5 Schritte zur Bewältigung eines Umsatzrückgangs durch Ressourcenmanagement
Da sich Unternehmen weltweit im Aufschwung befinden, ist es wichtiger denn je, dass sie ihre Ressourcen effizient einsetzen. Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie mit knapperen Budgets, weniger Personal und manchmal auch weniger Zeit die gleichen Ergebnisse erzielen können, insbesondere wenn sie mit einem Umsatzrückgang konfrontiert sind. An diesem Punkt kommt das Ressourcenmanagement ins Spiel.
Im Folgenden finden Sie einige einfache Methoden zur Umsetzung des Ressourcenmanagements, um auf einen Umsatzrückgang zu reagieren.
1. Vermeiden Sie Burnout durch ausgeglichenere Arbeitsbelastungen.
Kosten, die mit Neueinstellungen und einer geringeren Produktivität aufgrund des Burnouts des vorhandenen Personals verbunden sind. Laut Forbes kostet der mittlerweile diagnostizierbare Zustand des Burnout die US-Wirtschaft jährlich zwischen 125 und 190 Milliarden US-Dollar. Und das Ungleichgewicht der Arbeitsbelastung kann einer der Hauptverantwortlichen sein.
Wie kann man diese Situation angehen?
Es gibt zwei Schritte: Zunächst müssen die Manager einen vollständigen Überblick über die Arbeitsbelastung der Teams haben, damit sie die Fähigkeiten jedes Mitarbeiters voll einschätzen können. Zweitens: Wenn sich die Bedingungen ändern (unerwartete Projekte, Verzögerungen oder Änderungen bei der Verfügbarkeit von Mitarbeitern), ist ein Arbeitsmanagement erforderlich, das es ermöglicht, schnell Prioritäten neu zu setzen, Aufgaben neu zu planen und entsprechend umzuverteilen, wie im Fall von Wrike.
Wie haben die Unternehmen diese Situation genutzt?
"Der anfängliche Vorteil besteht darin, dass wir den Teamleitern Teamaufgaben zugewiesen haben, um sie nach notwendigen Rollen zu verteilen und zusammenzufassen. Ein besserer Überblick über die Kapazität und Verfügbarkeit von Ressourcen ist für unser Geschäft von entscheidender Bedeutung".
Ryan Okelberr, COO, House of Design.
2. Verwenden Sie Modelle, um risikoreiche Projekte zu bewerten.
Einer der vielen Vorteile der Verwendung einer agilen Methode (71 % der Organisationen beziehen diesen Managementstil regelmäßig in ihre Planung ein) ist die Fähigkeit, Projekte, die nicht sehr vorteilhaft sein werden, schnell zu bewerten und darauf zu reagieren. Und angesichts begrenzter Budgets und Mitarbeiterzahlen ist es wichtiger denn je, Vorlagen zu verwenden.
Wie kann man diese Situation angehen?
Das Letzte, was ein Projektmanager braucht, ist zusätzliche Verwaltungsarbeit. Daher ist es wichtig, vordefinierte Vorlagen zu verwenden, um weniger Zeit mit der Suche und Beschaffung von Informationen und mehr Zeit mit deren Umsetzung zu verbringen. Verwenden Sie diese Vorlagen, um den geplanten Umsatz mit dem aktuellen Umsatz zu vergleichen und so zu ermitteln, welche Projekte es wert sind, weiterverfolgt zu werden, und welche zurückgestellt werden sollten.
Wie haben die Unternehmen von dieser Situation profitiert?
"Die Tatsache, dass wir die für Projekte aufgewendete Zeit optimieren können [indem wir die Ressourcen verteilen], ermöglicht uns eine durchschnittliche Kostenersparnis von etwa 20 % pro Projekt. Das ist eine erhebliche Kostensenkung, wenn man sie mit 50 Projekten pro Jahr multipliziert.
Kelly Maier, Projektmanagerin, Arvig.
3. Machen Sie die Arbeit aus der Ferne produktiver.
Nachdem die meisten Unternehmen weltweit auf Telearbeit umgestiegen sind, bieten einige Unternehmen wie Twitter ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, unbegrenzt von zu Hause aus zu arbeiten. Es wird geschätzt, dass etwa 40 % der Arbeitnehmer lieber Vollzeit im Home Office arbeiten würden. Die Konsequenz daraus? Es kann schwieriger denn je sein, ihre Produktivität und Arbeitszeiten zu verfolgen und effektiv zusammenzuarbeiten.
Wie kann man diese Situation angehen?
