Werden Sie in 7 Schritten zum Profi im IT-Projektmanagement

Mit der sich beschleunigenden Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologien, den wachsenden und immer anspruchsvolleren Bedürfnissen der Nutzer und einem sich ständig wandelnden wirtschaftlichen Umfeld werden IT-Projekte immer komplexer.

Insofern wird das IT-Projektmanagement für jedes Unternehmen zu einem heiklen Punkt; ihre Beherrschung und ihr Erfolg sind unabhängig von der Größe oder der Art des Projekts von entscheidender Bedeutung. ☝️

Und um bei der Leitung eines IT-Projekts alle Chancen auf Ihrer Seite zu haben, gelten einige Grundprinzipien.

Aber was sind dann diese Prinzipien? Welche bewährten Praktiken sollten Sie anwenden?

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Die Grundlagen des IT-Projektmanagements

Was ist eigentlich IT-Projektmanagement?

Das einfache Projektmanagement ...

Ein Projekt im allgemeinen Sinne ist eine Reihe von koordinierten Aktivitäten und Handlungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens mit einem Anfang und einem Ende Ressourcen mobilisieren, um einen klar identifizierten Bedarf zu decken.

👉 Jedes Projekt ist einmalig und punktuell.

... oder das IT-Projektmanagement?

In diesem Sinne kann ein IT-Projekt z. B. die Entwicklung einer neuen Software oder die Einführung einer Informationssystemlösung bezeichnen, wie z. B. eine technische Verbesserung, um die Prozesse einer Organisation weiterzuentwickeln. ☝️

Es kann sich um die Installation eines neuen Softwarepakets vom Typ ERP ( Enterprise Resource Planning ) oder vom Typ CRM ( Customer Relationship Management ) handeln.

In allen Fällen handelt es sich um ein komplexes IT-Projekt, bei dessen Durchführung die Besonderheiten des Projekts berücksichtigt werden müssen. Die Vorgehensweise ist also nicht klassisch und erfordert sowohl Strenge als auch Flexibilität und Kreativität.

Wer sind die Akteure eines IT-Projekts?

Bei der Durchführung eines IT-Projekts sind verschiedene Akteure beteiligt:

• Die Auftraggeberin (MOA): Sie ist der "Kunde" des Projekts, d. h. derjenige, der konkrete Ergebnisse erwartet. Dieser Akteur muss die Ziele, das Budget und die Fristen festlegen;
• Bauleitung (MOE): Sie ist der "Lieferant" des Projekts, d. h. derjenige, der das Projekt selbst durchführt. Er muss Lösungen entwerfen und vorschlagen, vor der Lieferung Tests durchführen und die festgelegten Kosten und Fristen einhalten;
• Projektleiter: Er ist der "Pilot" des Projekts, der die Verantwortung für das Projekt trägt; seine Rolle wird weiter unten näher erläutert.

Was sind die Prioritäten eines IT-Projekts?

Um sein IT-Projekt oder Informationssystem zu steuern, stützt sich der Projektleiter auf qualitative und quantitative Daten, um die Erwartungen auf verschiedenen Ebenen zu erfüllen:

• Kosten: Jede unternommene Maßnahme muss das zu Beginn des Projekts festgelegte Budget einhalten. Die Kostenkontrolle erfolgt insbesondere durch die Antizipation von Abweichungsrisiken und die Einführung von Korrekturmaßnahmen, um eine Überschreitung des Budgets zu verhindern;
• Fristen: Die Projektleitung muss die dem Kunden angekündigten Fristen einhalten, indem sie Zwischenmeilensteinen folgt. Die Einhaltung der Fristen setzt voraus, dass potenzielle Abweichungen von der ursprünglichen Planung erkannt und Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden ;
• Qualität: Die Durchführung des Projekts beinhaltet auch Validierungsphasen mit den verschiedenen Beteiligten. Die Qualitätssicherung wird durch die Überprüfung der Einhaltung der vereinbarten Anforderungen ermöglicht :
  • die der Analyse → Übereinstimmung mit den Spezifikationen der Anforderung,
  • die der Konzeption → Übereinstimmung mit den Bedürfnissen des Kunden,
  • die des Endprodukts → Übereinstimmung mit dem im Vorfeld erstellten Lastenheft.

