Wie baut man einen IS-Masterplan auf, der perfekt auf die Unternehmensziele abgestimmt ist?

Wie jede andere Abteilung in einem Unternehmen darf auch die IT-Abteilung nicht blindlings steuern: Sie muss den Kurs kennen, um im Einklang mit der Gesamtstrategie in die richtige Richtung zu navigieren.

Diese Strukturierung ist umso notwendiger, als die Herausforderungen rund um die IT-Abteilung immer größer werden: digitale Transformation der Organisationen, Cybersicherheit, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften etc. Heute hat man es nicht mehr mit einer einfachen Unterstützungsfunktion zu tun, sondern mit einem echten Wertträger!

In einem solchen Kontext wird die Erstellung eines IS-Masterplans unumgänglich.

Worin besteht dieses Dokument? Was ist der Hauptzweck eines IS-Masterplans? Und vor allem: Wie können Sie ihn erstellen und dann in Ihrem Unternehmen umsetzen?

Dies sind alles Fragen, die in diesem Artikel beantwortet werden 😉.

Alle IT Management Software ansehen

Die Definition des IS-Masterplans

Der IS-Masterplan definiert ein Dokument , das dazu dient, langfristig (in der Regel über drei bis fünf Jahre) Folgendes festzulegen:

• die Vision und die Ausrichtung der IT-Abteilung eines Unternehmens oder einer öffentlichen Organisation ;
• die Mittel, die zur Erreichung der Ziele eingesetzt werden.

Das Ziel? Kohärenz und Leistung in die IS-Prozesse zu bringen, entsprechend den geschäftlichen Ambitionen. All dies geschieht mithilfe einer Roadmap, die Investitionen und Projekte steuert.

Um einen vollständigen Masterplan zu erstellen, müssen alle Komponenten der ISD berücksichtigt werden:

• die Governance, die so geführt wird, dass die strategische Ausrichtung an den Entscheidungen des Managements gewährleistet ist ;
• die technische und funktionale Architektur , auf der der Masterplan beruht ;
• die operative Säule, mit dem Portfolio der einzusetzenden Projekte.

👉 Man trifft auf verschiedene Arten von IS-Masterplänen, es gibt keinen strengen Formalismus auf dieser Ebene. Dennoch sind sie entweder geschäftsorientiert, technologieorientiert oder beides.

🔍 Suchen Sie ein Beispiel für einen Masterplan , um die obigen Ausführungen besser zu verstehen? Werfen Sie einen Blick auf den des CNSA (Caisse Nationale de Solidarité pour l'Autonomie) für den Zeitraum 2022-2026.

Warum ist der IS-Masterplan so wichtig?

Wie wir gerade gesehen haben, sorgt der IS-Masterplan dafür, dass die IT-Initiativen mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang gebracht werden, wodurch die Auswirkungen der Technologieinvestitionen auf die Gesamteffizienz maximiert werden.

Er muss daher einen zentralen Platz in der Organisation einnehmen... und leider muss man feststellen, dass dies nicht immer der Fall ist 😬.

Dennoch bedeutet die Konsultation des Masterplans durch die anderen Geschäftsbereiche, dass der IT-Bereich nicht mehr als einfache Unterstützungsfunktion betrachtet wird, sondern als mächtiger Wertträger im Dienste der Geschäftsleistung:

• Unterstützung von Operationen ;
• Innovation und Wettbewerbsfähigkeit ;
• Verbesserung des Kundenerlebnisses ;
• Management von Risiken und Compliance usw.

👍 In diesem Kontext der Aufwertung der ISD bietet der Masterplan dann für alle Beteiligten viele Vorteile:

• die Generaldirektion: Das Dokument begleitet ihre Entscheidungsfindung und gibt ihr die Möglichkeit, darüber nachzudenken, wie sie die IT-Abteilung am besten nutzen kann, um ihr Wachstum und ihre Differenzierung auf dem Markt zu gewährleisten ;
• die IT-Abteilung: Sie kann sich durch die Erstellung einer Roadmap besser auf die Vorgänge einstellen, die in den nächsten Jahren auf sie zukommen werden ;
• die Nutzer: Sie haben die Möglichkeit, ihre Bedürfnisse zu äußern, um ihre Leistung und ihre Erfahrungen zu verbessern.

Wie erstellt man einen IT-Masterplan? Die sechs Schritte, die Sie befolgen sollten.

☝️ Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass die Häufigkeit, mit der ein IS-Masterplan erstellt wird, je nach den Besonderheiten der jeweiligen Struktur variiert:

• Entweder wird er regelmäßig parallel zur Erstellung der allgemeinen Pläne des Unternehmens erstellt;
• Oder er wird in einem bestimmten Kontext erstellt, z. B. bei einer wichtigen organisatorischen Veränderung.

