KMUs: Optimieren Sie Ihre Verkaufs- und Lagerverwaltung, um in Krisenzeiten wieder auf die Beine zu kommen.

Wie können Sie Ihre Verkaufsprozesse, Beschaffungsmethoden und Lagerverwaltung überdenken, um Ihren Fortbestand zu sichern?

Die wirtschaftlichen Folgen dieser weltweiten Gesundheitskrise sind zahlreich und werden sicherlich zu großen Umwälzungen in unseren Konsum- und Vertriebsmustern führen.

Angesichts dieser Krise stehen kleine und mittelständische Unternehmen oft an vorderster Front. Verlust der Geschäftstätigkeit, Versorgungsschwierigkeiten, Liquiditätsprobleme - die Unternehmer sehen sich mit zahlreichen Hindernissen konfrontiert.

Die Stärke eines Kleinstunternehmens liegt jedoch in seiner Anpassungsfähigkeit. Wenn sich die kommenden Monate als schwierig erweisen, werden Agilität, Professionalität, Organisation und Kreativität eine bessere Widerstandsfähigkeit gegenüber dieser Krise ermöglichen. In Krisenzeiten entstehen auch neue Möglichkeiten.

Einige Geschäftsbereiche sind stark betroffen, andere weniger, je nach Branche und Vertriebsmodell. Die Regierung hat Maßnahmen eingeführt, von denen jeder profitieren und die Not lindern sollte.

In einem zweiten Schritt geht es darum, seine Organisation und seine Methoden durch eine umfassende Analyse zu hinterfragen. Für Unternehmen, die mit Waren handeln, können bestimmte Maßnahmen dazu beitragen, ihr Geschäftsmodell zu verbessern, ihren Kunden-/Rechnungszyklus und ihre Lagerverwaltung zu rationalisieren, aber auch neue Chancen zu nutzen. Im Folgenden werden einige bewährte Verfahren vorgestellt, die die Chancen maximieren, den Sturm zu überstehen und schneller wieder auf die Beine zu kommen.

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Machen Sie den Lagerbestand zu Ihrem besten Verbündeten

Die Verwaltung Ihrer Lagerbestände ist in Krisenzeiten noch sensibler und ein entscheidender Faktor, den Sie beeinflussen können. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Branche sollten Sie die Auswirkungen einer guten Steuerung und Optimierung Ihrer Bestände nicht außer Acht lassen.

Hier sind einige Empfehlungen, die Sie in dieser Zeit schnell umsetzen sollten:

▶️Analysez Ihren vorhandenen Bestand: Zuallererst müssen Sie genau wissen, wie sich Ihr Bestand zusammensetzt: Produktreferenzen und -kategorien, Mengen jedes Produkts, Lagerort. Eine detaillierte Aufstellung verschafft Ihnen einen guten Überblick über den vorhandenen Bestand.

▶️Déterminez die Bewertung des Lagerbestands: Dieser zweite Schritt ist wesentlich, da der Lagerbestand eine Kapitalbindung darstellt. Er erhöht Ihren BFR (Bedarf an Umlaufvermögen) und wirkt sich direkt auf Ihre Liquidität aus. Eine gute Analyse gibt Ihnen Aufschluss über die zu treffenden Entscheidungen.

▶️Calculez Ihre Selbstkosten und identifizieren Sie Artikel mit hoher oder niedriger Gewinnspanne: Da die Rentabilität Ihres Geschäfts kritisch ist, müssen Sie vollständig in der Lage sein, die Produkte zu identifizieren, die Gewinn bringen. Ihre Geschäftsstrategie wird davon abhängen.

▶️Réduisez Schlummernde Bestände : Unverkaufte Artikel belasten Ihr Geschäft und stellen unnötige Zusatzkosten dar. Es ist denkbar, Werbeaktionen zu entwickeln oder sogar sehr kurzfristige Lösungen für den Abbau von Lagerbeständen in Betracht zu ziehen.

