Wie führt man eine qualitativ hochwertige Bestandsaufnahme durch?

Alle unsere Tipps zur Inventarverwaltung: Die Inventarisierung ist ein komplexer und vor allem arbeitsintensiver Vorgang! Hier finden Sie eine Zusammenfassung der besten Praktiken, um Ihre Inventur jedes Jahr unter den besten Bedingungen durchzuführen.

Die Inventur ist eine obligatorische Handlung, die aber auch aus praktischer Sicht für das Unternehmen wertvoll ist.

Nach französischem Recht sind Unternehmen verpflichtet, am Ende des Geschäftsjahres eine systematische Inventur durchzuführen, aber über diesen rechtlichen Aspekt hinaus ist sie auch ein Akt der Unternehmenssanierung. Der Lagerbestand ist für das Unternehmen von nicht zu unterschätzendem Wert, daher ist ein genauer Blick darauf wichtig, um zu wissen, wann Nachschub benötigt wird und ob es möglich ist, unter guten Bedingungen zu verkaufen.

Fehlbestände können Ihrem Image schaden, Überbestände Ihren Finanzen.

Rechtlicher Aspekt

Die Bilanz ist in Frankreich ein obligatorischer Akt der Buchführung. Sie ermöglicht es, den Gesundheitszustand des Unternehmens am Ende des Geschäftsjahres festzustellen. Zu den Pflichten eines Unternehmens gehört auch die Durchführung einer vollständigen körperlichen Bestandsaufnahme. Sie dient dazu, den tatsächlichen Wert des realen Bestands festzustellen, indem eventuelle Versäumnisse oder Fehler ausgeglichen werden, und so die Jahresbilanz erstellen zu können.

Artikel L123-12 des Handelsgesetzbuches (Quelle: Legifrance):
"Jede natürliche oder juristische Person mit der Eigenschaft eines Kaufmanns [...] muss mindestens einmal alle zwölf Monate durch Inventur die Existenz und den Wert der aktiven und passiven Elemente des Unternehmensvermögens überprüfen.
Sie muss am Ende des Geschäftsjahres anhand der Buchungsaufzeichnungen und der Inventur einen Jahresabschluss erstellen. Dieser Jahresabschluss umfasst die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und einen Anhang, die ein untrennbares Ganzes bilden."

Praktischer Aspekt

Aus rechtlicher Sicht ist die Durchführung einer Inventur eher freizügig. Alles, was der Gesetzesartikel sagt, ist, dass es für jede Geschäftseinheit in einer Häufigkeit von mindestens einmal pro Jahr verpflichtend ist. Die Inventur in ihrem globalen Sinne umrahmt jedoch zwei im Arbeitsgesetzbuch definierte Begriffe, nämlich die Zählung der Existenz und des Wertes von Bestandselementen.

Methoden der Zählung

• Vollständige Inventur

Die Vollinventur ist die Praxis, eine Inventur in einem Zug durchzuführen, was fast zwangsläufig zu Zeiten führt, in denen der Bestand für das Unternehmen nicht verfügbar ist. Diese Art der Inventur ist daher meist für kleine oder mittlere Organisationen geeignet.

• Rotierende Inventur

Die rotierende Inventur ist die Praxis, eine vollständige Inventur in mehreren Schritten durchzuführen, wobei nur bestimmte Teile der Ware und nicht die gesamte Ware nicht verfügbar sind. Diese Art der Inventur wird für Unternehmen empfohlen, die sich eine vollständige Nichtverfügbarkeit nicht leisten können, wie z. B. große Einzelhandelsunternehmen. Diese Methode erfordert einen höheren Verwaltungsaufwand, da die Aufgabe der Inventur nach und nach über das gesamte Geschäftsjahr verteilt durchgeführt werden muss.Die Inventarisierung wird über das Steuerjahr verteilt, aber sie ermöglicht es, diese Buchhaltungspflicht mit mehr Gelassenheit anzugehen, was die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert.

