Projektmethodologie: 7 Schritte zum Projektmanagement

Die Methodik des Projektmanagements strukturiert die verschiedenen Phasen Ihrer Projekte. Da sie eine optimale Organisation fördert, ist sie vor allem bei zahlreichen und komplexen Projekten notwendig.

Sie gibt allen Beteiligten, den Stakeholdern und Ihnen als Projektleiter Sicherheit und setzt einen Rahmen, der den Start Ihrer Projekte und ihren Erfolg unbestreitbar vereinfacht.

Möchten Sie mehr über diesen Prozess erfahren? Wir stellen Ihnen Methoden vor, mit denen Sie Ihre Produktivität und Projektplanung optimieren können. 👇

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Die Bedeutung der Projektmethodik

Gibt es eine einzige Methode?

Im Projektmanagement gibt es nicht nur EINE Methodik zur Projektleitung, sondern mehrere mögliche Kombinationen von Methoden und Managementwerkzeugen, die angepasst werden können je nach :

• der Art des Projekts (Web, Technik, Verein usw.),
• seinen Merkmalen,
• seinen Einschränkungen,
• dem Kontext,
• der Erfahrung des Teams,
• die Unternehmenskultur.

Was sind die Herausforderungen einer Projektmethodik?

Die Projektmethodik ermöglicht :

• den besten Weg zur Planung und Durchführung Ihrer Projekte zu finden,
• die Entscheidungsfindung durch klar definierte Rollen zu verbessern,
• Zeit und Geld zu sparen, indem Sie eine Managementmethode für andere Projekte wiederverwenden,
• den Umfang des Projekts zu verwalten,
• Schritte eines Projekts wie das Risikomanagement nicht zu vergessen,
• die Ausgaben für das Projekt zu kontrollieren,
• Projekte, die Probleme bereiten, schnell zu identifizieren,
• ein leistungsfähiges und autonomes Team zu mobilisieren.

Neben den Methoden muss das Projekt verschiedene Phasen durchlaufen, in denen die Machbarkeit des Projekts geprüft und die Erreichung der Ziele sichergestellt wird.

Wie man eine Projektmethode macht: 7 Schlüsselschritte.

Schritt 1: Erstellung einer umfassenden Diagnose, Audit.

👉 Hier geht es darum, einen guten Start hinzulegen:

• Treffen Sie sich mit allen Beteiligten im Büro oder vor Ort (Kunde oder Bauherr, Ingenieure des Umsetzungsteams, Mitarbeiter des Unternehmens, Endnutzer, Scrum Master).
  
  
• Sammeln und analysieren Sie die Bedürfnisse, Anforderungen und verfügbaren Ressourcen für die Umsetzung des Projekts.
  
  
• Untersuchen Sie den lokalen Kontext (Politik, Wirtschaft usw.).
  
  
• Stellen Sie fest, welche Maßnahmen relevant und machbar sind , wie komplex das Projekt ist.
  
  
• Welche Managementmethodik wurde in früheren Projekten verwendet? Wie arbeitet das betreffende Team und welche Kompetenzen hat es?

Schritt 2: Identifizieren Sie die Projektleitung.

👉 Dies ist der Schritt, in dem die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Mitglieds des Projektteams, das innerhalb des Unternehmens und insbesondere des Lenkungsausschusses übergreifend ist, klar identifiziert und zugewiesen werden.

Ein gutes Team, das weiß, wo es hin will, erhöht die Erfolgsaussichten des Projekts.

Schritt 3: Ziele festlegen, Pflichtenheft erstellen.

👉 Die Ziele eines Projekts werden von den Verantwortlichen des Unternehmens und dem Projektteam festgelegt.

Sie werden in Zwischenziele (Meilensteine oder Milestones) detailliert, die einen eigenen Zweck und eine eigene Deadline haben.

Beispiel: Das Ziel des Projekts ist die Einführung eines Produkts. Einer der Meilensteine kann die Eröffnung eines vorübergehenden Geschäfts sein, um das Produkt vorab bekannt zu machen.

Deliverables sind sowohl die Zwischenergebnisse (Arbeitsdokumente, Budgets usw.) als auch der Zweck des Projekts.

Sie stellen greifbare Ergebnisse dar, deren Erfolg messbar ist:

• ein Modell,
• ein Produkt,
• eine Dienstleistung,
• eine neue Organisation.