Was sind die 7 Schritte des IT-Projektmanagements?

In der Praxis wird Sie eine Methode durch die verschiedenen Phasen des Projektmanagements begleiten, von der Definition der Ziele über die Zuweisung von Ressourcen und die Verwaltung des Zeitplans bis hin zur Erstellung der Ergebnisse.

Schritt 1: Funktionsanalyse und Definition der Ziele

In dieser Phase vor dem Projektstart definieren die Beteiligten gemeinsam :

• die Ziele und den Umfang des Projekts,
• die erwarteten Liefergegenstände,
• die gewünschten Fristen,
• das zugewiesene Budget,
• den Grad an Flexibilität, der gewährt werden kann.

Ein Projekt kann nicht gestartet werden, ohne zu berücksichtigen, dass es in einen größeren Rahmen eingebettet ist, z. B. in die Gesamtstrategie der Organisation. In diesem Zusammenhang kann eine Opportunitätsstudie durchgeführt werden, um die Herausforderungen des Projekts zu präzisieren.

👉 Dabei geht es darum, die Daseinsberechtigung der einzuführenden technischen Lösung und die künftigen Vorteile, die sie mit sich bringen kann, aufzuzeigen.

Darüber hinaus kann eine Machbarkeitsstudie durchgeführt werden, um die Einschränkungen zu ermitteln, die die Einführung dieser Lösung beeinträchtigen könnten.

Anschließend werden die vom Antragsteller geäußerten Bedürfnisse nach einer genauen Analyse schriftlich formalisiert .

In diesem Sinne ist die Erstellung der Projektdokumentation, wie z. B. des Lastenhefts, unerlässlich, um alle Spezifikationen des Projekts schriftlich festzuhalten und so Enttäuschungen gegenüber dem Antragsteller zu vermeiden.

Schritt 2: Detaillierte Gestaltung

Nachdem die Spezifikationen für die allgemeine Struktur des Projekts ausgearbeitet wurden, geht es mit der detaillierten Konzeption in mehreren Unterschritten ans Eingemachte.

• Aufgliederung und Kostenberechnung: Um die Gesamtkosten des Projekts zu ermitteln, müssen die Aufgaben aufgelistet und mit den entsprechenden Bedürfnissen und Kosten verknüpft werden, wobei eine möglichst hohe Genauigkeit anzustreben ist.Vollständigkeit (d. h. unter Einbeziehung der Unteraufgaben und Aufgaben, die durch die Erfüllung einer anderen Aufgabe induziert werden), um das Projekt möglichst genau zu beziffern. Diese Schätzung wird dem Kunden vorgelegt, der vor dem Start grünes Licht gibt.
  
  
• Planung : Mit einer Aufteilung, die in der Regel dem Entwicklungszyklus des Projekts folgt, zielt die Planung darauf ab, die Aufgaben zu ordnen und ihre logische Abfolge anzugeben, wobei die verfügbaren Ressourcen und ihre maximale Arbeitsbelastung berücksichtigt werden. Durch eine gewissenhafte Planung Ihres Projekts stellen Sie sicher, dass Sie die Fristen einhalten, das Budget nicht überschreiten und die erforderliche Qualität des Deliverables liefern.
  
  
• Zusammenstellung des Projektteams : Die Projektressourcen (menschliche, aber auch materielle, technische und finanzielle Ressourcen) werden identifiziert und dann den Aufgaben zugewiesen (Vernetzung). Bei der Zusammenstellung des Projektteams ist die Auswahl der einzelnen Mitglieder wichtig; für die Umsetzung eines technologischen Produkts müssen sie über ausgeprägte, aber auch komplementäre Kompetenzen verfügen.

