[ITW] Erick Athier, Mitbegründer von IQar, Herausgeber der PPM-Lösung SuiteProG

Wenn die Wahl des PPM-Tools zu einem echten Kopfzerbrechen wird... Fühlen Sie sich angesichts der Fülle an PPM-Lösungen (Portfolio Project Management), die auf dem Markt erhältlich sind, verloren? Sie sind sich nicht sicher, ob Sie ein solches Tool brauchen oder nicht? Oder welches Sie wählen sollen?

Keine Sorge, Erick Athier, Mitgeschäftsführer der Firma IQar und anerkannter Experte für die Steuerung von Projektportfolios, stellt Ihnen seine "Roadmap" vor, die Ihnen bei diesem Schritt helfen kann.

Erick Athier :

Die Einführung eines Projektsteuerungsinstruments ist in den letzten Jahren zu einem Reflex auf die mangelnde Reife des Projektmanagements in den Unternehmen geworden.

Die Gründe, die dafür genannt werden: Zu viele oder zu viele Projekte, Schwierigkeiten bei der Berichterstattung, Fehlen einer gemeinsamen Sprache, Suche nach bereichsübergreifenden Mobilisierungen rund um Transformationen, Professionalisierung des Framing und der Planung... Kurzum, es gibt viele Gründe, die dazu führen, dass leistungsstarke Unternehmen heute unbestreitbar mit Projektsteuerungsinstrumenten ausgestattet sind.

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In welchen Fällen sollte man sich mit einem PPM-Tool ausstatten? Sind alle Tools für verschiedene Organisationen geeignet?

Erick Athier :

Ein PPM-Tool ist eine wertvolle Hilfe bei der Begleitung des Governance-Zyklus von Projekten: Man spricht dann von der Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten in Bezug auf Kosten, Qualität und Fristen im Hinblick auf die Gesamtoptik der Strategie der Organisation.

Der Bedarf an einem PPM entspricht im Allgemeinen zwei gut etablierten Organisationsprofilen:

▶︎ Das sogenannte reife Unternehmen, das bereits über ein Steuerungsinstrumentarium verfügt (bestehend aus mehreren +/- hausgemachten, aber heterogenen Tools) und das auf eine Zielsoftware umsteigen möchte, um seine Projekte und sein Portfolio zu steuern.

Dieses Unternehmen ist oft ziemlich groß, verwaltet Transformationen mit starken Auswirkungen, hat bereits ziemlich gut eingespielte Projektprozesse und führt seine laufenden Geschäfte mehr als sonst "in Projekten" durch (F&E, SSII, ESN, Bauwesen, ...). Dieses Unternehmen möchte in der Tat sowohl eine "Branchensoftware" installieren als auch bereits gut etablierte Prozesse verstärken oder sogar professionalisieren. Mehr als ein PPM möchte es sich mit einem EPM (Enterprise Portfolio Management) ausstatten.

▶︎ Das Unternehmen, das vor allem seine Organisation in einem Transformationsprozess ausrichten muss, eine gemeinsame Sprache und Dynamik rund um seine (oft internen) Projekte schaffen muss und versteht, dass das Volumen der Anfragen und Projekte und der Aufwand sowohl für die Projekt- als auch für die Portfoliosteuerung eine Professionalisierung und ein kollaboratives Werkzeug erfordern.

Dieses Unternehmen sucht nach einem PPM, das nicht als Branchensoftware gedacht ist, sondern als Werkzeug, das das Scoping, die Planung, die Steuerung von Projekten und die Entscheidungshilfe für mehrere Projekte erleichtert. Dieses Unternehmen möchte, dass das Tool die Methode "trägt", die es übrigens in diesem Stadium +/- formalisiert hat!

Um Ihnen bei diesen Überlegungen zu helfen, hat IQar, Pure Project Player, ein Projekt erstellt und allen zur Verfügung gestellt.
Organisationen ein E-Quiz mit dem Ziel, allen Projektbeteiligten zu ermöglichen, einen Schritt zurückzutreten und den Reifegrad ihrer Organisation zu ermitteln.

Was sind die wichtigsten Kriterien, die man bei der Auswahl eines Tools berücksichtigen sollte?

Erick Athier :

Eine goldene Regel: Denken Sie daran, dass der Hauptzweck Ihres Projektsteuerungswerkzeugs darin besteht, Ihnen zu ermöglichen, die Projekte der Organisation zu verfolgen und zu steuern!