Das Lastenheft gehört dazu, es ist das erste Deliverable, da es die Analysearbeit (Diagnose, Definition des Projektteams, der Ziele usw.) in einem konkreten Dokument zusammenfasst.

Schritt 4: Terminierung des Projekts

👉 Dies ist der Moment, in dem das Projekt in Etappen aufgeteilt wird, in eine Reihe von Aufgaben, deren jeweiliges Ergebnis Meilensteinen entspricht, die ihrerseits mit Liefergegenständen verbunden sind.

Agile Methoden

Agile Methoden sind vor allem bei innovativen und IT-Projekten sehr beliebt, insbesondere die Methode Adaptive Project Framework, da sie die Segmentierung bevorzugen. Jede Phase ist ein eigenes Projekt mit eigenen Zielen. Anpassungen und Korrekturen können jederzeit erfolgen. Auch der Kunde oder MOA ist beteiligt, er arbeitet mit dem gesamten Projektteam zusammen.

Eine weitere Methode der Terminplanung besteht darin, das Projekt in eine Vielzahl von Aufgaben und Teilaufgaben zu zerlegen, um die Realisierungschancen zu erhöhen und eine Priorisierung vorzunehmen.

Die Work Breakdown Structure-Methode

🔎 So ermöglicht die WBS-Methode (Work Breakdown Structure) oder Projektstrukturplan (PSP) auf Deutsch :

• die Liefergegenstände nach ihrer Wichtigkeit zu priorisieren,
• diese Lieferobjekte in Untergruppen aufteilen,
• die Aufgaben zu definieren, die für die Erstellung der einzelnen Lieferobjekte und Unterlieferobjekte erforderlich sind,
• falls erforderlich, diese Aufgaben aufteilen.

Die PERT-Methode

🔎 Nachdem das Projekt in Aufgaben aufgeteilt wurde, schematisiert die PERT-Methode (oder das PERT-Diagramm) die Verbindung der Aufgaben, die aufeinanderfolgend, gleichzeitig oder zusammenlaufend sein können.
Jede Aufgabe hat eine geschätzte Dauer, um den kritischen Pfad zu bestimmen.

Schritt 5: Planung, Ressourcenverwaltung und Risikomanagement

👉 Das Projektteam kann nun die Aufgaben in einem Zeitplan sequenzieren, chronologisch oder parallel verlaufend, unter Berücksichtigung eines Sicherheitspuffers.

Das Gantt-Diagramm

🔎 Das Gantt-Diagramm wird häufig als Ergänzung zum PERT-Diagramm verwendet, da es eher auf einem Zeitplan als auf der Abfolge von Aufgaben beruht. Es stellt den Fortschritt des Projekts grafisch dar.

Der kritische Pfad eines Projekts...

Kommen wir noch einmal auf den kritischen Pfad zurück. Dabei handelt es sich um die Abfolge der Aufgaben eines Projekts über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg.

Jede Verzögerung bei einer Aufgabe hat direkte Auswirkungen auf die nachfolgenden Aufgaben und die Deadline des Projekts , und für jede Aufgabe werden Sicherheitspuffer festgelegt.Sobald die Aufgaben auf dem kritischen Pfad positioniert sind, haben sie einen Puffer von null.

☝️ Die Methode des kritischen Pf ades oder Critical Path Method (CPM) dient dazu , den kritischsten Weg zur Erreichung des Ziels zu identifizieren. Sie ist eine ergänzende Projektmanagementmethode zur PERT-Methode, die den kürzesten Weg berechnet.

... und seine Grenzen

Die Grenze des kritischen Pfades liegt, ebenso wie die des PERT-Diagramms, im Fehlen der Dimension "Ressourcen", die jedoch für eine realistische Projektion von entscheidender Bedeutung ist.
Die Ressourcen sind :

• Humanressourcen,
• Haushaltsmittel,
• materiell,
• technologisch.

Die Methode der kritischen Kette

🔎 Um die Einschränkungen und die Dauer des Projekts besser zu erfassen, ist es eher ratsam, die Methode der kritischen Kette (CCPM oder Critical Chain Project Management auf Englisch) zu verwenden.