Schritt 3: Entwicklung des Projekts

Die Umsetzung ist das eigentliche Herzstück des Projekts und erfolgt nach seiner sorgfältigen Konzeption in Übereinstimmung mit der Aufgabenstellung.

👉Die Codierungsphase, auch Programmierung genannt, besteht darin, die bei der Konzeption festgelegten Funktionalitäten und sonstigen technischen Anforderungen in eine Programmiersprache zu übersetzen.

Schritt 4: Testen und Integration

Durch die Durchführung von Unit-Tests wird sichergestellt, dass die Programmierung qualitativ hochwertig ist, indem überprüft wird, ob jedes Modul oder jede Untergruppe der IT-Lösung den Spezifikationen entspricht.

In diesem Sinne können mehrere Arten von Tests durchgeführt werden:

• MOA-Tests: Das Produkt entspricht den Anforderungen des Auftraggebers;
• Benutzertests: Das Produkt bringt den Benutzern das erwartete Ergebnis ;
• Nicht-Regressionstests: Die Installation der einzeln bewerteten Funktionalität verhindert nicht, dass ein anderer Teil der Lösung ordnungsgemäß funktioniert.

Bei der Integration schließlich wird die Schnittstellenbildung aller Module des Projekts überprüft. Hierzu werden weitere technische Tests durchgeführt (Integrationstests) und die Ergebnisse in einem Dokument indiziert.

Alle diese Schritte bedürfen der strengen Aufsicht und Überwachung durch den/die Projektmanager/in.

Schritt 5: Abnahme

Die durchgeführten Tests werden es ermöglichen, eine Lösung zu entwickeln, die den im Vorfeld des Projekts geäußerten Bedürfnissen entspricht. Die Abnahme oder Rezeptierung ist der Prozess, bei dem der Benutzer bestätigt , dass die gelieferten Produkte dem ursprünglichen Lastenheft entsprechen.

Am Ende der Abnahme wird eine Projektdokumentation erstellt, in der die Informationen gesammelt werden, die für die Nutzung der IT-Lösung und im Hinblick auf spätere Entwicklungen erforderlich sind.

Schritt 6: Einführung in die Produktion

Sobald das Projekt qualifiziert ist, kann die IT-Lösung eingesetzt werden: Es handelt sich um die Lieferung des Endprodukts und seine Inbetriebnahme.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass eine Schulung der Nutzer für die neuen Funktionen, die die Lösung bietet, vorgesehen wird.

Schritt 7: Wartung

Wenn das IT-Produkt in Produktion gegangen ist, ist die Umsetzung des Projekts noch nicht abgeschlossen: Denn eine Organisation durchläuft Veränderungen und die Lösung muss die sich weiter entwickelnden Prozesse begleiten. Nach der Inbetriebnahme erfordert das IT-Produkt Anpassungen, die sowohl korrigierende als auch evolutionäre Maßnahmen umfassen:

• Korrektur von technischen Fehlfunktionen und Bugs,
• Verbesserungen, z. B. im Hinblick auf die Nutzererfahrung (UX).

Die Produktion bedeutet also nicht das Ende des Projekts, sondern erfordert eine Überwachung und Wartung, um die Installation und Verbesserung der Lösung zu begleiten, damit ihre Effizienz und Nutzbarkeit für die Nutzer gewährleistet ist.

Unsere Tipps und Tools, um Ihre IT-Projekte erfolgreich zu leiten.

🎯 Um die Durchführung eines IT-Projekts zu erleichtern und seinen Erfolg zu sichern, wollen wir uns nun ansehen, was man einführen kann, wobei zu bedenken ist, dass jedes Projekt einzigartig ist; jede Vorgehensweise ist an die Besonderheiten Ihres Projekts anzupassen.

Bauen Sie Ihr Projektteam sorgfältig auf.

