Erfolgreiches Projektreporting einfach in 6 Schritten? Das ist möglich!

Projektberichte, auch Projektberichte oder genannt, sind ein wichtiger Bestandteil der Projektverwaltung und des Projektmanagements. Sie ermöglichen es Ihnen, über den Fortschritt Ihrer Projekte, Planungen und Budgets zu berichten und gleichzeitig einen Überblick über Ihre Aktivitäten zu erhalten.

Damit diese Berichte aussagekräftig sind, müssen die Informationen, die eingefügt werden sollen, bereits zu Beginn des Projekts genau definiert werden. Es kann jedoch vorkommen, dass im Laufe des Projekts eine Änderung eintritt, sodass sich Ihr gesamter Plan ändern kann, was wiederum Zeit kostet.

Glücklicherweise ist es heute dank analytischer Software und verschiedener Berichtstools sehr einfach, Ihr Projektberichtswesen in Echtzeit zu verfolgen, zu ändern und zu analysieren.

Wir begleiten Sie bei der Erstellung Ihres Projektberichtswesens in sechs wichtigen Schritten, die von unverzichtbaren Tools und gebrauchsfertigen Excel-Vorlagen begleitet werden.

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Projektberichterstattung: Definition

Was ist die Projektberichterstattung?

Das Projektreporting, auch Aktivitätsreporting genannt, ist ein Instrument, mit dem die verschiedenen Leistungsindikatoren eines Projekts periodisch berücksichtigt werden können. Es enthält also eine Reihe von Daten und Informationen, die zuvor gesammelt, sortiert und übersichtlich dargestellt wurden, damit sie analysiert und ausgewertet werden können.

Diese Informationen können in verschiedenen Formen dargestellt werden:

• Diagramme (Gantt-Diagramm, Kiviat-Diagramm...),
• Kreisdiagramme,
• Stabdiagramme,
• Tabellen (z. B. Kanban) usw.

Die Relevanz dieser Informationen sowie die Art und Weise, wie sie ausgewertet und dargestellt werden, sind für eine gute Projektberichterstattung also mehr als entscheidend. Da diese Berichterstattung zum Ziel hat, :

• die Kommunikation von Zahlenergebnissen zu erleichtern,
• die Überwachung des Projektfortschritts zu fördern,
• eine globale, klare und relevante Vision des Projekts zu präsentieren,
• die Daten zu materialisieren und verständlich zu machen.

Welche Unterschiede bestehen zwischen Reporting und Dashboard?

Das Berichtswesen und das Dashboard sind in der Form recht ähnlich, der Hauptunterschied ergibt sich jedoch aus ihrem Zweck.

👉 Das Berichtswesen verarbeitet und wertet Rohdaten aus, die die Projektleiter zuvor sortiert haben.

👉 Das Dashboard hingegen ermöglicht es, diese zu analysieren und in konkrete Informationen umzuwandeln, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern.

Wie erstellt man ein Projektreporting?

1 - Definieren Sie die Ziele des Audits.

Der erste Schritt des Berichtswesens ist der wichtigste; wenn die dargestellten Informationen nicht passen, ist das gesamte Berichtswesen verzerrt und ungeeignet. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Bericht genau die gewünschten Informationen enthält, nicht mehr und nicht weniger.

👉 Stellen Sie sich die Frage: Welche Botschaft soll vermittelt werden?

💡 Wenn sich Ihre Berichterstattung beispielsweise auf ein Geschäftsprojekt bezieht, müssen Sie im Vorfeld die Ziele der Projektgruppe sowie die Bedürfnisse der Zielgruppe definieren. Dazu können Sie sich an das Vertriebsteam wenden, das klare Vertriebsziele und relevante Vertriebs-KPIs festlegen kann.

2 - Sammeln Sie die richtigen Daten

Nachdem Sie nun wissen, welche Art von Daten Sie sammeln und an wen sie sich richten, müssen Sie diese Daten auch sammeln. Dazu können Sie ETL-Software verwenden, mit der Sie Ihre Daten extrahieren, umwandeln und verarbeiten können, um nur die relevanten Daten zu extrahieren.

Obwohl diese Tools sehr effizient sind, reichen sie nicht immer aus. Zögern Sie nicht, sich in Ihrer Umgebung umzusehen, und schränken Sie Ihren Suchradius nicht ein.

👉 Vergleichen Sie die gesammelten Daten mit den tatsächlichen Aktivitäten. Das kann Ihnen helfen, unnötige Daten zu löschen oder neue hinzuzufügen.

