Das Ishikawa-Diagramm zur Problemlösung in Projekten

Das Ishikawa-Diagramm - eine anerkannte Analysemethode im Qualitätsmanagement - ist im Projektmanagement auch von wesentlicher Bedeutung, und noch mehr bei der Projektplanung.

Um den reibungslosen Ablauf eines Projekts von der Reflexion bis zur Erreichung seiner Ziele zu gewährleisten, ist die Analyse von Risiken, sowie die Antizipation und Lösung von Problemen unerlässlich.

Das 4/5M-Diagramm oder Ursache-Wirkungs-Diagramm ermöglicht es Ihnen, auf synthetische Weise die Ursachen zu finden und darzustellen, die den Erfolg Ihrer Projekte behindern können.

Lesen Sie weiter, um diese Methode zu entdecken und um von einigen Konzepten und Tipps im Projektmanagement zu profitieren.

Bonus: Weiter unten in diesem Artikel finden Sie eine Ishikawa Vorlage zum kostenlosen Downloaden!

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Was ist das Ishikawa-Diagramm?

Das Ishikawa-Diagramm wurde am Anfang der 1940er Jahre vom japanischen Wissenschaftler Kaoru Ishikawa entwickelt (1915-1989). Diese Methode ist eine grafische Darstellung der Problemursachen und hilft Teams bei der Bekanntmachung Ihrer Problemen oder Fehler in einem Projekt.

Ziele der Ishikawa-Methode

Heute als Ursache-Wirkungs-Diagramm oder Fischgrät-Diagramm genannt (im Englischen: Cause-and-Effect Diagram, Fishbone Diagram), dient diese Visualisierung:

• zur Analyse von potentiellen Ursachen eines Problems,
• zur Information der aktuellen Lage im Prozess,
• zur Strukturierung von Prozessen,
• zur Gewichtung von Ursachen und Wirkungen.

Im Ursprung war diese Methode im Rahmen des Qualitätsmanagements viel benutzt und eignet sich heute besonders gut für das Risikomanagement - eine Unterkategorie des Projektmanagements.

Aufbau des Ishikawa-Diagramms

Das Diagramm ist einem Fischgrät visuell sehr ähnlich:

• Die Gräte stellen die Ursachen dar;
• Der Kopf des Fisches charakterisiert die Wirkung, das Hauptproblem, das Ziel.

Das Diagramm ist außerdem eine treue grafische Darstellung der 6M-Methode.

Die Ursachen-Kategorien des Diagramms beginnen alle mit dem Buchstaben M - wie in der 4M-Methode, und sind so leicht zu merken:

• Material (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Teile, Qualität usw.),
• Methode (Betriebsweise, Forschung und Entwicklung, Anweisungen usw.),
• Maschine (Geräte, Leistung, Werkzeuge, Software, Bauart usw.),
• Mensch (Humanressourcen, Fähigkeiten, Ausbildung usw.).

Diese Klassifizierung wurde im Laufe der Zeit erweitert, wir sprechen jetzt von der 6M-, 7M-, oder sogar von der 8M-Methode:

• Messung (Welche Indikatoren werden zur Analyse der Ergebnisse verwendet?),
• Mitwelt (Umwelt, Kontext, Markt, Wettbewerb, Gesetzgebung usw.),
• Management (Entscheidungen, Unternehmenswerte, Verwaltungsmethoden usw.),
• Geld, Money (Finanzielle Ressourcen, zugewiesenes Budget usw.).

💡 Tipp: Die identifizierten Klassen hängen sehr stark von Ihrem Tätigkeitsbereich und der Art des Projekts ab! Es können verschiedene M's geben.

Wichtig ist, dass es so gut wie möglich zu Ihren Fragestellungen passt!

Erstellung des Ishikawa-Diagramms - 5 Schritte

Um Ihr Ursache-Wirkungs-Diagramm zu erstellen, können Sie folgende Schritte durchführen.

1. Das Problem definieren und die Struktur zeichnen

Zuerst zeichnen Sie ein horizontaler Pfeil von links nach rechts. An der Spitze schreiben Sie den im Voraus definierten gewünschten Effekt oder festgestellten Problem, das durch das Projekt beseitigt werden soll.

Beispiel: Sehr schlechte Kundenzufriedenheit eines Unternehmens - das Ziel des Projektes ist die Verbesserung der Kundenzufriedenheit des Unternehmens.

Dann richten Sie diagonale Pfeile auf den zentralen Pfeil: Diese Pfeile sind die wahrscheinlichsten Ursachen für das Problem. Ein solcher Pfeil bedeutet “[...] trägt zum Problem bei, weil [...]”.