Ein Projekt bringt in der Regel mehrere Beteiligte zusammen, die unterschiedliche Rollen haben:

• Entscheidung,
• Überwachung,
• Ausdruck der Bedürfnisse,
• Unterstützung,
• und Durchführung des Projekts.

Das Projektteam ist multidisziplinär, es kann sich zusammensetzen aus :

• Informationssystem-Designern,
• aus Koordinatoren bestehen,
• aus Webdesignern bestehen,
• aus Entwicklern bestehen,
• aus Analysten usw.

Jedem Mitglied sollten Aufgaben zugewiesen werden, die sich nach seinem Fachwissen, aber auch nach seiner Verfügbarkeit und seiner Fähigkeit zur Teamarbeit richten.

Schließlich ruhen viele Erwartungen auf den Schultern des Projektleiters. Der Projektleiter muss mehrere Fähigkeiten besitzen, insbesondere :

• Kommunikation,
• Management,
• Animation,
• Produktion, mit einigen technischen Grundlagen.

🛠️ Das Werkzeug

Abraxio ist eine 100% ISD-orientierte und ultraeinfache Software, die es Ihnen ermöglicht, die Bedürfnisse aller an Ihrem IT-Projekt beteiligten Parteien in Einklang zu bringen und sie in einem einzigen Tool effizient zusammenarbeiten zu lassen.

Von der Portfolioplanung bis zum Projektmanagement bietet die Lösung eine 360°-Sicht auf die Aktivitäten:

• Sie bietet Projektmanagern und PMOs einen flexiblen Rahmen für die operative Überwachung ihrer Projekte (Gantt, Budget, Staffing, Wetter, Reporting, etc.).
• Sie speist automatisch eine Echtzeit-Portfolio-Ansicht ein, die es ermöglicht, die Aktivitäten zuverlässig zu steuern und Abweichungen auf einen Blick zu erkennen. Ein Segen für CIOs, die schlichten, die kontinuierliche Einstellung neuer Projekte kontrollieren und über den Fortschritt berichten können.

Für eine gute Kommunikation zwischen den Beteiligten sorgen.

☝️ Die Koordination der Teams, sowohl intern als auch mit externen Parteien, ist während der gesamten Projektdauer von entscheidender Bedeutung.

Von Anfang an und während des gesamten Prozesses sollten regelmäßige, partizipative Kommunikationsformen eingeführt werden, um den gemeinsamen Kurs zu halten und sicherzustellen, dass die Ziele erreicht oder sogar übertroffen werden.

Auf diese Weise wird auch sichergestellt, dass das Endprodukt gut angenommen wird.

🛠️ Die Werkzeuge

• monday.com ist eine intuitive Plattform, die die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz fördern soll. Sie ist vollständig anpassbar und passt sich Ihrer Organisation und Ihren Arbeitsmethoden an. Konkret funktioniert das Tool nach dem Prinzip visueller Tabellen, in denen Informationen über Ihre Teams und Ihre Arbeit gesammelt werden. Wenn Sie dann noch Funktionen zum Teilen von Notizen oder Dokumenten hinzufügen, erhalten Sie eine reibungslose und nahtlose Kommunikation.
  
  
• Die Planzone-Software verfügt über eine Reihe von Funktionen zur Zusammenarbeit, die eine erfolgreiche Kommunikation zwischen den Beteiligten unterstützen. Dazu gehören unter anderem Funktionen wie das Teilen von Notizen, Benachrichtigungen und Dokumenten. Das Tool stellt auch ein soziales Netzwerk zwischen den Projektmitgliedern zur Verfügung, um Diskussionen über Projektprobleme zu eröffnen, Kommentare zu hinterlassen, Aktionen zu zentralisieren und die Projektdurchführung voranzutreiben.

Die Berichterstattung studieren

Um zu beurteilen, ob die Umsetzung des Projekts und die erwarteten Ergebnisse effektiv sind, ist es unerlässlich, eine Reihe von Daten auszuwerten und die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) im Auge zu behalten:

• Überwachung der Planung,
• Überwachung der Aktivitäten,
• Prognosen,
• Berichte usw.

