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Wie verfassen Sie die funktionalen Spezifikationen Ihres Projekts?

Wie verfassen Sie die funktionalen Spezifikationen Ihres Projekts?

Von Nathalie Pouillard & Coralie Petit

Am 12. November 2024

In der Scoping-Phase eines digitalen Projekts stellen die funktionalen Spezifikationen dar, was das entwickelte Produkt tun wird, während die technischen Spezifikationen detailliert beschreiben, wie es das tun wird, mit welchen Technologien, welcher Architektur und welcher Hardware.

Hier stellen wir Ihnen die funktionalen Spezifikationen vor, zeigen Beispiele, wozu sie dienen und wie man sie verfasst.

Alles über funktionale Spezifikationen

Was ist eine funktionale Spezifikation in einem Lastenheft?

Eine funktionale Spezifikation ist ein wichtiges Dokument im Rahmen eines digitalen Projekts, da es die Funktionen, die das entwickelte Produkt bieten soll, detailliert beschreibt.

Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung eines digitalen Projekts! ☝️

Sie wird dann in der Projektspezifikation in einem eigenen Abschnittzusammengestellt und definiert, was das System aus der Sicht des Nutzers tun soll, ohne auf technische Details einzugehen, wie diese Funktionen umgesetzt werden sollen.

💡 Dieses manchmal umfangreiche Deliverable (es kann hundert Seiten lang sein) kann Gegenstand eines gesonderten Dokuments sein: das FSD ( Functional Specification Document).

Und zu den vielen Vorteilen einer Spezifikation in einem Lastenheft gehören :

  • die Klärung der Kundenanforderungen,
  • die Anleitung für das Entwicklungsteam,
  • eine Grundlage für die Festlegung von Testkriterien,
  • eine effektive Kommunikation zwischen den verschiedenen Parteien.

Konkret: Wie funktioniert das?

Funktionale Spezifikationen betreffen die Funktionsweise der Schnittstelle auf der Benutzerseite (Front-Office) und alle Anwendungsfälle, d. h. die möglichen Interaktionen mit ihr, die als Benutzererfahrung bezeichnet werden.

Sie behandeln auch die Funktionen , die für ihre Umsetzung auf der Back-Office-Seite erforderlich sind , wie dieses PDF-Beispiel der allgemeinen funktionalen Spezifikationen von Coco Market zeigt.

Sie geben detailliert wieder, wie die Anforderungen des Kunden berücksichtigt werden, um den Bedürfnissen seiner Nutzer gerecht zu werden. Sie werden daher in Funktionen und nicht in Lösungen ausgedrückt, da es verfrüht und kontraproduktiv wäre, hier auf die Technik einzugehen.

Sie dienen als Referenz für das Entwicklungsteam und stellen sicher, dass alle Projektmitglieder die Erwartungen und Bedürfnisse des Kunden genau verstehen.

Welche Arten von funktionalen Spezifikationen gibt es?

Man unterscheidet 2 Arten von funktionalen Spezifikationen:

  • Allgemeine Funktionsspezifikationen (General Functional Specifications, GFS), die die fachlichen Anforderungen beschreiben und vom Auftraggeber, d. h. dem Kunden oder Auftraggeber, verfasst werden ;
  • Detaillierte Funktionsspezifikationen (DFS), die von der Projektleitung, d. h. dem Auftragnehmer, erstellt werden.
    Diese präzisieren das Verhalten der Funktionen und Unterfunktionen des Webprodukts, um zu bestätigen, dass die Bedürfnisse des Kunden berücksichtigt wurden, und um die Validierung durch den Kunden zu erhalten.

☝️ Beispiel: Ein Kunde wird eine schnelle Anwendung verlangen, das Projektteam wird diesen Bedarf in konkretere Spezifikationen mit einer quantifizierten optimalen Ladegeschwindigkeit umsetzen.

Und was ist mit nicht-funktionalen Spezifikationen?

Nicht-funktionale Spezifikationen ergänzen die funktionalen Spezifikationen, da sie Qualitätskriterien und Systemeinschränkungen definieren, die nicht direkt mit bestimmten Funktionen verknüpft sind.

Sie decken Aspekte wie :

  • Leistung,
  • Sicherheit,
  • die Zuverlässigkeit,
  • die Wartbarkeit des Systems, unter anderem.

Ihre wichtigsten Funktionen? 👉 Qualitätsstandards festlegen und sicherstellen, Risiken identifizieren und abschwächen, Informationen über die Skalierbarkeit und Kapazität des Systems liefern und Kriterien für die Wartbarkeit des Systems festlegen, z. B.

