Projektmanagement: Die wichtigsten Schritte
In unserem Privatleben leiten wir Projekte: Umzug, Hochzeit, Auslandsreise... Einige von uns müssen dies auch bei der Arbeit tun: Einführung einer Buchhaltungssoftware, Organisation einer humanitären Mission in Afrika, Einführung eines neuen Produkts.... Trotz all dieser unterschiedlichen Projekte gibt es einige Merkmale, die allen gemeinsam sind. Lesen Sie die folgenden Tipps zum Projektmanagement :
Schritt 1: Planen und verfolgen Sie Ihre Aktivitäten.
Wenn Sie sich nicht gerade an den Gott der Zeit, Chronos, wenden, um ein Projekt in der vorgegebenen Zeit zu erledigen, ist Planung eine unverzichtbare Arbeit!
Beginnen Sie also damit, das Projekt in mehrere Schritte zu unterteilen. Da ein Schritt einer Aktion entspricht, können Sie jeder Phase ein Start- und Enddatum zuweisen. Diese Arbeit ist für eine gute Organisation des Projekts unerlässlich, da Sie sonst einfach loslegen, ohne zu erkennen, dass die Aufgaben voneinander abhängig sind.
Sobald dies geschehen ist, staffeln Sie diese Aufgaben und koordinieren sie für jedes Arbeitsteam. Natürlich kann in Ihrem TPE ein Team auch gleichbedeutend mit einer Person sein, aber die Idee ist da! Jede ausgeschnittene Aktivität in diesem Projekt wird jemandem entsprechend seiner Spezialisierung zugewiesen.
"Ein Tag ist besser als drei für den, der alles zu seiner Zeit macht". Jetzt muss nur noch die richtige zeitliche Abfolge für die Umsetzung des Projekts gefunden werden. Durch eine gute Organisation und Planung werden Sie immer Zeit gewinnen. Sie werden z. B. nicht damit beginnen, die Verpackung einer Milchflasche zu entwerfen, wenn Sie noch nicht wissen, wie sie aussehen soll!
Mithilfe des Terminplans können Sie den Fortschritt aller vergangenen, laufenden und zukünftigen Aktionen verfolgen. Dies wird Ihnen die Verwaltung möglicher Verzögerungen und Fristen erleichtern.
Schritt 2: Behalten Sie Ihre Kosten im Griff!
Wir haben nun alle durchzuführenden Aktionen festgelegt, sie werden geplant, zugewiesen und überwacht. Bevor Sie die Kosten eines Projekts unter Kontrolle bringen können, müssen Sie unbedingt eine Schätzung vornehmen!
Um das Beispiel des Umzugs aufzugreifen: Sie alle haben bereits Kostenvoranschläge entweder für die Anmietung eines LKWs oder für eine Dienstleistung bei Umzugsfirmen eingeholt.
Im ersten Fall können Sie z. B. ein Budget für Freunde und Familie einplanen, die Ihnen helfen werden. Das können die bescheidenen Kosten für einen schönen Abend im Franchising sein, weil alles noch in Kartons ist, oder ein gutes Restaurant für alle. In dieser Situation müssen Sie ein Budget für die materiellen und die hier als menschlich betrachteten Ressourcen einplanen.
Im zweiten Fall enthält der Kostenvoranschlag bereits die gesamte Leistung. Alles ist enthalten, Sie müssen nur noch in Ihr neues "Zuhause" einziehen. Die Rolle und die Funktionen sind bereits im Entwurf festgelegt und die Aufgaben sind jedem Mitarbeiter zugewiesen.
Also natürlich ersetzt die Online-Projektmanagementsoftware nicht das menschliche Denken! Es liegt an Ihnen, Ihre Ausgaben nach zuvor festgelegten Budgets zu wählen. Sie haben auch organisatorische Zwänge, die diese Entscheidungen lenken.
Schritt 3: Arbeiten Sie zusammen und teilen Sie den Projektfortschritt mit anderen.
Willkommen in der wunderbaren Welt des "virtuellen Open Space", d. h. der Online-Anwendungen! Teams oder Mitarbeiter arbeiten alle gemeinsam auf einer Plattform. Alles ist zentralisiert: Zeitpläne, Projektelemente, zugehörige Kommentare, Dokumentationen, E-Mails, projektbezogene Sofortdiskussionen... Alles ist so organisiert, dass jeder Mitarbeiter seine Arbeit selbstständig erledigen kann. Dadurch wird auch jeder Projektpartner in die Verantwortung genommen, und dank der gemeinsamen Planung kann man sich selbst beurteilen, wie viel Arbeit man geleistet hat, um seine Aufgabe zu erfüllen.
Die Integration aller Mitarbeiter des gemeinsamen Projekts in eine einzige Anwendung wird den Austausch und die gemeinsame Nutzung von Informationen fördern. Wie in der Anwendung Fitnet Manager zu sehen ist, wird diese Zusammenarbeit den Austausch zwischen den einzelnen Personen fördern, um das Projekt voranzutreiben. Die gegenseitige Unterstützung ist einfacher, auch wenn man in getrennten Büros sitzt. Jeder Akteur trägt seinen Teil zu einer gemeinsamen Mission bei. Die vielen Behördengänge und der Verlust von Dokumenten gehören dank der gemeinsamen kollaborativen Plattform der Vergangenheit an.
Finden Sie diese Schritte in der kostenlosen Projektplanung wieder.
Laden Sie die Vorlage für einen Projektplan herunter, um Ihre Aufgaben gemäß den oben genannten Schritten zu planen :
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Leiten eines Projekts bedeutet, zu planen, zu koordinieren, die Kosten zu kontrollieren und Deadlines einzuhalten. Vielseitige Online-Software ist auf die Bedürfnisse von Klein- und Mittelbetrieben zugeschnitten. Worauf warten Sie noch, um Ihre Software zu wählen?
Führen Sie Ihren Vergleich durch, um die beste Online-Lösung zu finden, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. Wir sind hier, um Sie bei dieser Wahl zu unterstützen und Ihnen dabei zu helfen, Ihr Unternehmen noch besser zu machen!
Artikel übersetzt aus dem Französischen