Meine 25-jährige Erfahrung in der Einführung von PPM-Methoden und -Tools für Organisationen aller Größen und Branchen veranlasst mich dazu, Ihnen zu raten, die folgenden Elemente nicht zu vernachlässigen, sondern vor allem hyper aufmerksam zu sein:

▶︎ Für die erste Kategorie von Unternehmen, die als Mature (Stufe 3) bezeichnet wird, sind die Kriterien oft präzise und können in drei hervorstechenden Punkten zusammengefasst werden:

• Ergonomie und Nutzererfahrung.
• Breite funktionale Abdeckung über Projekte und Portfolio (Simulation, erweiterte Budgetverwaltung, Beherrschung von Roadmaps, ausgefeilter Lastplan, Zeitmanagement...).
• Interoperabilität mit anderen Schlüsselanwendungen des IS des Unternehmens (CRM, Budgetverpflichtung, ERP, DMS, ...).

▶︎ Für die zweite Kategorie (Stufe 1 und 2) , die also ein PPM sucht, sind die Kriterien etwas flexibler, aber immer noch präzise. Sie lassen sich ebenfalls in drei Punkten zusammenfassen:

• Moderne, kollaborative und pragmatische Schnittstelle.
• Intuitives Projektmanagement, das eine einfache Methode und eine gemeinsame Sprache trägt.
• Zugängliche Reporting-Tools, die es jedoch ermöglichen, die Kompetenzen in Bezug auf die Themen Arbeitsbelastung und Budgetkontrolle zu erhöhen.

Wie Sie verstanden haben, geht es hier darum, die ermittelten Bedürfnisse in Abhängigkeit von den gewünschten Zielen in Auswahlkriterien zu übersetzen, die es Ihnen ermöglichen, eine erste Auswahl aus dem Angebot an PPM-Lösungen zu treffen, die dem Reifegrad Ihrer Organisation entsprechen.

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Sobald die Kriterien klar definiert sind Welche Fallstricke sind zu vermeiden? Welche Erfolgsfaktoren sind zu etablieren?

Erick Athier :

In den beiden oben genannten Fällen ist die Einführung eines PPM vor allem ein Projekt. Es muss unbedingt als solches betrachtet werden, d. h. mit der entsprechenden Rahmensetzung, Planung und Steuerung.

So sehr sich die PPMs, die dem ersten Unternehmenstyp zur Verfügung stehen, ähneln, so sehr gibt es bei den zweiten Unternehmenstypen eine Vielfalt. Man könnte die +/- 500 PPM-Tools, die für die letztgenannte Kategorie verfügbar sind, in drei Familien einteilen:

Die Herausforderer

Dies sind relativ ausgereifte PPM-Tools, die Herausforderer für die erste Unternehmenskategorie sind, aber weiterhin versuchen, sich in der zweiten Kategorie zu etablieren.

Diese Tools sind in der Regel sehr gut, aber komplex einzusetzen , auch wenn die Hersteller dieses Risiko minimieren werden!

Die kollaborativen

Dies sind Werkzeuge, die sich dem Projekt über die "Aufgabe" und ihre "soziale Bereitstellung" im Unternehmen nähern. Sie verankern die Aufgaben im Kalender des Einzelnen, machen Aktionen innerhalb und außerhalb des Projekts sichtbar und werten einen Ansatz auf, bei dem die Aufgabe geteilt oder gebounct wird.

Sie stützen sich auf agile Ansätze, aber es mangelt ihnen im Allgemeinen an Tiefe in den Rahmen- und Planungsprozessen sowie in den Multiprojektwerkzeugen. Diese Tools sind modern und verführerisch und lassen Sie vielleicht fälschlicherweise glauben, dass Ihre Organisation plötzlich "sozial, agil und kollaborativ" werden kann!

Die Hybriden

Dies sind Werkzeuge, die in der funktionalen Abdeckung den Herausforderern ähnlicher sind, aber versuchen, einen pädagogischen Ansatz in den Vordergrund zu stellen, um das Werkzeug zu einer Unterstützung für die Einführung einer "Projektmethode" zu machen.

Sie sind funktional nicht so "reich" wie die Herausforderer. Sie sind bei den sozialen und kollaborativen Funktionen nicht so ausgereift wie die Collaboratives. Sie stellen das Projekt und den Platz des Projekts im Management- und Entscheidungssystem des Unternehmens in den Vordergrund.

Zusammenfassend sind hier die Erfolgsfaktoren, die für die Einführung eines PPMs festgelegt werden sollten:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das beste PPM-Tool...
Dasjenige, das Ihren Bedürfnissen und Zielen entspricht und sich am besten an die Einschränkungen Ihrer Organisation anpasst. Vernachlässigen Sie jedoch nicht die Auswirkungen der PPM-Lösung auf die Prozesse Ihrer Organisation und wagen Sie es, vor dem Kauf einer Lösung eine Bestandsaufnahme des Reifegrads Ihrer Organisation vorzunehmen.

Gesponserter Artikel. Die Expertenbeiträge sind Autoren, die von der Redaktion von appvizer unabhängig sind. Ihre Aussagen und Positionen sind persönlich.