Sie werden alle Parameter sein, die bei der Überwachung des Projekts berücksichtigt werden müssen, um gegebenenfalls geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

🛠️ Das Werkzeug

Um Ihre Indikatoren genau zu überwachen, ist es ideal, eine Projektmanagementsoftware mit entsprechenden Funktionen wie Planview einzubinden. Diese Softwarelösung enthält ein spezielles Analyseportal, in dem detaillierte Berichte und Dashboards abgerufen werden können.

Kreativität und Flexibilität zeigen

Trotz aller Bemühungen, ein Projekt realistisch zu planen, kann es zu Abweichungen (vom Zeitplan, vom Budget, von den ursprünglichen Spezifikationen) kommen.

☝️ Jede Projektleitung bedeutet, dass man mit Unwägbarkeiten umgehen muss und daher ein hohes Maß an Flexibilität an den Tag legen muss.

Mögliche Programmänderungen können auch eine Öffnung für neue Ideen darstellen und so Raum für Innovationen schaffen.

Denn so präzise die Konzeption auch sein mag, es ist schwierig, alle Aspekte des Projekts zu berücksichtigen, bevor es überhaupt begonnen hat.

Jede gewählte Methode oder Richtlinie dient als Rahmen, um die Kohärenz des Ganzen zu gewährleisten, aber sie darf nicht so starr sein, dass sie das Handeln lähmt und jede Kreativität unterbindet.

🛠️ Das Werkzeug

Durch den Einsatz eines Projektmanagement-Tools wie Planisware Orchestra stellen Sie sicher, dass Sie flexibel auf potenzielle Fehlentwicklungen reagieren können. Das Tool ermöglicht es Ihnen, die Zwänge des Projektmanagements mit seinen Funktionen wie Kostenmanagement, Verfolgung der Ressourcenverfügbarkeit in Echtzeit, Unterstützung bei der Neuzuweisung von Ressourcen u. a. zu meistern. Darüber hinaus eignet sich diese Lösung für die Durchführung jedes Projekts, unabhängig von Ihren Prozessen, Ihrem Ansatz und den angewandten Methoden.

Wählen Sie eine effektive Methodik

Im Projektmanagement gibt es viele verschiedene Methoden, wie z. B. :

• Traditionelle Methoden: Wasserfall, kritischer Pfad ;
• Agile Methoden: Scrum, Kanban, Extreme Programming ;
• adaptive Methoden: Event Chain Methodology (Ereigniskette), Extreme Project Management.

Einige Methoden werden häufig im IT-Projektmanagement eingesetzt, z. B. die agile Methode Scrum, die einen hohen Grad an Transparenz bietet und es dem Team ermöglicht, schneller zu reagieren. Sie ist unter Entwicklern gut bekannt und lässt sich sehr gut auf den Entwicklungszyklus einer IT-Lösung anwenden.

🛠️ Die Tools

• FoxPlan: Komplette französische Software zur Verwaltung von Projekten, Programmen und Ressourcen. FoxPlan weist die Besonderheit auf, dass es die Steuerung von Portfolios im Hybridmodus mit traditionellen (Waterfall, V-Zyklus usw.) und agilen (Scrum und Kanban) Projekten ermöglicht. Letztere sind insbesondere dank der Integration von FoxPlan mit Jira möglich, einem in IT-Organisationen dominierenden Werkzeug, da es Code und Ticketmanagement vereint. So gewinnen die Teams dank der Koexistenz der beiden Methoden an Agilität, während sie gleichzeitig die Roadmap-Vision im Auge behalten, um Ressourcen und Budget besser zu verwalten.
  
  
• iceScrum: Um Ihre Projekte nach dem Scrum-Framework auf einfache Weise zu leiten, ist die Lösung iceScrum bestens geeignet. Sie bietet einen spielerischen und strukturierenden Rahmen, um die Übernahme dieser Methodik zu erleichtern, und fördert gleichzeitig die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Teams. Sie gewinnen an Effizienz bei der Verwaltung von User Stories und Features, der Planung von Sprints und der Priorisierung des Backlogs.
  