2. Die Ursachen auflisten

In diesem Schritt werden die Ursachen gesucht. Ein Brainstorming mit Ihrer Team kann Ihnen dazu helfen!

Beispiele: Zu lange Wartezeiten am Telefon, unzureichendes Personal, Mangel an natürlichem Licht im Call Center, Manager oft abwesend, zwei Mitarbeiter in der Depression, Druckerausfall nach einer Papierverschwendung, Serverausfall nach einem Sturm ohne Backup-Server, usw.

3. Die Gräte beschriften

Kategorisieren Sie die Ursachen gemäß der 6, 7 oder 8M, die Sie im Voraus gewählt haben.

Für jeder Grat teilen Sie die Ursachen in Haupt- und Nebenursachen auf. Nebenursachen werden dank kleinere horizontale Pfeile auf der jeweiligen Hauptursache dargestellt.

4. Die Vollständigkeit überprüfen und die Ursachen bewerten

Mit dieser visuellen Darstellung können Sie prüfen, ob alle potenziellen Ursachen aufgelistet wurden. Stellen Sie sich hier erneut die Fragen, um nichts zu vergessen.

Beispiele: Warum müssen Kunden so lange am Telefon warten? Warum ist der Manager oft abwesend? Warum mangeln wir an Personal? usw.

Dadurch können Sie die wahrscheinlichste(n) Ursache(n) für das Problem veranschaulichen.

5. Ein Aktionsplan ableiten

Erstellen Sie letztendlich den Aktionsplan zur Lösung der wahrscheinlichsten Hauptursachen. Sie können auch die identifizierten Ursachen auf der Richtigkeit überprüfen, indem Sie statistisch annehmen, dass eine identifizierte Ursache eine Hauptursache ist. Dies kann mittels eines Signifikanztests (Hypothesentest) gestützt werden.

Sie wissen nun, woran Sie arbeiten müssen, um ein Problem zu überwältigen. Ableiten Sie die korrekten Maßnahmen und setzen Sie sie auch um!

Vor- und Nachteile

Vorteile

Das Ishikawa-Diagramm bietet zahlreiche Vorteile:

• Alle möglichen Ursachen eines Problems können identifiziert und berücksichtigt werden, und nicht nur die offensichtlichsten;
• Es hilft, die Ursachen eines Problems oder einer charakteristischen Eigenschaft auf strukturierte Weise zu ermitteln;
• Teams sind zur Kollaboration ermutigt und das Wissen der Gruppe über den Prozess wird optimal ausgeschöpft;
• Es ist organisiert und in einem leicht lesbaren Format, um Ursache-Wirkungs-Beziehungen zu zeichnen;
• Es bringt Informationen über die Lage des Prozesses;
• Es identifiziert Bereiche für weitere Untersuchungen, in denen Informationen nicht ausreichen.

Nachteile

Das Ishikawa-Diagramm hat auch seine Schwächen:

• Es ist nicht besonders nützlich für äußerst komplexen Problemen, bei denen viele Ursachen und viele Probleme miteinander verbunden sind;
• Der zeitliche Aspekt wird nicht berücksichtigt;
• Die Auswertung von Ursachen kann schwierig sein.

Tools und Tipps für das Projektmanagement

Das Management von Projekten erfordert geeignete Methoden und Werkzeuge, um die Effizienz in Bezug auf Zeit, Organisation, Planung und Überwachung zu steigern.

Wenn der Einsatz von Methoden wie der 5-M- und/oder der Ishikawa-Methode strategisch ist, gibt es Software zur Unterstützung von Projektmanagern und Teams. Diese Softwarelösungen haben eine gemeinsame kollaborative Dimension und, bei den vollständigsten, ein hohes Maß an Interoperabilität mit ergänzenden Modulen.

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Ishikawa-Diagramm: Vorlage

Viele Beispiele des Ishikawa-Diagramms finden Sie online, wie zum Beispiel PDF-Vorlagen zum Herunterladen.

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Innovieren Sie Ihr Projektmanagement!

Das Ishikawa-Diagramm bleibt ein praktisches und sehr visuelles Werkzeug, um Ursachen aufzulisten. Der Einsatz von Online-Tools kann Ihre Möglichkeiten zur Problemlösung erweitern, indem Aufgaben und Arbeiten den Teams zugeteilt und organisiert werden!

Und Sie? Benutzen Sie das Ishikawa-Diagramm bei der Verwaltung Ihrer Projekte? Und haben Sie schon eine Software für die Leitung Ihrer Projekte ausprobiert? Teilen Sie Ihre Erfahrung in der Kommentarbox!