8 unumgängliche Management-Tools, um ein Top-Manager zu werden
Es gibt eine Vielzahl von Managementwerkzeugen mit unterschiedlichen Zielen, die mit der Organisation, der Kommunikation oder auch der Zusammenarbeit zusammenhängen.
Als Manager ist es hilfreich, diese Werkzeuge zu kennen, sie auszuprobieren und sich dann seinen eigenen Werkzeugkasten zusammenzustellen.
Aber wie findet man sich in diesem Dschungel aus Informationen und Desinformationen zurecht?
Keine Angst, wir haben für Sie eine kleine Liste mit unverzichtbaren Managementwerkzeugen zusammengestellt!
1. Das Gantt-Diagramm
Das Gantt-Diagramm ist eines der bekanntesten Werkzeuge für das Management, genauer gesagt für das Projektmanagement.
Es zeigt auf einen Blick den Fortschritt der Aufgaben an, indem es die Dauer, das Start- und das Enddatum jeder Aufgabe angibt.
In diesem Diagramm findet man :
- die Aufgaben auf der Ordinate der Tabelle ;
- die Zeiteinheiten (Tage, Wochen, Monate), die zur Sequenzierung des Projekts gewählt wurden, auf der Abszisse.
Das Gantt-Diagramm wurde erstellt, um die verschiedenen Probleme im Projektmanagement zu lösen. Die leichte Verständlichkeit, die es dank seiner visuellen Elemente bietet, macht es zu einem unverzichtbaren Werkzeug für das Projektmanagement.
Hier ein Beispiel für ein Gantt-Diagramm :
Suchen Sie nach einem Tool, mit dem Sie auf einfache Weise Gantt-Diagramme erstellen können?
Mit monday.com können Sie Ihre Projekte planen, Ihren Teams Aufgaben zuweisen und deren Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche lassen sich Gantt-Diagramme mit wenigen Klicks erstellen, was die Verwaltung von Terminen und Ressourcen erleichtert. Darüber hinaus sorgen die kollaborativen Funktionen von monday.com für eine reibungslose Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, wodurch die Koordination und die Gesamteffizienz des Projekts verbessert werden!
monday.com
2. Der gemeinsame Terminkalender
Der gemeinsame Terminplaner oder gemeinsame Kalender ist ein kollaboratives Werkzeug, mit dem Sie Ihre Besprechungen planen und die Besprechungen Ihrer Mitarbeiter einsehen können.
Dieser Terminkalender wird von großem Nutzen sein, um :
- den Austausch von E-Mails zu reduzieren;
- die Verfügbarkeit von Mitarbeitern zu visualisieren;
- Besprechungen zu überprüfen und nicht zu verpassen ;
- die Planung Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen;
- kurz gesagt, Zeit und Produktivität zu gewinnen.
Kostenlos verfügbare Software wie Outlook, Google Calendar oder Microsoft Teams wird von einer großen Mehrheit der Unternehmen zur Planung ihrer Besprechungen verwendet.
Niemand kann mehr auf einen gemeinsamen Terminkalender verzichten!
Und vergessen Sie nicht, dass diese Lösungen oft Teil kompletter Software-Suiten wie Google Workspace sind, die über den einfachen Kalender hinausgehen und einen Instant Messenger (Google Chat), ein Tool für Videokonferenzen (Google Meet), eine Office-Suite (Google Docs, Sheets und Slides) ... kurz: miteinander verbundene Tools für die Zusammenarbeit zur Förderung Ihrer Produktivität umfassen!
3. Die Kartografie der Akteure
Die Akteurskartierung ist ein gutes Instrument, um die Vor- und Nachteile innerhalb Ihres Teams zu bewerten. Das Prinzip ist einfach: Sie ziehen zwei Achsen (pro/contra, passiv/aktiv) und verorten die Akteure, die von einer Situation betroffen sind, die Sie analysieren möchten.
Im Allgemeinen erhält man 4 Arten von Akteuren:
- Die Verbündeten: Sie sollten vollständig in das Projekt integriert werden. Sie sind Ihre Botschafter.