Nach diesen Ausführungen möchten wir Ihnen nun die Schritte zur Erstellung Ihres IS-Masterplans vorstellen, die an ein vollwertiges Projektmanagement erinnern.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme des Bestehenden.

Um zu wissen, wohin man geht, muss man auch verstehen, woher man kommt.

Deshalb beginnt die Erstellung des IS-Masterplans mit einer Analyse des Bestehenden, und zwar unter Berücksichtigung aller Säulen, aus denen sich die ISD zusammensetzt:

• die IT-Infrastruktur;
• die Anwendungen;
• die Prozesse;
• die verfügbaren Kompetenzen und Humanressourcen.

Auf diese Weise identifizieren Sie Ihre Stärken, auf die Sie bei zukünftigen Projekten aufbauen können, aber auch Ihre Schwächen, die den reibungslosen Betrieb gefährden könnten.

Diese Phase bietet auch die Gelegenheit, die verschiedenen Mitglieder des Unternehmens, sei es auf der Ebene der Geschäftsleitung oder der Fachbereiche, direkt zu auditieren, um die tatsächlichen Nutzerbedürfnisse zu ermitteln. Denken Sie auch daran, Markttrends und technologische Entwicklungen zu analysieren. Wer weiß, vielleicht finden Sie dort Chancen, die Sie ergreifen können 😉.

💡 Wenn Sie bereits Masterpläne erstellt haben, sollten Sie diese auswerten, um zu erkennen, was funktioniert - und was nicht. Kurz gesagt: Lernen Sie aus der Vergangenheit!

Schritt 2: Legen Sie die Ziele fest, die Sie erreichen wollen.

Als Nächstes müssen Sie die langfristige strategische Vision und die spezifischen Ziele formulieren, die Sie erreichen wollen.

Um dies zu erreichen, ist es wichtig, verschiedene Faktoren zu beachten:

• die Gesamtstrategie des Unternehmens (z. B. Expansion in einen neuen Markt), immer unter dem Gesichtspunkt der Ausrichtung ;
• die Herausforderungen, mit denen die verschiedenen Geschäftsbereiche konfrontiert sind;
• Technologietrends und Best Practices der Branche, die es zu beobachten gilt;
• Analyse der bestehenden Lücken und der Einschränkungen bei der Verfügbarkeit von Ressourcen.

💡 Projekte, die von den Beteiligten als klar und machbar wahrgenommen werden, werden vorzugsweise mithilfe von SMART-Zielen gesteuert, d. h. mit Zielen, die sowohl :

• Spezifisch ;
• Messbar ;
• Erreichbar ;
• erreichbar ;
• zeitlich definiert.

Schritt 3: Definieren Sie die Strategie der ISD.

Dieser Schritt beinhaltet die Ermittlung der strategischen Ach sen, die verfolgt werden müssen, um die zuvor festgelegten Ziele zu erreichen.

Konkreter gesagt, müssen Sie die verschiedenen Interventionsbereiche definieren, auf die sich der IS-Masterplan konzentrieren wird, die zu gebenden Orientierungen. Sie werden dann alle Felder der ISD abdecken, unter anderem :

• Abläufe und Prozesse;
• die technische Umgebung, sei es auf der Ebene der Anwendungen, der Hardware oder auch der Netzwerke ;
• die Datenverwaltung usw.

Beispiel

Wenn eines der Ziele des IS-Leitplans darin besteht, die digitale Transformation der Geschäftsverfahren weiter zu entwickeln, könnten folgende strategische Achsen eingesetzt werden:

• die Tätigkeit so weit wie möglich automatisieren ;
• Gewährleistung der Integration der verschiedenen Systeme untereinander ;
• Daten genauer analysieren, um die datenzentrierte Vision des Geschäfts zu unterstützen usw.

Unser Ratschlag

Wir empfehlen Ihnen, mehrere Szenarien zu entwerfen, um die verschiedenen Optionen mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen zu erkunden.

Auf diese Weise wird auch der Geschäftsleitung bewusst, dass die Masterplan-Methode eine Voreingenommenheit mit entsprechenden Risiken mit sich bringt.

Schritt 4: Organisieren Sie die Verwaltung des Projektportfolios.

Es ist an der Zeit, die Roadmap der ISD zu erstellen, d. h. die operative Umsetzung der Strategie.

Es geht nun darum, die Initiativen und Projekte zu identifizieren, die in das Portfolio aufgenommen werden sollen, und dabei ihre Interdependenzen und Prioritäten zu berücksichtigen. Auch wenn wir keine Sekunde daran zweifeln, dass Sie sehr gut sind - Sie können nicht alles gleichzeitig machen!

In dieser Phase legen Sie auch fest :

• den Zeitplan mit den verschiedenen Fristen, die eingehalten werden müssen ;
• die zu mobilisierenden personellen und materiellen Ressourcen;
• das bereitgestellte Budget;
• die verschiedenen Risikofaktoren.

