Governance als Erfolgsfaktor für Ihre Projekte

Projektmanagement ist kein Begriff, der einem spontan in den Sinn kommt, wenn man von Projektmanagement oder Projektportfoliomanagement (PPM) spricht. Und doch ist sie ein wesentlicher Bestandteil, um die Strukturierung, Organisation und Qualität eines Projekts zu gewährleisten.

Die Wahl einer Projektmanagementmethode, die Organisation der verschiedenen Ausschüsse (Komitologie), die Antizipation von Risiken und die Unterstützung bei der Entscheidungsfindung: Dies sind nur einige der Vorteile der Projektgovernance.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber und über die Herausforderungen des PPM, bevor wir Ihnen eine Auswahl an Software vorschlagen, mit der Sie Ihre Projekte effektiv steuern können.

[Bonus] Wenn eine Organisation mit einer großen Anzahl von Projekten zu tun hat, bezieht sich der Begriff Governance auf die Verwaltung des Projektportfolios und die Umsetzung der Gesamtstrategie. Um mehr über dieses Thema zu erfahren, laden Sie unser Weißbuch herunter.

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Was ist Projekt-Governance?

Definition

Der Begriff Projekt-Governance umfasst eine Art des Managements und der Organisation innerhalb eines Unternehmens. Sie ermöglicht es , die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten zu identifizieren.

Governance bezieht sich auf die Steuerung von Projekten innerhalb einer bestimmten Struktur.

Seine Ziele sind vielfältig:

• Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Aktivitäten, ihrer Kontinuität und ihres Fortbestands,
• den Informationsfluss zwischen den Akteuren zu verflüssigen,
• die Entscheidungsfindung zu erleichtern,
• die Komitologie der Projekte organisieren (Einrichtung und Überwachung der Ausschüsse, Kommunikation zwischen den Gremien, Definition der Mandate und der Beteiligten usw.),
• Projektrisiken schneller nach oben zu bringen und die Projektleiter zu alarmieren.

Schema der Governance

Das folgende Schema fasst die Governance von Projekten zusammen, indem es zwei Arten der Steuerung hervorhebt: die operative und die strategische. Es zeigt auch die verschiedenen Governance-Instanzen.

Tipps für eine effektive Governance

Die Festlegung der Governance so früh wie möglich im Projekt ist einer der wichtigsten Schlüssel zum Erfolg. Dies ermöglicht es, es zu strukturieren und eine klare Organisation festzulegen. Dieser Schritt hilft Ihnen außerdem, die zu Beginn des Projekts festgelegten Kosten-, Termin- und Qualitätsbedingungen so gut wie möglich einzuhalten.

Zweitens: Es ist wichtig, die Governance in eine Dynamik der kontinuierlichen Verbesserung einzubetten. Sie kann im Laufe des Projekts überarbeitet werden, um den Bedürfnissen und dem Rahmen des Projekts zu einem bestimmten Zeitpunkt genauer zu entsprechen.

Schließlich muss die Governance mit der Gesamtstrategie Ihres Unternehmens übereinstimmen und in deren Dienst stehen. Eine effektive Projektsteuerung führt zu erfolgreichen Projekten, zufriedenen Kunden und damit zu einem finanziell gesunden Unternehmen sowie zu Teams, die motiviert sind, weitere Projekte zum Erfolg zu führen.

Die Vorteile der Projekt-Governance

Warum sollte man die Projektgovernance nicht auf die leichte Schulter nehmen? Was kann sie Ihrem Unternehmen bringen?

Sie ermöglicht :

• die mit einem Projekt verbundenen Risiken und Vorteile zu identifizieren,
• Risiken besser vorzubeugen und sie zu antizipieren,
• die Entscheidungsfindung zu erleichtern, da die Entscheidungsträger einen besseren Überblick über die Gesamtheit der Projekte haben und schneller reagieren können,
• viele Rechtsstreitigkeiten oder organisatorische Konflikte zu vermeiden, indem die Governance und die Prozesse des Projektmanagements so früh wie möglich geplant werden,
• den Informationsfluss zu verbessern: Die Kommunikationskanäle sind bekannt und bewährt; die Rollen jedes Einzelnen sind definiert und man weiß, an wen welche Art von Informationen zu richten sind.

4 Erfolgsvektoren für die Governance Ihrer Projekte

Wie können Sie Ihre Projekte mit einer guten Governance erfolgreich durchführen?

