Projektmanagement: Die für seine Aktivitäten aufgewendete Zeit kontrollieren
Für Dienstleistungsunternehmen ist die Einrichtung eines Zeiterfassungssystems (Typ Stundenzettel) unerlässlich.
Sie müssen wissen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für jedes Projekt oder jeden Auftrag aufwenden, unabhängig davon, ob Sie nach Zeitaufwand oder pauschal abrechnen.
Das Ausfüllen der Excel-Tabellen für die wöchentliche Nachverfolgung ist mühsam und zeitraubend. Deshalb gibt es heute Software, die für diesen Zweck vorgesehen ist. Wir werden uns die zahlreichen Vorteile ansehen, die die Evizience-Lösung für Ihr Unternehmen im Alltag mit sich bringt.
Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Projekte in Echtzeit.
Mit einer Timesheet-Lösung haben Sie einen umfassenden Überblick über alle Projekte, an denen Sie mit Ihrem Team arbeiten. So können Sie sofort erkennen, welche Projekte kurz davor sind, die ursprünglich veranschlagte Zeit zu überschreiten.
Um einen Schritt weiter zu gehen, empfiehlt es sich, ein komplexes Projekt in mehrere klar voneinander abgegrenzte Aufgaben zu unterteilen. Für jede dieser Tätigkeiten geben Sie die geschätzte Zeit an, die für ihre Erledigung benötigt wird. Auf diese Weise können Sie im Laufe des Projekts erkennen, welche Aktivitäten zu Abweichungen führen, und so zur richtigen Zeit die richtigen Entscheidungen treffen.
Mit einer Zeiterfassungssoftware wie Evizience weisen Sie Ihre Aufgaben einer Bezugsperson zu: Projektmanager, Kundenbetreuer usw. Für jede Aktivität werden Sie außerdem eine Deadline festlegen. Zu jeder Zeit können Sie den Fortschritt Ihres Projekts verfolgen, sowohl durch die Suche nach der zuständigen Person als auch durch das Datum des Projektabschlusses.
Steigern Sie Ihre Produktivität
Die Verfolgung der für jede Aufgabe aufgewendeten Zeit ist ein entscheidender Schritt im Management Ihres Projekts, sowohl zur Beherrschung des Projekts, wenn Sie es intern durchführen, als auch zur Erstellung der Rechnung, wenn Sie ein Dienstleistungsunternehmen sind. Es ist daher wichtig, dass Ihre Mitarbeiter an der Überwachung dieser Zeiten beteiligt sind und verstehen, was dabei auf dem Spiel steht:
- Bewusstmachung der Zeit, die tatsächlich für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird. Ihr Mitarbeiter, der die für jeden Kunden aufgewendete Zeit verfolgt, wird sich stärker auf den Fall konzentrieren und weniger dazu neigen, von einer Aufgabe zur anderen zu wechseln.
- Verständnis für den finanziellen Einsatz. Die Kenntnis der geschätzten Zeit für die Durchführung einer Tätigkeit oder eines Projekts ermöglicht es, die finanziellen Auswirkungen auf die Rechnung an den Kunden zu visualisieren und zu quantifizieren.
- Stärkung des Verantwortungsbewusstseins der Teams. Die Einführung eines solchen Zeiterfassungssystems ist ein Hebel zu mehr Autonomie im Projektmanagement.
Wenn Sie sich für die Einführung einer Online-Lösung entscheiden, um die Zeiterfassung für Ihre Aktivitäten zu realisieren, ist Ihr Erfassungsprozess viel einfacher und schneller. Ihre Mitarbeiter notieren ihre Arbeitszeit im Laufe des Tages. Die erfasste Zeit ist direkt auf der Webschnittstelle der Anwendung auf der Ebene der Aktivitäten und Projekte, die ihnen zugewiesen wurden, sichtbar.
Es wird eine Tagesbilanz erstellt, um Änderungen vorzunehmen oder einen Validierungsprozess einzurichten. Diese Distanzierung von der Eingabe ermöglicht es, die Zeit auf Projekte umzuverteilen, die sie benötigen.
Optimieren Sie Ihre Kostenvoranschläge.
Um die Leistung und Überwachung Ihrer Projekte zu analysieren, müssen Sie Dashboards erstellen. Mit einer Projektverfolgungslösung haben Sie, anders als bei einer Excel-Tabelle, einen Verlauf der Aktivitäten und statistische Daten nach Aufgaben. So können Sie z. B. herausfinden, wie viel Zeit Sie durchschnittlich für eine bestimmte Art von Aktivität aufgewendet haben, die Sie regelmäßig für Ihre Kunden durchführen.
Und um noch einen Schritt weiter zu gehen, können Sie die durchschnittlichen Selbstkosten für jede Tätigkeit, die Sie zuvor in der Lösung eingerichtet haben, ermitteln. Sie erhalten diese Information durch die stündlichen Selbstkosten aller Ihrer Mitarbeiter, die an dem Projekt arbeiten.
Von hier aus haben Sie viele Anhaltspunkte, um eine ausreichende Rentabilität zu erzielen. Es ist nun an der Zeit, das Ergebnis zu korrigieren, wenn Sie mehr Zeit als geplant für bestimmte Aufträge aufwenden. Sie können Ihre Preisschätzungen in Ihren nächsten Angeboten anpassen oder auch Ihre internen Arbeitsabläufe neu organisieren, um dem angestrebten Ziel näher zu kommen.
Abgesehen von den finanziellen Auswirkungen bringen Ihnen diese statistischen Daten auch mehr Gelassenheit bei der Organisation Ihrer Arbeit. Sie werden die Fristen für die Durchführung Ihrer Arbeiten besser vorhersagen und in Ihrem Arbeitsalltag effizienter sein.
Laden Sie unsere Vorlage für einen Projektplan herunter :
Sicherlich können Sie die Verfolgung der für Ihre Aktivitäten aufgewendeten Zeit weiterhin in Ihrer Excel-Tabelle durchführen.
Die Online-Lösung Evizience, auf die Sie über alle Medien zugreifen können, wird Ihnen hingegen helfen, Ihre Produktivität zu steigern: Sie sparen Zeit, indem Sie täglich wiederkehrende Aufgaben optimieren, und Sie behalten Ihre Budgets im Griff.
Diese eingesparte Zeit können Sie dann auf die gute Verwaltung Ihrer Kundenakten übertragen!
Artikel übersetzt aus dem Französischen