Wichtige Aufgaben erledigen und priorisieren mit der Eisenhower Matrix
Wenn Sie diesen Spruch schon einmal gehört haben, dann ist Ihnen wahrscheinlich auch die Eisenhower-Matrix bekannt. Sie wird sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Bereich eingesetzt und ist ein einfaches, aber leistungsfähiges Werkzeug für das Zeitmanagement und die Priorisierung von Aufgaben. Diese Methode hat das Potential das Problem mit dem Zeitmanagement tatsächlich zu lösen!
Sie wird besonders gerne von Projektmanager:innen eingesetzt, weil sie es ermöglicht schon bei der Projektdefinition sinnvoll zu planen, um die Produktivität zu steigern, aber auch, um den Teams einen gemeinsamen Fokus zu geben.
Wie sieht die Eisenhower-Matrix in der Praxis aus? Und wie kann sie in der Praxis eingesetzt werden um Ihrem Ziel näher zu kommen? Erfahren Sie, wie Sie Prioritäten setzen und Ihre Aufgaben effizient erledigen können!
Definition: Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix verdankt ihren Namen ihrem Schöpfer, Dwight David Eisenhower, dem amerikanischen Politiker und 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, der für seine unermüdliche Produktivität in vielen Bereichen bekannt war. Sie ist zu Recht ein Klassiker des Zeitmanagements. Sie beantwortet die Frage, die sich jeder:e manchmal stellt: Was ist dringlich und muss zuerst erledigt werden?
Von einer, im Militär genutzten Strategie zum Zeitmanagement, hat sich die Matrix zu einem Hilfsmittel für die Priorisierung nach zwei Variablen entwickelt: Dringlichkeit einer Aufgaben und Wichtigkeit.
Für die Eisenhower-Methode wird eine Matrix mit vier Quadranten erstellt, jeder Quadrant der Eisenhower-Matrix kann als eine art To-Do-Liste verstanden werden. Die Aufgaben werden entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in die Matrix eingetragen. An diesem Raster kann dann abgelesen werden, welche Aufgaben zeitnah erledigt werden sollten oder ob man unwichtige Aufgaben abgeben kann.
Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?
Zuallererst ist es wichtig zu wissen, nach welchen Kriterien Unterscheidungen vorgenommen werden:
- die "dringenden Dinge", also die Aufgaben und Aktivitäten, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern und vorrangig behandelt werden müssen;
- die "wichtigen Dinge", d.h. Aufgaben und Aktivitäten, deren Ergebnisse für den Fortschritt in Richtung der Ziele entscheidend sind und die deshalb nicht vernachlässigt werden sollten. Laut Eisenhower sind jedoch wichtige Aufgaben selten dringend.
Das Tool funktioniert auf einfache Weise: Sie ordnen die zu erledigenden Aufgaben nach dem Grad ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit und platzieren sie in der entsprechenden Kategorie:
Quadrant Nr. 1: Wichtige und dringende Aufgaben sind z. B.:
- eine wichtige Datei, die schnell zurückgegeben werden muss,
- ein Bericht, von dem die Ausführung einer anderen Aufgabe abhängt,
- eine Sendung mit hoher Wertschöpfung, usw.
Quadrant Nr. 2: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, z.B.:
- die Erreichung der täglichen Ziele,
- die Definition der Strategie eines Dienstes,
- Überwachung eines Budgets oder KPIs,
- eine Überwachung-Aktivität,
- Schulungen, etc.
Quadrant Nr. 3: Dringende, aber weniger wichtige Aufgaben:
- Bearbeitung von E-Mails und Anrufen,
- Beantwortung spezifischer Anfragen und Aufforderungen von Dritten usw.
Quadrant Nr. 4: Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind:
- Abfrage von sozialen Netzwerken,
- Beantworten von unwichtigen Nachrichten in einem Instant-Messaging-Chat usw.
Nach der Kategorisierung kann eine Liste erstellt werden und Aufgaben sollten wie folgt gehandhabt werden:
Nr. 1: Führen Sie diese Aufgaben sofort selbst aus (Do).
Nr. 2: Planen Sie diese Aufgaben und führen Sie sie schnell selbst aus (Schedule).
Nr. 3: Übertragen Sie diese Aufgaben an jemanden, der sie zeitnah erledigen kann (Delegieren).
Nr. 4: Verzichten Sie auf diese oft unnötigen Aufgaben, sie sind den Aufwand vermutlich nicht Wert (Eliminieren).