Nr. 1: Eine geeignete Methode

Es gilt, die Projektmanagementmethode zu finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihren Projektteams passt. Wenn Sie sich noch nicht für eine entschieden haben, sondieren Sie die verschiedenen Beteiligten, um die für Sie passende Methode zu finden, z. B. auf der Grundlage der den Projektleitern bekannten Methoden oder der Art des Managements, die in der Organisation vorhanden ist.

Nr. 2: Führungsgremien

Governance-Instanzen haben die Funktion von Kontrollstrukturen: Die Projektsteuerung wird überprüft, um zu einer oder mehreren Entscheidungen zu gelangen.

Nr. 3: Ein umfassendes Berichtswesen

Das Berichtswesen ermöglicht es, über Dashboards die projektbezogenen Informationen zusammenzufassen und die wichtigsten Trends herauszufiltern. Es dient als Grundlage für die Entscheidungsfindung der Entscheidungsträger, die so einen Gesamtüberblick über das Projektportfolio erhalten.

Nr. 4: Kompetente Teams

Abgesehen von den erforderlichen Projektmanagementfähigkeiten, insbesondere für einen Projektleiter, sind die Fähigkeiten der Teams für den reibungslosen Ablauf eines Projekts von entscheidender Bedeutung. Damit sich die Projekte optimal entwickeln, sind die folgenden Fähigkeiten große Stärken für Projektleiter:

• die Fähigkeit, zuzuhören,
• das Management des Zuhörens,
• eine klare und flüssige Kommunikation,
• Organisation,
• Selbstständigkeit usw.

PPM-Software: Welche Interessen?

PPM-Software (Project Portfolio Management) ist das ultimative Werkzeug, um die Steuerung von Projekten Aufgabe für Aufgabe zu erleichtern, indem es :

• die verfügbaren Ressourcen,
• die Zeitpläne,
• die Budgets,
• die Fristen,
• die Qualitätsanforderungen.

Diese Lösung standardisiert die Prozesse des Projektmanagements und verbessert gleichzeitig ihre Überwachung. Die Arbitrage, die Steuerung und die Governance der Projekte gewinnen so an Effizienz und Qualität.

In einem Umfeld mit immer mehr Projekten bietet die PPM-Software einen besseren Überblick und fördert eine gerechtere und relevantere Governance.

Sie eignet sich besonders gut für die Governance von IT-Projekten, da die CIOs die ersten Anwender von PPM-Tools waren, um die Verwaltung von Entwicklungsprojekten zu optimieren und eine Verbindung zu den IT-Projektleitungen herzustellen.

Kurz gesagt: Software für das Projektportfoliomanagement ermöglicht :

• Anforderungen zu rationalisieren,

• die Projekte zu priorisieren,

• Projekte mithilfe von Dashboards zu verfolgen,

• Ressourcen intelligent zu verwalten,

• Informationen leichter fließen zu lassen,

• Risiken zu antizipieren,

• angemessene Entscheidungen je nach Kontext des jeweiligen Projekts zu treffen.

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Wie wählen Sie aus?

Wählen Sie ein Tool, das zur Größe Ihres Unternehmens und zu Ihrem Budget passt.

Befragen Sie Ihre Teams: Behalten Sie die Software bei, die von den Mitgliedern der Projektteams am häufigsten gewählt wird, da es sich um ein Werkzeug handelt, das sie täglich benutzen. Sie sollten in der Lage sein, es selbstständig und nach einer schnellen Einarbeitung zu nutzen.

Welche PPM-Tools sollte man verwenden?

Wir haben bereits gesehen, dass PPM-Software oder Projektportfoliomanagement-Software die Zentralisierung und Bereitstellung von Informationen für Projektteams erleichtert. Dieses Entscheidungshilfe-Tool ermöglicht eine zusammenfassende Sicht, sodass Sie keine Zeit mit dem Auffinden von Informationen verlieren, was für den reibungslosen Ablauf jedes Projekts von entscheidender Bedeutung ist.

Die folgenden PPM-Programme haben sich bewährt. Hier unsere Auswahl in alphabetischer Reihenfolge :

CESAR.TEAM

• Für wen? Große Unternehmen.
  
• Die + von CESAR.TEAM:
  • Steuerung aller Projekte und Ressourcen des Unternehmens,
  • Dashboards zur Unterstützung der Entscheidungsfindung,
  • vollständige Kontrolle der Budgets,
  • KPIs zur Steuerung, die in Echtzeit aktualisiert werden,
  • Überwachung der Ausgaben.