Die funktionale Spezifikation: agil oder klassisch?

Bei der V-Zyklus-Methode werden die funktionalen Spezifikationen gleich zu Beginn des Projekts detailliert und umfassend beschrieben .

Bei einer agilen Methode wie Scrum können sie den User Stories ähneln , die die Bedürfnisse der Nutzer in eine oder mehrere Funktionen umsetzen .

Diese agilen funktionalen Spezifikationen werden während des gesamten Projekts vor dem jeweiligen Entwicklungszyklus (Sprint) verfasst und erfordern daher eine strenge Überwachung und eine perfekte Zusammenarbeit zwischen dem Product Owner und dem Scrum-Team.

Dafür ermöglichen sie eine flexiblere Handhabung und Anpassungsfähigkeit an den Projektfortschritt und das Kundenfeedback sowie eine Konzentration auf jede einzelne Spezifikation, wenn es um ihre Bearbeitung geht.

Beispiel für eine agile funktionale Spezifikation :

  • Kontext
    Als (Benutzer/Geschäftsrolle) möchte ich (Bedarf), um (erwarteter Nutzen) ;

  • Use Case (Anwendungsfall)
    • Szenario A: Benutzerprofil A.
      • Navigationsaktion 1
      • Aktion 2
      • usw.
    • Szenario B: Benutzerprofil B.
      • Aktion der Navigation 1
      • Aktion 2
      • usw.
  • Akzeptanzkriterien
    Fachliche oder funktionale Regeln , mit denen bestätigt wird, dass die entwickelte User Story den Anforderungen entspricht. Manchmal spricht man auch von DoD für Definition of Done.

Ziel der funktionalen Spezifikationen

Die Ziele der funktionalen Spezifikationen sind :

  • alle Funktionen einer Software, einer Anwendung oder einer Website auflisten und beschreiben ;
  • auf diese Weise den funktionalen Umfang des Projekts abgrenzen ;
  • alle Teams und den Kunden schon bei der Konzeption des Projekts auf die gleiche Wellenlänge zu bringen.

Sie sind also nützlich sowohl für :

  • den Kunden, der überprüft, ob die geplanten Funktionen seinen Anforderungen entsprechen ;
  • den Projektleiter oder Product Owner, der den Umfang des Projekts abschätzt, die erforderlichen Ressourcen zuweist und die Planung vornimmt ;
  • der technische Leiter oder CTO, der eine solide Grundlage für die Festlegung der technischen Spezifikationen hat ;
  • Entwickler und Tester, die die funktionalen und technischen Spezifikationen kombinieren und bewerten;
  • das Supportteam, das es als Produktreferenz verwendet.

Daher sollte die Erstellung des Dokuments kollaborativ erfolgen und die wichtigsten Interessengruppen einbeziehen, idealerweise :

  • den Kunden,
  • den Funktionsanalytiker oder den Produktmanager,
  • der UX/UI-Designer,
  • die technischen Teams.

Wie verfasst man funktionale Spezifikationen?

Schritt 1: Definieren Sie den funktionalen Umfang.

Nachdem Sie die Kundenanforderungen gesammelt und umformuliert haben, definieren Sie den funktionalen Umfang mithilfe des Impact Mapping , indem Sie sich Fragen stellen wie z. B. :

  1. Was ist der Zweck der Website/Software?
  2. Wer werden die Endnutzer sein?
  3. Welche Vorteile wollen sie durch ihre Nutzung erzielen?
  4. Welche Funktionen werden dies ermöglichen?

Schritt 2: Erstellen Sie eine Baumstruktur.

Strukturieren Sie die Spezifikationen mithilfe eines Diagramms und erstellen Sie eine Baumstruktur des Webprodukts, um zu sehen, wie die Funktionen miteinander verknüpft sind, und um die Benutzerreise zu visualisieren (Anfänge des UI-Designs, funktionales Design).

Schritt 3: Setzen Sie eine Priorität.

Priorisieren Sie die zu entwickelnden Funktionen nach ihrer Bedeutung und ihren Abhängigkeiten voneinander.

Dies ermöglicht es dem Projektleiter, die Aufgaben zu planen und die erforderlichen Ressourcen zuzuweisen .

Schritt 4: Verfassen Sie den funktionalen Teil Ihrer Spezifikation.