- Die Abwartenden: zu motivieren und zu besserer Arbeit anzutreiben.
- Die Skeptiker: zu beruhigen mit dem Ziel, alle Bedenken auszuräumen.
- Die Feindseligen: Ihren Einfluss verringern, ohne zu viel Zeit oder Energie zu investieren.
Hier ist der Mapping-Stil, den Sie verwenden können:
Das Ziel ist es, einen Überblick über das Engagement jedes einzelnen Mitarbeiters zu erhalten, um zu entscheiden, wo Ihre Bemühungen ansetzen sollen. Sie brauchen nicht zu versuchen, alle Widerspenstigen zu überzeugen, stützen Sie sich stattdessen auf Ihre Botschafter, um Skeptiker dazu zu bringen, zunächst abwartend und dann, warum nicht, verbündet zu sein!
☝ " Ein Drittel der positiven Kräfte reicht aus, um die Zustimmung zu gewinnen ", sagte Paul Devaux.
4. Das aktive Zuhören
Das Prinzip des aktiven Zuhörens ist nicht erst seit heute bekannt. Konfuzius sagte: " Wenn der Mensch zwei Ohren und einen Mund hat, dann um doppelt so viel zuzuhören, wie er spricht ".
Dieses Zitat ist die Grundlage für das aktive Zuhören, bei dem es darum geht, den anderen verstehen zu wollen und ihm das auch zu zeigen.
Sein Prozess lässt sich in vier Schritte unterteilen:
- Zuhören: Lassen Sie den anderen ausreden und hören Sie aufmerksam zu, was er sagt. Schaffen Sie Einfühlungsvermögen und zeigen Sie Ihre Aufmerksamkeit.
- Die Klärung: Fragen Sie nach Dingen, die Ihnen unklar erscheinen, indem Sie offene Fragen stellen.
- Nachforschen: Vertiefen Sie die Gedanken Ihres Mitarbeiters, um das Problem wirklich zu verstehen.
- Umformulierung: Formulieren Sie seine Aussagen neu, um sicherzustellen, dass Sie auf derselben Wellenlänge sind.
☝ Sie fragen sich, in welcher Situation Sie das aktive Zuhören einsetzen sollen?
Es gibt keine einheitliche Situation. Versuchen Sie, das aktive Zuhören regelmäßig zu praktizieren, wenn ein Mitarbeiter auf Schwierigkeiten stößt, in Besprechungen und umso mehr, wenn Sie Manager eines Projektteams sind.
5. Der Anzeiger
Das Dashboard gehört ebenfalls zu den wichtigsten Instrumenten, die Sie einsetzen sollten, um die Leistung Ihres Teams zu überwachen. Es ist nützlich für :
- die Steuerung der Aktivitäten des Unternehmens,
- die Visualisierung von Ergebnissen,
- die Entscheidungshilfe zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen.
Inhaltlich sollte das Dashboard maximal 10 bis 15 Indikatoren zusammenfassen, um eine Informationsüberflutung und die Unproduktivität des Instruments zu vermeiden.
Formal ist es besser, Farben und Grafiken zu verwenden, damit Ihr Dashboard besser lesbar ist.
☝ Tipp : Bauen Sie eine Historie auf, um den Überblick über frühere Situationen zu behalten und Vergleiche anstellen zu können.
6. Die 5-, 10-, 15-, 30-Methode
Rémi Juët, der Begründer der 5, 10, 15, 30-Methode, gibt an, wie viel Zeit Sie Ihren Mitarbeitern besser unter vier Augen widmen sollten, d. h. mindestens :
- 5 Minuten pro Tag,
- 10 Minuten pro Woche,
- 15 Minuten pro Monat,
- 30 Minuten pro Quartal.
Das Ziel dieser Methode: Ermutigung, Begleitung und Nachbesprechung mit allen Ihren Mitarbeitern.
Ihren Mitarbeitern etwas Zeit zu geben, kann ein gutes Mittel sein, um einen Rahmen zu schaffen und Ihren Teams Sicherheit zu geben.
7. Die SMART-Methode
Die SMART-Methode ist ein unter Managern bekanntes Instrument, um Ziele zu formulieren und zu erreichen.