Was sind die Vorteile des Eisenhower-Prinzips?
Die Matrix kann sowohl im Alltag als auch im beruflichen Umfeld, individuell oder auf Teamebene, eingesetzt werden.
Das Eisenhower-Prinzip wird eingesetzt für :
- Effizientes Zeitmanagement,
- Organisation der Arbeit und Steigerung der Produktivität,
- Klassifizierung der Aufgaben, für die Sie verantwortlich sind, und Bewertung jeder einzelnen nach Mehrwert und/oder Dringlichkeit;
- Hilfe bei der Einschätzung, welche Art von Aufgaben man genau delegieren sollte,
- Setzen von Prioritäten in einem Team-Aktionsplan,
- Grundlage für fundiertere Entscheidungen, usw.
Die Eisenhower-Matrix ist ein besonders nützliches Prinzip für Manager:innen, Projektleiter:innen, Mitarbeiter:innen und jede:n, der mehrere Projekte auf seiner To-Do-Liste stehen hat.
Was sind die Nachteile der Eisenhower-Matrix?
Während dieses Werkzeug viele Vorteile hat, einschließlich seiner Einfachheit und Übersichtlichkeit, hat es einige Nachteile, wie z. B. :
- Die subjektive Herangehensweise: die Kriterien der Dringlichkeit und Wichtigkeit sind nicht immer eindeutig zu definieren. In einem Team ist es notwendig zu kommunizieren, um Aufgaben zu bewerten und zu priorisieren, um das gemeinsame Ziel zu erreichen;
- die fehlende Nuancierung: Die Matrix basiert auf einem System zur Bewertung von Aufgaben mit zwei Variablen. Sie bietet keine Möglichkeit, den Grad der Wichtigkeit oder Dringlichkeit zu variieren. Mehr Abstufungen innerhalb desselben Feldes, würde eine feinere Priorisierung der Aufgaben ermöglichen.
Anwendungsfall mit einem Projektteam
Um den reibungslosen Ablauf eines Projekts zu gewährleisten, kann die Matrix nützlich sein, damit das Team über die Prioritäten der Themen entscheiden kann. Sie können ein Treffen oder einen Workshop organisieren, um die Aktionen zeitlich zu planen und zu priorisieren.
- Bereiten Sie Ihre Aufgabenliste vor und setzen Sie ein Team-Meeting an.
- Erläutern Sie, wozu die Eisenhower-Matrix dient, wie jeder Quadrant funktioniert und wie sie Ihnen helfen wird, den Projektfortschritt besser einzuschätzen.
- Legen Sie gemeinsam die Dringlichkeit und Wichtigkeit fest und beziffern Sie die zu erwartende Zeitspanne (in Stunden, Tagen usw.).
- Einigen Sie sich dann auf die Aufgaben und Aktivitäten, die Sie als vorrangig und/oder wesentlich erachten. Überprüfen Sie diese gemeinsam und fügen Sie sie der Matrix hinzu.
- Gehen Sie die Matrix gemeinsam durch und stellen Sie sicher, dass sie klar verstanden und vereinbart wurde.
Projektmanagement-Tools
Um die Effizienz und Zusammenarbeit von Teams zu verbessern, bietet Projektmanagement-Software die Möglichkeit, Ihre Eisenhower-Matrix online zu erstellen.
Mit diesen Werkzeugen können Sie :
- benutzerdefinierte Parameter erstellen,
- von überall an der Matrix arbeiten und sie in Echtzeit modifizieren,
- Ihre Aktionen nachverfolgen,
- Kommentare oder Dokumentationen teilen, die sich auf das Projekt beziehen, usw.
Der Einsatz der Matrix gewinnt damit an Tragweite und unterstützt die anderen Phasen Ihres Projektmanagements.
Sobald Sie verstanden haben, wie die Matrix funktioniert, versuchen Sie, sie so proaktiv wie möglich zu nutzen.
Achten Sie dabei darauf, dass Sie sich mehr auf das Wichtige und weniger auf das Dringende konzentrieren. In einer Umgebung, mit einer Vielzahl von Anforderungen und Projekten, ist es wichtig, sich einen guten Überblick zu verschaffen, um zu erkennen, was wirklich wichtig ist.
Und Sie, wie verwenden Sie die Eisenhower-Matrix? Teilen Sie Ihre Best Practices mit uns in den Kommentaren!