Schreiben Sie Ihre Spezifikationen in strukturierter Form. Hier ein Beispiel für ein Inhaltsverzeichnis für die funktionalen Spezifikationen:

  1. Kontext
  2. Anwendungsfall und Nutzerprofile
  3. Funktionaler Umfang: Funktionalitäten und Unterfunktionalitäten.
    1. Front Office
      1. Funktionalität 1
      2. Funktionalität 2
      3. Funktionalität 3
    2. Backoffice
      1. Funktionalität 1
      2. Funktionalität 2
      3. Funktionalität 3
  4. Einschränkungen und Regeln für die Verwaltung
  5. Kartografie/Funktionsbaum
  6. Illustrationen
  7. Dokumentation

Sie können gerne unsere Vorlage für eine Projektspezifikation herunterladen , um sich inspirieren zu lassen. Sie enthält einen Teil, der den funktionalen Spezifikationen gewidmet ist, und einen anderen Teil, der die technischen Spezifikationen enthält. Sie können sie in Word ausfüllen oder im PDF-Format herunterladen.

💡 Alternativ können Sie, um es noch einfacher zu machen, monday.com für die Verwaltung Ihrer Projekte verwenden. Verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit und greifen Sie jederzeit auf alle Dokumente und Informationen zu, die zentral gespeichert sind. Das Tool bietet Ihnen sogar anpassbare und einfach zu verwendende Vorlagen , um Ihre funktionalen Spezifikationen zu erstellen.

Tipps zum Verfassen Ihrer funktionalen Spezifikationen

✅ Pfuschen Sie nicht beim Schritt der umfassenden Erfassung der Funktionalitäten, sonst gibt es keine aussagekräftigen Spezifikationen und einen Rückschritt, der Sie Zeit kostet - und Kunden!

✅ Verwenden Sie ein grafisches Hilfsmittel zur Erstellung des Funktionsinventars, z. B. eine Tabelle oder ein Diagramm: Die Auflistung der Funktionen und ihre Reihenfolge werden klarer und einfacher (Kritikalität, Dringlichkeit, Interdependenz).

☝️ Das FAST-Diagramm hat den Vorteil, dass es nicht nur die Hauptfunktionen und Unterfunktionen auflistet, sondern auch eine Reflexion über die Funktionen und technischen Lösungen einleitet.

✅ Um mit der Visualisierung fortzufahren, veranschaulichen Sie die Funktionalitäten mit Schemata oder Screenshots, das hilft, die schriftlichen Spezifikationen für alle in konkrete Elemente zu übersetzen.

✅ Falls nötig und sinnvoll, fügen Sie im Anhang die Dokumentation bei, die allen Beteiligten dazu dient, die Spezifikationen richtig zu verstehen (Anforderungsausdruck, Scoping Note, Guidelines, Chartas usw.).

✅ Verwenden Sie einen einfachen, aber präzisen Wortschatz, der für alle verständlich ist, um Missverständnisse zu vermeiden. Spezifikationen sollten immer gleich formuliert werden, z. B. mit einem Verb + einer Ergänzung, um die erwartete Handlung zu beschreiben.

✅ Seien Sie erschöpfend, aber kommen Sie auf den Punkt. Dies ist keine Literaturübung, sondern das Verfassen eines Leitfadens, der Sie von der Konzeption bis zur Umsetzung des digitalen Projekts ohne Fehler und Auslassungen führen wird.

✅ Um die Nachvollziehbarkeit und Weiterentwicklung des Dokuments zu fördern, können Sie in der Kopfzeile die Personen, die an der Erstellung des SDB beteiligt waren, die Aktualisierungsdaten usw. angeben.

Welche Tipps haben Sie selbst? Verwenden Sie eine spezielle Software, um Ihre funktionalen Spezifikationen zu definieren?

Die funktionalen Spezifikationen, kurz zusammengefasst

Wie Sie vielleicht schon vermutet haben, sind funktionale Spezifikationen von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das entwickelte digitale Produkt die Erwartungen der Nutzer und die Anforderungen des Kunden erfüllt. ☝️

Indem sie eine klare und detaillierte Beschreibung der erwarteten Funktionen liefern, sorgen sie für eine effektive Kommunikation zwischen allen Beteiligten und dienen als Leitfaden für das Entwicklungsteam.

Wenn Sie beim Verfassen Ihrer Texte die rigorosen Praktiken anwenden, maximieren Sie die Qualität und den Erfolg Ihres Projekts!

Artikel übersetzt aus dem Französischen