zu verbessern, noch vor der eigentlichen Tour des Technikers.
In diesem Sinne raten wir Ihnen:
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Prioritäten setzen, indem Sie sich auf zuverlässige, zuvor festgelegte Kriterien stützen (z. B. Kritikalitätsgrad);
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die Ursachen für Verzögerungen zu analysieren (hier kommt unser berühmtes 👋 ins Spiel), um daraus die notwendigen Lehren zu ziehen;
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einen Handlungsspielraum für unvorhergesehene Ereignisse vorzusehen.
💡 Was ist ein effektiver Einsatzplan? Finden Sie die Antwort in unserem Artikel Die Einsatzplanung, ein Muss für die Organisation Ihrer Feldeinsätze !
#3 Führen Sie eine vorbeugende Wartung ein.
Eine weitere gute Praxis ist die Planung regelmäßiger Einsätze, um den Zustand der Geräte zu überprüfen, bevor es zu einem Ausfall kommt. Dies wird als vorbeugende Wartung oder vorausschauende Wartung bezeichnet.
Sie hat den Vorteil, dass weniger Notfalleinsätze nötig sind, die die Organisation der Teams durcheinander bringen, aber auch die Reparaturkosten sinken. Interessant, nicht wahr 😉 ?
#4 Fließen Sie die Kommunikation mit den Teams vor Ort.
Eine gute Zusammenarbeit zwischen den Teams trägt in der Regel viel zum Erfolg von Unternehmen bei.
In unserem Fall besteht die Herausforderung darin, mit mobilen Mitarbeitern umzugehen.
Die Mitarbeiter müssen mit Geräten ausgestattet werden, die ihnen Folgendes ermöglichen: :
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jederzeit auf Informationen über den Einsatz zugreifen können;
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Probleme in Echtzeit zu melden ;
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einfach mit dem technischen Support zu kommunizieren.
#5 Wenden Sie sich an die richtige Software
Die Umsetzung der oben genannten bewährten Verfahren geht Hand in Hand mit dem Einsatz spezieller Software.
Denn diese Plattformen optimieren alle Prozesse, insbesondere die Ihrer mobilen Mitarbeiter. So greifen sie, wenn sie sich im Einsatz befinden, direkt von ihrem Smartphone oder Tablet aus auf die notwendigen Daten zu und können die erforderlichen Dokumente live erstellen.
Parallel dazu profitieren auch die Führungskräfte von diesen Technologien. So können z. B. Manager, die für die Erstellung von Dienstplänen zuständig sind, schneller reagieren, um bei unvorhergesehenen Ereignissen Anpassungen vorzunehmen und diese dann an die Techniker weiterzuleiten.
Zentralisierung von Informationen, Leistungsanalyse, Zusammenarbeit... es gibt noch viele weitere Vorteile!
Wie wählen Sie Ihre Software zur Verwaltung von Interventionen aus?
Die Bedeutung der funktionalen Abdeckung
Das erste, was Sie bei der Auswahl einer Software beachten sollten? Die funktionale Abdeckung, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sein muss.
Planung, Verfolgung von Einsätzen in Echtzeit... bestimmte Funktionen sind unverzichtbar. Manchmal gibt es jedoch branchenspezifische Besonderheiten, die zur Entwicklung von Plattformen führen, die stärker auf die jeweilige Branche ausgerichtet sind.
🛠️ Ein Beispiel hierfür ist Altagem Gestion Interventions, eine Lösung zur Verwaltung von Einsätzen und mobilen Baustellen für Landschaftsgärtner. In Verbindung mit einer mobilen Anwendung enthält sie alle notwendigen Tools, um alle Aufgaben der Einsatzkräfte und der Verwaltung zu steuern. So können Sie die Planung und Koordination von Einsätzen, die Kommunikation mit Kunden und die Personalverwaltung effizienter gestalten. All dies entspricht den Bedürfnissen der Fachleute im Landschaftsbau.
Weitere Kriterien, die Sie beachten sollten
Um die richtige Wahl zu treffen, sollten Sie auch andere Kriterien beachten:
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Die Integration der Lösung mit anderen Systemen. Sie profitieren von den oben erwähnten Produktivitätssteigerungen, da Sie z. B. doppelte Dateneingaben vermeiden können.
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Der Preis. Wie bei jedem Tool muss auch Ihres die höchstmögliche Investitionsrendite versprechen.
💰 Wie sieht es mit kostenloser Software zur Verwaltung von Einsätzen aus? Egal, ob es sich um eine Open-Source-Software zur Verwaltung von Einsätzen handelt oder nicht, sie erweist sich als interessante Alternative ... die jedoch schnell an ihre Grenzen stößt, vor allem in Bezug auf Funktionen und Support. -
Die Personalisierung und Anpassungsfähigkeit, die unerlässlich sind, um Ihre eigenen Bedürfnisse anzusprechen (Erstellung von maßgeschneiderten Workflows, Hinzufügen von spezifischen Feldern, Konfiguration von Zugriffsrechten usw.).
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Die Benutzerfreundlichkeit. Man kann es nicht oft genug sagen, aber der Mangel an Intuitivität einer Plattform beeinträchtigt ihre erfolgreiche Annahme und Nutzung durch die Nutzer.
Software zur Verwaltung von technischen Interventionen: Was ist zu beachten?
Die Verwaltung technischer Interventionen ist wie jede Branche einem harten Wettbewerb unterworfen. Daher müssen Organisationen sowohl die Kundenzufriedenheit (als Voraussetzung für die Kundenbindung ) als auch die Rentabilität ihrer Operationen anstreben.
Und das ist keine leichte Aufgabe, denn man muss sich mit Menschen auseinandersetzen, die ganz besondere Anforderungen haben, insbesondere mit den Mitarbeitern vor Ort.
Angesichts dieser Herausforderungen gibt es nur eine Lösung: die Digitalisierung der Operationen. Mit einer guten Software zur Verwaltung von Einsätzen können Sie mühsame Aufgaben automatisieren, Ihre Daten zentralisieren und die Kommunikation zwischen den Teams verbessern.
Das Ergebnis ist eine schnellere (oder sogar proaktive) Reaktion Ihres Unternehmens... die Ihren geliebten Kunden nicht verborgen bleiben wird 😍.
Artikel übersetzt aus dem Französischen