Die 3 Zwecke des Projektportfoliomanagements
Das Projektportfoliomanagement zielt darauf ab, die Strategie, den Betrieb und die Ausführung von Projekten aufeinander abzustimmen. Unternehmen jeder Größe und Branche häufen Projekte an und müssen den Überblick über alle drei funktionalen Achsen eines Projekts behalten: von der Machbarkeitsstudie über die Planung bis hin zur Überwachung ist die Projektmanagement-Software heute unumgänglich, um alle Ziele des Projektmanagements zu beherrschen. So können Sie die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens steigern.
Strategische Steuerung der zu startenden Projekte
Was möchten Sie erreichen? Welchen Platz kann Ihr Projekt auf dem Markt einnehmen? Wie viel wird die Umsetzung kosten? Wird es rentabel sein? Welche personellen und materiellen Ressourcen müssen mobilisiert werden? Wie lange wird es dauern? Verfügen Sie über alle Kapazitäten, um das Projekt zu strukturieren, zu moderieren und zu koordinieren? Verfügen Sie über ein Referenzsystem, über Erfahrungswerte aus Ihrem Unternehmen?
Das richtige Verhalten bei der Projektsteuerung ist, erst zu denken und dann zu handeln. Sie brauchen also ein Werkzeug, das alle Ihre Daten integrieren kann, um die Realisierbarkeit Ihrer potenziellen Projekte zu simulieren.
Es ist unmöglich, alles von Hand zu machen, undenkbar! Wählen Sie stattdessen eine Lösung, die es Ihnen ermöglicht, alle Winkel zu betrachten und alle Bereiche zu visualisieren, um das richtige Projekt oder die richtigen Projekte zu definieren und Fehler auszuschließen.
Da sich die Rahmenbedingungen im Laufe der Zeit ändern, ist es auch eine gute Idee, auf den Erfahrungen mit dem Projektportfoliomanagement aufzubauen.
Eine der wichtigsten Lösungen auf dem Markt zeichnet sich durch die makroskopische Sicht aus, die sie dem Projektsteuerer bietet. Sciforma ist eine Projektmanagementsoftware, die die Metriken auf der Grundlage der integrierten Daten automatisch berechnet und neu berechnet: Die Lösung liefert eine Sicht, die es Ihnen ermöglicht, auf intelligente und verständliche Weise die geeignetsten Projekte aus Ihrem Portfolio auszuwählen.
Diese sechs Schlüsselelemente helfen Ihnen dabei, die Spezifikationen für ein tragfähiges Projekt zu erstellen:
- Identifizieren Sie Ihre Ideen, indem Sie sie strukturieren ;
- Passen Sie Ihre Bewertungskriterien an ;
- Starten Sie Ihre Machbarkeitsstudie entsprechend ;
- Schätzen Sie das erforderliche Kapazitätsmanagement ab;
- Analysieren Sie die Aspekte Ihrer Investitionen;
- Simulieren und vergleichen Sie Ihr Projektportfolio.
Die Projektplanung oder die operative Steuerung
Was können Sie intern umsetzen? Wer wird welche Aufgaben übernehmen? Müssen Sie bestimmte Aufgaben auslagern? Wie sollten Sie Ihr Budget verteilen und zuweisen? Wie soll man die Zeit einteilen, um die Fristen einzuhalten? Wie kann man sie berechnen? Wie können Sie Unwägbarkeiten voraussehen?
Auch hier ist eine Projektmanagementsoftware eine große Hilfe: Sie können Zeitpläne simulieren und mit wenigen Klicks anpassen, jedem Mitglied Ihres Teams Aufgaben zuweisen, Dokumente austauschen und gemeinsam nutzen, indem Sie die Informationen zentralisieren. Ihre Aufgabenverwaltung muss im Alltag reibungslos funktionieren.
Um ein Management auf allen Ebenen zu gewährleisten, sollten Sie die Verantwortlichkeiten jedes Akteurs festlegen: Ein Entscheidungsträger verwaltet beispielsweise die vergangenen Zeiten, ein anderer validiert Meilensteine und verschiedene Etappen.
Wie jede Projektmanagementsoftware , die diesen Namen verdient, ermöglicht Ihnen Sciforma die Verwaltung von Zugriffsrechten und die kollaborative Teamarbeit. Der Projektmanager verfügt zusätzlich über die Fähigkeit, Risiken im Vorfeld zu analysieren: Wo liegen sie? Welcher Art sind sie?
Der Projektmanager kann Alarme aktivieren, um per E-Mail benachrichtigt zu werden. Bei der geringsten Abweichung "blinkt" der Indikator auf seinem Dashboard , um ihn zu warnen. Er kann entsprechend reagieren und sein Projektmanagement anpassen.
Diese 8 Parameter leiten Ihr Projektmanagement :
- Projektstart ;
- Verwaltung der Aufgaben ;
- Verwaltung Ihres Budgets und Ihrer Kosten ;
- Verwaltung Ihrer personellen Ressourcen ;
- Verwaltung Ihrer materiellen Ressourcen ;
- Verwaltung von Risiken ;
- Verwaltung von Änderungen ;
- Verwaltung von Dokumenten.
Die Überwachung der Ausführung und der erwarteten Produktivität.
Was wird tatsächlich getan? Ist das gesamte Team "auf Kurs"? Ist alles unter Kontrolle? Sind Sie sich dessen sicher? Wirklich? Wie können Sie das wissen? Verbringen Sie Ihr ganzes Leben am Telefon mit dem gesamten Team?
Offensichtlich nicht. Sie verwenden ein spezielles Dashboard für die Überwachung des gesamten Projekts und haben in Echtzeit genaue Indikatoren, um zu sehen, ob Sie die Zeit oder das Budget überschreiten.
Natürlich verlassen Sie sich auf eine Projektmanagementsoftware, mit der Sie die aufgewendete Zeit pro Projekt, pro Aufgabe und pro Mitarbeiter verfolgen können. Selbstverständlich erhalten Sie eine Warnung, wenn sich eine Zeit- oder Budgetüberschreitung abzeichnet.
In diesem Punkt fällt auf, dass Sciforma eine erhöhte Transparenz ermöglicht, indem es homogene Reportings wiedergibt, um eine genauere und sofortige Analyse zu ermöglichen.
Diese 5 Kriterien bestimmen Ihre Projektverfolgung :
- Verwaltung des Kalenders ;
- Verwaltung der Kosten ;
- Zeiterfassung und -management ;
- Verwaltung der Nachfrage ;
- Verwaltung von Vorfällen.
Mithilfe von drei spezifischen Anwendungen umfasst das Projektportfoliomanagement somit eine Vielzahl von Aspekten. Wenn Sie Ihren Umsatz mit ausgelagerten Aufträgen kontrollieren oder einfach eine Lösung einsetzen möchten, mit der Sie alle Ihre internen Prozesse und Daten auf subtile Weise integrieren können, ist Sciforma eine offensichtliche Antwort.
Artikel übersetzt aus dem Französischen