Warum sollten Sie sich an einen PPM-Integrator wenden?
Der PPM-Integrator (Project Portfolio Management) ist eine Beratungs- und Expertiseeinheit, die mit der Integration von Tools, die von Dritten herausgegeben werden, in das Informationssystem eines Kundenunternehmens betraut ist. Er hat die Rolle eines Vermittlers zwischen dem Herausgeber und dem Kunden, den Nutzern.
Die Integration beruht auf einem Vertrauensverhältnis zwischen dem Integrator und dem Unternehmen, das er begleitet. Die Begleitung erfolgt über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg: vom Audit über die Implementierung von Werkzeugen und Prozessen bis hin zur Parametrisierung und Anwendungswartung.
Planisware Orchestra, Cesar, Planview ... Wie wählen Sie Ihre PPM-Software? Um besser zu verstehen, was Projektportfoliomanagement (PPM) ist und welchen Mehrwert ein PPM-Integrator bietet, verrät Ihnen appvizer seine 10 Vorteile, damit Sie Ihr PPM-Projekt optimal durchführen können.
INHALT
Vorteil Nr. 1: Die Erstellung einer umfassenden Diagnose.
Die Aufgabe des Integrators besteht darin, den Kunden durch alle Phasen des PPM-Integrationsprojekts zu führen, beginnend mit der Erstellung einer Diagnose des vorhandenen Systems.
Der Integrator dringt in die Aktivitäten des Unternehmens ein, um das Geschäft, die Prozesse, die Räder, die Bremsen usw. vollständig zu verstehen. Seine Experten führen ein umfassendes Audit durch und stellen Fragen wie:
- Was sind Ihre Erwartungen?
- Was glauben Sie, dass Sie brauchen?
- Wie funktioniert Ihr Informationssystem?
- Welche Schwierigkeiten sind aufgetreten?
Ziel ist es, einen umfassenden Überblick über Ihr Projektmanagement und Ihr Projektportfoliomanagement zu erhalten, um es auf die schnellste, einfachste und für Ihr Unternehmen relevanteste Weise zu optimieren.
Ein guter Integrator zögert nicht, "Nein" zu Ihnen zu sagen, wenn er der Meinung ist, dass Sie nicht in die richtige Richtung gehen.
Er ist dazu da, die Zuverlässigkeit des Integrationsprojekts für alle Beteiligten zu gewährleisten.
Dies geschieht auch durch die Antizipation von Risiken, wobei die Schwächen Ihres Unternehmens berücksichtigt werden müssen. Die Bewertung der Kritikalität der Risiken ist ein unverzichtbarer Schritt für einen reibungslosen Ablauf Ihres PPM-Projekts.
Vorteil Nr. 2: Die Formulierung des Bedarfs und die Festlegung des Lastenhefts.
Die Fähigkeit des Integrators, dem Kunden zuzuhören, hilft ihm, einen Bedarf genau zu formulieren. In Verbindung mit der Kenntnis bewährter Verfahren und der Produktexpertise lassen sich so viele Fehler vermeiden, die Sie wertvolle Zeit kosten würden.
Der Integrator kann dank seiner Fachkenntnisse schnell feststellen, was für jedes Unternehmen am besten geeignet ist. So kann er ein Lastenheft verfassen, das die Bedürfnisse erfasst und die zu erreichenden Ziele definiert, bevor er einen geeigneten Aktionsplan vorschlägt.
Vorteil Nr. 3: Die Wahl des besten Tools.
Mit einem Integrator können Sie sicher sein, dass die endgültige Wahl Ihrer PPM-Software die richtige ist. Warum ist das so?
- Der Integrator verfügt über perfekte Kenntnisse der Tools.
- Sein Mehrwert besteht darin, dass er sein Angebot an die spezifischen Bedürfnisse des Kunden anpasst.
- Er ist in der Lage, eine maßgeschneiderte Parametrierung vorzuschlagen.
- Er hat auch einen globalen Überblick über den Markt und die Produkte: Er beweist eine Objektivität, die ein Herausgeber nicht haben wird.
- Seine Erfahrung mit vergangenen Projekten spart dem Kunden viel Zeit.
- Er erfüllt eine wertvolle Beratungsfunktion.
Vorteil Nr. 4: Schulung durch fachkundige Berater.
Der Integrator sorgt darüber hinaus für die Schulung der Benutzer in dem Tool, das als Antwort auf den Bedarf des Unternehmens definiert wurde. Als Experten für das Tool vermitteln die Integratorberater die Beherrschung des Tools, die Nutzung der Funktionen, die Navigation und die bewährten Verfahren.
Nehmen wir ein Beispiel. Der CoPrime-Integrator ist auch eine Ausbildungsorganisation für die fünf Tools, die er integrieren kann. Er bietet ein angepasstes pädagogisches Konzept, sowohl in Bezug auf das Format (maßgeschneiderte Module, Workshops, Seminare, Professionalisierungsmaßnahmen usw.) als auch auf die Modalitäten (Präsenzunterricht oder E-Learning).
Die Beherrschung des Tools wird so auf personalisierte Weise vom Integrator an den Benutzer weitergegeben.
