Der Lenkungsausschuss: der Schlüssel zum Erfolg all Ihrer Projekte?

Der Lenkungsausschuss (COPIL), in dem Entscheidungsträger und Manager aus verschiedenen Abteilungen zusammenkommen, trägt zum Erfolg der Projekte bei. Die COIL-Sitzung bietet die Gelegenheit, eine Bestandsaufnahme des Projektfortschritts vorzunehmen, Engpässe zu beseitigen und Entscheidungen zu treffen.

Damit der COPIL zu einem Erfolg wird, muss man jedoch seine Ziele und seinen Aufgabenbereich kennen.

Wer gehört dem COPIL an? Welchem Zweck dient er? Wie funktioniert er? Wir verraten Ihnen alle seine kleinen Geheimnisse.

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Definition des Lenkungsausschusses

Der Lenkungsausschuss, den wir auch unter dem Akronym COPIL finden, wird als Organ definiert, das für den reibungslosen Ablauf eines Projekts verantwortlich ist.

Durch die Zusammenkunft von Mitgliedern des Unternehmens und den "Sprechern" des Kunden, der die Anfrage gestellt hat, werden Entscheidungen gemeinsam getroffen und die Verantwortung für die erfolgreiche Durchführung der Aufgaben geteilt. Dadurch wird der COPIL in die Projektsteuerung integriert.

💡 Wissenswert: Dieses Treffen findet in der Regel bei Projekten statt, bei denen viel auf dem Spiel steht und die mit einer großen Anzahl von Beteiligten und gegenseitigen Abhängigkeiten rechnen.

Was ist die Aufgabe des COPIL?

Der Hauptzweck des Lenkungsausschusses besteht ganz einfach darin, die ordnungsgemäße Verwaltung des Projekts zu gewährleisten. Es erleichtert die Zusammenarbeit zwischen dem Kunden und dem Unternehmen, damit alle gemeinsam in die richtige Richtung gehen und die Ziele innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erreicht werden.

Das COPIL hat in verschiedenen Phasen des Projekts verschiedene Aufgaben zu erfüllen:

• Festlegung der Projektziele und der Mittel, die zur Erreichung dieser Ziele eingesetzt werden sollen,
• Ernennung der Teams,
• Planung mit Etappen, Meilensteinen und Fristen,
• Bestätigung der Entscheidungen des Projektleiters und der strategischen Entscheidungen (Projektumfang, Zuweisung von Budget und Ressourcen usw.),
• Analyse des Fortschritts und der Ergebnisse mithilfe von Metriken,
• Aufrechterhaltung der Ausrichtung zwischen dem laufenden Projekt und den ursprünglichen Zielen usw.

💡 Wissenswert: Manchmal, wenn Organisationen viele oder komplexe Projekte zählen, konzentriert sich der Lenkungsausschuss mehr auf das operative Geschäft. Die strategische Vision wird dann zur Angelegenheit des Lenkungsausschusses oder CODIR.

Wer nimmt am Lenkungsausschuss teil? Zusammensetzung und Rollen

Wer setzt sich angesichts der Bedeutung und der Herausforderungen dieses Gremiums aus den Mitgliedern des COPIL zusammen?

👉 Der Lenkungsausschuss besteht aus Mitgliedern, die in der Lage sind, einen Schiedsspruch zu fällen, und die Verantwortung für das Projekt tragen.

Der Auftraggeber oder Sponsor des Projekts.

Der Sponsor ist zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer angesiedelt. Seine wichtigste Aufgabe? Den Projektleiter zu unterstützen und zu beaufsichtigen.

Zunächst erläutert der Auftraggeber die Bedürfnisse des Kunden, um das gesamte Projekt voranzutreiben. Anschließend ist er es, der die wichtigsten Abwägungen vornimmt und die endgültigen Entscheidungen trifft.

☝️ Der Projektlenkungsausschuss findet unter seiner Leitung statt.

Der Hauptauftragnehmer oder Projektleiter

Der Hauptauftragnehmer leitet das Projekt. Er begleitet die Teams bei der Durchführung und weist sie auf die verschiedenen Richtlinien hin.

Parallel dazu berichtet er auf der COPIL-Sitzung anhand von Berichten über den Fortschritt des Projekts.

☝️ Der Projektleiter ist für die Leitung des Komitees und anschließend für die Umsetzung der getroffenen Entscheidungen zuständig.

Die anderen Mitglieder des Ausschusses

Zweitens besteht der Lenkungsausschuss aus einem bereichsübergreifenden Team, das aus Vertretern verschiedener am Projekt beteiligter Berufe besteht, die je nach Bedarf ausgewählt werden:

• technischer Leiter,
• Marketingmanager,
• Vertriebsleiter,
• Produktionsleiter,
• Finanzverantwortlicher usw.

Durch ihre unterschiedlichen Fachkenntnisse, die sich sowohl auf technische als auch auf funktionale Aspekte beziehen, tragen diese Mitglieder dazu bei, eine umfassendere und gerechtere Sicht auf das Projekt zu erhalten. Ihr Feedback wird ebenfalls berücksichtigt, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wie funktioniert der Projektlenkungsausschuss?