▶️Révisez Ihr Produktportfolio: So wie Sie unverkaufte Artikel identifiziert haben, machen Sie auch umsatzstarke Artikel und Bestseller ausfindig. Dies ist eine gute Gelegenheit, die Breite des Produktsortiments zu reduzieren, Ihr Angebot zu vereinfachen und sich auf bestimmte Produkte zu konzentrieren.

▶️Assurez Sie die Rückverfolgbarkeit Ihrer Produkte : Manche Tätigkeiten erfordern eine gesetzlich vorgeschriebene Verfolgung ihrer Waren. Bei gefährlichen oder verderblichen Produkten oder Medikamenten können Sie durch die Einführung von Chargen- oder Seriennummern eine ständige Verfolgung sicherstellen und so schneller reagieren.

▶️Organisez und klären Sie Ihr Produktmanagement : Ihre Organisation in Krisenzeiten muss lückenlos sein. Bei der Wiederaufnahme des Betriebs wird Ihr Management den Unterschied ausmachen.

Wenn Sie noch keine SKUs angelegt haben, um eine bessere Nachverfolgung zu gewährleisten, dann ist es an der Zeit, dies zu tun! Auch das Einrichten von Produktkategorien kann für eine bessere Analyse sinnvoll sein (Beispiel: Accessoires, Kleidung, Bio usw.). Haben Sie außerdem die Einführung von Barcodes in Verbindung mit einem Handscanner in Betracht gezogen, um Bestellungen und deren Bearbeitung zu beschleunigen? Wenn Sie ein großes Lagerhaus oder einen großen Lagerraum haben, sollten Sie auch die Einrichtung von Lagerplätzen in Erwägung ziehen, damit die Produkte vor dem Versand leichter abgeholt werden können.

Optimieren und automatisieren Sie Ihr Vertriebsmanagement.

Mehr als je zuvor bei einer wirtschaftlichen Erholung wird die Art und Weise, wie Sie Ihr Vertriebsmanagement behandeln, entscheidend sein, um schnell und effizient wieder in Gang zu kommen.

Ihre Verkaufsprozesse zu überarbeiten bedeutet :

• Das Risiko von Fehlern verringern und die Kundenbeziehung erhalten,
• Die Rentabilität und Produktivität steigern,
• Zeit sparen und sich auf das Kerngeschäft konzentrieren,
• Den Geldeingang beschleunigen.

Wie können Sie vorgehen? Hier sind einige Maßnahmen, die Sie einfach umsetzen können:

▶️Faites Sortieren Sie Ihren Produktkatalog: Wie bereits erwähnt, überprüfen Sie Ihre Produktbasis, sortieren Sie, analysieren Sie die Bestseller, scheuen Sie sich nicht, aufzuräumen! Sie können aber noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie Produktpakete oder Sonderangebote erstellen. Versuchen Sie auch, die Verfügbarkeit Ihrer Produkte zu beschleunigen, indem Sie bestimmte Schritte vorziehen, was als verzögerte Differenzierung bezeichnet wird.

▶️Automatisez die Handelskette: Verabschieden Sie sich von unhandlichen Tabellenkalkulationen! Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und Ihren Geschäftszyklus, indem Sie alle Ihre Daten und Bestellungen automatisieren und in einem einzigen System zentralisieren. So können Sie Ihre Angebote im Handumdrehen und fehlerfrei in Bestellungen und dann in Rechnungen umwandeln.

▶️Restez Nahe bei Ihren bestehenden Kunden: Sie sind das Herzstück Ihres Geschäfts. Wenn Sie sie über Ihre Neuigkeiten informieren, werden sie an Sie denken, wenn sie bereit sind. Um die Verbindung aufrechtzuerhalten, zögern Sie nicht, Ihre Kundendatei zu überprüfen und die Daten, Adressen, E-Mails usw. zu aktualisieren. Zentralisieren Sie ihre Informationen, ordnen Sie sie und legen Sie unterschiedliche Geschäftsbedingungen fest, um Ihre besten Kunden zu belohnen und zu mehr Treue anzuregen.