Schritt 5: Setzen Sie das operative Geschäft um.

3 Hauptphasen, die Sie befolgen sollten

Ihre Roadmap ist fertig... Ihre Teams können sich nun noch mehr ins Zeug legen!

Mit anderen Worten: Jetzt ist die Zeit für die operative Umsetzung Ihres IS-Masterplans gekommen. Dazu gehören die folgenden Punkte:

• Die Umsetzung der Projekte gemäß der Roadmap und die Einhaltung der festgelegten Budgets;
• die regelmäßige Überwachung der erfolgreichen Durchführung der Maßnahmen mit Leistungsbewertung und ggf. Anpassungen ;
• eine transparente Kommunikation über Fortschritte und Ergebnisse, um das Engagement aller Beteiligten aufrechtzuerhalten.

Ein Werkzeug, das Ihnen hilft!

In diesem Stadium wird es sehr kompliziert, ohne Software auszukommen. Hier sind vor allem PPM-Tools (Project Portfolio Management) zu nennen, die bei der Planung, Überwachung und Koordinierung der zahlreichen Projekte im Rahmen des Masterplans hilfreich sind.

Ein Beispiel hierfür ist Triskell Software, ein PPM, das direkt in die strategische Steuerung von Organisationen integriert ist. Die Software ist sehr funktionsreich und ermöglicht es, alle Projekte der IT-Abteilung effizient zu leiten, sei es bei der Planung, der Zuweisung von Ressourcen oder der Verwaltung des Budgets. Triskell geht noch einen Schritt weiter: Es enthält verschiedene Tools, um die Portfolios an die Gesamtstrategie anzupassen, die Leistung in Echtzeit zu verfolgen und die Kommunikation zwischen Management und IT-Abteilung zu verbessern.

Schritt 6: Neubewertung des IS-Masterplans - wie steht es um die Agilität?

Wenn Ihr IS-Masterplan erst einmal steht, sollten Sie sich nicht auf dem Erreichten ausruhen.

Auch wenn der gesamte oben beschriebene Prozess etwas starr erscheint, sollten Sie nicht vergessen, dass Sie sich schnell an eine Welt anpassen müssen, die sich in Bezug auf den Markt, die Technologien, die Geschäftsanforderungen usw. immer mehr verändert.

Mit anderen Worten: Integrieren Sie Agilität in Ihren Prozess. Und zwar schon bei der Konzeption, z. B. durch iterative Planung.

Halten Sie sich außerdem bereit, die einzelnen Punkte des Masterplans regelmäßig zu überprüfen, auch wenn dieser eine Vision für drei bis fünf Jahre formuliert. Bewerten Sie Ihre Strategie neu und nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor, je nachdem, ob Sie sich in einer bestimmten Situation befinden, welche Prioritäten Sie setzen oder nur in einem bestimmten Zeitabstand.

Alle IT Management Software ansehen

IS-Masterplan: Unsere letzten 5 Tipps.

• ✅ Behalten Sie Folgendes im Hinterkopf: Der gesamte Geschäftsansatz treibt den IS-Masterplan an, nicht umgekehrt. Auf diese Weise werden die Informationssysteme zu echten Wertschöpfungshebeln für das Unternehmen.
  
  
• ✅ Denken Sie an "Zusammenarbeit". Wie wir gesehen haben, ist es wichtig, die Fachbereiche und das Management in die Ausarbeitung des IS-Masterplans einzubeziehen. Diese Denkweise muss aber auch auf der Ebene des IT-Teams selbst angenommen werden, denn schließlich ist es seine Roadmap für die kommenden Monate.
  
  
• ✅ Kommunizieren Sie ausreichend und angemessen. Dies ist der beste Weg, um die verschiedenen Hemmnisse für Veränderungen zu beseitigen, indem Sie den Betroffenen das "Warum und Wie" klar und deutlich erklären.
  
  
• ✅ Pflegen Sie Ihren IS-Masterplan inhaltlich ... aber auch formal! Und das aus gutem Grund, denn es handelt sich um ein Kommunikationsmedium, auf das sich viele Menschen beziehen werden. Eine visuell ansprechende und gut strukturierte Präsentation erleichtert das Verständnis und die Mobilisierung der Teams. Warum sollten Sie die Marketingabteilung in dieser Hinsicht nicht um Hilfe bitten?
  
  
• ✅ Nehmen Sie bei Bedarf die Dienste eines externen Dienstleisters in Anspruch. Sein Fachwissen wird Ihnen bei der Einführung bewährter Verfahren eine wertvolle Hilfe sein. Außerdem erhalten Sie einen Blick von außen, der Ihre Gewissheiten erschüttern, Ihre Vision herausfordern und Ihre Erfahrung bereichern könnte.