Bewertungsmethoden

Die Methoden zur Bewertung von Lagerbeständen ermöglichen es, sich einen Überblick über den Wert seines Lagerbestands zu verschaffen und gleichzeitig Besonderheiten zu berücksichtigen. Alle Methoden sind akzeptabel, obwohl sie jeweils auf einen bestimmten Unternehmenskontext zugeschnitten sind.

• Buchführungsmethode: Die Methode der gewichteten Durchschnittskosten.

Dies ist die am häufigsten verwendete Methode und auch die "neutralste", da sie eine Formel zur Berechnung des Durchschnittswerts des Lagerbestands verwendet, so dass - unabhängig von der Art des Lagerbestands - der Wert des Lagerbestands auf der Grundlage der Durchschnittskosten berechnet wird.unabhängig vom wirtschaftlichen Hintergrund, die Darstellung eines Bestands, der Artikel desselben Typs, aber mit unterschiedlichen Preisen umfasst, geglättet wird.

Die Formel zur Berechnung der gewichteten Durchschnittskosten lautet wie folgt:
Gewichtete Durchschnittskosten = Gesamtmenge (Anfangsbestand + Zugänge) / Gesamtwert (nach dem Zugang).

• Buchhaltungsmethode: FIFO / LIFO.

Bei diesen Methoden wird je nach Produkt eine unterschiedliche Bewertung angewandt. Ein und dasselbe Produkt kann mehrere Einkaufspreise im Lager haben, was die Verwaltung der Verkäufe kompliziert macht. Es können auch große Abweichungen auftreten, die die Berechnung des Lagerwerts ungenau machen. Diese Methoden sind daher veraltet.

• Letzter Einkaufspreis

Bei dieser Bewertungsmethode werden die zuletzt gekauften Artikel vorrangig aus dem Lager genommen. Dies hat zur Folge, dass der Lagerbestand den jüngsten Marktwert für diesen Artikel widerspiegelt.

• Marktpreis

Bei der Methode der Bestandsbewertung nach Marktpreisen wird der eigene Bestand mit dem Preis des Produkts bewertet, wie er derzeit auf dem Markt definiert ist. Diese Methode kann willkürlich gewählt werden, sie ist jedoch eher für bestimmte Kerngeschäfte relevant, die auf dem Verkauf von Produkten mit stark schwankenden Preisen beruhen, wie z. B. Öl oder Metalle.

• Persönliche Einschätzung

Bei dieser Methode geht es darum, die Bewertung des Lagerbestands persönlicher zu gestalten, indem die Übertragung von Verschlechterungen oder Verlusten, die am Lagerbestand entstehen und seinen Wert unweigerlich senken, möglich gemacht wird.

Alle Bewertungsmethoden sind korrekt, solange sie einen fairen und unverzerrten Bestandswert widerspiegeln.

Hardware für die Inventur

Computeranwendungen können den Inventurprozess erheblich erleichtern.

Beispielsweise beschleunigen und verlässigen Techniker, die den physischen Bestand mithilfe von Barcode-Lesegeräten durchsuchen, den Prozess.

Auch das Handheld-System kann noch verbessert werden. Der Inventurtechniker muss die Artikel nicht mehr einzeln vergleichen, sondern kann alle Artikel der Reihe nach scannen und dann den Scanner in eine Halterung einsetzen.Die Daten werden dann an eine Einheit übertragen, die die potenziellen Unterschiede zum virtuellen Bestand der Anwendung überprüft.

Um das Problem der Nichtverfügbarkeit von Lagerbeständen während der Inventur zu lösen, kann ein Handgerät mit einem Speicher das Datum und die Uhrzeit des Scannens eines Artikels im physischen Lagerbestand speichern. Auf diese Weise können beim abschließenden Vergleich zwischen dem Bestand auf dem Handgerät und dem Bestand in der Datenbank der Anwendung Bestandsrückgänge aufgezeigt werden, die auf folgende Ursachen zurückzuführen sind Dies geschieht durch Extraktion der Verkaufszeit und der Zeit, zu der der Artikel im Bestand gescannt wurde.