▶️Créez Verkaufschancen: Denken Sie an die verschiedenen Alternativen, die Sie einsetzen können, um Ihre Verkaufsaktivitäten anzukurbeln. Hier sind einige davon:

• Bieten Sie Konsignationsverkauf an: Bei diesem System können Sie Ihre Produkte bei einem Händler ausstellen, der Sie nur bezahlt, wenn die Ware verkauft wird. So gibt es mehr Sichtbarkeit für Ihre Produkte und ein geringes Risiko für Ihren Kunden, Ihre Produkte anzubieten.
• Führen Sie Marketingmaßnahmen ein: Versehen Sie Ihre Produkte mit Strass und Pailletten, um attraktiver und wettbewerbsfähiger zu sein. Denken Sie auch daran, kommerzielle Angebote, attraktive Pakete anzubieten, z. B. ein Set mit Geschenk oder ein Set mit kostenlosem POS, um den Verkauf zu erleichtern.
• Nehmen Sie neue Vertriebskanäle an: Die Omnichannel-Strategie ist in Krisenzeiten besonders vorteilhaft, da sie eine Diversifizierung der Verkaufsmethoden ermöglicht. Ziehen Sie neue Verkaufswege in Betracht: E-Commerce, Messen, Handelsvertreter, Lagerräumungszentren, Boutiquen, Pop-up-Stores, Marktplätze...
• Erstellen Sie detaillierte Verkaufsberichte: Ermitteln Sie die besten Vertriebskanäle, Verkaufsorte, Vertriebsmitarbeiter, Kunden, Produkte... Kurz gesagt, verfolgen Sie Ihre Schlüsselindikatoren und ziehen Sie daraus Schlüsse, um Ihre Bemühungen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu konzentrieren.

▶️Favorisez die Zusammenarbeit mit Ihren Teams: Ein motiviertes und gut ausgestattetes Team ist ein entscheidender Vorteil für Ihr Unternehmen :

• Führen Sie leicht zu erlernende Tools ein, die Ihren Mitarbeitern helfen, effizienter zu arbeiten und Ihre Kunden besser zu bedienen.
• Bilden Sie Ihre Teams in besseren Geschäftspraktiken aus, indem Sie mobile Tools zur Verfügung stellen.
• Schaffen Sie zentralisierte Arbeitswelten für jeden Mitarbeiter mit personalisiertem Zugriff auf seine Daten.

Überdenken Sie Ihre Beschaffungsmethoden.

Der Lagerbestand spielt eine kritische Rolle für den Fortbestand Ihres Unternehmens. Wie wir Ihnen bereits erläutert haben, binden sie Ihren Cashflow und erhöhen Ihren Working Capital. Daher ist es wichtig, Ihre Beschaffung zu steuern, um Ihre Lagerbestände und deren Kosten zu optimieren. Aber Vorsicht: Es geht nicht darum, alle Ihre Einkäufe zu pausieren. Zu wenig Lagerhaltung könnte zu Umsatzeinbußen und unzufriedenen Kunden beim Wiederanlauf führen.

Hier sind 7 Empfehlungen zur Verbesserung der Warenbeschaffung während dieser Krisen- und Nachkrisenzeit:

▶️Gérez Ihre bestehenden Lieferantenbestellungen: Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre laufenden Lieferantenbestellungen, seien es Vorbestellungen, teilweise eingegangene Bestellungen oder eingegangene, aber noch nicht abgerechnete Bestellungen. Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen, um bestimmte Bestellungen zu ändern oder zu stornieren und die Lieferungen zu staffeln. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um über die Staffelung und die Bedingungen Ihrer Zahlungen zu verhandeln.

▶️Analysez Ihre laufende Produktion: Als Designer oder Hersteller sollten Sie darüber nachdenken, Ihre Produktion zu überprüfen. Es kann angebracht sein, einige geplante Produktionen zu streichen oder zu verschieben und damit den Einkauf von Rohstoffen anzupassen. Wenn möglich, sollten Sie auch versuchen, die Produktionszeit zu verkürzen, um Ihre Außenstände zu verringern.