Sie ermöglicht unter anderem :

• Risikofaktoren zu identifizieren (versteckte oder unvorhergesehene Kosten, Lieferverzögerungen, Materialversagen, technologische Entwicklungen, Kommunikations- und Koordinationsmängel),
• Prioritätskonflikte bei verschiedenen Ressourcen zu verhindern,
• Multitasking und Zeitverluste zu begrenzen,
• den Projektleiter von der Überwachung von Details zu entlasten.

🎬 Dieses Video zeichnet alle Begriffe nach, die für ein gutes Verständnis des Themas notwendig sind:

Schritt 6: Durchführung und Nachbereitung des Projekts.

👉 Der Projektlenkungsausschuss sucht und setzt Lösungen ein, um bestimmte Ziele zu erreichen. Dazu gehört auch das oben erwähnte Management-Tool.

Da das Projekt nun angelaufen ist, muss es nun nachverfolgt werden, um :

• mögliche Verzögerungen oder fehlende Ressourcen vorherzusehen,
• zu kontrollieren :
  • den Fortschritt der Aktivitäten,
  • die Einhaltung des Zeitplans,
  • die Ausgaben,
  • die Ergebnisse im Hinblick auf den ursprünglichen Projektplan,
• gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Dashboards, mit Key Performance Indicator, oder Key Performance Indicator, bieten eine Visualisierung entscheidender Elemente (Arbeitskräfte, Budget usw.) und haben den Vorteil, dass sie die Kommunikation zwischen dem Projektmanager und den Beteiligten fördern.

🔎 Für die Überwachung ist das Kanban-Board eine der möglichen visuellen Methoden: Es handelt sich um eine Darstellung des Workflows durch ein System von Post-its auf einer Tafel. Jede Aufgabe wechselt vom Status "geplant" über "in Arbeit" bis hin zu "erledigt".

Schritt 7: Abschluss und Bewertung der Ergebnisse.

👉 Dies ist die Zeit für eine Bilanz, um daraus zu lernen, was funktioniert hat, welche Schwachstellen es gibt und welche Ursachen sie haben.
Es kann ein eigenes Treffen mit den Beteiligten, dem Projektteam, den Endnutzern usw. abgehalten werden, und die Anmerkungen werden in einer zusammenfassenden Bilanz festgehalten.

Weitere Beispiele für Methoden im Projektmanagement.

• 🔎 S crum: Dies ist die am häufigsten verwendete agile Methode, insbesondere bei kreativen Projekten. Sie bietet einen Rahmen: Rollen, iterativer Rhythmus, präzise und zeitlich begrenzte Besprechungen, Planung in kurzen Sprints, Fortschrittsgrafiken etc. Die Projektbeteiligten passen ihn entsprechend ihren Erfahrungen und je nach Kontext an.
  
  
• 🔎 PMBoK: Der Project Management Body of Knowledge ist ein vom PMI (Project Management Institute) erstellter Leitfaden zur Strukturierung des für die Projektleitung unerlässlichen Wissens.
  
  
• 🔎 Prince2: Die Methode PRojects IN Controlled Environments konzentriert sich auf 3 Punkte: die Organisation, das Management und die Kontrolle des Projekts. Es ist eine generische Methode, die für große Projekte verwendet wird.
  
  
• 🔎 Waterfall-Methode (oder Wasserfall-Methode): Bei dieser traditionellen Methode, die ursprünglich in Branchen wie der Automobil- und Bauindustrie eingesetzt wurde, geht man Schritt für Schritt vor und verfolgt einen logischen und sequenziellen Ansatz.

Einige Lösungen, die einen Blick wert sind

CESAR.TEAM

CESAR.TEAM ist auf große Unternehmen zugeschnitten und ermöglicht ein durchgängiges Projektmanagementmit einer detaillierten Analyse von Budgets, Kosten und Risiken. Erstellen Sie eine vorausschauende Betriebsrechnung (P&L) und eine reibungslose finanzielle Produktionsüberwachung. Die Methodik zur strukturierten Zerlegung eines Projekts entspricht den Anforderungen des Project Management Institute (PMI) und ist kompatibel mit SCRUM, Prince2, Phase-Gate, Pmbok.