Alles beginnt mit der Planung des COPIL. Hierfür gibt es keine festen Regeln, sondern es hängt von der Größe und der Komplexität des Projekts ab. Aber traditionell findet der Lenkungsausschuss jeden Monat statt, oder auch weniger regelmäßig, wenn kein Bedarf besteht.

💡 Vor dem Treffen ist es zweckmäßig, dass sich der Projektleiter und der Sponsor zusammensetzen. Da der Sponsor die endgültigen Abwägungen vornimmt, ist es besser, wenn er wichtige Fakten, wie z. B. blockierende Punkte, nicht erst im Laufe des COPIL erfährt. Der Projektleiter sollte vor der Sitzung des Projektlenkungsausschusses die Weichen stellen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Dann folgt die eigentliche Sitzung, die idealerweise 1,5 bis 2 Stunden dauert. Der Projektleiter leitet den COPIL. Er berichtet über den Fortschritt des Projekts, wobei er sich an den Fortschrittsanzeigen orientiert. Anschließend geht er auf die einzelnen Tagesordnungspunkte ein, um die Diskussion zu eröffnen und das Vorhaben in die richtige Richtung zu lenken.

☝️ Er muss genügend pädagogisches Geschick an den Tag legen, um zu verhandeln und die Zustimmung der Teilnehmer zu den vom Sponsor getroffenen Abwägungen zu erhalten.

Schließlich erstellt der Projektleiter nach dem Lenkungsausschuss ein Protokoll, das den anderen Teilnehmern idealerweise innerhalb von 24 Stunden nach der Sitzung übermittelt wird. In diesem Dokument werden alle Entscheidungen festgehalten, die während des COPIL getroffen wurden.

Die Dokumente des Projektlenkungsausschusses

Der Projektlenkungsausschuss stützt sich auf bestimmte Dokumente, um den Austausch zu rahmen und klare Informationen zu liefern:

• Die Tagesordnung: Diese wird den Teilnehmern vor dem COPIL zur Kenntnis gebracht. Sie hält das Hauptziel und die verschiedenen Themen fest, die bei der Sitzung besprochen werden. Dieses Dokument hilft also, Abschweifungen zu vermeiden, die zu Verwirrung und Zeitüberschreitung führen können.
  
  
• Dashboards und Reportings: Der Projektmanager stützt sich auf Projekt-Dashboards und Reportings, um die wichtigsten projektbezogenen Metriken darzustellen. Sie sollten so synthetisch und visuell wie möglich sein, damit sie von den verschiedenen Interessengruppen leicht verstanden werden können.

💡 In diesem Sinne kann Ihnen eine Software von großem Nutzen sein. Als Beispiele seien genannt:

• AirSaaS, die Governance-Lösung, mit der Sie die Kontrolle über Ihr gesamtes Projektportfolio behalten. Die Plattform bietet Ihnen nämlich einen Echtzeit-Einblick in die wichtigsten Daten Ihrer Projekte (Schwerpunkte, Wetter, Verzögerungen usw.). Sie beschleunigt auch die Entscheidungsfindung mit der Kanban-Ansicht. Besonders geschätzt werden ihre Flash-Reportings, die auf visuelle und relevante Weise alle Elemente zusammenfassen, die für die Entscheidungen bei den COPILs erforderlich sind. Alles in allem wird Ihnen AirSaaS nützlich sein, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Steuerung Ihrer Projekte zu vereinfachen.

• Project Monitor, ein Tool zur Verwaltung von Projektportfolios, mit dem Sie mit wenigen Klicks eine Reihe von Daten über den Fortschritt Ihrer verschiedenen Projekte erhalten, die in Echtzeit aktualisiert werden. Darüber hinaus ermöglicht Project Monitor die Erstellung von Projektblättern. Die Projektblätter können sowohl inhaltlich als auch formal (unter Berücksichtigung Ihres Corporate Designs) und im Format (Word oder PowerPoint) angepasst werden und sind ein perfektes Medium, um die wichtigsten Informationen wiederzugeben, die für den reibungslosen Ablauf des COPILs wichtig sind. Sie haben sogar die Möglichkeit, sich von den Vorlagen in der Bibliothek inspirieren zu lassen.

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Faktoren für den Erfolg des Projekts

Trotz der Kompetenzen und des guten Willens aller Mitglieder eines Projektteams hängt der Erfolg eines Projekts stark von einer guten Koordination und einer soliden Kommunikationsarbeit ab.

Daher erweisen sich Lenkungsausschüsse als hervorragende Faktoren für den Zusammenhalt. Die Diskussionen, die dort geführt werden, werfen ein Schlaglicht auf viele Aspekte, entschärfen Konflikte und Blockaden und bringen Ideen hervor.

Das COPIL ist jedoch nur dann wirksam, wenn es über echte Macht verfügt und wenn die getroffenen Entscheidungen in operative Maßnahmen umgesetzt werden. Kurz gesagt, es muss eine echte Dynamik bei allen Beteiligten auslösen, um letztendlich den Erfolg des Projekts zu gewährleisten.