💡 Um beim gleichen Beispiel wie oben zu bleiben, präsentieren Sie die gesammelten Daten Ihrem Vertriebsteam. Möglicherweise erhalten Sie relevantes Feedback, sodass Sie den Bericht bestmöglich anpassen können, bevor Sie weitergehen. Durch kollaborative Arbeit werden Sie einen besseren Bericht erstellen können.

3 - Wandeln Sie die Daten in Informationen um.

Damit der Bericht für die Mitarbeiter klarer und verständlicher wird, müssen diese Daten in konkrete Informationen umgewandelt werden.

💡 Beispielsweise können mehrere Umsatzzahlen, die sich über einen Zeitraum X erstrecken, durch einen prozentualen Anstieg oder Rückgang oder auch durch ein Diagramm dargestellt werden.

Eine ganze Liste von Zahlen anzuzeigen, ohne eine Richtlinie zu geben, wird für den Leser nicht relevant sein, während die Angabe eines klaren Prozentsatzes dem Leser direkt zeigt, ob der Umsatz sinkt oder steigt, was ihn bei seiner Entscheidungsfindung schneller reagieren lässt.

👉 Schließlich sollten Sie es vermeiden, den Bericht mit Daten zu überladen. Zu viele Informationen könnten den Leser verwirren, sodass er nicht weiterliest oder sich verloren fühlt. Konzentrieren Sie sich nur auf die wichtigsten Informationen.

4 - Fügen Sie Grafiken und Visualisierungen hinzu.

Nachdem Ihre Daten nun umgewandelt und Ihre Informationen richtig zusammengefasst wurden, fügen Sie Ihrem Inhalt Visualisierungen und Grafiken hinzu, um das Lesen zu erleichtern. So muss ein Reporting angenehm zu lesen sein :

• inhaltlich (relevanter, angemessener und zusammenfassender Inhalt),
• in der Form (Visualisierungen, Grafiken, Farben...).

Verwenden Sie für jede Art von Information die richtigen Grafiken, auch die Farbe ist nicht unbedeutend. Es muss alles getan werden, um das Lesen so angenehm wie möglich zu gestalten und die Informationen korrekt und angenehm zu vermitteln. Hier ist eine kurze Anleitung :

Balkendiagramme, um Daten miteinander zu vergleichen.

Balkendiagramme sind sehr leicht zu lesen und sehr effektiv, wenn es darum geht, Daten zu vergleichen. Zum Beispiel, um die Verteilung von Mitarbeitern nach verschiedenen Kriterien (Alter, Dienstalter, Geschlecht ...) zu vergleichen oder Kunden nach verschiedenen Merkmalen zu segmentieren.

Kurven (Line chart)

Kurven sind sehr leicht zu lesen und eignen sich für Zeitdaten. Die Kurve zeigt deutlich die Veränderung der Entwicklung und eignet sich daher sehr gut für Veränderungen des Umsatzes oder der Verkäufe.

Kreisdiagramm

Das Kreisdiagramm oder "Tortendiagramm" ist eine sehr anschauliche Darstellung, um mehrere "Anteile" eines Prozentsatzes oder einer Menge zu vergleichen. Es eignet sich z. B. hervorragend, um den Anteil der verschiedenen Produkte zu vergleichen, die innerhalb eines Unternehmens gekauft werden: Man kann auf einen Blick erkennen, welche Art von Produkt der Renner ist.

5 - Ein Feedback-System einrichten

Es ist sehr wichtig, innerhalb Ihrer Unternehmenspolitik ein Feedback-System zu installieren, um zu untersuchen, wie die Botschaft von den Empfängern wahrgenommen wird, und so in eine Logik der kontinuierlichen Verbesserung einzutreten.

Dieses Feedback kann über verschiedene Kanäle erfolgen:

• Fragebögen,
• Vorschlagsboxen,
• Quiz,
• über eine geeignete Projektmanagementsoftware usw.

👉 Stellen Sie sich folgende Frage: Wie wird die Botschaft wahrgenommen? Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob die Kommunikation transparent ist.

6 - Archivieren Sie Ihre Informationen.

Schließlich ist es wichtig , dass Sie Ihre Dokumentation und alle Ihre Berichte für spätere Zwecke archivieren und die Spuren der verschiedenen Analysen, die Sie gemacht haben, aufbewahren.

👉 Ein Reporting stellt nämlich einen wahren Schatz an Informationen dar, die es Ihnen ermöglichen, bei zukünftigen Projekten schneller und effizienter zu sein.

Rüsten Sie sich mit einem Tool für das Projektreporting aus.