Clarizen

• Für wen? Unternehmen mit +500 Beschäftigten, Großunternehmen und multinationale Konzerne.
  
• Die Pluspunkte von Clarizen :
  • Eine vollständige Integration zwischen kollaborativer Arbeit (Austausch, interne Kommunikation) und der Verwaltung mehrerer und komplexer Projekte;
  • Ein flexibles (custom entities) und angenehmes Tool für Reporting-Aufgaben;
  • Eine hohe Zuverlässigkeit, die zu einersehr hohen Kundenzufriedenheit führt.

Planisware Orchestra

• Für wen? ITUs und große Konzerne.
  
• Die + von Planisware Orchestra :
  • Planisware Orchestra unterstützt alle Arten von Projekten (F&E, strategische Projekte, Infrastrukturprojekte usw.) ;
  • Seine Ergonomie macht die Nutzung angenehm und einfach (Newsfeeds, Kanban-Boards, etc.) ;
  • Das Ressourcenmanagement ist sehr weitreichend ;
  • Die Software hilft bei der Steuerung des gesamten Lebenszyklus von Projektportfolios.

Project Monitor

• Für wen? KMU, ETI und große Konzerne, insbesondere in den Bereichen IT, Logistik und Hoch- und Tiefbau, sowie für kommerzielle und strategische Projekte.
  
• Die + von Project Monitor :
  • Project Monitor ist ein maßgeschneidertes Tool ;
  • Es ermöglicht die Verwaltung komplexer Projekte und lässt sich an mehrere Projektmanagementmethoden anpassen (Agile Scrum, Waterfall, Prince 2 usw.) ;
  • Dank des hohen Maßes an Personalisierung verfügt jeder Nutzer über die für ihn relevanten Schlüsselindikatoren.

Sciforma

• Für wen ist es geeignet? Für alle Arten von Unternehmen ab 50 Mitarbeitern. Die Lösung richtet sich in erster Linie an das PMO (Project Management Office).
  
  
• Die + von Sciforma :
  • Sciforma ist ein operatives Werkzeug, bietet aber gleichzeitig einen Überblick für strategische Entscheidungen;
  • Es unterstützt alle Phasen und Bedürfnisse des Projektmanagements (Zeit- und Ressourcenverwaltung, Planung usw.) ;
  • Flexibel und skalierbar, die Software kann leicht ergänzt, angepasst werden ;
  • Sciforma ist einfach zu implementieren und zu erlernen.

SuitePro-G

• Für wen? Projektleiter, PMOs, CIOs, Manager aller Unternehmensgrößen.

• Die + von SuitePro-G :
  • Von Experten auf der Grundlage eines von Bureau Veritas zertifizierten Bezugssystems für eine optimale Projektsteuerung entwickelt;
  • Das Tool verwaltet nicht nur alle Lebenszyklen eines Projekts, sondern ermöglicht auch die Entwicklung einer echten Projektkultur innerhalb des Unternehmens und die Zusammenführung der Teams ;
  • Seine Ergonomie wurde völlig neu gestaltet, um seine Nutzung intuitiv und angenehm zu gestalten;
  • Es ist eine der erschwinglichsten Lösungen auf dem Markt.

Triskell

• Für wen ist es geeignet? Große mittelständische Unternehmen und Großunternehmen, alle Branchen, aber auch alle Führungsebenen.
• Die Pluspunkte von Triskell:
  • Das Tool geht über PPM hinaus, indem es die gesamte Wertschöpfungskette der Unternehmenssteuerung anspricht, von der Strategie bis zur operativen Umsetzung ;
  • Eine konsolidierte Übersicht über alle Projekte und ihre Komponenten (Ressourcen, Budgets usw.), um den Governance-Instanzen zu dienen ;
  • Eine erleichterte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten ;
  • Dashboards, um die Leistung zu verfolgen und die Entscheidungsfindung zu erleichtern.

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Reimen Sie Projekt auf Erfolg

Wenn Sie sich nur eine Sache merken müssen, dann diese: Überlassen Sie die Steuerung Ihrer Projekte nicht dem Zufall, sondern planen Sie vorausschauend. Je früher Sie sie planen, desto besser wird die Organisation Ihrer Projekte sein. So können Sie viele Enttäuschungen vermeiden!