  
• Sciforma: Sciforma passt sich ganz einfach an die verwendete Methode an und unterstützt Sie bei den Arbeitsprozessen und Besonderheiten Ihres Projekts. Das Tool ist mit den Methoden Agile, Kritische Kette, Prince 2, Phase-gate, PMBok usw. kompatibel. Es eignet sich besonders für folgende Tätigkeitsbereiche: IT-Unternehmen, F&E-Umgebungen, Dienstleistungsunternehmen und öffentliche Verwaltungen.

Eine Ausbildung in Betracht ziehen

Um den anspruchsvollsten Anforderungen gerecht zu werden und die komplexesten Elemente des Projektmanagements beherrschen zu können, können Sie planen, die Kernkompetenzen des IT-Projektleiters auf formalisiertere Weise zu erwerben. 🤔

👉 Die Organisation Orsys bietet beispielsweise Schulungen zum Management Ihrer IT-Projekte an, vom thematischen Modul bis zum umfassendsten Zertifizierungszyklus, wobei am Ende der Kurse verschiedene Zertifizierungsstufen angeboten werden. Die Investition ist beträchtlich, kann sich aber als gewinnbringend erweisen.

Sich mit den richtigen Werkzeugen ausstatten

Wenn Sie Ihr Team mit den richtigen Werkzeugen ausstatten, können Sie das Management Ihrer IT-Projekte optimieren.

Die oben vorgestellten Online-Projektmanagementsoftwares, die eine reiche Palette an Funktionen bieten, sind es wert, entdeckt und getestet zu werden. 👇

⚒️ Das Werkzeug

Es hat sich als sinnvoll erwiesen, sich für eine vollständig parametrierbare Software zu entscheiden, die sich nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe und Projektmethoden einfügen kann.

So weist gerade die Software zur Steuerung von Projekten und Projektportfolios Project Monitor eine hohe Anpassungsfähigkeit auf und lässt sich dank ihrer individuell anpassbaren Parameter problemlos in Ihr Informationssystem integrieren.

Darüber hinaus fördert Project Monitor die Arbeit in Gruppen durch Funktionen zur Zusammenarbeit und Kommunikation. Unabhängig von der gewählten Projektmethodik bietet dieses Tool eine Bibliothek mit Projektvorlagen, um die Vorgehensweisen zu vereinheitlichen, wenn in Ihrer Organisation mehrere Projekte gleichzeitig durchgeführt werden.

Zwischen Risiken und Chancen - das Gleichgewicht muss gefunden werden!

Bei jeder Art von IT-Projekt können Unwägbarkeiten auftreten und externe Faktoren ins Spiel kommen.

👉 Es wird daher entscheidend, die Risiken im Vorfeld zu messen, auch wenn es schwierig ist, alles vorherzusehen, was in einem einschränkenden Umfeld umso mehr gilt.

Diese Risiken, die den reibungslosen Ablauf des Projekts gefährden können, können zu Chancen werden, insbesondere durch Agilität: Agile Methoden fördern Veränderungen und bieten gleichzeitig die Struktur, um darauf zu reagieren, um sich an ein instabiles Umfeld anzupassen.

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IT-Projektmanagement in Kürze

Die Komplexität von Projekten entsteht unter anderem durch die sich ständig ändernden Bedürfnisse der Nutzer.

In diesem Sinne ist ein erfolgreiches Projekt ein solches, das Innovationen fördert und den Bedürfnissen der Nutzer einen zentralen Platz einräumt.

Die in diesem Artikel vorgestellte Software wurde entwickelt, um Sie individuell bei der Verwaltung Ihrer Projekte zu unterstützen und gleichzeitig Ihre Arbeit durch die Automatisierung von Prozessen zu optimieren.

Sind Sie bereit, den Sprung zu wagen? 😌