Verwalten Sie alle Komponenten eines Projekts wie :

• Phasen,
• die Arbeitspakete,
• die Lieferobjekte,
• Aufgaben,
• die Projektanträge,
• den Programmen,
• Portfolios mit intuitiven Bildschirmen,
• große Volumen.

monday.com ist eine Projektmanagementsoftware, die sich besonders für die Projektarbeit in Gruppen eignet . Die Plattform, die Spaß macht und die Zusammenarbeit fördert, verfügt über mehrere Funktionen, die Ihnen Ihre Aufgaben erleichtern und Ihnen helfen, Ihre Ziele schnell zu erreichen, wie z. B. :

• die Verwaltung mehrerer Projekte von einem einzigen Ort aus,
• die Automatisierung von Genehmigungen und Aufgaben für Ihre Projekte,
• die Verbesserung der Entscheidungsfindung mit einer gemeinsamen Plattform, auf der Ihre Teams ihre Fortschritte aktualisieren,
• die Organisation des Projektumfangs und die Vermeidung potenzieller Verzögerungen mithilfe eines personalisierten Dashboards,
• die Verwendung von Vorlagen zur Erstellung wiederholbarer Projektstrukturen.

Sciforma

Sciforma vereint Projektmanagement und PPM in einem einzigen Tool. Der Funktionsreichtum wird nur von der einfachen Implementierung übertroffen. Die Software lässt sich an die bekanntesten Projektmanagementmethoden anpassen:

• Agile,
• Critical Chain,
• Prince 2,
• Phase-gate,
• PMBok, etc.

Es ist auch anpassbar, dank der verfügbaren Plugins.

Sciforma optimiert insbesondere :

• die Erstellung und Überwachung des Gantt-Diagramms,
• die Verwaltung von Ressourcen und deren Zuweisung,
• Planungsprobleme, die nur noch eine alte Erinnerung sind,
• Projektberichte, die mit einem Klick verfügbar sind,
• die Kommunikation zwischen den Beteiligten,
• die Verwaltung von Risiken und deren Lösung.

SuiteProG

Die Stärke des Herausgebers von SuiteProG, IQar, besteht darin, dass er auch PPM-Berater ist und das Projektportfoliomanagement-System (SMPP) entworfen hat, ein einzigartiges Referenzsystem zur Projektsteuerung mit dem Gütesiegel von Bureau Véritas.
Die Software wurde also von erfahrenen Projektteams entwickelt und verbessert, um eine optimale Benutzererfahrung zu gewährleisten, daher der pädagogische Ansatz :

• kontextsensitive Hilfe,
• Videotutorials,
• Projektmethodik Arbeitsblätter,
• Begleitung durch Benachrichtigungen.

Sie müssen nicht selbst Experte auf diesem Gebiet sein, das Softwarepaket ist intuitiv und deckt :

• das Projektmanagement von der Idee bis zum Abschluss,
• die Einteilung und Priorisierung von Anfragen (dank Scoring),
• die Planung einer unbegrenzten Anzahl von Projekten,
• die Überwachung (personalisierte Dashboards),
• Visualisierung des Zeitplans, verglichen mit den ursprünglichen Prognosen.

z0 Gravity

Die Stärke von z0 Gravity ist sein visueller Modus, der einen 360-Grad-Arbeitsraum bereitstellt. Das innovative Softwarepaket bietet Unternehmen agile Methoden und Werkzeuge, um ihre Innovationsherausforderungen und Transformationsprojekte zu meistern.
Die erweiterte Visualisierung, die sowohl global als auch detailliert ist, befähigt den Projektmanager, mithilfe eines roten Fadens durch alle Komponenten des Projekts zu navigieren.

Sie ermöglicht :

• mehrere Projektportfolios gleichzeitig zu steuern,
• Berichte zu erstellen, die an Ihre Position oder Ihren Tätigkeitsbereich angepasst werden können,
• die Verbindung zwischen Abteilungen, Fachbereichen und Direktionen herzustellen.

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An die Aufgaben, fertig, meistere alle deine Projekte!

Ein bisschen Philosophie in dieser praktischen Welt :

Das Projekt ist die Materialisierung einer Absicht, die sich selbst zerstört.

Joseph Rouzel

Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, ist das nächste an der Reihe! Wenn Sie mehrere gleichzeitig verwalten, nehmen Sie sich die Zeit, die PPM-Methoden und -Tools auszuwählen, die am besten zu Ihnen passen. Sie werden mit den verschiedenen Aufgaben, Projekten und Ressourcen jonglieren, ohne den Überblick zu verlieren.

Strategie und Betrieb arbeiten in einem produktiven Zweiergespann zusammen, und der Return on Investment (ROI ) kann sich sehen lassen. 💸