▶️Cherchez eine Just-in-time-Bestandsführung anzustreben: Ziel dieser Methode ist es, den Lagerumschlag zu beschleunigen. Das bedeutet, dass Sie die Zeit zwischen dem Wareneingang und dem Weiterversand an Ihre Kunden so kurz wie möglich halten müssen. Dadurch werden die Kosten für die Lagerung von Waren gesenkt. Achten Sie jedoch auf die zusätzlichen Lieferkosten, die diese Methode mit sich bringen kann.

▶️Évitez Lieferengpässe bei Ihren wichtigsten und margenstarken Artikeln: Diese Produkte sind für den Fortbestand Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

• Berechnen Sie Ihren Bestellpunkt: Die Bestellpunkt- oder Wiederbeschaffungsschwellenmethode, die häufig in Verbindung mit dem Just-in-Time-Modell verwendet wird, besteht darin, für jedes Produkt einen Lagerbestand festzulegen, bei dessen Erreichen eine Wiederbeschaffungsbestellung bei Ihrem Lieferanten ausgelöst wird.
• Erstellen Sie Benachrichtigungen bei zu niedrigen Lagerbeständen: Wenn Sie eine Lagerverwaltungssoftware verwenden, können Sie Warnmeldungen einrichten, die Sie benachrichtigen, wenn Ihre Lagerbestände niedrig sind. Auf diese Weise können Sie bei Ihren Lieferanten eine neue Bestellung aufgeben.

▶️Optez für Lieferungen per Dropshipping: Die Produkte werden direkt von Ihren Lieferanten an Ihre Kunden verschickt. So müssen Sie die Waren, die Sie verkaufen, nicht lagern.

▶️Évaluez Ihre Lieferantenbasis: In Krisenzeiten kann eine zu große Abhängigkeit von einigen wenigen Lieferanten riskant sein, wenn einige von ihnen nicht mehr liefern können oder geschlossen werden müssen. Es kann auch sinnvoll sein, lokale Vertriebspartner zu finden. So vermeiden Sie Lieferengpässe und unterstützen die Unternehmen in Ihrer Region. Lokale Solidarität wird in schwierigen Zeiten oft sehr geschätzt und kann zu einem Wettbewerbsvorteil werden. Die Lieferung von Spitzenprodukten mit hoher Gewinnspanne sicherzustellen, ist ebenfalls von größter Bedeutung.

▶️Optimisez Ihre Einkäufe: Wir empfehlen Ihnen schließlich, dass Sie versuchen sollten, die jährlichen Gesamtkosten für Ihre Lagerware zu minimieren. Dazu müssen Sie den optimalen Punkt zwischen den Kosten für die Beschaffung von Bestellungen und den Kosten für den Besitz des Lagerbestands festlegen. Hierfür können Sie die Berechnung der EQ (Economic Order Quantity) verwenden.

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Handeln Sie jetzt, um besser abprallen zu können!

Zögern Sie nicht zu lange mit der Umsetzung von Maßnahmen, die Ihr Fortbestehen während der Krise sichern und die Erholung nach der Krise erleichtern.

Mehr denn je ist die Liquidität der Lebensnerv des Unternehmens, und deshalb ist die Überwachung des BFR oder Boin en fonds de Roulement (Bedarf an Umlaufvermögen) von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht zu viele Ressourcen in Ihren Lagerbeständen binden, die für Handelsunternehmen die Hauptgefahr für den Working Capital Flow darstellen. Mit einer Software zur Lager- und Auftragsverwaltung können Sie Ihre Bestände effizient und fehlerfrei steuern und kontrollieren.

Auch das Management von Kundenforderungen oder Lieferantenverbindlichkeiten ist für die Optimierung des Working Capitals von entscheidender Bedeutung. Wählen Sie Ihre Lieferanten gewissenhaft aus und organisieren Sie Ihre Einkäufe. Auf der Kundenseite können Sie durch die Automatisierung Ihrer Auftragsbearbeitung und des Inkassos Ihren "Order to Cash"-Prozess verbessern, um schneller bezahlt zu werden. Entscheidend für einen gesunden Cashflow!

Gesponserter Artikel. Die Expertenbeiträge sind Autoren, die von der Redaktion von appvizer unabhängig sind. Ihre Äußerungen und Positionen sind persönlich.