Software für das Projektmanagement

Projektmanagementsoftware ist das am besten geeignete Managementwerkzeug für die Berichterstattung. Sie sind für die Planung von Aufgaben, die Zuweisung von Ressourcen und die Überwachung von Aktivitäten zuständig und vereinen alle Funktionen, die für ein gutes Projektmanagement erforderlich sind, in einer einzigen Plattform.

Eine Projektmanagementsoftware ist eine effiziente und intuitive Lösung, mit der Sie alle Arten von Berichten erstellen können:

Finanzberichterstattung

Verfolgen Sie die Kosten eines Projekts, unabhängig davon, ob es intern oder extern durchgeführt wurde. Sie erhalten einen finanziellen Einblick in die Zukunft, eine effiziente Überwachung der gebundenen Beträge, eine automatisierte Prognose usw.

Das Reporting zur Überwachung der Aktivitäten

Sie haben Zugang zu einer klaren Wahrnehmung der von den Teams für jedes Projekt aufgewendeten Zeit. So erhalten Sie einen Überblick und können die richtigen Ressourcen am richtigen Ort einsetzen.

Die Vertriebsberichterstattung

Verfolgen Sie Ihre Verkaufszahlen mithilfe von anpassbaren Dashboards und relevanten Analysen und Funktionen für das Verkaufsmanagement. Dies ermöglicht es dem Lenkungsausschuss und den Vertriebsmitarbeitern, Entscheidungen zu treffen, und verhandeln Sie Ihre Verkäufe auf der Grundlage von Daten, die in Echtzeit aktualisiert werden.

PPM-Software (Projektportfolio)

Online PPM-Software wurde entwickelt, um die Prozesse des Projektmanagements praktisch und effizient zu gestalten. Es handelt sich um Lösungen, mit denen sich die Verfolgung aller von einem Unternehmen durchgeführten Projekte erheblich beschleunigen und verbessern lässt. Sie eignen sich besonders für Unternehmen, die eine große Anzahl von Projekten gleichzeitig verwalten.

🛠 Beispiele für PPM :

• AirSaas versteht sich als Governance-Software, die Ihnen mehr Kontrolle und Transparenz über Ihr Projektportfolio verschafft. Da Ihre Daten innerhalb des Tools zentralisiert werden, sparen die Projektmanager wertvolle Zeit bei der Erstellung präziser und aktueller Reportings. Die Lösung enthält sogar eine Funktion, mit der Sie mit einem Klick Flash-Reports in den Unternehmensfarben erstellen können, die Sie an Ihre Business Sponsoren weiterleiten können .
  
  
• Project Monitor ist eine umfassende, einfache und skalierbare Software für das Management von Projektportfolios. Dank seiner Reporting-Funktionen und parametrisierbaren Dashboards profitieren Sie von personalisierten Bilanzen und analytischen Berichten über Ihre Projekte, die automatisch und in Echtzeit aktualisiert werden. Die Software verwandelt Ihre Daten in verwertbare Informationen, um Sie bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen und Ihnen wertvolle Zeit zu sparen.
  
  
• Triskell ist ein PPM, das in die strategische Steuerung des Unternehmens integriert ist. Mit anderen Worten: Es ermöglicht Ihnen, Strategie, Kapazität und operative Ausführung aufeinander abzustimmen. Um eine 360°-Sicht auf die Leistung Ihrer Portfolios zu erhalten, verfügen Sie über visuelle und an Ihre Bedürfnisse anpassbare Reportings, die mit nur wenigen Klicks erstellt werden können. Und für eine bessere Kontrolle über Ihre Daten integriert Triskell ein benutzerfreundliches und dynamisches zentrales Repository in die Lösung.

Analytische Software

Analytische Software steuert, wie ihre Namen schon sagen, den Großteil Ihres analytischen Prozesses von der Datensammlung bis zur Sortierung und erstellt so aussagekräftige Berichte.

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Die Projektberichterstattung, ein echter Leistungshebel.

Wie Sie sicher schon bemerkt haben, ist das Projektreporting ein unverzichtbares Werkzeug für Ihr Projektmanagement. Es ermöglicht Ihnen nicht nur, den Fortschritt Ihres Projekts anhand von KPIs und geeigneten Indikatoren in Echtzeit zu verfolgen, sondern auch, Korrekturmaßnahmen oder Änderungen im Laufe des Projekts einfach umzusetzen.

Als echtes Entscheidungshilfe-Tool wird Ihre Leistung verbessert und Ihre Reaktionsfähigkeit erheblich gesteigert. Das Reporting hat nun keine Geheimnisse mehr vor Ihnen, jetzt liegt es an Ihnen, Ihre Wahl zu treffen!