Der Schlüssel ist, dass jedes Unternehmen einen vollständigen Überblick über die Arbeitsbelastung und deren Fortschritt bietet. In diesem Fall können personalisierte Arbeitsabläufe noch mehr Transparenz in die verschiedenen Phasen bringen, die Projekte durchlaufen müssen, bevor sie ausgeliefert werden.
Wie haben sich Unternehmen diese Situation zunutze gemacht?
"Während West Music sich an die Telearbeit anpasst, hat das Marketingteam nach einem angepassten Zeitplan mit begrenzten Stunden aus der Ferne gearbeitet. Wir verwenden Microsoft Teams, das in Wrike integriert ist, um den ganzen Tag über zu kommunizieren und Besprechungen abzuhalten.
Jessica Danca, Company Marketing Specialist, West Music.
4. Kosten senken durch Vermeidung von Engpässen und Verzögerungen
Eine der naheliegendsten Möglichkeiten, Kostenüberschreitungen zu vermeiden, besteht darin, sicherzustellen, dass jedes Projekt bei jeder Wiederholung innerhalb des geplanten Zeitrahmens abgeschlossen wird. Projektverzögerungen und -engpässe bedeuten, dass das, was einst ein gut ausbalancierter Zeitplan von Arbeitsstunden und -leistung war, der unter den Teams aufgeteilt wurde, nun aus den Fugen geraten ist - unweigerlich führen Verzögerungen oft zu weiteren Verzögerungen.
Wie kann man diese Situation angehen?
Der erste und wichtigste Schritt besteht darin, von Anfang an ein Ressourcenmanagement einzuführen. Wenn die Projektleiter die verfügbaren Ressourcen vollständig bewerten, können sie anschließend mithilfe von Werkzeugen wie Gantt-Diagrammen die Abhängigkeiten der Aufgaben festhalten. Im Idealfall sollten diese automatisch erstellt werden und bei Planungsänderungen leicht anzupassen sein. Zweitens ist es entscheidend, dass die Arbeitsbelastungen von Teams mit Zeitplänen verknüpft werden, damit Engpässe und Konflikte erkannt und gelöst werden können, bevor sie entstehen.
Wie haben sich Unternehmen diese Situation zunutze gemacht?
"Eine der Stärken dieser erhöhten Sichtbarkeit ist, dass wir in der Lage sind, Effizienzsteigerungen zu untersuchen und zu sehen, wo wir Kosten senken und Zeit sparen können, während wir eine gleichbleibende Qualität aufrechterhalten."
Hoon Kim, Creative Director, Airbnb.
5. Verfolgen Sie Zeit und Aufwand mithilfe von Echtzeitberichten.
Erkenntnisse sind der Grundstein für den Erfolg eines Unternehmens. Aber es kostet oft viel Zeit und Mühe, sie zusammenzutragen. Daher ist es wahrscheinlich nicht überraschend, dass Büroangestellte 23 % ihres Tages damit verbringen, z. B. unnötige E-Mails zu beantworten. Um Ihren Teams dabei zu helfen, beeindruckende Ideen zu entwickeln, müssen sie zunächst einmal Zeit haben, sich an die Arbeit zu machen.
Wie können Sie diese Situation angehen?
Das Geheimnis besteht darin, die Automatisierung zu nutzen, um die Hauptarbeit für Sie zu erledigen. Das würde Ihren Teams nicht nur helfen, durch die Verwendung fertiger Berichtsvorlagen Zeit zu sparen, sondern Sie wären auch in der Lage, automatische Aktualisierungen zu planen und zu versenden. Das bedeutet, dass Projektmanager auch bewerten können, was in Echtzeit passiert, indem sie die Leistung durch die Analyse bestimmter Mitarbeiter, Teams und Projekte verfolgen und verbessern. Budgets können schnell angepasst werden und Projektmanager können sehen, wie Zeit und Personal am effektivsten für alle Aufgaben eingesetzt werden können.
Wie haben Unternehmen diese Situation genutzt?
"Benutzerdefinierte Felder sind für meine Tabellen unerlässlich, wenn ich Berichte exportiere. Wir verwenden benutzerdefinierte Felder häufig, um Zeitschätzungen nachzuverfolgen, und ob das Projekt als geplant oder als dringende Aufgabe markiert wurde, und solche Dinge. Es hilft mir also, den Überblick über die Aufgaben zu behalten".
Courtnie McKone, Projektmanagerin, Brief Media
Die Verwaltung von Ressourcen muss keine zeitraubende und uninteressante Aufgabe sein. Mit flexiblen und intuitiven Tools können Sie innerhalb von Minuten auf Informationen zugreifen und diese umsetzen, um letztendlich jeden potenziellen Umsatzrückgang zu minimieren.
Artikel übersetzt aus dem Französischen