Vorteil Nr. 5: Optimierte Verwaltung der Ressourcen.
Diese Optimierung wird durch die verbesserte Steuerung der Informationssysteme ermöglicht und wirkt sich sowohl auf die finanziellen als auch auf die personellen Ressourcen aus.
Finanzielle Ressourcen
Das Fachwissen des Integrators und seine Kenntnis der PPM-Tools ersparen seinen Kunden einen entscheidenden Zeitverlust. Das Risiko von Fehlern bei der Auswahl des Tools wird auf ein Minimum reduziert. Ihre Teams sind dank der Schulungen, die sie erhalten, schnell einsatzbereit.
Durch die Automatisierung und die Nutzung der Lösung selbst werden Ihre Prozesse rationalisiert und Ihre Leistung gesteigert.
Menschliche Ressourcen
Es fällt Ihnen schwer, den Zusammenhang zwischen einem PPM-Integrator und Ihrer Personalverwaltung zu erkennen? Aber es gibt sie.
Das Projekt, das der Integrator in einem Unternehmen durchführt, optimiert die HR-Prozesse eines Unternehmens und bringt die Mitarbeiter für ein gemeinsames Projekt zusammen. Dies kann zum Beispiel geschehen durch :
- Beratung bei der Einführung von 360°-Feedback,
- Unterstützung bei der Neugestaltung von Bewertungssystemen für Projektteams,
- Beteiligung an der Konzeption eines vorausschauenden Beschäftigungs- und Kompetenzmanagements (GPEC).
Vorteil Nr. 6: Maximierte Nutzerakzeptanz.
Die Integration der Prozesse in das Tool kann nicht ohne die Konsultation, das Zuhören und die Berücksichtigung der Wünsche der Projektteams erfolgen. Denn sie sind die Endnutzer, die am besten wissen, was das Tool können muss und was nicht.
Die Ko-Konstruktion des PPM-Integrationsprojekts vermittelt den Mitarbeitern ein Gefühl der Wertschätzung und stärkt ihre Zustimmung zur Lösung.
Vorteil Nr. 7: Die erfolgreiche Integration in Ihr Umfeld.
Eine erfolgreiche Integration geht nicht nur über die Beschäftigten, sondern beginnt mit der technischen Integration.
Der Integrator arbeitet Hand in Hand mit Ihrer IT-Leitung. Es geht darum, die Prozesse zu vereinfachen und gemeinsam auf der Grundlage des Bestehenden zu arbeiten. Dazu muss die PPM-Software in Ihre vorhandenen Tools integriert und mit ihnen verbunden sein. Andernfalls wäre sie uninteressant und die Vorteile wären weitaus geringer, um Projekte erfolgreich abzuschließen.
Die Berücksichtigung, das Zuhören und die Transformation unserer in das Tool integrierten Prozesse waren Auslöser für unsere Wahl.
Michèle Tlouzeau, Leiterin der Ressourcenabteilung, wandte sich an CoPrime, um CA PPM bei Right Management zu integrieren.
Vorteil Nr. 8: Reguliertes Datenmanagement.
Sie wissen sicher, dass seit dem 25. Mai 2018 die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) den Rahmen für die Auswertung und Nutzung personenbezogener Daten durch Unternehmen bildet, die ihre Daten in Europa hosten.
Alle Unternehmen sammeln, speichern und nutzen die personenbezogenen Daten ihrer Kunden. Auch hier kann der Integrator Sie über bewährte Verfahren beraten und PPM-Software in Ihr Betriebssystem integrieren, indem er Ihnen dabei hilft, DSGVO-konform zu werden oder zu bleiben.
Lesen Sie auch: Das Wichtigste zur DSGVO.
Vorteil Nr. 9: Die richtige Steuerung von PPM-Projekten.
Immer noch gute Praktiken. Die Governance gewährleistet die dauerhafte Strukturierung und Organisation Ihrer Projekte. Indem er Ihnen hilft, das für die Funktionsweise Ihrer Projekte am besten geeignete Tool zu finden, vermittelt der Integrator auch Methoden, die eine sinnvolle Governance der Projekte erleichtern.
Vorteil Nr. 10: Der Mensch steht wieder im Mittelpunkt des PPM.
Schließlich gleicht die Beauftragung eines Integrators einen heute viel geschmähten Mangel aus und bringt den Menschen wieder in das Unternehmen zurück. Die Begleitung geht über die E-Beratung hinaus, indem sie lokale Akteure einbezieht. Sie treffen Experten, mit denen Sie sich austauschen und die für Ihr Projekt zur Verfügung stehen.
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Projekte, Ihr Integrator kümmert sich um den Rest.
Ein PPM-Integrator ist in erster Linie ein Ermöglicher: Er entlastet die IT-Abteilung, geht auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens ein und hilft ihm, seine internen Prozesse zu verbessern.
Vertrauen Sie Ihr PPM-Projekt einem Integrator an: So können Sie sich ganz Ihren Projekten und Ihren Kunden widmen.
Artikel übersetzt aus dem Französischen