Ob im Management, in der Personalabteilung oder im Marketing, die in den SMART-Zielen festgelegten Elemente gelten in gleicher Weise.
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte (wieder der liebe Konfuzius) :
8. Das DISC-Tool
Kommunikation ist für das erfolgreiche Management Ihrer Teams unerlässlich. Einige Managementtools können diesen Aspekt ansprechen. Das DISC-Tool ist eine gute Methode, um die interne Kommunikation zu verbessern.
Sein Ziel: Ihre Botschaft an das Verhalten Ihres Gesprächspartners anpassen.
Das DISC-Tool identifiziert vier Typen von Verhaltensweisen, die im Gedächtnis bleiben sollen. Jeder Typ hat bestimmte psychologische Bedürfnisse und Werte.
- Dominant: Er strotzt vor Energie, ist handlungsorientiert und immer in Bewegung. Er ist außerdem unabhängig und anspruchsvoll. Seine Motivationsquellen sind Leistung und Verantwortung.
- Einflussreich: Er ist um gute persönliche Beziehungen bemüht und genießt es, in Gesellschaft anderer zu sein. Er ist außerdem enthusiastisch und demonstrativ. Seine Motivationsquellen sind Herausforderungen und Neues.
- Stabil: Er schätzt Konsequenz in seinem Leben und kann hartnäckig für eine Sache kämpfen. Er ist außerdem rücksichtsvoll und kooperativ. Seine Motivationsquellen sind Teamarbeit und Dialog.
- Konformist: Er denkt nach, bevor er handelt, und kann als kühl und gleichgültig wahrgenommen werden. Er ist auch zurückhaltend und vorsichtig. Seine Motivationsquellen sind Erfahrung und Wissen.
☝ Als Manager ist es Ihre Aufgabe, sowohl die Stile zu unterscheiden, sie bei jedem Mitarbeiter zu erkennen und schließlich Ihre Kommunikation an den Stil jedes Einzelnen anzupassen.
Was wäre, wenn Ihnen eine Software dabei helfen würde, besser zu managen?
Auch Software kann Sie in Ihrer Rolle als Manager unterstützen.
Projektmanagement-Tools sind ein gutes Mittel, um die Missionen und Aufgaben eines bestimmten Projekts zu planen und die Ressourcen innerhalb von Zeit- und Budgetvorgaben zu organisieren. In manchen Projektmanagementprogrammen finden Sie: das Gantt-Diagramm, die Dashboards sowie den bereits erwähnten gemeinsamen Terminkalender.
Teamleader zum Beispiel hilft Ihnen dabei, Ihre Projekte innerhalb der vorgegebenen Zeit und des Budgets abzuschließen.
Das Tool verfügt über zahlreiche Funktionen, die Ihnen die Verwaltung Ihrer Projekte erleichtern:
- Fälligkeiten und Aufgaben: Zuweisung, Benachrichtigungen, Vorlagen usw. ;
- Gesamtüberblick über die Leistung: Mitarbeiter, Fristen, Budget ;
- Zeitverfolgung: Stundensätze, Berichte, Rechnungen usw. ;
- Externer Zugriff: Berater und Kunden.
Als Manager werden Sie die vielfältigen Möglichkeiten, die das Tool bietet, zu schätzen wissen. Ausgestattet mit kollaborativen und automatisierten Funktionen, integriert es Ihre Teams vollständig in einen gemeinsamen Kalender!
Teamleader
Management-Tools, kurz zusammengefasst
Es gibt eine Vielzahl von Managementwerkzeugen, sei es, um Ihnen zu helfen, Projekte besser zu managen, die Beziehungen zu Ihren Teams zu verbessern oder Ihre Organisation zu optimieren.
Wir haben uns mit den wichtigsten Managementwerkzeugen befasst, die für eine gute Führung Ihrer Teams unerlässlich sind.
Sie müssen nicht alle verwenden, es liegt nun an Ihnen, Ihren eigenen Manager-Werkzeugkasten zusammenzustellen!
Artikel übersetzt aus dem Französischen